淺析如何提高新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理水平

邱瓊

摘 要：人事檔案是全面記錄和真實(shí)反映個(gè)人基本情況的文件材料，是對(duì)個(gè)人出身、學(xué)歷履歷、社會(huì)關(guān)系、工作表現(xiàn)、績(jī)效評(píng)價(jià)等內(nèi)容的原始記錄，是知人善任、選賢舉能的重要工具。隨著我國人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理顯得尤為重要，對(duì)人事檔案管理也有了更高的要求。人事檔案管理必須以一種全新的管理模式來適應(yīng)事業(yè)單位的迅速發(fā)展。基于此，本人就如何做好新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理工作，提升人事檔案管理水平進(jìn)行簡(jiǎn)要論述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理

人事檔案是全面記錄和真實(shí)反映個(gè)人基本情況的文件材料，是對(duì)個(gè)人學(xué)歷履歷、社會(huì)關(guān)系、工作表現(xiàn)、績(jī)效評(píng)價(jià)等內(nèi)容的原始記錄，是個(gè)人擇業(yè)以及干部選拔、培養(yǎng)等活動(dòng)的重要參考依據(jù)。人事檔案管理工作的有效開展是提高事業(yè)單位人才隊(duì)伍質(zhì)量的關(guān)鍵，是促進(jìn)事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展的有力保障。因此，如何提高新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理水平，積極探尋人事檔案管理工作的創(chuàng)新路徑，把握發(fā)展機(jī)遇，服務(wù)國家，服務(wù)社會(huì)，推動(dòng)人事檔案管理工作的不斷完善與發(fā)展，成為我們事業(yè)單位人事檔案管理工作的嶄新課題。

1.事業(yè)單位人事檔案管理的必要性。

人事檔案管理是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的工作，要兼顧檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等許多內(nèi)容，具有專業(yè)性和機(jī)密性的特點(diǎn)。同時(shí)，人事檔案管理也是一項(xiàng)很為重要的工作，它不僅為人才的考核與選拔提供了客觀依據(jù)，而且直接關(guān)系到人力資源的開發(fā)與利用效率。特別是在目前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革日趨深化的形勢(shì)下，人事檔案管理發(fā)揮著極其重要的作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過分析人事檔案可以更加合理的選擇與調(diào)整單位中擁有的人力資源，進(jìn)而優(yōu)化人力資源配置，還可以結(jié)合單位發(fā)展需求，針對(duì)性的對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，促使工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)得到提升，更好的服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。

2.當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題。

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理水平較低。

目前，我國事業(yè)單位的人事制度正在不斷改進(jìn)，人事檔案管理雖然引起了人們的一點(diǎn)關(guān)注，但并沒有全面認(rèn)識(shí)其重要性。事業(yè)單位部分領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，沒有將人事檔案管理的工作納入到單位的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃中。有些人事檔案管理工作人員認(rèn)為這項(xiàng)工作只不過是“抄抄寫寫”“包包扎扎”“裝裝訂訂”，只需要應(yīng)對(duì)查檔以及外調(diào)，在工作中沒有重大失誤就可以了。有些單位的檔案人員是兼任，這就導(dǎo)致他們無法把自身的全部精力投入到人事檔案管理工作中，導(dǎo)致工作效率低下。一些管理人員對(duì)業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案管理的要求、檔案材料的收集、裝訂、歸檔等具體流程不是很了解，這樣，檔案管理的效率和質(zhì)量無法得到提高。

2.2 檔案內(nèi)容不齊全、不完善。

很多事業(yè)單位在收集人事檔案材料過程中，由于歸檔制度不健全，使得歸檔較為被動(dòng)，不及時(shí)。歸檔時(shí)，相關(guān)材料不夠完整，較為空洞，大多數(shù)歸檔材料是個(gè)人簡(jiǎn)單經(jīng)歷，無法體現(xiàn)出個(gè)人專長(zhǎng)、誠信等情況，而且，還存在著檔案材料的真實(shí)性和有效性不高的現(xiàn)象，對(duì)人事檔案管理影響較大。此種現(xiàn)象在沒有設(shè)置專職人事檔案管理人員的單位顯得尤為突出。

2.3 檔案管理信息化程度不高。

管理制度過時(shí)，管理人才稀缺以及技術(shù)、設(shè)備落后等因素導(dǎo)致當(dāng)前人事檔案管理的信息化程度較為落后?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)雖早已走進(jìn)人們生活，但在人事檔案管理的實(shí)際過程中，電子檔案的使用率并不是很高，主要是很多事業(yè)單位的軟硬件基礎(chǔ)參差不齊，檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，不能對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行熟練的操作。

3.提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的措施。

3.1 加強(qiáng)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作，將這項(xiàng)工作列入單位目標(biāo)考核日程，努力提高管理人員工作的積極性，只有這樣才能保證人事檔案管理的系統(tǒng)性，促進(jìn)人事檔案管理工作規(guī)范化和制度化發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)人事檔案管理制度的建設(shè)。

要將事業(yè)單位人事檔案管理工作納入日常的管理工作，制定出一套科學(xué)完善的人事檔案管理規(guī)章制度，對(duì)人事歸檔材料建立長(zhǎng)效的收集歸檔機(jī)制，使收集工作制度化、規(guī)范化，并建立監(jiān)督機(jī)構(gòu)監(jiān)督各項(xiàng)制度的實(shí)施成果，發(fā)揮管理制度的作用。借助現(xiàn)代化設(shè)備從收集、整理、歸納等幾個(gè)方面來完善和管理，嚴(yán)格審查材料，避免有虛假信息存在，提升人事檔案管理工作效率，使事業(yè)單位管理工作進(jìn)行正常運(yùn)行。

3.3 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的宣傳。

可以利用電視、廣播、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等多種形式進(jìn)行檔案知識(shí)宣傳，讓更多的人了解人事檔案。也可以采用廣大群眾喜聞樂見的形式，如猜謎、演講等使檔案宣傳工作有聲有色。還可以舉辦檔案圖片展覽宣傳人事檔案，使人人意識(shí)到人事檔案與自己息息相關(guān)，積極主動(dòng)配合檔案管理工作，提高大家主動(dòng)歸檔的自覺性和積極性。

3.4 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。

現(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)正在廣泛影響各行各業(yè)，面對(duì)信息化帶來的新發(fā)展契機(jī)，利用先進(jìn)的現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。這就必然要求人事檔案管理工作結(jié)合自身的發(fā)展實(shí)際需要，通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)切實(shí)有效改善工作中的漏洞與不足之處，準(zhǔn)確及時(shí)地傳達(dá)人事信息，保障人事信息管理的準(zhǔn)確性與時(shí)效性，所以要建立人事檔案信息化管理平臺(tái)需重視網(wǎng)絡(luò)軟件的開發(fā)與應(yīng)用，建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和完整的檔案信息數(shù)據(jù)中心，并根據(jù)發(fā)展需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，要加強(qiáng)資金投入、引進(jìn)先進(jìn)人才，加強(qiáng)高科技智能化管理軟件的優(yōu)化，保證整體的使用效率，確保整體信息化管理水平。

3.5 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。

隨著社會(huì)形勢(shì)的不斷發(fā)展變化，檔案管理模式和環(huán)境也發(fā)生了翻天覆地的變化。事業(yè)單位要想很好地適應(yīng)這種變化，必須切實(shí)轉(zhuǎn)變工作方式，與時(shí)俱進(jìn)、大膽創(chuàng)新，建設(shè)一支高素質(zhì)的工作隊(duì)伍。事業(yè)單位應(yīng)培養(yǎng)和選拔檔案專業(yè)人才，既可以進(jìn)行內(nèi)部挖掘，選送本單位高學(xué)歷、高水平、高素質(zhì)人才外出學(xué)習(xí)，使他們開拓眼界，提高檔案管理能力，也可以進(jìn)行外部引進(jìn)。定期對(duì)他們進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)技能與職業(yè)道德素養(yǎng)。也可以建立起科學(xué)完善的知識(shí)技能考核制度，將考核結(jié)果納入到檔案管理人員的綜合考評(píng)當(dāng)中，根據(jù)考核成績(jī)給予一定的獎(jiǎng)懲，以此來調(diào)動(dòng)他們創(chuàng)新檔案管理的主體意識(shí)，發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

4.結(jié)語

人事檔案管理工作具有科學(xué)性、真實(shí)性、完整性的特點(diǎn)，新形勢(shì)下，事業(yè)單位人事檔案管理水平的提高，首先要提高人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，同時(shí)要加強(qiáng)人事檔案管理制度的建設(shè)，特別是要加快人事檔案信息化的建設(shè)，這樣，事業(yè)單位人事檔案管理水平才能得到有效的提高，才能更好地服務(wù)社會(huì)，更好地促進(jìn)我國和諧社會(huì)的構(gòu)建和發(fā)展。

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[2]于明明.淺論事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新[J].城建檔案，2013，1（55）.

（作者單位：湖南省平江縣國家檔案館，湖南 平江 414500）