秘書做好信息工作的有效途徑

胡峰力

摘 要：信息工作是秘書日常工作的重要環(huán)節(jié)，從本質(zhì)上講，秘書 工作的基本職能就在于接收信息、處理信息、利用信息和溝通信息。秘書做好信息工作能更積極地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，也能為解決日常實務(wù)構(gòu)筑基礎(chǔ)平臺。正因如此，作為職業(yè)秘書，理應(yīng)探索尋求做好信息工作的有效途徑，真正做到積極主動、講求實效。

關(guān)鍵詞：秘書;信息; 實效

在現(xiàn)實中，秘書做好信息工作，對輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、處理日常事務(wù)、應(yīng)對緊急情況等諸多方面都有著極為重要的支撐作用，所以尋求信息工作的有效途徑，也是秘書的一項業(yè)務(wù)修煉。

日常工作中，信息的存在形式是多面的。例如，秘書收到的文件及郵件，接聽的電話，閱讀的報刊，瀏覽的網(wǎng)頁及形成的會議記錄等。面對每天接觸的各種紛繁復(fù)雜的信息，作為秘書，如何有效地處理這些信息，保障信息工作得以順利開展，使之為領(lǐng)導(dǎo)的決策發(fā)揮積極作用，應(yīng)著力從以下幾方面入手：

一、 著眼領(lǐng)導(dǎo)工作，做到有效輔助

秘書是近身服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的工作人員，其工作定位必然是以領(lǐng)導(dǎo)為服務(wù)對象，以領(lǐng)導(dǎo)及其工作為核心。可以說，秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)日常工作是一個常態(tài)，因而，那些上傳下達(dá)、左右疏通、撰寫文稿、會議淮備、文書處理、電話處理等信息工作都是圍繞其間的必要環(huán)節(jié)。面對這樣種情勢，秘書信息工作的基本途徑理應(yīng)是著眼領(lǐng)導(dǎo)工作，做到有效輔助。

毋庸置疑，領(lǐng)導(dǎo)日常工作的每個環(huán)節(jié)無不和秘書的信息處理緊密相關(guān)。譬如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)表示出某種意圖時，秘書應(yīng)當(dāng)注意領(lǐng)會和把握其主要精神，并以此為信息處理的切入點，最終形成決策所需的文本，為解決今后的實際問題搭橋鋪路。又如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有外出考察任務(wù)時，秘書應(yīng)當(dāng)及時傳遞輔助信息，這其中除了制訂明確的計劃外，還應(yīng)竭盡所能提供考察地的相關(guān)背景資料，以保障領(lǐng)導(dǎo)出行的實效性，提高其工作效率。

二、放眼日常事務(wù)，做到未雨綢繆

作為秘書，除了接聽電話、收發(fā)文件、迎來送往、參加會議等冗雜的日常事務(wù)外，還要經(jīng)常面對工作中隨時可能出現(xiàn)的各種特殊狀況?？梢哉f，信息大量涌入、高度密集。一個職業(yè)秘書對此應(yīng)有足夠的心理準(zhǔn)備，以科學(xué)的預(yù)見和充分的實戰(zhàn)經(jīng)驗，使自己立于不敗之地。 所以，秘書信息工作的第二個途徑應(yīng)該是放眼日常事務(wù)，做到未雨綢繆。

現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，無形之中給秘書的信息工作帶來了各種挑戰(zhàn)。就以開會為例，召開一次會議，其間的策劃、組織、協(xié)調(diào)、寫作、主持等過程最能考量秘書的信息處理能力。這主要表現(xiàn)在：一是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和工作方向確定會議主題;二是根據(jù)會議內(nèi)容制定會議議程;三是準(zhǔn)備會議文件;四是做好會議通知;五是根據(jù)會議要求合理調(diào)配各種資源;六是應(yīng)對會議其間的各種信息疏漏情況;七是會議期間作好記錄、編寫簡報;八是會后撰寫會議紀(jì)要。如此林林總總，秘書對各種會議信息的處理非但任務(wù)重，責(zé)任也大。

因此，信息工作要求秘書能通過日常工作做個有心人，練就體察世事，預(yù)測準(zhǔn)備的內(nèi)功，正所謂“于無聲處聽驚雷”。

三、主動承擔(dān)任務(wù)，做到有效溝通

主動處理信息、謹(jǐn)慎傳遞信息，力求信息工作的暢通，這是對秘書的又一項考驗。秘書信息工作的第三個途徑應(yīng)該是主動承擔(dān)任務(wù)，做到有效溝通。

某酒店的總裁秘書王琳在這方面也為我們樹立了榜樣。王琳是一個綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的金領(lǐng)秘書。她的信息處理亮點表現(xiàn)在：一是對閱讀的各種信息都會有針對性地進(jìn)行摘錄;二是在重大節(jié)慶日，會親自致電、或撰寫賀信及賀卡發(fā)給重要客戶;三是隨時就各類問題與部門負(fù)責(zé)人溝通。王琳對信息處理的主動與細(xì)致，不但為她開展日常工作打開了通道，更為酒店贏得了極高的聲譽(yù)，酒店入住率能始終保持較高的水準(zhǔn)，軍功章上也有她的一角。

從王琳的做法可以看到，雖然秘書并沒有義務(wù)犧牲自己的私人時間去額外地投身于工作，但如果秘書主動承擔(dān)任務(wù)，那樣既是對自身的打造，也是一種積極的境界，更是實現(xiàn)有效溝通的基本前提?？梢哉f，信息處理的良性循環(huán)便是打通管理的各種關(guān)節(jié)，理順工作思路，使組織內(nèi)的成員朝著共同的愿景努力。

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)工作遇到疑難雜癥，秘書應(yīng)積極主動地思考“我能為領(lǐng)導(dǎo)做些什么”，提供解決問題的建議信息，為領(lǐng)導(dǎo)分憂;當(dāng)決策執(zhí)行受阻時，秘書更有責(zé)任通過調(diào)研和協(xié)調(diào)，積極溝通上下左右，直到?jīng)Q策得以順利貫徹執(zhí)行。

四、重視信息反饋，做到適時跟進(jìn)？

秘書日常對信息的深刻理解、綜合處理及合理利用是秘書活動的基本職能，也是秘書活動中的必然內(nèi)容。由于秘書信息工作受歷史與自身認(rèn)識能力的局限，對社會及單位的新精神、新動向、新政策、新經(jīng)驗等“新鮮信息”的掌握總會有不到位的情況，這在一定層面上影響了解決問題的力度。為此，秘書信息工作的第四個途徑應(yīng)該是重視信息反饋，做到適時跟進(jìn)。

例如，秘書接到了盛怒之下的客戶的電話，既要及時處理問題，還要維護(hù)企業(yè)的形象;在上情下達(dá)的過程中，既要向相關(guān)人員講明領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要向領(lǐng)導(dǎo)反饋基層人員的各種思路。

作為一個職業(yè)秘書對所有工作的細(xì)節(jié)問題絕不可小覷，因為秘書對信息的處理是于細(xì)微處見精神。所以，積極主動，化繁為簡，講求實效理應(yīng)是我們職業(yè)秘書信息工作努力的方向。

（作者單位：廣東科技學(xué)院，廣東，東莞 523083）