論加強檔案信息化建設的重要性

王潔

【摘 要】檔案是一種社會的信息資源，是最基礎的資源也是國家的重要資源。檔案工作信息化建設是檔案工作跟隨時代發(fā)展的產物，通過對信息化技術的利用，結合檔案管理工作，為檔案信息化建設提供基礎，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供動力，加強檔案信息化建設，需要增設相關單位的硬件設備，更需要相關的檔案管理人員積極主動學習新的方式方法，提升信息技術在檔案管理中的有效應用，提高工作效率，促進檔案管理的秩序化和規(guī)范化，以形成新的檔案工作理念和思想，讓檔案工作可以更加高效的滿足社會對于檔案信息資源的需要，體現檔案管理的重要性。

【關鍵詞】檔案信息化;檔案管理水平;重要性;信息資源

一、檔案及檔案信息化建設的概念

1.檔案的概念

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。

2.檔案信息化建設的概念

檔案信息化建設，就是在檔案管理部門的組織下，對機關單位、企業(yè)形成的各門類的紙質檔案進行數字化加工，同時對檔案信息資源進行管理。檔案管理的信息化主要包括建設標準化、存儲數字化和利用網絡化。檔案資源只有通過信息化，才能真正發(fā)揮檔案信息資源的利用價值，是保證檔案資源數據真實可靠、提高服務機關單位、企業(yè)的必然要求，同時對推動我國經濟社會的快速發(fā)展也具有十分重要的作用。

二、檔案信息化的重要性及意義

1.檔案信息化的重要性

（1）隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰(zhàn)略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。面對這種挑戰(zhàn)，相關檔案工作者要不斷學習科學知識，加強檔案的信息化建設，全面掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，已經成為擺在眾多檔案工作者面前的一個重要課題。

（2）紙質檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點，檔案數字化建設，是順應時代發(fā)展的新舉措。電子文件實現了無紙化辦公，節(jié)省了文件周轉的流程，方便查閱。檔案數字化與電子文件的有效結合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務職能轉變，為用戶提供高效，優(yōu)質服務。

2.檔案信息化的意義

（1）檔案管理信息化是實現資源共享的重要途徑。在經濟社會全球一體化發(fā)展形勢下，檔案管理信息化能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進信息資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，實現資源的有效共享。

（2）檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的新起點。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應當今飛速發(fā)展的形勢，檔案管理人員必須打破舊有的管理思維，積極消除影響檔案管理信息化發(fā)展的弊端，運用適合于檔案管理信息化的工作結構，使檔案管理工作與社會整體發(fā)展相互協(xié)調一致。

（3）檔案管理的信息化是改革進步的新要求。過去的檔案管理工作主要是使用人力對檔案進行收集、整理、保存等，人力資源投入大但效率低，檔案管理的信息化不僅提高了檔案的存儲數量，還極大地解放了人力，提高了效率，適應現代社會快速發(fā)展的要求。

三、檔案信息化建設的現狀及存在的問題

1.檔案信息化建設的現狀

（1）檔案信息化基礎設施建設初具規(guī)模，我們由之前的紙質模式到現在增加了數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀和數字、視頻存貯轉換設備，同時又購置了適合網絡傳輸的復印機和打印機，逐步實現了計算機在文書檔案工作中的運用，為開展檔案的數字化工作奠定了基礎。

（2）檔案信息化網絡傳輸平臺已初步建成。建成開通了檔案局域網，在檔案網站上專門開設了政務信息、辦事服務、行業(yè)要聞、市縣新聞、公告信息、專題欄目、網上展廳等欄目，一個功能齊全、性能穩(wěn)定、利用方便的檔案信息傳輸、利用平臺已初步形成，為檔案館信息化建設提供了基礎和支持。

2.檔案信息化建設存在的問題

（1）缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范。目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設，具體表現在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一;并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準;這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

（2）檔案管理人員業(yè)務素質有待提高。信息化時代下，高校檔案信息化建設對檔案管理人員的業(yè)務素質提出了較高要求。檔案工作并不是簡單地將檔案進行接受、保管及提供上。新形勢下，一個較為合格的檔案管理人員需要熟練使用計算機、檔案管理軟件，還需要懂得檔案管理規(guī)范、對檔案信息價值有獨到的見解等等。

（3）軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差。許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用。

（4）數據保護存在風險。目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數據安全。

四、對做好檔案信息化建設的幾點思考

1.加強檔案信息網絡化的管理

隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、多媒體等技術的發(fā)展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環(huán)境：一是檔案管理部門都配備有現代設備，確保服務工作的有效性，提高檔案服務的質量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設進行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現代化管理積累了經驗，給予檔案管理工作強有力的支持。三是數字化帶動了傳統(tǒng)載體檔案的數字化，加快了數字化檔案的建設步伐，完善了電子文件的規(guī)范管理，使檔案部門成為向社會提供信息的重要渠道之一。四是隨著檔案管理工作的法律、法規(guī)陸續(xù)頒布，使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強，對所管理檔案進行系統(tǒng)地整理，為檔案的現代化管理奠定了基礎。

2.構建與現代化相適應的信息化檔案管理體系

檔案管理是以現代化作為發(fā)展方向的，而現代化則又是以標準化為前提。以計算機技術應用為中心的現代檔案信息管理方式必須建立在各項業(yè)務工作標準化的基礎之上，因此，實現檔案管理工作的標準化，是實現檔案管理信息化、科學化的必要條件。

根據標準化要求，一是建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設、溫度控制、防火防盜、蟲霉防治等方面達到國家標準。二是以縮微、裱糊、翻拍等技術手段進行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質量。三是抓好計算機應用工作，注重檔案數據庫基礎建設，建設數字化、信息化的檔案管理方式。四是加快現代化技術人才的引進和培養(yǎng)。真正建立起現代化的檔案信息管理體系。

在新的歷史發(fā)展時期，檔案工作人員必須要緊跟時代發(fā)展步伐，關注科技創(chuàng)新，積極完成檔案管理信息化技術的創(chuàng)新，從而帶動檔案管理水平的提升，實現檔案管理的新突破，為檔案管理事業(yè)貢獻力量。

五、結束語

信息化建設是現代社會的一個關鍵詞，各行各業(yè)都在比拼信息獲取速度，因此，檔案事業(yè)處于一個發(fā)展的黃金時期，檔案部門需要加強檔案信息化建設，提高檔案管理的信息化水平，完善檔案信息服務質量，為現代檔案信息資源利用提供更多更廣的渠道，為檔案信息化建設開辟新的道路，肩負起應有的歷史責任。

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