醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理現(xiàn)狀與對策

張義森 田云峰 閆孟菡

關(guān)鍵詞：安全保衛(wèi)檔案 ? 醫(yī)院 ? 管理現(xiàn)狀 ? 措施

醫(yī)院安保檔案包括醫(yī)患糾紛、治安、隱患整改和消防等資料，其記錄形式多樣，以文件材料、聲像和圖表等為主[1]，此類資料一方面能為后期查找提供依據(jù)，還可為同類事件的發(fā)生提供指導(dǎo)，因此保存價值高?，F(xiàn)通過分析醫(yī)院安保管理的具體狀況，針對存在的問題提出有效的整改措施，以期提高檔案管理成效。

一、醫(yī)院安保檔案的主要作用和特點

安保檔案的作用主要表現(xiàn)在三個方面，其一、客觀且詳細地記載了歷史情況，是歷史的憑證，可為現(xiàn)實工作考察乃至解決問題提供有效的服務(wù);其二、具有服務(wù)作用。檔案內(nèi)容豐富，能為安保工作組織有關(guān)機構(gòu)進行宣傳教育、教學(xué)等提供服務(wù);其三、具有參考作用。檔案不僅詳細記錄了以往工作中遇到的情況，還準(zhǔn)確記錄了以往安保工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)、思想發(fā)展等，能為現(xiàn)實工作提供參考。

安保檔案的特點表現(xiàn)為多樣性、機密性和現(xiàn)實性，其中多樣性表現(xiàn)在其工作內(nèi)容復(fù)雜，設(shè)計范圍廣，檔案內(nèi)既包括項目檔案、事故檔案和案件檔案，也包括治安處罰檔案和改造檔案等，故在管理時需合理分類檔案，結(jié)合檔案的重要程度運用最規(guī)范的管理方法;機密性表現(xiàn)在部分檔案涉及國家與政府相關(guān)機密事件或文件，保管時需重點管理，避免泄露檔案信息，給國家、社會的安全帶來隱患;現(xiàn)實性則表現(xiàn)為檔案的內(nèi)容均是客觀記錄安保工作，能夠指導(dǎo)安保工作，但其并非一成不變，需結(jié)合安保工作方式、安保問題的性質(zhì)予以科學(xué)轉(zhuǎn)化，管理時需結(jié)合檔案動態(tài)變化制定最適宜的管理方法。

二、醫(yī)院安保檔案管理現(xiàn)狀

（一）硬件設(shè)施不完善

當(dāng)下醫(yī)院安保檔案管理信息化建設(shè)較為落后，諸多檔案管理工作依舊沿用傳統(tǒng)的手工管理方法，主要原因在于未充分重視安保檔案管理工作，使得檔案丟失、破損等情況時常出現(xiàn)，并且查找檔案時也存在一定的難度，故需要加強硬件設(shè)施建設(shè)，使檔案管理的完整性與科學(xué)性得到保證。

（二）管理者素質(zhì)不高

由于醫(yī)院未充分重視安保檔案，造成管理者在招聘時未嚴(yán)格考核應(yīng)聘者的管理素質(zhì)與能力，且上崗前未開展專業(yè)化的培訓(xùn)，使得管理人員的意識、素質(zhì)和能力等均不達標(biāo)準(zhǔn)，最終引起管理漏洞，降低檔案管理的效果。

（三）管理制度不健全

醫(yī)院安保檔案管理制度尚不完全，盡管現(xiàn)存的制度較多，但可行性較低，這就造成檔案管理問題出現(xiàn)時，各個管理人員相互推諉責(zé)任，在這種工作狀態(tài)中，管理人員工作積極性低，實際操作時易出現(xiàn)違反規(guī)定的行為，譬如室內(nèi)抽煙等，甚至部分管理者缺失職業(yè)道德，為了一己之私通過管理漏洞從事不法勾當(dāng)，造成檔案泄露。

三、提高醫(yī)院安保檔案管理效果的對策

（一）提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化與信息化水平

近些年來，隨著辦公信息化及自動化的不斷發(fā)展，以往的工作思路及方式已無法滿足當(dāng)下醫(yī)院檔案管理辦公的要求。故需要強化檔案信息化建設(shè)，使檔案資源的利用與管理水平得到提高。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是指在開展檔案管理工作時，需依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的要求，規(guī)范化管理檔案[2]，包括檔案的組卷格式、標(biāo)引規(guī)則和分類等，尤其是要確保檔案著錄的嚴(yán)格性與規(guī)范性，使檔案標(biāo)引及管理工作趨于完善。檔案管理信息化是指在管理與存儲檔案時，要善于采用計算機技術(shù)、信息技術(shù)和通信技術(shù)，使管理的效率得到提高，包括使檔案管理的社會效益、經(jīng)濟效益得到提升。提高檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的水平，能確保檔案管理工作趨于完善，最終使檔案管理的效率得以提高。

（二）加強電子化建設(shè)

在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，檔案管理工作的模式也發(fā)生了較大的改變，已由以往的紙質(zhì)化管理向電子化管理逐漸轉(zhuǎn)變，對檔案進行電子化管理能豐富資料載體的表現(xiàn)形式。當(dāng)下醫(yī)院安保檔案管理中影音、電子數(shù)據(jù)等方式愈發(fā)常見，不僅能為后期工作提供準(zhǔn)確全面的參考，還可豐富參考的途徑。醫(yī)院對檔案管理電子化加強重視，使電子化水平得到有效提升，更有利于安保工作的開展。另外，一些具有一定年限的紙質(zhì)載體、資料逐漸破舊和風(fēng)化，通過電子化技術(shù)，能掃描及復(fù)原原件，使之轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷?，進而得到妥善保存，使安保檔案管理工作更完善與準(zhǔn)確，繼而使檔案管理電子化水平進一步提升。

（三）加強管理者的綜合素質(zhì)及能力

在醫(yī)院安保檔案管理中，影響管理效果的因素除了從業(yè)者的數(shù)量、素養(yǎng)和管理能力之外，還與檔案管理體系、管理人員工作方式等有著直接的影響。因此醫(yī)院需不斷提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作能力[3]，將檔案管理工作推向更理想更穩(wěn)定的方向發(fā)展，進而使檔案管理更加專業(yè)性與規(guī)范性。為滿足現(xiàn)代化發(fā)展的要求，醫(yī)院安保檔案管理也要進行現(xiàn)代化管理，以高專業(yè)能力、高素質(zhì)人才隊伍作為基石，要求每位管理者掌握嫻熟的理論知識，具備科學(xué)先進的管理技能，熟悉管理的每一流程，在管理工作中能彌補崗位空缺，身兼數(shù)職，保證管理效率的同時提高管理質(zhì)量。另外，管理人員還要掌握先進的管理技術(shù)，學(xué)會運用電子計算機技術(shù)、光盤刻錄技術(shù)等，在工作中不斷加強隨機應(yīng)變能力，使管理工作落實到位，最終使檔案資源的價值得到充分發(fā)揮。

四、結(jié)語

隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的逐漸推行，醫(yī)療單位受到了極大的沖擊，不僅對醫(yī)院安保檔案工作提出了全新的挑戰(zhàn)，增加了新的內(nèi)容及種類，還提高了檔案管理工作的難度。目前我國醫(yī)院安保檔案管理存在管理隊伍不穩(wěn)定、硬件設(shè)施不完善、管理意識淡薄、管理制度不完善以及缺乏現(xiàn)代化手段等問題，為進一步增強管理效果，除了要提高管理標(biāo)準(zhǔn)化水平，還要提高管理者的綜合能力，善于進行電子化建設(shè)，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，重視檔案的開發(fā)及利用，使檔案安保信息資源在建設(shè)文明行業(yè)、深化醫(yī)院改革以及促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

參考文獻：

[1]胡琦.醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理現(xiàn)狀與對策分析[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2018，（04）：138-139.

[2]伍肇民.淺談醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（06）：155.

[3]崔永亮.醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理[J].黑龍江史志，2013，（11）：76.

（作者單位：[1]張義森、閆孟菡：泰安市中心醫(yī)院保衛(wèi)科;[2]田云峰，泰安市中心醫(yī)院人力資源部。）