枕頭壩公司檔案管模式淺析

柳玉蘭

【摘 要】檔案管理是真實記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理，技術創(chuàng)新等活動的一項基礎性工作，在企業(yè)管理各方面都發(fā)揮著重要作用。本文總結了枕頭壩一級水電站建設中的檔案管理模式、檔案管理體系建設、檔案開發(fā)利用等方面經(jīng)驗，供同類型建設單位參考。

【關鍵詞】檔案;管理;體系

一、背景

（一）工程概況

枕頭壩一級水電站為大渡河干流水電梯級規(guī)劃的第十九個梯級，位于四川省樂山市金口河區(qū)，電站總裝機容量720MW，為徑流式電站、二等大（2）型工程，是四川省“十二五”重點工程。

（二）檔案管理概況

枕頭壩公司高度重視檔案管理工作，工程伊始就確定了“統(tǒng)一領導、集中管理、分級負責”的檔案管理體制，堅持“以人為本、服務為先、安全第一”為宗旨，嚴格按照國家、行業(yè)標準、規(guī)范，打造體制健全、標準規(guī)范、隊伍強大、系統(tǒng)先進、設施完備的檔案管理體系。工程建設過程中，通過建章立制、加強培訓、完善設施等工作，有效確保檔案管理體系高效運行。2011年10月18日，枕頭壩一級水電站通過截流階段檔案專項驗收，機組投產(chǎn)發(fā)電后一年即通過項目檔案專項預驗收，次年初通過項目檔案專項正式驗收。

二、檔案管理體系構建

（一）建章立制，筑牢檔案管理基石

構建體系是長效運行的保障，枕頭壩公司成立后，第一時間設立檔案管理機構，成立了分別以總工程師、副總經(jīng)理、總經(jīng)理為分管領導，覆蓋工程建設全過程的檔案管理網(wǎng)絡體系，相關業(yè)務成員達50余人，實現(xiàn)各級檔案管理動態(tài)控制。

同時，公司結合工程實際，嚴格按照相關法律法規(guī)要求，研究制定了20多項檔案管理辦法，明確檔案工作管理職責、管理原則、歸檔范圍、歸檔時間、保管期限、案卷質量等內(nèi)容，加強檔案工作標準化、規(guī)范化、程序化管理，使檔案管理工作有章可循，有法可依。

（二）加強培訓，提升檔案管理隊伍

一支業(yè)務素質過硬的工作隊伍是創(chuàng)建一流的檔案管理的重要保障。為此，公司在開工初始就積極吸納流域檔案專家來公司進行檔案管理;同時，通過開展檔案培訓、知識競賽、技能競賽等活動使檔案人員在干中學、學中干，不斷提高檔案管理人員工作水平。多年來，公司累計舉辦檔案業(yè)務培訓班近10次，為歸檔對象提供業(yè)務咨詢500余次，組織專兼職檔案人員外出培訓、考察10余次。通過培訓，極大地提高了檔案人員的專業(yè)水平，培養(yǎng)了一支知識儲備、業(yè)務技能經(jīng)得起考驗的檔案管理隊伍。

（三）完善設施，確保檔案保管環(huán)境

檔案保管是一項重要又艱巨的工作，不僅要確保實體檔案的安全，還要保證檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡安全。為確保檔案保存環(huán)境良好安全，公司不斷加大投入，完善檔案室硬件建設，做到庫房、辦公、閱覽三分開。目前檔案專用房402.20m2。其中檔案庫房187.20m2，閱覽室107.75m2，聲像檔案庫房39m2，實物檔案庫房39m2，辦公室29.25m2。并配備了檔案密集架24列，溫濕度測量儀器、空調、去濕機、空氣消毒機等設備，并定期檢查維護，電子檔案存放在專用防磁柜，具備良好的檔案保存環(huán)境。并通過權限分配管理、操作日志管理和系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等管理手段實現(xiàn)了檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。

（四）升級系統(tǒng)，跟進智慧企業(yè)步伐

檔案管理現(xiàn)代化是大勢所趨，公司緊跟大數(shù)據(jù)時代步伐，不斷更新檔案管理信息系統(tǒng)，積極采用了先進的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了文書檔案、科技檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案等網(wǎng)絡化收集、自動化輔助立卷、掃描輸入、遠近程全文檢索、查詢、利用、微機化統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)了庫存檔案紙質、電子“雙軌制”歸檔，為一份份的檔案建立特定的網(wǎng)上“戶口”，電子檔案保存多達170G，實現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化，使檔案的管理、利用更加高效快捷。

三、檔案管理措施實施

（一）超前控制源頭把控

由于水電工程具有工期長，參建單位多，人員變動大、檔案形成數(shù)量大、種類多的特點，因此檔案管理工作是一個持續(xù)過程。在工作中時常會出現(xiàn)工程結束后再進行歸檔文件材料的收集、整理的情況，但隨著工程建設階段和人員的變動，若不做好過程把控，很可能導致檔案資料不能收集齊全、完整。為防止此類問題的發(fā)生，枕頭壩公司檔案工作采取超預控措施，在工程開工會上就對應歸檔各方作出檔案工作的要求及計劃，細化歸檔范圍和歸檔責任，通過宣傳、動員、深入貫徹檔案工作意識等，從源頭加強檔案管理。

（二）過程監(jiān)控嚴格要求

隨著工程建設的逐步深入，枕頭壩公司檔案管理要求不斷提升，檔案管理嚴格按照“三納入”“四參加”“五同步”的控制措施，將檔案工作納入工作計劃、部門績效考核，納入崗位職責，實現(xiàn)責任歸口與落實，定期組織各級檔案管理和工作人員召開專題會，深入各歸檔單位及公司各部門檢查檔案的編制、整理情況，及時掌握檔案工作中存在的問題，及時提出解決對策、措施。形成了責任到人，一級抓一級，層層抓落實的全員參與態(tài)勢，強化了對檔案管理的現(xiàn)實性和動態(tài)性把握，檔案管理過程中還采用了以合同關系為紐帶、以檔案質量保證金為抓手，以分部及單位工程驗收檔案否決權為權限的“從首到尾”全面覆蓋的經(jīng)濟制約手段。極大地激發(fā)各歸檔方的歸檔積極性，最大程度的保證了檔案的完整性。

（三）多級審查確保質量

檔案的質量是檔案得以有效利用的保證。為了確保檔案質量，公司采取了多級審核辦法控制移交檔案質量，即工程竣工檔案必須經(jīng)施工單位、監(jiān)理單位、建設單位工程技術人員及檔案人員審核，部門移交檔案需由經(jīng)辦崗位人員、部門負責人及檔案人員核對審查。確認與實際無誤，在審查意見處簽名后，檔案室方可接收歸檔。經(jīng)過多道關卡，多級審查后不僅確保了歸檔質量，更進一步確保了檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。

四、檔案的高效開發(fā)利用

公司檔案不僅是工程建設、公司發(fā)展的全過程記錄，也是電站轉入生產(chǎn)后，管理、運行、檢修，技改等的重要依據(jù)。為了最大程度發(fā)揮檔案的價值，枕頭壩公司積極利用庫藏開展檔案編研，編寫了《管理制度匯編》、《卷宗指南》、《大事記》、《征地移民安置文件匯編》《利用檔案典型事例匯編》等實用參考資料10余篇。隨著檔案數(shù)字化的實施和檔案管理信息系統(tǒng)的應用，檔案借閱利用更加方便快捷，檔案的利用的人次和件次逐年遞增。多年來，隨著檔案庫存數(shù)量的增加，檔案的借閱利用人次由2010年的18人次逐年增加到2018年的182人次。先后利用各類檔案為工程建設、工程結算、工程審計、生產(chǎn)經(jīng)營、技術革新、法律維權等方面提供了大量數(shù)據(jù)服務，利用檔案創(chuàng)造的經(jīng)濟效益達數(shù)億元，同時還取得了明顯的社會效益。

五、結束語

枕頭壩公司科學的檔案管理工作模式，在精心的組織和認真的實踐下，經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展壯大，檔案庫存量日益增加，目前已積累到近7000卷科技檔案，近萬件文書檔案，150多件實物榮譽檔案，200多份光盤，4000多張照片，1500多卷會計檔案等，伴隨著生產(chǎn)經(jīng)營管理的不斷發(fā)展，檔案管理仍在不斷提升，尤其是當今信息化大數(shù)據(jù)時代的到來，也激發(fā)著枕頭壩公司的檔案管理工作者不斷探索更加高效的檔案管理模式，不斷創(chuàng)新工作方法，真正將檔案工作做精、做細、做強，為公司發(fā)展提供更多依據(jù)和更強支撐，為將來研究探索水電工程做出更大的貢獻。

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