信息化背景下高校檔案管理研究

侯雄

【摘要】高校檔案信息化管理是未來高校檔案管理的發(fā)展趨勢。本文首先分析了高校檔案信息化管理的意義，其次指出了當(dāng)前高校檔案信息化管理存在的不足，最后提出優(yōu)化高校檔案信息化管理的策略，擬為高校檔案信息化模式構(gòu)建提供參考。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;信息化;管理

高校檔案管理是一項龐大而復(fù)雜的工作，其包含了高校教職工檔案管理和高校學(xué)生的檔案管理兩個大的方面，而教職工檔案管理的復(fù)雜程度要低于學(xué)生檔案管理的復(fù)雜程度，因為學(xué)生檔案的對接和處理工作相比教職工更為頻繁，而且檔案總量多，一般來說，高校教職工檔案會由高校統(tǒng)一管理，但是學(xué)生檔案會由各個學(xué)院進行分管，以減輕學(xué)校管理的壓力。在新時期，高校檔案管理信息化趨勢愈加緊迫，如何更好地利用信息化工具提高高校檔案管理效率是一個重要研究方向。

一、高校檔案信息化管理的意義

（一）優(yōu)化高校檔案管理模式。高校檔案管理處于學(xué)校、學(xué)院共管的狀態(tài)中，管理存在比較混亂的情況，而且高校檔案管理部門并不直接對所有檔案負(fù)有絕對的管理權(quán)，導(dǎo)致一些檔案可能存在泄漏、遺失的情況，而且想要查找檔案非常不易。而信息化的檔案管理可以實現(xiàn)高校檔案管理模式的優(yōu)化，做好師生檔案的收集、整理、鑒定、編目工作，然后在檔案信息管理系統(tǒng)中實現(xiàn)檔案的快速檢索、統(tǒng)計和提取工作。而且信息化檔案管理模式與電子檔案管理模式是相通的，可以直接管理電子檔案，也可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。

（二）提高高校檔案管理效率。高校檔案管理過程中，遇到需要查詢檔案的情況時，往往需要很多的流程步驟，比如學(xué)生查詢檔案就必須要先由學(xué)院、學(xué)校蓋章同意查詢，然后再回學(xué)院由專門的教師陪同到檔案室進行檔案查詢。同時，還必須防止檔案拿出后被篡改的情況出現(xiàn)。但是當(dāng)檔案管理形成信息化管理模式之后，學(xué)生可以直接到校檔案管理處申請查詢電子檔案，在調(diào)出電子檔案后，內(nèi)容只可以被查閱，但是不具備修改權(quán)限。所以，檔案信息化管理更高效、也更安全。

（三）減少高校檔案管理失誤。高校檔案管理工作任務(wù)重，但是高校檔案管理卻十分缺乏專業(yè)的管理人才，尤其是學(xué)院輔導(dǎo)員為主、學(xué)生為輔的檔案管理模式可能會帶來很多管理中的失誤，比如學(xué)生檔案遺失的問題，或者是學(xué)生部分檔案被更改的問題，這些雖然是少數(shù)現(xiàn)象，但并非不存在。另外，高校學(xué)生畢業(yè)后檔案的分配、寄送過程中也經(jīng)常出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致學(xué)生檔案無法被正常接收，學(xué)生只能再返回學(xué)校補開證明，既影響了學(xué)生的正常就業(yè)，也影響了學(xué)校檔案工作的有效開展。而信息化管理從學(xué)生入學(xué)開始就做好了檔案的對接、掃描工作，學(xué)生的每份檔案都有據(jù)可循，而且可以通過信息化系統(tǒng)做好學(xué)生的檔案分配，可以有效減少高校檔案管理的失誤。

二、高校檔案管理的信息化現(xiàn)狀

（一）未建設(shè)形成信息化檔案管理系統(tǒng)。高校檔案想跟上信息化發(fā)展的腳步，需要依托檔案信息化管理系統(tǒng)，但是大多高校對于檔案管理并不那么重視，很多高校管理者認(rèn)為，學(xué)生檔案的管理都是“暫時性”的，只要做好接收檔案、保管檔案和派出檔案的工作就可以了，但是實際上，學(xué)生的檔案工作管理十分復(fù)雜，容不得半點差錯出現(xiàn)。而且除了學(xué)生檔案管理之外，學(xué)校里還有上千教職工的檔案需要管理，這些教職工的流動性較低，對其檔案采取信息化的管理模式可以減輕檔案管理部門的工作量。而現(xiàn)狀是，很多高校在檔案管理方面節(jié)約成本，并沒有引進信息化檔案管理系統(tǒng)。

（二）信息化檔案對接渠道不通暢。高校檔案管理工作的復(fù)雜程度較高，而最復(fù)雜的地方就是高校需要與全國各地教育部門、學(xué)校以及人才管理中心、單位進行檔案的對接工作，這些工作量龐大，而且工作任務(wù)很重。但是現(xiàn)如今高校已經(jīng)習(xí)慣了采用傳統(tǒng)的檔案管理思維來進行檔案的對接工作，如果想打破這種傳統(tǒng)的思維和工作模式，換上全新的檔案管理信息系統(tǒng)，形成信息化的管理模式則存在很大的困難。加上，如果高校對所有的學(xué)生實現(xiàn)了檔案的完全信息化管理，但是學(xué)生的檔案發(fā)出和接收單位沒有使用信息化管理模式的話，二者的溝通對接也不通暢，所以具體實現(xiàn)起來有一定困難。

（三）學(xué)生檔案流動性強難調(diào)整。在高校，學(xué)生的檔案流動性比較強，一般學(xué)生在學(xué)校呆幾年的時間，檔案就會隨人調(diào)走，如果高?；ù罅康臅r間、精力來實現(xiàn)對學(xué)生檔案的信息化管理的話，會產(chǎn)生更多的工作量，因此很多高校檔案管理部門了解信息化管理模式的好處，但是卻遲遲不敢走出信息化管理的第一步。因此，要想開展檔案信息化管理，其前期所需要做的工作非常多，檔案錄入的工作難度較大，大多高校未找到有效的方法來解決這個問題，如何快速實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化轉(zhuǎn)換是一個關(guān)鍵問題。

三、高校檔案管理的信息化發(fā)展策略

（一）引進適合學(xué)校需求的檔案信息化管理系統(tǒng)。高校檔案信息化管理是一個龐大的工程，這和一般單位相比，正常單位可能只要處理幾百、幾千的固定員工檔案就可以，但是很多高校每年都要處理上萬學(xué)生的檔案信息。一般的檔案信息化管理系統(tǒng)也難以適應(yīng)學(xué)校的檔案管理需求。因此，高校應(yīng)聯(lián)合相關(guān)的檔案系統(tǒng)開發(fā)單位，引進或者開發(fā)適合高校檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，從而真正實現(xiàn)檔案的信息化管理。而且從高校的管理需求來看，很多學(xué)生的檔案從進入高校之后就沒有打開過，而有些學(xué)生的檔案會因為其在高校的表現(xiàn)而被更改，管理具有隨機性。所以，高校檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)也不是一件容易的事，高?？梢韵葟慕搪毠n案管理信息化入手，讓教職工的檔案管理工作順暢起來，同時相關(guān)管理人員熟悉了檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，然后再開發(fā)設(shè)計學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，可以取得更好的成效。

（二）發(fā)展教育系統(tǒng)檔案信息化管理對接渠道。高校的檔案管理系統(tǒng)并不是一個孤立的系統(tǒng)，其對接教育部門的檔案管理系統(tǒng)和社會檔案管理系統(tǒng)。高校檔案想要跟上信息化時代的發(fā)展，這并非某一個學(xué)校的事情，而且關(guān)系到全社會檔案管理的大事?，F(xiàn)如今，信息化的發(fā)展速度越來越快，很多個人信息都已經(jīng)呈現(xiàn)出信息化的趨勢，比如個人的征信信息都可以在銀行系統(tǒng)中查到，個人的身份信息可以在戶籍系統(tǒng)中查到，但是個人的檔案信息還沒有實現(xiàn)信息化的改革。所以，高校對接教育系統(tǒng)進行信息化檔案管理的改革，其實也為全社會實現(xiàn)個人檔案信息化管理提供了支持。

（三）逐步推進高校學(xué)生檔案管理實現(xiàn)信息化?；谛畔⒒_展高校學(xué)生檔案管理并不是一蹴而就的事，所以高校在推進學(xué)生檔案信息化管理過程中，應(yīng)先設(shè)定出一個方案計劃，然后按照相應(yīng)的步驟來逐步推進。比如當(dāng)前，檔案中的全部信息還無法實現(xiàn)信息化的管理，但是可以先從檔案的基本信息入手，將基本信息轉(zhuǎn)為信息化管理，可以直接通過計算機上網(wǎng)查看，查閱人需要進行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置。而且這些基本信息不允許被更改。能夠?qū)崿F(xiàn)這一步的話，高校檔案的信息化管理才能更上一層樓。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化時代，高校檔案的信息化管理是一個大的發(fā)展趨勢，即便高校還未開展相應(yīng)的系統(tǒng)建設(shè)，但是高校檔案管理部門也應(yīng)該認(rèn)清這種趨勢，提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，比如先學(xué)習(xí)一些信息化管理知識，做出一些符合學(xué)校情況的提案等，最終，高校才能跟上時代的發(fā)展形勢，逐步實現(xiàn)檔案的信息化管理。

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