電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升策略

吳菊平

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-116-01

摘 要 在電力企業(yè)中，辦公室的工作具有復雜、繁瑣等特點，其中文秘的工作水平對于電力企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，但是在工作過程中存在各種問題?；诖?，本文提出了明確辦公室規(guī)則制度、優(yōu)化服務意識、提高整體素質(zhì)三個方面措施，提高辦公室文秘的工作水平，從而促進電力企業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞 電力企業(yè) 辦公室文秘 提升策略

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，電力企業(yè)的發(fā)展規(guī)模逐漸增加，在企業(yè)的辦公室工作中，文秘占據(jù)主導地位，文秘人員的工作水平對電力企業(yè)的發(fā)展具有直接影響，所以企業(yè)應加強對文秘工作的研究，保證員工的工作具有規(guī)范性、前瞻性等方面的特點。

一、電力企業(yè)辦公室文秘工作現(xiàn)狀

電力企業(yè)的工作具有廣泛性的特點，尤其辦公室文秘的工作任務量大且復雜?，F(xiàn)階段，在工作過程中存在以下幾個方面問題：第一，工作人員的綜合素質(zhì)有待提高。隨著電力企業(yè)的發(fā)展，對于文秘工作者的要求逐漸增加，導致部分工作人員的專業(yè)水平難以適應企業(yè)的需求，其中的主要原因是文秘人員的工作量大、負擔重，沒有時間進行及時的知識更新，導致其辦文、辦公等工作不符合領導的要求。并且由于辦公室具有空間的局限性，導致文秘工作人員調(diào)研的實踐少，對于具體的工作事項難以全面掌握，導致其工作效果不佳。第二，工作目標模糊。部分員工對于文秘工作的認識具有片面性，認為其主要職責是處理日常事務，導致在工作過程中存在難以把握領導工作重點的問題，并且在上下級交流過程中容易出現(xiàn)偏差，導致文秘工作人員對于工作目標的認識不清晰。另外，在辦公室中缺乏科學的工作標準，導致文秘人員在工作過程中會出現(xiàn)把控失衡的現(xiàn)象，影響工作效率與質(zhì)量。第三，基層電力企業(yè)辦公室文秘工作繁雜。文秘人員除收發(fā)文件、撰寫文稿等本職工作外，還兼管檔案、法務、信訪、制度建設、新聞宣傳等方面的工作，任務較重，影響員工的工作熱情以及效率。

二、提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略

（一）提高整體素質(zhì)

電力企業(yè)辦公室文秘工作人員應加強學習，從而提高自身整體素質(zhì)，為工作質(zhì)量提供保障。第一，對電力企業(yè)中的辦公室文秘工作進行系統(tǒng)的學習，從而有效的提高自身素質(zhì)，辦公室是一項具有政治性與全局性的工作，所以員工需要提高自身政治素質(zhì)，加強政治鑒別能力，能夠辯證的分析工作中存在的問題。第二，企業(yè)應加強對文秘人員培訓，使其對企業(yè)中各個環(huán)節(jié)有所了解，使之成為復合型人才，既具有表達、協(xié)作等方面的能力，還具備較強的辦事、溝通能力。另外，企業(yè)應積極引進創(chuàng)新型人才，從而為電力企業(yè)辦公室注入新鮮血液，促進工作水平的提升。第三，加強對企業(yè)文化的宣傳，提高辦公室文秘人員的凝聚力，從而保證其達成工作職責及要求，使其具有勇于承擔自己的錯誤或失敗，不歸咎他人并努力改善的意識，進而建立良好的工作氛圍。

（二）明確辦公室規(guī)則制度

明確的辦公室制度能夠有效的規(guī)范文秘工作人員的工作方法，具有提高工作效率的重要作用。第一，管理人員應根據(jù)電力企業(yè)的發(fā)展目標，對辦公室的規(guī)則與制度進行創(chuàng)新與完善，從而建立一套適用于文秘人員的工作體系。在此過程中，管理人員需要對文秘工作人員進行全面的了解，從而合理地為其布置工作內(nèi)容。管理人員需要保證在制定制度過程中，先考慮各個部門的意見，從而保證制度具有實際意義以及實用性。在制度制定后，領導人員應加強對規(guī)章制度的宣傳，保證文秘人員能夠?qū)χ贫冗M行深入了解，從而有效的發(fā)揮規(guī)章制度的有效性。第二，抓住重點，在電力企業(yè)中，辦公室文秘的主要工作是傳達文件、撰寫文稿等幾方面內(nèi)容，在工作過程中，工作人員需要及時領會領導的意圖，從而抓住工作重點，根據(jù)工作規(guī)范進行工作。第三，管理人員應根據(jù)文秘工作人員的具體情況制定獎懲措施，管理人員需要根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營目標，建立建立有效的考核制度，并根據(jù)考核結(jié)果制定獎懲方式。從而有效的調(diào)動工作人員的積極性，在考核過程中，管理人員需要保證考核內(nèi)容具有公開性、客觀性等特點，確保文秘工作人員明確考核標準、程序等內(nèi)容。

（三）優(yōu)化服務意識

服務意識對于電力企業(yè)辦公室文秘具有重要意義，需要明確其職責是服務領導、機關、基層班站所。在此過程中，工作人員需要做到以下幾個方面：第一，電力企業(yè)辦公室文秘應樹立服務思想，將服務意識內(nèi)化成為工作實際，從而有效地發(fā)揮其工作職能，高效的處理企業(yè)中各個部門之間的關系。以四川省電力公司為例，該公司打造優(yōu)質(zhì)服務理念——舉辦服務意識提升培訓會，培訓從“服務的基本理念”、“服務用語”、“建立服務意識”、“如何克服服務綜合征”、“認識我們自己”五個方面，結(jié)合具體事例、典型故事，強調(diào)服務中需具備溝通能力、傾聽能力、心態(tài)調(diào)控能力、組織協(xié)調(diào)能力、投訴處理能力五項技能，并逐一解釋指導，有效地強化了員工的服務意識。辦公室文秘工作人員應重視服務工作，要強化服務意識，提升服務理念，從而得到被服務者的信任和支持。第二，文秘工作人員應做到在領導做出決定之前，能夠提出建設性的意見，并不斷完善自身工作方式，對于領導下達的任務能夠進行有效的安排，保證工作具有調(diào)理性。

綜上所述，辦公室文秘的工作水平對于電力企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，工作人員應提高自身能力水平，運用先進的工作方法，解決在日常工作過程中存在的問題，從而提高工作質(zhì)量，企業(yè)應為工作人員提供提升能力的渠道，從而有效的提高其綜合素質(zhì)，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1]王曉暉.電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升策略[J].辦公室業(yè)務，2018（24）：59.

[2]吳林鍇.提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的方法和策略[J].辦公室業(yè)務，2018（23）：154.