電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案全過程管理分析

王博

摘要：近年來，我國電力行業(yè)發(fā)展態(tài)勢良好，電力工程施工量不斷增加，電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目匯總時(shí)會(huì)有大量資料與數(shù)據(jù)存在，給檔案管理工作帶來一定難度，基于此，本文以總承包項(xiàng)目檔案管理作為研究對(duì)象，結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)，分別從事前階段、事中階段與事后階段闡述總承包項(xiàng)目檔案的全過程管理。

關(guān)鍵詞：電力工程建設(shè);總承包項(xiàng)目;檔案管理

引言：

電力工程建設(shè)項(xiàng)目中，對(duì)于總承包項(xiàng)目需要進(jìn)行檔案的全過程管理，要求參與建設(shè)工程的各部門相互合作，將自身的檔案資料收集與管理，通過有效匯總，發(fā)揮總承包項(xiàng)目檔案全過程管理作用的最大化。工程總承包方，在檔案移交與管理中以顧客為中心，為業(yè)主帶來方便，將文件的來源、形成、涉及內(nèi)容明確，做好檔案分類與編號(hào)。

1.工程總承包項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)分析

分析工程總承包項(xiàng)目的檔案管理特點(diǎn)，具體體現(xiàn)在以下兩方面：（1）檔案管理內(nèi)容較雜，管理范圍比較寬泛。電力工程建設(shè)項(xiàng)目中，總承包方需要承擔(dān)較多義務(wù)和責(zé)任，大量檔案資料會(huì)出現(xiàn)，例如電力工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、機(jī)械設(shè)備與材料方案、招標(biāo)方案以及工程竣工驗(yàn)收等。（2）總承包項(xiàng)目檔案管理的參與單位較多。這項(xiàng)工作不只針對(duì)一個(gè)部門，而是要電力工程建設(shè)相關(guān)部門共同協(xié)作，通過協(xié)調(diào)與參與，完善各自的管理任務(wù)。一般情況下，總承包方需要對(duì)各個(gè)分承包方進(jìn)行檔案管理分配和指導(dǎo)，突出總承包項(xiàng)目檔案全過程管理工作的完整性與協(xié)調(diào)性[1]。

2.電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案全過程管理

2.1前期準(zhǔn)備階段的預(yù)先謀劃

2.1.1重視檔案管理工作

電力工程項(xiàng)目檔案管理中，工程檔案尤為關(guān)鍵，這是項(xiàng)目建設(shè)與改造中的重要參考資料。這些檔案中記錄了工程建設(shè)實(shí)際情況，為項(xiàng)目建設(shè)、后期維修和治理提供了重要參考和資料支持，是不可再生的寶貴資源信息。對(duì)此，要求有關(guān)人員加強(qiáng)對(duì)檔案全過程管理的重視，并從以下幾方面入手，做好總承包項(xiàng)目前期階段的準(zhǔn)備工作：（1）提高各部門領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案全過程管理的重要性認(rèn)識(shí)。檔案管理工作涉及到規(guī)劃部門、設(shè)計(jì)部門、施工部門，要求各部門領(lǐng)導(dǎo)人員提高對(duì)總承包項(xiàng)目檔案全過程管理的正是，做好檔案分配與管理的任務(wù)分配，并將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。（2）提高各部門人員的參與意識(shí)。電力工程建設(shè)中的檔案包含多個(gè)單位和承包方，項(xiàng)目管理中也會(huì)形成各類檔案資源，要求各參與方強(qiáng)化檔案整理，保護(hù)檔案資料不丟失。（3）提升檔案管理者的認(rèn)識(shí)。要求檔案管理人員提升管理水平，應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，合理保存檔案，做好檔案的存檔工作，借助大數(shù)據(jù)與云計(jì)算平臺(tái)，為電力工程建設(shè)檔案全過程管理提供幫助[2]。

2.1.2創(chuàng)建完善的檔案收集工作機(jī)制

在每一項(xiàng)總承包項(xiàng)目檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)程序中，加入歸納機(jī)制，將檔案收集整理和資料移交例如檔案管理工作考核中，使檔案收集成為一項(xiàng)常態(tài)化工作。這樣做可以讓檔案管理更加規(guī)范化，應(yīng)用有效的控制措施確定檔案收集程序，無論是檔案借閱還是查閱都要有相應(yīng)的管理記錄，以此保證檔案的完整。建議創(chuàng)建檔案管理考核機(jī)制，將總承包項(xiàng)目檔案管理工作納入其中，實(shí)施責(zé)任制管理方式，一旦檔案發(fā)生問題將嚴(yán)格追究相應(yīng)責(zé)任。

工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)企業(yè)在檔案業(yè)務(wù)過程中的收集、管理、保存和利用提供必要的自動(dòng)化、智能化管理手段，為企業(yè)檔案規(guī)范管理提供支持。系統(tǒng)支持在線移交、在線收集、離線采集等多種收集方式。為適應(yīng)各單位不同的整理方式，系統(tǒng)提供集中整理、分散整理模式以及組卷、裝盒等整理方式，并滿足項(xiàng)目級(jí)管理需求。通過3D庫房模擬，檔案員不僅可以更直觀管理和利用檔案，而且能夠進(jìn)行庫房檢查，溫濕度監(jiān)控等。

2.2項(xiàng)目實(shí)施階段的實(shí)時(shí)監(jiān)控

電力工程建設(shè)中，需要將檔案管理工作融入到項(xiàng)目建設(shè)范圍中，并將其與工程施工質(zhì)量融為一體。要求總承包方嚴(yán)格控制施工進(jìn)度與質(zhì)量的同時(shí)，還要同步檢查檔案管理情況，做好單向工程驗(yàn)收工作，檢查檔案歸檔之后的完整情況，對(duì)檔案展開系統(tǒng)化檢查?？偝邪揭部梢蕴貏e創(chuàng)建檔案全過程管理體系，將網(wǎng)絡(luò)化與信息化管理方式融入其中，應(yīng)用檔案編碼系統(tǒng)，將檔案案卷信息編入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化全程監(jiān)控。這樣做可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并在最短時(shí)間范圍內(nèi)解決問題，保證檔案內(nèi)容的完整性。

2.3竣工階段的檔案管理

電力工程建設(shè)項(xiàng)目總承包方需要將日常項(xiàng)目檔案及時(shí)匯總，整理之后修改檔案內(nèi)存在的問題，按照我國檔案行政部門和電力行業(yè)要求做好檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。如果檔案驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)了問題，應(yīng)立即完善檔案管理質(zhì)量，移交檔案之前做好修正工作。工程項(xiàng)目竣工后，總承包方需要按照合同要求，將所有檔案移交處理，并且辦理相應(yīng)的交接手續(xù)，根據(jù)本部門的要求移交檔案。移交之后，總承包項(xiàng)目檔案全過程管理工作正式完成。

總結(jié)：

總而言之，電力行業(yè)的工程建設(shè)質(zhì)量關(guān)系到人們的健康與安全，總承包項(xiàng)目檔案全過程管理尤為關(guān)鍵。要求總承包方將電力工程建設(shè)資料進(jìn)行收集與整理，并將其融入項(xiàng)目建設(shè)施工中，將檔案管理工作落實(shí)到各個(gè)參與方和管理人員，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)做好檔案的收集與整理，保證檔案的完整性和精準(zhǔn)性，形成統(tǒng)一化總承包項(xiàng)目檔案體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳藝紅.電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案全過程管理分析[J].企業(yè)改革與管理，2018 （23）：36+162.

[2]榮華，孟彥敏.分析電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案全過程管理[J].科技展望，2016，26 （05）：184.