關(guān)于檔案庫(kù)房建設(shè)與搬遷的幾點(diǎn)思考

黃思思

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）8-096-01

摘 要 經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展推動(dòng)了科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，伴隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，大部分單位檔案庫(kù)房地方狹小，管理體制不健全，已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)的需要，因此對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行擴(kuò)建或者是搬遷是一個(gè)迫在眉睫的問(wèn)題，很多單位的檔案庫(kù)房面臨著建設(shè)和搬遷的問(wèn)題，在整個(gè)檔案庫(kù)房的建設(shè)和搬遷中制定科學(xué)合理的工作方案，建設(shè)適合的檔案庫(kù)房，保證搬遷過(guò)程中所有檔案的安全完整性，成為了檔案庫(kù)房建設(shè)和搬遷過(guò)程中的重要工作，本文針對(duì)檔案庫(kù)房建設(shè)與搬遷過(guò)程中面臨的問(wèn)題及注意事項(xiàng)作出相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞 檔案庫(kù)房 建設(shè) 搬遷 思考

檔案庫(kù)房的建設(shè)不是簡(jiǎn)單的房屋建設(shè)，而是需要綜合財(cái)力、物力、室藏量及增量等實(shí)際情況，制定出合理的規(guī)劃建設(shè)方案，檔案的搬遷也不僅是檔案庫(kù)房進(jìn)行簡(jiǎn)單的空間轉(zhuǎn)移，更是涉及到了對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、安全保密等很多工作。檔案庫(kù)房建設(shè)與搬遷是一個(gè)非常復(fù)雜龐大的工程，對(duì)檔案庫(kù)房的建設(shè)工作要提前做好相應(yīng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，根據(jù)單位的實(shí)際情況制定適合本單位的工作方案，在檔案庫(kù)房的建設(shè)和搬遷過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，需要針對(duì)這些問(wèn)題制定出合理的解決措施，讓檔案庫(kù)房的建設(shè)和搬遷工作更好的開展。

一、檔案庫(kù)房建設(shè)與搬遷面臨的主要問(wèn)題

檔案庫(kù)房的建設(shè)與搬遷面臨的最重要問(wèn)題有以下幾個(gè)方面，首先因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案工作使得檔案庫(kù)房擁有大量的紙質(zhì)檔案，存儲(chǔ)大量的檔案信息，在整體搬遷過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)實(shí)體檔案遺失等安全隱患，同時(shí)，檔案具有保密特性，在搬遷過(guò)程中，由于檔案的數(shù)量巨大，有可能需要借助外部相關(guān)的搬遷公司，在這個(gè)過(guò)程中就涉及到了檔案的泄密問(wèn)題。其次，新建設(shè)的檔案庫(kù)房是否已做好防潮等基礎(chǔ)性保障工作，庫(kù)房空間的設(shè)計(jì)是否合理等，均是搬遷前需要關(guān)注及確認(rèn)的重要問(wèn)題。再次，檔案庫(kù)房的搬遷時(shí)間也需要進(jìn)行合理安排，一般情況下，在搬遷中的天氣最好是晴朗的天氣，不要選擇在雨雪天氣進(jìn)行檔案室搬遷，這樣會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成相關(guān)的破壞，造成不可挽回的損失。所以針對(duì)檔案庫(kù)房建設(shè)與搬遷面臨的這些問(wèn)題，單位有關(guān)部門需要引起相關(guān)的注意。

二、檔案庫(kù)房建設(shè)與搬遷工作注意事項(xiàng)

對(duì)檔案庫(kù)房的建設(shè)不但要符合相關(guān)國(guó)家及行業(yè)有關(guān)庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)的要求，又要結(jié)合單位具體情況來(lái)設(shè)定符合功能要求及安全防控的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房的選址應(yīng)該遠(yuǎn)離易燃易爆，有污染、腐蝕氣體的地方，選擇在地勢(shì)較高，場(chǎng)地干燥，排水通暢場(chǎng)所，新建設(shè)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不僅要做好防火，防潮，防照射等，更要防止有害的老鼠和螞蟻等有害生物對(duì)檔案的傷害，同時(shí)應(yīng)配備必要設(shè)備，控制合理的溫濕度，保證檔案的長(zhǎng)期保存。檔案工作的保密性，要對(duì)建設(shè)的檔案庫(kù)房做好安全管理工作，安裝相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)施，借助現(xiàn)代化監(jiān)控對(duì)其進(jìn)行安全防護(hù)，同時(shí)檔案室要安裝加固防盜門，對(duì)檔案信息進(jìn)行安全保護(hù)工作。檔案庫(kù)房的建設(shè)總體應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)“三鐵”“八防”的有關(guān)要求。

在檔案庫(kù)房的整體搬遷中，要注意對(duì)搬遷庫(kù)房時(shí)間的選擇，在檔案進(jìn)行搬遷之前要留意天氣，選擇晴朗進(jìn)行搬遷，同時(shí)在搬遷過(guò)程中可能會(huì)發(fā)生各種突發(fā)事件，要制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)做好防備工作，對(duì)檔案進(jìn)行新地區(qū)的搬遷之前，要對(duì)新建設(shè)的庫(kù)房做好衛(wèi)生清理工作，最少兩個(gè)月的開窗通風(fēng)，做好相關(guān)防護(hù)工作，才可以將檔案的搬遷。由于需要搬遷的檔案量較大，有部分單位人員是不能夠滿足大量的工作需要的，因此就需要選擇相應(yīng)的搬遷公司，搬遷公司的資質(zhì)一定要嚴(yán)格審查，選擇有相關(guān)質(zhì)量保障，同時(shí)人員素質(zhì)較高，設(shè)備齊全的公司，在與搬遷公司入場(chǎng)進(jìn)行搬遷工作前，要做好對(duì)檔案的保密工作，簽訂相關(guān)的保密協(xié)議。由于搬遷過(guò)程需要持續(xù)一段的時(shí)間，這樣就面臨著臨時(shí)有相關(guān)人員需要查詢檔案信息，前來(lái)調(diào)閱檔案的情況，因此檔案工作人員要對(duì)檔案的重要性及利用頻率做出等級(jí)劃分，按照相關(guān)等級(jí)有序進(jìn)行搬遷工作，盡量減少對(duì)檔案查檔工作造成的影響，同時(shí)，由于當(dāng)前信息科技的快速發(fā)展，在檔案進(jìn)行搬遷的過(guò)程前也可以借助科技手段對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，這樣在檔案庫(kù)房搬遷過(guò)程中也可以方便提供利用。在搬遷工作完成后，工作人員要對(duì)所有檔案進(jìn)行清點(diǎn)，保證所有檔案都完整安全的搬遷到新檔案庫(kù)房，防止出現(xiàn)檔案遺失的情況。

在對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行建設(shè)和搬遷的過(guò)程中，檔案部門應(yīng)與各管理部門保持密切的溝通聯(lián)系，共同探討制定搬遷方案，相互配合，協(xié)調(diào)資源，確保庫(kù)房搬遷工作的圓滿完成。

三、結(jié)語(yǔ)

總結(jié)全文，檔案庫(kù)房建設(shè)與搬遷是一個(gè)整體性的工作，對(duì)于檔案庫(kù)房的建設(shè)要根據(jù)實(shí)際情況做好前期的規(guī)劃以及后期的安全防護(hù)工作，在檔案庫(kù)房進(jìn)行搬遷的過(guò)程中，做好多方協(xié)調(diào)，合理安排時(shí)間，謹(jǐn)慎選擇搬遷公司等是必不可少的工作，同時(shí)要保證檔案的實(shí)體安全和防止泄密事件的發(fā)生，圓滿完成檔案的建設(shè)與搬遷工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳禎.檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)與檔案搬遷問(wèn)題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：58-59.

[2]夏萍.關(guān)于檔案新館建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].山東檔案，2017（5）：41-43.

[3]徐良.關(guān)于城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：92-92.

[4]楊玲，吳玉龍，宋元，等.自然資源部數(shù)字檔案室建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策[J].北京檔案，2018，No.329（5）：36-37.