人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析

林俏瑾

【摘要】本文結(jié)合筆者多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性進(jìn)行了分析和思考，并提出了自己的看法和觀點(diǎn)，希望能夠給同行提供一些借鑒，進(jìn)而有效提升檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;傳統(tǒng)檔案管理;數(shù)字化;集約管控

人事檔案管理工作是人事管理工作的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過(guò)進(jìn)行有效的檔案管理工作，能夠?qū)ζ髽I(yè)員工的日常表現(xiàn)進(jìn)行積極有效的記錄，是企業(yè)和公司進(jìn)行人才選拔的一項(xiàng)重要指標(biāo)。與此同時(shí)，人事檔案管理也是貫穿于管理全過(guò)程的一個(gè)重要專業(yè)，是人事工作的核心環(huán)節(jié)，在人事工作中起著不可替代的作用?；谝陨系脑?，相關(guān)的檔案管理人員務(wù)必要不斷的提升自身的工作能力，積極學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的檔案管理方式，使檔案管理工作的效率和有效性實(shí)現(xiàn)大幅度的提高。

一、人事檔案數(shù)字化的概述

所謂人事檔案數(shù)字化，顧名思義，就是在人事檔案管理的過(guò)程中融入互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，來(lái)創(chuàng)新人事檔案的管理模式，提升人事檔案管理的效率，使人事檔案管理更加符合人們的要求和期待。運(yùn)用數(shù)字化的方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)各種檔案和材料的實(shí)時(shí)收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)等，并且還能夠運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)各種檔案進(jìn)行共享，有效減少了相關(guān)工作人員的工作量，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的一次系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。人事檔案管理的效能能夠顯著提升檔案的利用效率，最大限度發(fā)揮檔案材料的憑證、依據(jù)和參考作用。它的功能要求出現(xiàn)在2012年，中組部提出試點(diǎn)進(jìn)行廣大干部檔案數(shù)字化的工作方式，并在2014年頒布了推行檔案管理數(shù)字化的文件，通過(guò)這樣的方式，來(lái)從根本上遏制檔案管理工作過(guò)程之中的歪風(fēng)邪氣，對(duì)干部檔案管理工作過(guò)程之中的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行有針對(duì)性的治理，使檔案管理工作提升到一個(gè)前所未有的高度。

二、實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）科學(xué)規(guī)范人事管理制度建設(shè)，不斷強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)支撐服務(wù)效果。通過(guò)在人事檔案管理過(guò)程中融入數(shù)字化，在一定程度上為公司進(jìn)行認(rèn)識(shí)管理增添了諸多的方便條件，進(jìn)而做到檔案信息的統(tǒng)一調(diào)度、多點(diǎn)利用、一點(diǎn)查詢、多維印證，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)作用。從根本上提升了對(duì)干部進(jìn)行選拔任用的檔案信息查閱，對(duì)人力資源配置工作起到了至關(guān)重要的積極作用。

（二）科學(xué)規(guī)范人事檔案管理過(guò)程，為人事檔案數(shù)字化管理提供條件。通過(guò)在人事檔案管理的過(guò)程之中運(yùn)用數(shù)字化的方式，能夠在一定程度上降低在人事調(diào)動(dòng)時(shí)對(duì)各種信息進(jìn)行隨意篡改的情況出現(xiàn)。在目前的情況下，對(duì)“年齡以及學(xué)歷”進(jìn)行修改已經(jīng)成為了一種屢見(jiàn)不鮮的情況。但是通過(guò)運(yùn)用數(shù)字化的方式，就能夠使隨意篡改的情況得到很好的控制，保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性。這與中央的意見(jiàn)不謀而合，顯著提升了人事檔案的真實(shí)性和可靠性。相關(guān)的工作人員在進(jìn)行檔案數(shù)字化的過(guò)程之中，建立一套完備的信息收集模式，發(fā)揮著不可替代的關(guān)鍵作用，通過(guò)運(yùn)用這樣的方式，能夠使信息儲(chǔ)存和收集的步驟得到最大限度的簡(jiǎn)化，還能夠?qū)Ω鞣N信息進(jìn)行有目的的檢索，顯著提升了人事檔案管理的效率和有效性。

（三）優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制，為人事檔案數(shù)字化管理提供保障?，F(xiàn)如今，通過(guò)在人事檔案的管理過(guò)程之中融入數(shù)字化的模式，還能夠在某種程度上實(shí)現(xiàn)人事檔案全方位的管理和控制。比如，將不同層次的人事檔案進(jìn)行合理的分級(jí)，并對(duì)其職能進(jìn)行清晰的明確。與此同時(shí)，通過(guò)運(yùn)用該種手段，也可以讓檔案的有效管理成為現(xiàn)實(shí)。使人事檔案管理工作更具針對(duì)性和層次感，統(tǒng)一管理，使人事檔案管理機(jī)制得到根本性和徹底的優(yōu)化。通過(guò)運(yùn)用各種有效的措施，讓人事檔案管理自動(dòng)化成為現(xiàn)實(shí)，在一定程度上可以對(duì)干部人事的管控機(jī)制進(jìn)行不斷的完善，以此來(lái)滿足人們的要求和期待。并且運(yùn)用信息化的方式對(duì)各種檔案進(jìn)行處理，還能夠減少某些不必要的步驟和條件，實(shí)現(xiàn)上級(jí)對(duì)下級(jí)資料的即時(shí)查閱，避免了傳統(tǒng)人事檔案管理過(guò)程之中各種復(fù)雜的步驟和過(guò)程，大大提升了檔案查閱的效率。并且對(duì)于人事檔案的管理水平也起到了很好的推動(dòng)和保障作用。

（四）科學(xué)規(guī)范人事檔案數(shù)字化管理，不斷提高人事檔案管理運(yùn)用效率。采取數(shù)字化的方式對(duì)人事檔案開(kāi)展管理工作，還能夠顯著減少管理人員的工作量，促使檔案管理的效率從根本上實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，比如，一個(gè)靈活高效的人事檔案管理體系能夠?qū)Ω鞣N檔案進(jìn)行全面的展現(xiàn)，不管是信息收集的初始階段，還是信息的保存過(guò)程。按照內(nèi)容可劃分為幾個(gè)部分，下面將針對(duì)各個(gè)部分分別進(jìn)行系統(tǒng)闡述和解讀。

1.日常管理。所謂日常管理。主要包括對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、匯總、轉(zhuǎn)遞、審核、驗(yàn)收、修改以及導(dǎo)入和導(dǎo)出的全過(guò)程。主要表現(xiàn)為：第一，對(duì)各種準(zhǔn)備辦理的事項(xiàng)進(jìn)行有效的提醒，對(duì)檔案借閱、轉(zhuǎn)遞、查詢等事項(xiàng)進(jìn)行提醒，并根據(jù)相關(guān)的要求，設(shè)計(jì)出簡(jiǎn)單高效的措施機(jī)制，來(lái)幫助相關(guān)的操作人員完成以上全部的工作步驟，進(jìn)而使完成目標(biāo)成為可能和現(xiàn)實(shí)。通過(guò)運(yùn)用提醒這樣的方式，在一定程度上避免了落后的傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的缺陷和弊端，通過(guò)不斷進(jìn)行技術(shù)革新，使人事檔案管理水平呈現(xiàn)出顯著的提升趨勢(shì)：一方面，讓檔案收集工作變得更加簡(jiǎn)單和明了，使查詢和使用過(guò)程變得更加簡(jiǎn)單，達(dá)到了節(jié)約時(shí)間和成本的目的。另一方面，還讓檔案管理工作變得更加具有效率和針對(duì)性，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。第二，授權(quán)，對(duì)查詢檔案的工作人員身份進(jìn)行授權(quán)，能夠顯著提升檔案的安全性能，只有那些符合查詢標(biāo)準(zhǔn)的人才可以對(duì)檔案進(jìn)行查看，能夠在一定程度上提高檔案的安全性能。另外，還可以采取身份驗(yàn)證這樣的方式，來(lái)對(duì)檔案的管理機(jī)制進(jìn)行不斷的完善。第三，生成記錄，對(duì)于檔案的查詢借閱等過(guò)程自動(dòng)生成記錄表格并打印。

2.庫(kù)房管理。通過(guò)積極地運(yùn)用庫(kù)房管理技術(shù)，能夠在一定程度上讓檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)清點(diǎn)并對(duì)清點(diǎn)的檔案進(jìn)行記錄。與此同時(shí)，還能夠?qū)Ω鞣N檔案的位置做到準(zhǔn)確查找，同樣，對(duì)庫(kù)房的溫度進(jìn)行管理和控制同樣也屬于庫(kù)房管理的一個(gè)部分，通過(guò)采取以上措施，最大限度避免了各種不必要的工作環(huán)節(jié)，顯著降低了工作的時(shí)間，對(duì)于提升檔案管理的效率具有十分積極的作用。

3.系統(tǒng)維護(hù)?；谙到y(tǒng)維護(hù)自身所具有的特點(diǎn)，其涵蓋的內(nèi)容十分廣泛：一方面，包括對(duì)管理層結(jié)構(gòu)進(jìn)行維護(hù)。另一方面，應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化人事檔案的搜索功能等等。另外，對(duì)用戶的密碼和驗(yàn)證問(wèn)題進(jìn)行維護(hù)同樣也屬于系統(tǒng)維護(hù)的一個(gè)方面。

（五）人事檔案數(shù)字化可提供信息參考依據(jù)。通過(guò)進(jìn)行人事檔案數(shù)字化，能夠更加有效地挖掘各種重要的信息，進(jìn)而成為相關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參考。在當(dāng)前的情況下。不論是具體的企業(yè)，還是相關(guān)的教育機(jī)構(gòu)，人才都發(fā)揮著不可替代的關(guān)鍵作用，只有充分發(fā)揮出人才的引領(lǐng)作用，才有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)性的發(fā)展。基于以上的原因，采取什么樣的措施來(lái)讓領(lǐng)導(dǎo)人員充分了解本企業(yè)或者公司的人員情況，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，務(wù)必要讓人事檔案管理人員保持足夠的重視。通過(guò)采取人事檔案數(shù)字化的策略，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)自己所需要的各種信息做到隨時(shí)收集，大大減少了各種不必要的步驟，在這個(gè)過(guò)程之中，還能夠?qū)€(gè)人信息標(biāo)注的更加詳細(xì)，除了相關(guān)人員的個(gè)人信息之外，還包括個(gè)人成就等，以此來(lái)保證信息收集的高效、方便和真實(shí)。與此同時(shí)，還能夠根據(jù)信息所屬的類別，及時(shí)快速整理，作為開(kāi)展其他工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，在某種程度上可以讓人們的能力實(shí)現(xiàn)全方位的進(jìn)步。

（六）人事檔案數(shù)字化可提升管理綜合水平。人事檔案數(shù)字化除了具備以上的優(yōu)勢(shì)以外，數(shù)字化的管理還可以使檔案管理的綜合管理水平實(shí)現(xiàn)全方位的提高。在傳統(tǒng)的人事檔案管理方式中，檔案都是采用紙質(zhì)的方式保存，相關(guān)人員如果想要查找某份檔案，往往需要耗費(fèi)許多時(shí)間進(jìn)行查找，這樣的形式一方面不利于工作效率的提升，另一方面也可能會(huì)失去許多潛在的機(jī)會(huì)。若是采取數(shù)字化的管理方式，就能夠讓以上問(wèn)題得到圓滿解決。通過(guò)數(shù)字化的檔案管理方式，能夠做到在最短的時(shí)間內(nèi)找到需要的檔案，并且查找的結(jié)果也更加精準(zhǔn)，將人事檔案信息的使用效率發(fā)揮到最大。

三、人事檔案數(shù)字化管理工作措施

（一）注重建設(shè)管理團(tuán)隊(duì)。建設(shè)一個(gè)專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)對(duì)于提升人事檔案數(shù)字化管理具有十分重要的作用，其中，隊(duì)伍培訓(xùn)占據(jù)著十分關(guān)鍵的地位。根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，要對(duì)人事檔案管理資料進(jìn)行嚴(yán)格的確認(rèn)，并制定相關(guān)規(guī)范，以此來(lái)對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行有效的控制。在此基礎(chǔ)上，還需要對(duì)數(shù)字化檔案的管理人員進(jìn)行積極的培訓(xùn)，以此來(lái)提升他們的專業(yè)知識(shí)和對(duì)各種技能的運(yùn)用能力。使其能夠在工作崗位上充分發(fā)揮自身的作用，進(jìn)而避免各種資源出現(xiàn)不必要的浪費(fèi)。另外，要按照不同檔案管理人員的職責(zé)來(lái)對(duì)他們的工作內(nèi)容進(jìn)行分類，使檔案管理效率得到提高。通過(guò)運(yùn)用這樣的方式，能夠讓管理人員的專業(yè)能力實(shí)現(xiàn)最大限度提高，進(jìn)而培訓(xùn)出一個(gè)能夠滿足時(shí)代發(fā)展需要的管理團(tuán)隊(duì)。

（二）強(qiáng)化紀(jì)律保障。強(qiáng)化紀(jì)律保障對(duì)于人事檔案管理工作同樣也具有十分關(guān)鍵的作用，可以從根本上確保檔案具備一個(gè)良好的安全性?；跈n案管理自身所具有的特點(diǎn)，對(duì)于安全性提出了較高的要求，面對(duì)這樣的情況，相關(guān)的工作人員對(duì)于檔案的管理和查閱的全過(guò)程，都應(yīng)當(dāng)采取各種有效的策略，避免出現(xiàn)各種意想不到的意外情況，比如檔案遺失，檔案如果出現(xiàn)丟失的情況，會(huì)對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成不可逆的影響和破壞。為了能夠最大限度避免這種情況出現(xiàn)，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理活動(dòng)之中的各種安全隱患進(jìn)行排除，以此來(lái)使檔案管理工作更加符合人們的要求和期待，另外，設(shè)置一套完備的安全保衛(wèi)體系，同樣十分關(guān)鍵。只有這樣，才能夠確保人事檔案信息處于一個(gè)安全的環(huán)境之中。

（三）對(duì)數(shù)字化人事檔案管理的載體加以合理挑選。對(duì)于人事管理工作來(lái)說(shuō)，載體有著格外重要的作用，是保證人事檔案管理工作高效順利開(kāi)展的硬件基礎(chǔ)和保障。因此，為了促使檔案管理工作更加完善，要對(duì)檔案管理的數(shù)字化載體進(jìn)行合理的選擇，保證管理工作的高效性。在建設(shè)信息檔案數(shù)字化載體的過(guò)程中，首先要確保數(shù)據(jù)信息的不可更改性和絕對(duì)的安全性，另外還需對(duì)不同載體的使用周期進(jìn)行充分的考慮，切不可只注重信息載體的便捷程度和運(yùn)行速度，要保證其性能的全面性。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，人事檔案數(shù)字化在新時(shí)代具有十分重要的作用：一方面，能夠讓工作的標(biāo)準(zhǔn)變得更加統(tǒng)一和高效。另一方面，還能夠有效規(guī)范檔案管理的流程，建成人事檔案全生命周期閉環(huán)管理體系，提升檔案管理的規(guī)范性和有效性。不僅如此，通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，還在一定程度上提高了相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，進(jìn)而使得人事檔案從管理審核到節(jié)約轉(zhuǎn)遞都能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，最大限度確保數(shù)字化信息檔案的真實(shí)可靠，使人事檔案在人事管理工作之中的重要作用充分發(fā)揮出來(lái)。

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