淺析共享核算在加油站管理中的探索和實踐

胡冬梅

摘 要：目前，共享經(jīng)濟已經(jīng)成為中國經(jīng)濟發(fā)展的大趨勢。加油站作為成品油零售終端，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展，整合資源，提高勞動效率和精細化管理水平。分析了加油站共享核算的目的以及運作模式，論述了共享核算業(yè)務(wù)在加油站管理過程中的實踐和取得的成效。

關(guān)鍵詞：共享核算;加油站;管理;實踐

文章編號：1004-7026（2019）12-0144-02? ? ? ? ?中國圖書分類號：F406.72;F426.22? ? ? ? 文獻標(biāo)志碼：A

加油站共享核算業(yè)務(wù)主要是將加油站每天重復(fù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、核對、匯總等需要人工完成的核算業(yè)務(wù)從加油站剝離出來，由共享核算員統(tǒng)一處理，實現(xiàn)加油站核算業(yè)務(wù)關(guān)口上移。共享核算可以降低加油站員工的勞動強度，提高勞動效率，實現(xiàn)工作標(biāo)準(zhǔn)化、人員專業(yè)化、管理精細化。

1? 加油站共享核算業(yè)務(wù)的職能和模式

1.1? 共享核算的主要職能

共享核算業(yè)務(wù)是將加油站每天的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、核對、匯總等需要人工完成的核算業(yè)務(wù)，從加油站剝離出來，集中由上級公司選派的共享核算員核算。共享核算員具有核算和監(jiān)督雙重職能，既負責(zé)核算，還負責(zé)加油站資金的監(jiān)督工作。

1.2? 共享核算的模式

共享核算采用“1+X”模式，即由一個核算員負責(zé)若干加油站的核算業(yè)務(wù)。共享核算員屬于銷售片區(qū)，負有部分管理責(zé)任。

2? 開展加油站共享核算業(yè)務(wù)的目的

2.1? 為經(jīng)營管理提供服務(wù)支撐

實施共享核算前，加油站每天用于核算的時間大約為2 h。若出現(xiàn)賬務(wù)不平或月末結(jié)賬，耗費的工作時間會更長。

開展共享核算的目的是讓業(yè)務(wù)更集中、更高效。取消加油站核算員崗位，將加油站員工從煩瑣的日常業(yè)務(wù)（數(shù)據(jù)統(tǒng)計、核對、匯總）中解放出來，把更多的精力投入到加油站服務(wù)工作中。

2.2? 規(guī)避資金安全風(fēng)險

由于加油站分布在高速公路、交通主干道和鄉(xiāng)村城鎮(zhèn)，位置分散，點多面廣，現(xiàn)場稽查無法在短時間內(nèi)覆蓋100%的加油站，只能通過規(guī)章制度和操作流程約束。

但在實際工作中，部分員工的執(zhí)行力不強，可能會出現(xiàn)內(nèi)部管理與監(jiān)控難以發(fā)現(xiàn)的資金風(fēng)險。例如人為隱瞞收入不入賬、賒銷或挪用銷售款等。

由于公司財務(wù)部門資金入賬跟蹤、銷售日報的資金配比等監(jiān)控手段受到報表上傳和記賬時間差等因素的限制，資金核對工作即時性不強的問題難以得到有效解決。鑒于上述管理現(xiàn)狀，實施共享核算的目的就是讓人事不隸屬于加油站的共享核算員參與到加油站管理的全過程，對資金進行360°全方位跟蹤和監(jiān)督，從而規(guī)避資金安全風(fēng)險。

2.3? 提高效率和效益

共享核算的本質(zhì)是通過整合資源，釋放效率和效能，從而提升公司價值。資源整合通過運用現(xiàn)有的加油站管理、財務(wù)、加油卡等信息系統(tǒng)，實現(xiàn)流程再造，降低核算人員到站頻次，有效利用系統(tǒng)實現(xiàn)遠程的數(shù)據(jù)整理、核對和管控。

共享核算開展初期，通過專業(yè)化分工和流程梳理，結(jié)合業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、精益化管理，單站月累計減少核算工作時長60 h，用工效率明顯提高，共享服務(wù)集約效應(yīng)明顯。

2.4? 有利于公司專業(yè)化管理

實施共享核算前，加油站每站均配備1名核算員，且人員素質(zhì)參差不齊。公司投入了大量的人力、物力、財力，但因崗位離職頻率高、人員更替頻繁，核算質(zhì)量有待提高。面對這樣的形勢，應(yīng)主動探索一種更加集約、高效的運作模式，充分發(fā)揮集中優(yōu)勢、專業(yè)優(yōu)勢和技術(shù)優(yōu)勢。

發(fā)展共享核算，有利于解決加油站核算人員接續(xù)不足的問題，既是立足當(dāng)下，更是著眼未來。共享核算采用“1+X”模式，由一個共享核算管理員負責(zé)若干個加油站核算業(yè)務(wù)，促使人員向?qū)?、精、尖方向發(fā)展。

3? 加油站共享核算的探索和實施

3.1? 共享核算的推進和實施

第一，調(diào)研論證可行性。通過訪談加油站員工，就共享核算業(yè)務(wù)的可行性進行調(diào)研，聽取加油站經(jīng)理、核算員及相關(guān)職能部門的意見，充分論證方案實施的可行性。

第二，制定共享核算業(yè)務(wù)流程，選定站點試運行。在同一銷售片區(qū)的4座加油站開展業(yè)務(wù)試運行工作，積累一定的經(jīng)驗后，選擇2名核算員在2個片區(qū)的25座加油站開展共享核算業(yè)務(wù)。

第三，召開對接會，解決運行中的問題。在工作過程中，召開業(yè)務(wù)對接會，研究業(yè)務(wù)運行中出現(xiàn)的各種問題，制定相應(yīng)的解決方案。

第四，總結(jié)經(jīng)驗，制定共享核算管理辦法和工作流程。明確共享核算員的管理權(quán)限、職責(zé)和考核辦法，發(fā)放共享核算的指導(dǎo)手冊，為業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化提供依據(jù)。

第五，成立攻堅小組。小組成員要及時跟進共享核算推進情況，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出解決意見。

3.2? 共享核算業(yè)務(wù)取得的成效

第一，整合公司資源，有效解放加油站勞動力，節(jié)約成本，提高工作效率。自推出共享核算業(yè)務(wù)以來，加油站收銀員只需每日在銀行收款人員來之前整理好現(xiàn)金及繳存單，并做好每天的系統(tǒng)日結(jié)工作。共享核算將加油站核算員從每天的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、核對、匯總等核算業(yè)務(wù)中解放出來，實現(xiàn)了加油站核算業(yè)務(wù)關(guān)口上移，降低了加油站員工的勞動強度，提高了勞動效率。原來負責(zé)核算業(yè)務(wù)的員工可以在加油站高峰期補位到現(xiàn)場服務(wù)。

第二，形成了加油站資金“三位一體”全方位監(jiān)控，有效降低風(fēng)險，提高了資金管理水平。共享核算員負責(zé)加油站的資金管理工作，監(jiān)督加油站營業(yè)款的收繳，并對銀行回單進行現(xiàn)場復(fù)核。財務(wù)人員利用財務(wù)系統(tǒng)核對加油站繳存數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了加油站經(jīng)理、共享核算員、財務(wù)人員3級復(fù)核。

第三，工作模式由“線下”單一模式向“線下+線上”復(fù)合模式轉(zhuǎn)變，提高了工作效率和質(zhì)量。以往加油站銷售報表是5 d或10 d報送一次，部分加油站距離銷售片區(qū)及公司距離較遠，報送紙質(zhì)報表不但耗費人力、物力，而且實效性不強。實施共享核算的加油站無需報送紙質(zhì)報表，而是由共享核算員在信息系統(tǒng)中自動取數(shù)、核對并填寫各加油站銷售報表和相關(guān)附件，每天傳至相關(guān)職能部門，月末到加油站現(xiàn)場整理、裝訂并核對紙質(zhì)報表及相關(guān)資料。此項工作的開展，進一步提高了各類信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平，使系統(tǒng)資源能夠被充分共享，實現(xiàn)了集中、高效、便利的管理，在很大程度上提高了工作效率和質(zhì)量。