財務會計檔案信息化管理建設探討

黃海清

【摘要】目前醫(yī)院在會計檔案信息化管理建設中，還存在諸多不足，難以充分提升會計檔案管理水平，發(fā)揮信息化管理體系的優(yōu)勢?；诖耍疚纳钊胩骄控攧諘嫏n案信息化管理建設的意義，以及加強建設的策略，為促進財務會計檔案信息化管理建設提供一定參考。

【關鍵詞】財務會計;檔案;信息化管理;建設

信息技術近年來快速發(fā)展，并深入應用在醫(yī)院財務檔案管理中，對提升醫(yī)院管理水平，促進醫(yī)院各項管理工作順利開展具有重要作用。但是目前我國各大醫(yī)院財務會計檔案管理在實現(xiàn)信息化建設中，還存在諸多不足，難以充分發(fā)揮信息技術在財務會計檔案管理中的優(yōu)勢和價值?；诖?，有必要深入探究財務會計檔案信息化管理建設的意義，及時采取有效策略推進管理建設，逐步提升醫(yī)院財務會計檔案信息化管理水平。

一、財務會計檔案信息化管理建設的意義

在信息技術高速發(fā)展過程中，越來越多的領域開始深入應用信息技術，并在發(fā)揮信息技術優(yōu)勢的基礎上，促進領域發(fā)展。醫(yī)院在不斷改革與發(fā)展中，也積極利用信息技術，建設信息化檔案管理體系，而目前醫(yī)院檔案信息化程度直接影響著醫(yī)院整體網(wǎng)絡化進程。所以，醫(yī)院財務會計人員需要積極推進檔案信息化建設，集中收集并整理各種分散信息，利用大數(shù)據(jù)技術等對重要、有價值信息實現(xiàn)精準、高效的提取，為醫(yī)院發(fā)展提供支持服務。雖然醫(yī)院在建設信息化檔案管理體系過程中，需要耗費大量人力、財力和物力，但是該信息化系統(tǒng)可以長期應用，對提高財務會計檔案管理效率，提升檔案信息利用率具有重要價值。在醫(yī)院檔案管理當中，財務會計檔案屬于關鍵組成部分，在醫(yī)院評估當中屬于關鍵依據(jù)。相比其他檔案，財務會計信息檔案利用價值更高，它主要是對醫(yī)院各方面財務工作的動態(tài)記錄，對指導醫(yī)院日常工作、重大決策制定等都要重要價值。因此，醫(yī)院加強會計檔案信息化管理，對提升醫(yī)院管理水平，促進醫(yī)院健康發(fā)展與改革都具有重要意義，需要加快建設。

二、財務會計檔案信息化管理建設策略

（一）樹立正確的建設理念。醫(yī)院對財務會計檔案進行信息化建設，能夠促進醫(yī)院整體運作效率更高，在高效處理檔案信息基礎上，促進醫(yī)院后續(xù)檔案管理工作可以更加順利、有序地開展。醫(yī)院各科室工作人員，都要充分認識財務會計檔案信息化建設的重要意義，樹立正確的建設觀念，在日常工作中全力支持相關建設工作。醫(yī)院管理層需要對財務會計檔案開展信息化建設工作給予充分支持，認識到只有積極利用大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代化信息技術，才能提升財務會計檔案管理水平，同步促進醫(yī)院整體管理水平的提升。在此基礎上，要增加資金投入，加快體系建設，做好人員配備和培訓，逐步提升醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

（二）加強基礎性軟件與硬件設施建設。醫(yī)院以往都是以照片、紙質形式保存財務會計檔案，但是在這些資料文件保存期間，需要加強溫控管理，避免發(fā)生火災，需要為檔案存儲營造良好環(huán)境。但是醫(yī)院財務會計檔案持續(xù)增多，檔案資料數(shù)量越來越大，缺乏充足的檔案保存空間，并且一些檔案資料在長期保存中字體會逐漸消失或者變淺，不利于后續(xù)利用，難以長期保存。因此，醫(yī)院在對財務會計檔案實現(xiàn)信息化管理建設過程中，首先要為檔案保存建立堅實的物質基礎，充分購進硬件設備，比如計算機、存儲設備、輸入系統(tǒng)以及圖像采集系統(tǒng)等。同時，為了更加安全、有效地保存檔案資料，還要購入一些溫控設備、濕度控制設備以及防火、防盜設備等，像除濕機、空調等。除了硬件設施，還要加強建設軟件設施，引進完善的文件檢索、文件錄入以及文件管理系統(tǒng)等，并配備安全系統(tǒng)，以免軟件系統(tǒng)受到網(wǎng)絡入侵。

（三）加快實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。醫(yī)院要基于自身實際情況，結合檔案數(shù)字化工作，制定完善的規(guī)范制度，促使檔案管理有效提升數(shù)字化速度。當前所有財務檔案基本上都要通過數(shù)字化形式進行存儲，而以往紙質化、圖片化檔案信息，也要加快轉錄為電子文檔形式，保證所有檔案全面實現(xiàn)數(shù)字化管理，促進檔案信息化建設。在檔案信息化建設中，可以積極通過網(wǎng)絡技術，掃描財務報告、會計憑證以及會計賬簿等，將其轉為電子文檔，并將電子檔案傳輸?shù)叫畔⒒瘷n案管理系統(tǒng)當中，以提升會計信息檔案實際管理效率。

（四）科學地建立信息檢索體系。通過管理軟件進行檔案信息的收集與轉化之后，還要借助現(xiàn)代化信息技術，建立科學檢索系統(tǒng)，為檔案管理與使用人員，提供多樣化的檢索方式，并確保檢索工具的全覆蓋和準確度。在對互聯(lián)網(wǎng)檢索技術實現(xiàn)充分利用基礎上，各個科室以及檔案管理部門，可以更加高效、順暢地通過互聯(lián)網(wǎng)管理和調用財務會計檔案，有效實現(xiàn)檔案資源共享，發(fā)揮財務檔案最大作用。

（五）對檔案管理人員做好信息化培訓工作。醫(yī)院財務會計檔案在實際管理過程中，相關工作人員不僅要扎實地掌握檔案管理專業(yè)化知識，還要掌握一定財務管理相關理論。同時，為了高效推進財務檔案信息化建設，還要求相關管理人員對多種數(shù)字化設備實現(xiàn)熟練操作，對多種現(xiàn)代化技術能夠靈活運用，以更快適應信息化檔案管理工作，提升檔案管理成效。醫(yī)院在日常管理中，需要著重對檔案信息建設相關人員加強培訓，并對此類崗位人員提高招聘門檻，對檔案管理工作者做好業(yè)務培訓工作，制定系統(tǒng)化培訓制度，不斷更新自身管理知識和信息操作能力，引進現(xiàn)代化檔案管理理念，提升檔案信息管理水平。在檔案管理工作者逐步提升職業(yè)素質和專業(yè)技能基礎上，要配合開展研討會、座談會等活動，促使檔案管理工作者及時學習優(yōu)秀的工作經(jīng)驗和先進技術，逐步提升自身信息化水平，促進財務會計檔案信息化管理質量有效提升。

（六）建立完善的檔案信息化管理制（下轉第88頁）

（上接第85頁）度。醫(yī)院在對財務會計檔案實現(xiàn)信息化管理的過程中，一個關鍵內容就是要保證管理系統(tǒng)具備充足的安全性，確保檔案資料充分安全的基礎上，才能更高效地利用檔案資源，為醫(yī)院其它管理工作提供服務支持。比如針對財務會計檔案數(shù)據(jù)庫，要制定完善的監(jiān)控制度;針對重要數(shù)據(jù)，要制定嚴格的備份制度;對于財務檔案管理，要制定相應保密制度;對于檔案資源的錄入，要制定有關存入制度;對于財務檔案相關管理人員，要制定并落實崗位責任制等。為了充分發(fā)揮信息化管理體系在財務會計檔案管理當中的重要作用，財務管理人員需要從多個方面入手，構建系統(tǒng)化檔案信息化建設以及管理制度，配備完善的獎懲機制，推行責任終身制，促進財務會計檔案信息化管理建設。在相關制度建設基礎上，要進一步推進信息化檔案管理體系建設，保障財務檔案管理的完整性和安全性，進一步推進信息化管理系統(tǒng)建設。在信息化檔案體系建設過程中，需要深入探究多方面問題，包括存儲條件標準、檔案分類標準等。通過信息化檔案體系建設，可以促使檔案管理工作有序、高效地開展。

（七）對動態(tài)數(shù)據(jù)信息加強整理和挖掘。醫(yī)院財務會計檔案實現(xiàn)信息化建設期間，需要合理優(yōu)化資源配置，并對動態(tài)數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)動態(tài)管理和深入挖掘。財務檔案管理中，財務檔案室屬于數(shù)據(jù)采集源，在數(shù)字化信息數(shù)據(jù)存儲、查詢、傳遞、檢索以及管理中，屬于重要基地。因此，需要合理建立數(shù)據(jù)庫，及時錄入并管理數(shù)據(jù)信息，對隱藏信息進行深度挖掘，充分提升數(shù)據(jù)庫資源的完備性。

三、結束語

財務會計檔案信息化管理建設，能夠有效提升檔案管理效率，提升檔案信息利用率，充分發(fā)揮檔案資源價值和作用，促進醫(yī)院整體管理水平的提升。為了有效促進醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展，需要醫(yī)院積極采取有效措施，推進信息化財務檔案管理建設，對現(xiàn)代化信息技術實現(xiàn)高效、合理的利用，并在管理體系建設中，提高財務檔案管理質量和效率。

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