數(shù)字信息共享，開(kāi)發(fā)中小企業(yè)管理新領(lǐng)域

楊廣明

[摘? ? 要] 在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，每個(gè)企業(yè)都在不斷生成各類(lèi)數(shù)字文檔（包括各類(lèi)電子文檔、圖形、圖像、多媒體電子文件等）。大型企業(yè)在這方面嘗試比較早，有成型的管理模式，但大多數(shù)中小企業(yè)在如何建立數(shù)字信息檔案，更好地利用數(shù)字信息方面都存在一定的問(wèn)題。本文就這個(gè)問(wèn)題加以探討，以便提高企業(yè)對(duì)數(shù)字信息的正確認(rèn)識(shí)，開(kāi)發(fā)企業(yè)管理新領(lǐng)域，將數(shù)字經(jīng)濟(jì)這個(gè)概念帶入中小企業(yè)的視野。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字;信息;共享;管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 036

[中圖分類(lèi)號(hào)] F270.7? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）17- 0089- 02

1? ? ? 企業(yè)數(shù)字信息概述

企業(yè)數(shù)字信息指一個(gè)企業(yè)或單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中積累的各種有價(jià)值的數(shù)字化信息和內(nèi)容。這些信息和內(nèi)容以不同的格式存儲(chǔ)，同企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)作、服務(wù)、管理等商業(yè)活動(dòng)密不可分，它們本身具有極大的價(jià)值，也被稱(chēng)為數(shù)字資產(chǎn)。

數(shù)據(jù)是對(duì)生產(chǎn)、銷(xiāo)售的直接記錄，信息是建立在數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，高效率的收集、處理、使用各種信息，對(duì)數(shù)據(jù)深層次挖掘所產(chǎn)生的分析，能夠發(fā)現(xiàn)管理中潛在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，以便盡早采取應(yīng)對(duì)措施，保證事態(tài)處于有效控制，切中企業(yè)管理要害，擴(kuò)展企業(yè)管理新領(lǐng)域。數(shù)字信息內(nèi)容包括：電子郵件、電子文檔、設(shè)計(jì)方案、電子稿件、圖片、各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。

2? ? ? 數(shù)字信息在企業(yè)管理的重要作用

為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)需要建立精細(xì)化管理模式。對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析是企業(yè)實(shí)施精細(xì)管理的必然選擇，對(duì)企業(yè)控制成本以及未來(lái)發(fā)展走勢(shì)的前瞻判斷具有重要意義。

（1）數(shù)字信息全面使用，有利于建立企業(yè)數(shù)字化管理平臺(tái)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)包括供應(yīng)、生產(chǎn)和銷(xiāo)售。勞動(dòng)者從外部采購(gòu)原材料用于生產(chǎn)，從場(chǎng)地存放、借助輔助環(huán)節(jié)派發(fā)到生產(chǎn)車(chē)間，到上機(jī)生產(chǎn)，劃分很多工藝流程，涉及的每一生產(chǎn)環(huán)節(jié)和工序，如材料的品質(zhì)、數(shù)量、型號(hào)、單價(jià)等等的記載，還有生產(chǎn)控制過(guò)程中質(zhì)量數(shù)據(jù)、材料消耗數(shù)據(jù)、設(shè)備耗電，工人操作時(shí)間、設(shè)備效率等等這些數(shù)據(jù)構(gòu)成了企業(yè)生產(chǎn)形態(tài)，也是構(gòu)成成本的直接要素。投入生產(chǎn)后，形成產(chǎn)品使用價(jià)值，轉(zhuǎn)化成銷(xiāo)售對(duì)象，企業(yè)才能獲得銷(xiāo)售價(jià)值。對(duì)這部分?jǐn)?shù)據(jù)的管理分析運(yùn)用，通過(guò)對(duì)這些指標(biāo)的動(dòng)態(tài)運(yùn)算，及時(shí)反映內(nèi)部生產(chǎn)和市場(chǎng)變化情況，糾正在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不必要的浪費(fèi)，提供管理依據(jù)，是企業(yè)精細(xì)化管理的基礎(chǔ)，可以為控制生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程提供服務(wù)保障，提升企業(yè)信息化管理水平。

（2）有利于建立資源共享的平臺(tái)。業(yè)務(wù)部門(mén)之間平臺(tái)化溝通，如生產(chǎn)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)相互制約，避免產(chǎn)生管理灰色地帶，避免虛報(bào)產(chǎn)量，虛報(bào)業(yè)務(wù)現(xiàn)象，堵住企業(yè)管理漏洞，明確資金流向，提高資金使用的安全性。信息技術(shù)的應(yīng)用，減少重復(fù)性的操作和人工成本，將與企業(yè)運(yùn)營(yíng)的全盤(pán)數(shù)據(jù)納入一個(gè)管理平臺(tái)，有利于各職能部門(mén)進(jìn)行比對(duì)分析，達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)。

（3）為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)涵蓋企業(yè)生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理、人力資源管理、行政后勤管理等各個(gè)方面。如，人員工資管理，現(xiàn)在生產(chǎn)企業(yè)工資管理一般使用計(jì)件工資，工資收入與職工完成生產(chǎn)產(chǎn)量成正比，當(dāng)工資發(fā)放高于生產(chǎn)產(chǎn)值，反映出生產(chǎn)目標(biāo)管理的一系列問(wèn)題。究其原因，一是生產(chǎn)原因，工序增多，成本加大;二是市場(chǎng)原因，競(jìng)爭(zhēng)加劇，競(jìng)相壓價(jià);三是職工自身原因，技術(shù)程度要求高，投入產(chǎn)出不成比例。這就要求管理層迅速做出反應(yīng)，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門(mén)，對(duì)生產(chǎn)過(guò)程數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，查找確鑿的依據(jù)，如果是生產(chǎn)的原因，就要加大生產(chǎn)管理力度，從工藝設(shè)計(jì)開(kāi)始，控制過(guò)程成本;如果是市場(chǎng)的原因，就要調(diào)整市場(chǎng)方向，及時(shí)止損;如果是職工技能的原因，就要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。

3? ? ? 中小企業(yè)數(shù)字信息管理存在的問(wèn)題

現(xiàn)在大多數(shù)中小企業(yè)，只對(duì)一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集立卷有一定的認(rèn)識(shí)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到普遍應(yīng)用。有一些部門(mén)管理者或者是檔案管理人員對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中形成的數(shù)字文件沒(méi)有進(jìn)行有效的管理。

（1）缺乏科學(xué)的信息管理制度。在數(shù)據(jù)化背景下，健全數(shù)字信息管理工作制度至關(guān)重要。目前，很多企業(yè)的數(shù)字信息管理體系不完善，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，企業(yè)信息管理意識(shí)不強(qiáng)，各部門(mén)凝聚力不高，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受阻，容易造成一盤(pán)散沙的局面。一些企業(yè)尚未建立數(shù)字信息庫(kù)，沒(méi)有建立數(shù)字式檔案管理的工作流程，在數(shù)據(jù)信息的采集與創(chuàng)建、導(dǎo)入相應(yīng)的管理系統(tǒng)方面還是空白。

（2）有些企業(yè)雖然建立了初步的數(shù)字信息管理流程，但創(chuàng)新意識(shí)薄弱，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)存在的問(wèn)題熟視無(wú)睹或者束手無(wú)策，在工作中存在著各種疏漏。如有利用價(jià)值的數(shù)字信息保存不好，一些管理人員跟蹤不及時(shí)，生產(chǎn)操作人員圖省事，將發(fā)生過(guò)的數(shù)字文件散失無(wú)存?；蛘邤?shù)字信息用完了，沒(méi)有考慮再利用，數(shù)字信息存儲(chǔ)不到位。有的企業(yè)因管理不善，對(duì)可利用的電子文檔存儲(chǔ)方式不規(guī)范造成查找困難，白白浪費(fèi)時(shí)間，延誤生產(chǎn)周期，浪費(fèi)工作成本。

（3）忽視數(shù)字信息在促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展方面的作用。數(shù)字信息加工利用對(duì)目標(biāo)成本管理具有不可替代的作用，能夠在滿足市場(chǎng)正常需求的基礎(chǔ)上降低成本、減少預(yù)算，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化。其實(shí)，數(shù)字信息在初期加工過(guò)程中，要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，如電子文檔的設(shè)計(jì)制作、視頻制作、影像資料的拍攝等，其成本比較高，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，具有資產(chǎn)價(jià)值。管理人員極少能夠?qū)ζ浼庸ふ?、編研，反饋出有價(jià)值的信息。

（4）對(duì)形成的數(shù)字信息缺少服務(wù)功能。加工整理的數(shù)字信息存儲(chǔ)后，不能束之高閣，要建立信息共享平臺(tái)，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，為再利用創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門(mén)之間的共享。

4? ? ? 盤(pán)活數(shù)字信息，促進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的對(duì)策

數(shù)字信息的應(yīng)用無(wú)所不在，如果管理好這部分工作，必將減少工時(shí)，提高工作效率，節(jié)約企業(yè)成本。同時(shí)，也能為企業(yè)創(chuàng)造新的效益增長(zhǎng)點(diǎn)。據(jù)研究報(bào)告顯示，當(dāng)前大約有80%的企業(yè)信息以數(shù)字文檔、多媒體文件和其他形式的非結(jié)構(gòu)內(nèi)容形式存在，可以預(yù)見(jiàn)這一增長(zhǎng)趨勢(shì)將會(huì)更加明顯，作為企業(yè)資源的數(shù)字信息將會(huì)有無(wú)限的經(jīng)濟(jì)潛力，應(yīng)該不僅僅局限在開(kāi)發(fā)和利用上，對(duì)它有效的管理，必將產(chǎn)生意想不到的驚喜，形成企業(yè)數(shù)字經(jīng)濟(jì)。這也必將是企業(yè)管理新的創(chuàng)意和新的課題。

同時(shí)我們應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：

（1）建立科學(xué)的數(shù)字信息化管理體系，順應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式的優(yōu)化和升級(jí)，成立信息中心。通盤(pán)考慮設(shè)計(jì)企業(yè)上相應(yīng)的管理系統(tǒng)，達(dá)到企業(yè)數(shù)字信息與經(jīng)營(yíng)管理一體化效果。要提高企業(yè)管理人員的基本素質(zhì)，儲(chǔ)備數(shù)字信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，專(zhuān)門(mén)設(shè)置管理人員開(kāi)展常規(guī)化數(shù)字管理，有意識(shí)的做好數(shù)據(jù)采集工作，滿足經(jīng)營(yíng)管理工作需要。各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)生的數(shù)據(jù)要保留好第一手基礎(chǔ)資料，對(duì)日常工作中形成的有效數(shù)據(jù)有意識(shí)地加以存儲(chǔ)。同時(shí)，體現(xiàn)記錄信息發(fā)生變化時(shí)所有備查過(guò)程，對(duì)需要存儲(chǔ)的數(shù)字信息要格外重視，重要數(shù)字檔案統(tǒng)一存到企業(yè)檔案部門(mén)，存儲(chǔ)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有利用和開(kāi)發(fā)價(jià)值的數(shù)字檔案，保證在源頭上控制數(shù)字信息的及時(shí)歸檔，保證有價(jià)值的數(shù)字信息檔案不散失。

（2）在生產(chǎn)管理、目標(biāo)成本管理、市場(chǎng)分析管理、固定資產(chǎn)管理、人力資源管理等方面設(shè)立數(shù)字信息管理對(duì)象，做好內(nèi)控工作。以財(cái)務(wù)管理為中心，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，順應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律，以過(guò)程數(shù)字統(tǒng)計(jì)分析優(yōu)化目標(biāo)成本管理，時(shí)時(shí)監(jiān)督生產(chǎn)過(guò)程控制，使生產(chǎn)目標(biāo)成本達(dá)到理想效果，利用數(shù)字信息開(kāi)展市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析，加大風(fēng)險(xiǎn)管理操控力度，做好企業(yè)對(duì)內(nèi)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作。制定科學(xué)合理的考核和監(jiān)督目標(biāo)，加大財(cái)務(wù)監(jiān)督審核的力度，及時(shí)獲取和整合企業(yè)成本支出和利潤(rùn)回報(bào)的數(shù)據(jù)，以幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行判斷，并能準(zhǔn)確地做出決策，提升企業(yè)管理水平。

（3）加強(qiáng)數(shù)字化管理措施，制定嚴(yán)格的權(quán)限和分級(jí)管理制度。一是適應(yīng)數(shù)字文件量大和數(shù)據(jù)增長(zhǎng)速度快的兩個(gè)特點(diǎn)。二是方便檢索。對(duì)于數(shù)據(jù)量龐大的數(shù)字檔案，要保證可以快速查閱。三是對(duì)有效數(shù)字信息的保護(hù)。數(shù)字信息管理工作應(yīng)認(rèn)識(shí)到，有效的數(shù)字信息也是檔案的一種，它同樣具備檔案的時(shí)限性，將數(shù)字信息升級(jí)為數(shù)字檔案的內(nèi)容，要進(jìn)行安全防護(hù)，防止出現(xiàn)信息被泄露與篡改等現(xiàn)象。在加強(qiáng)對(duì)數(shù)字信息的保密管理同時(shí)，又要分級(jí)授權(quán)，做好跨平臺(tái)數(shù)據(jù)應(yīng)用的基礎(chǔ)工作，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，便于數(shù)字檔案得到更好的利用。四是與時(shí)俱進(jìn)更新數(shù)字管理系統(tǒng)，對(duì)過(guò)期沒(méi)有利用價(jià)值的數(shù)字信息加以處理，便于數(shù)據(jù)清理和更新。

（4）對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)重點(diǎn)環(huán)節(jié)要加以控制。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，控制重點(diǎn)工序是企業(yè)生產(chǎn)的先決條件，這就要求在日常工作中，對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)形成的數(shù)據(jù)要保存好，如印刷企業(yè)要對(duì)制版工序的數(shù)據(jù)嚴(yán)格控制。同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)流程共享，這樣可以避免重復(fù)工作造成浪費(fèi)，降低成本。

（5）在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息決定先機(jī)。利用信息獲取價(jià)值尤為重要，企業(yè)重點(diǎn)在分析數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)、監(jiān)督數(shù)據(jù)、評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)方面下功夫，做好預(yù)算管理，指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程。同時(shí)，還要對(duì)外來(lái)數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，對(duì)客戶相關(guān)數(shù)據(jù)的保管不能忽視，建立客戶數(shù)字信息管理庫(kù)，實(shí)現(xiàn)雙贏。如，印刷企業(yè)在成書(shū)過(guò)程中，備份的文稿信息要為客戶嚴(yán)格保管，進(jìn)行加密，要建立完善的數(shù)字檔案規(guī)章制度，落實(shí)管理責(zé)任制。防止信息被泄露和更改，為客戶再版時(shí)提供便利。

（6）增強(qiáng)法律意識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)規(guī)范管理。隨著信息化管理的普及，企業(yè)電子化商業(yè)平臺(tái)的建立，商業(yè)合同與生產(chǎn)加工對(duì)象的要求都呈現(xiàn)數(shù)字信息形態(tài)，對(duì)傳入數(shù)據(jù)的各個(gè)環(huán)節(jié)加以控制，避免弄虛作假、貪污腐敗的滋生，確保工作準(zhǔn)確性，減少工作失誤，最大限度地減少雙方矛盾和法律糾紛。在與客戶合作前，對(duì)客戶信用度進(jìn)行調(diào)查，通過(guò)資信共享平臺(tái)完成客戶信息的收集、財(cái)務(wù)狀況資料收集，對(duì)盈利能力做出評(píng)價(jià)，如果發(fā)現(xiàn)客戶誠(chéng)信度不夠，或者在合作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)賬款沒(méi)有及時(shí)到賬，公司財(cái)務(wù)人員要立即警覺(jué)，啟動(dòng)對(duì)外風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，及時(shí)止損，確保企業(yè)資金不受損失。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，財(cái)務(wù)部門(mén)與市場(chǎng)管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息共享，時(shí)時(shí)跟蹤，縮短賬期，保證資金快速回籠，提高資金利用率，投入企業(yè)再生產(chǎn)，促進(jìn)企業(yè)管理步入良性循環(huán)軌道。

5? ? ? 結(jié)? ? 語(yǔ)

數(shù)字經(jīng)濟(jì)如雨后春筍般發(fā)展壯大，但我國(guó)中小企業(yè)正處于轉(zhuǎn)型過(guò)程中，企業(yè)管理信息化程度低，管理方式方法陳舊，抗風(fēng)險(xiǎn)能力差，中小企業(yè)啟動(dòng)數(shù)字化學(xué)管理模式，必將成為中小企業(yè)轉(zhuǎn)型的拐點(diǎn)，為企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展保駕護(hù)航。

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