分類管理模式在辦公室檔案工作中的應用

李淑春

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-098-01

摘 要 檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中的一個重點，合理采用現(xiàn)代化的管理方式提升辦公室檔案管理水平能夠為企事業(yè)單位構(gòu)建一流檔案管理提供保證，企事業(yè)單位的核心競爭力因此提升，有利于企事業(yè)單位于激烈的市場環(huán)境中立穩(wěn)腳跟 。

關鍵詞 分類管理模式 辦公室檔案 質(zhì)量

辦公室檔案是企事業(yè)單位經(jīng)營過程中產(chǎn)生的圖、文、聲像資料集合，涉及內(nèi)容多、涵蓋范圍廣，對企事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展、管理優(yōu)化等均能夠產(chǎn)生非常積極的影響。為了確保辦公室檔案更好的服務于企事業(yè)單位的各項工作，相關部門應該基于辦公室檔案管理的現(xiàn)狀積極構(gòu)建分類管理模式，切實提高辦公市檔案管理水平，保證檔案管理充分發(fā)揮其效力。

一、辦公室檔案特點分析

辦公室檔案屬于企事業(yè)檔案的重要組成，與其他檔案相比，既具備相似性，也具備差異性。想要提高企事業(yè)單位的辦公室檔案管理質(zhì)量，相關者需全面了解辦公室檔案的特點：

（一）專業(yè)性和機密性

企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各種資料能夠真實的反應企事業(yè)單位內(nèi)部機構(gòu)設置和業(yè)務操作的具體方法，這部分資料屬于企事業(yè)單位的核心信息，能夠客觀的反映企事業(yè)單位的綜合實力，因而具備較強的機密性和專業(yè)性，必須被妥善保管，且不得隨意私傳。

（二）系統(tǒng)性

企事業(yè)單位的辦公室檔案資料伴隨企業(yè)各項經(jīng)營管理活動同步形成，囊括了企業(yè)管理活動始末每一個環(huán)節(jié)的相關資料和數(shù)據(jù)。正因為此，辦公室檔案必須具備較強的系統(tǒng)性，如此才能夠形成具備系統(tǒng)性的資料，方便后續(xù)的使用和查閱。

二、現(xiàn)階段企事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的問題

（一）重視度有待加強

雖然近年來我國人民的思想認識不斷提高，企事業(yè)單位對辦公室檔案管理的重視度不斷提高，然后在過去很長一段時間內(nèi)，我國人民普遍未能正確認識檔案管理的重要性和必要性，這使得檔案管理工作一直被停留在抄寫、保管等事務性工作層面，企事業(yè)單位的領導階級對檔案管理工作不夠重視，相關人員在落實辦公室檔案管理時不求有功只求不過，歷史性問題導致當前的企事業(yè)單位辦公室檔案存在眾多問題，很難適應當前的辦公室檔案管理需求。

（二）設施、環(huán)境不達標

分類管理模式是提高辦公室檔案管理質(zhì)量的有效措施，分類管理模式需要有相應的設施環(huán)境作為支撐，然而就當前階段的實際情況而言，部分企事業(yè)單位仍然存在六防設備不配套、檔案室環(huán)境狹窄潮濕、相關軟硬件設施不齊全等問題，這嚴重的阻礙了分類管理模式的施行，也影響了辦公室檔案管理的整體水平。

（三）管理質(zhì)量整體不高

由于很多企事業(yè)單位內(nèi)部的辦公室檔案管理人員均為非專業(yè)的檔案管理人員，這部分人缺乏專業(yè)的檔案管理知識，檔案管理思想不端正，這使得先進的管理手段難以被及時應用進管理過程，檔案管理的質(zhì)量和水平因此難以盡如人意。與此同時，部分企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理人員數(shù)量不足，檔案管理工作者身兼數(shù)職問題嚴重，這必然會影響檔案工作的創(chuàng)新，也會對檔案材料的整理、搜集等產(chǎn)生不利影響。

三、在辦公室檔案管理中應用分類管理模式的策略

（一）構(gòu)建完善的檔案資料分類管理體系

企事業(yè)單位應充分的考慮自身工作的性質(zhì)和內(nèi)容，要對企業(yè)工作進行詳細分類，對于不同的工作項目應當制定與之對應的檔案資料管理細則，并要求檔案管理人員嚴格遵循相關的管理細則落實檔案管理。對于整理好的文檔應進行獨立存檔，并最終與其他文檔合并成統(tǒng)一的文檔系統(tǒng)，以方便辦公室檔案的后續(xù)使用。

（二）及時完善檔案相關資料

為了保證辦公室檔案能夠真實的反映其事業(yè)單位的正常經(jīng)營狀況，企事業(yè)單位應積極構(gòu)建相應的管理部門，在開展各項工作之前，組織相關機構(gòu)及時進行信息搜集、建檔整理等，要及時準確的搜集一手資料，并盡可能保證將所獲資料科學、準確全部歸檔保存，以便為企事業(yè)單位隨后開展相應項目提供參考資料。

（三）全面提高檔案管理人員素質(zhì)

首先企事業(yè)單位應該加大對現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓力度，要提高其專業(yè)技能、豐富其專業(yè)知識，使之具備較高的檔案管理素質(zhì)，能夠在檔案管理過程中合理應用分類檔案管理模式以及其他先進的檔案管理手段。與此同時，企事業(yè)單位應該加大對優(yōu)質(zhì)檔案管理人員的聘入力度，活化檔案管理團隊，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理能夠為企事業(yè)單位提供重要的經(jīng)營資料，推動企事業(yè)單位檔案管理科學、規(guī)范、現(xiàn)代化發(fā)展，健全并完善企事業(yè)單位的檔案管理體系是當前階段的重要任務。辦公室檔案是企事業(yè)單位檔案的重要組成，企事業(yè)單位方面需要善用分類管理模式解決當前的辦公室檔案管理問題，要善用構(gòu)建檔案資料分類管理體系、完善檔案資料等策略全面提高辦公室檔案管理的質(zhì)量和效率，以確保辦公室檔案管理真正發(fā)揮日常管理功效，推動企事業(yè)單位檔案管理整體發(fā)展。

參考文獻

[1]趙良杰.分類管理模式在辦公室檔案工作中的應用[J].內(nèi)燃機與配件，2017（20）：111-113.

[2]田鑫.關于如何提升辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務，2018（11）：180.

[3]張志華.淺析搭建檔案數(shù)字化與檔案修復的“快速通道”[J].辦公室業(yè)務，2018（15）：68.