檔案進(jìn)館評(píng)價(jià)方法研究★

孫曉燕 薛惠芬 王文玫 孫雨新 張薔

（1.國(guó)家海洋信息中心 天津 300171；2.中國(guó)海洋檔案館 天津 300171；3.南開大學(xué)商學(xué)院 天津 300071）

檔案接收進(jìn)館是檔案館根據(jù)相應(yīng)的法規(guī)依法接納收集當(dāng)?shù)氐钠笫聵I(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體等形成檔案的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作[1]。建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、門類齊全、內(nèi)容豐富、整理規(guī)范的館藏是綜合檔案館建設(shè)的目標(biāo)之一，檔案進(jìn)館是不斷充實(shí)館藏、豐富檔案信息資源的根本途徑，是館藏檔案資源建設(shè)的“主渠道”，各種門類、載體的檔案正是通過這個(gè)“主渠道”進(jìn)入檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理[2]。檔案接收進(jìn)館工作是檔案事業(yè)得以不斷發(fā)展的基石，是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。探討進(jìn)館問題，改進(jìn)和提高進(jìn)館工作質(zhì)量和效率具有實(shí)際意義。建立合理的檔案進(jìn)館評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，進(jìn)行量化評(píng)價(jià)，有助于實(shí)現(xiàn)進(jìn)館工作規(guī)范化和提高進(jìn)館檔案質(zhì)量的目標(biāo)[3][4]。

一、研究方法

本文基于現(xiàn)有文獻(xiàn)中關(guān)于檔案進(jìn)館的相關(guān)研究、實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和檔案專家訪談三種方式初步獲取檔案進(jìn)館工作評(píng)價(jià)指標(biāo)，訪談數(shù)據(jù)分析編碼后初步構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)，采用德爾菲法對(duì)指標(biāo)進(jìn)行修正和完善，運(yùn)用層次分析法計(jì)算各指標(biāo)權(quán)重，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案進(jìn)館工作評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。采用的研究方法包括關(guān)鍵對(duì)象訪談、德爾菲專家咨詢法和層次分析法。

訪談法應(yīng)用在檔案進(jìn)館工作評(píng)價(jià)指標(biāo)構(gòu)建階段，目的是通過檔案專家訪談獲取檔案進(jìn)館工作可能的影響因素。本研究共進(jìn)行了10人非正式訪談和8人正式訪談。采取面對(duì)面和電話交流的方式，訪談對(duì)象是多年從事檔案工作的檔案員。正式訪談建立在非正式訪談基礎(chǔ)上，采取半結(jié)構(gòu)化方式，一對(duì)一與被訪談?wù)哌M(jìn)行深入交流，針對(duì)關(guān)鍵問題獲取深層信息。訪談前根據(jù)非正式訪談結(jié)果對(duì)訪談提綱進(jìn)行了修正，8位訪談對(duì)象中男性3位，女性5位，年齡從25歲到53歲，分別在綜合檔案館、專業(yè)檔案館、企事業(yè)單位檔案室內(nèi)從事檔案相關(guān)工作，具有豐富的檔案進(jìn)館工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。而且在“檔案進(jìn)館”方面，通過其他人沒有獲取新的信息，達(dá)到“信息飽和”。訪談地點(diǎn)選擇在安靜的餐廳或會(huì)議室中，環(huán)境均安靜舒適，具有一定的私密性。訪談前告知被訪談?wù)咴L談的目的和大致內(nèi)容，在征得對(duì)方同意的前提下，對(duì)訪談進(jìn)行錄音，并在訪談后48小時(shí)之內(nèi)將錄音轉(zhuǎn)錄為文字。

德爾菲法用于對(duì)檔案進(jìn)館工作評(píng)價(jià)指標(biāo)體系進(jìn)行檢驗(yàn)和修正，層次分析法確定各指標(biāo)權(quán)重，形成最終的檔案進(jìn)館工作評(píng)價(jià)指標(biāo)體系[7][8]。德爾菲法首先要選擇符合一定條件的專家，進(jìn)行匿名發(fā)表意見，經(jīng)過多輪征詢專家對(duì)相關(guān)問題的意見，經(jīng)過多次反復(fù)的調(diào)查、修改、歸納和總結(jié)等，形成大多數(shù)專家認(rèn)可的看法的過程[5][6]。層次分析法是通過構(gòu)建相關(guān)矩陣，進(jìn)行兩兩元素間的相關(guān)比較，分析元素的相對(duì)重要性，將人的主觀判斷和思維過程進(jìn)行量化，將復(fù)雜決策數(shù)學(xué)化的過程。具體方法是首先通過建立判斷矩陣，建立層次結(jié)構(gòu)模型，然后進(jìn)行單獨(dú)層次排序和一致性檢驗(yàn)，然后進(jìn)行層次總排序和一致性檢驗(yàn)。

二、檔案進(jìn)館工作評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建

（一）評(píng)價(jià)指標(biāo)的獲取

專家深入訪談錄音總長(zhǎng)258分鐘，共轉(zhuǎn)錄文字39127字。訪談數(shù)據(jù)分析使用Nvivo 11軟件進(jìn)行輔助。在整體把握基礎(chǔ)上，將文稿進(jìn)行拆分、標(biāo)注，提取與檔案進(jìn)館密切相關(guān)的內(nèi)容，然后進(jìn)行開放性編碼、主軸編碼和選擇編碼三個(gè)過程。開放性編碼是針對(duì)“檔案進(jìn)館”部分采用逐段逐句的研究，反復(fù)推敲提取重點(diǎn)語句和關(guān)鍵信息；主軸編碼是對(duì)開放編碼后得到的關(guān)鍵信息進(jìn)行進(jìn)一步歸納，將屬于同一意義層的概念進(jìn)一步抽象，形成不同類目，對(duì)現(xiàn)象進(jìn)行深入解釋。主軸編碼的目的是發(fā)展主范疇和副范疇，并發(fā)現(xiàn)其潛在聯(lián)系。通過主軸編碼，本研究共抽取出40個(gè)主要范疇，通過主軸編碼，初步勾畫出檔案進(jìn)館工作的主要方面；選擇編碼是為了從主范疇中挖掘“核心范疇”，并與其他范疇聯(lián)系起來，驗(yàn)證相互之間的關(guān)系，把概念化發(fā)展不完整的范疇補(bǔ)充完善的過程。在選擇性編碼階段，本研究將檔案進(jìn)館工作歸納為7個(gè)核心范疇，分別是組織機(jī)構(gòu)保障、檔案鑒定、檔案齊全和完整性、檔案整理規(guī)范性、目錄數(shù)據(jù)著錄、隨同進(jìn)館材料、檔案驗(yàn)收和進(jìn)館。通過已有文獻(xiàn)[9][10][11][12][13][14]、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和訪談數(shù)據(jù)的分析，初步構(gòu)建檔案進(jìn)館工作評(píng)價(jià)的7個(gè)一級(jí)指標(biāo)和43個(gè)二級(jí)指標(biāo)。

（二）德爾菲法的運(yùn)用和指標(biāo)重要性的確定

1.選擇咨詢專家。根據(jù)研究需要，選擇對(duì)檔案進(jìn)館工作比較了解，并有豐富的檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)的專家。本研究先后進(jìn)行兩輪專家咨詢，專家人數(shù)均是20名，其中來自專業(yè)檔案館具有豐富的檔案管理和進(jìn)館工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專家8名，來自國(guó)家和地方綜合檔案館的專家4名，來自企事業(yè)單位檔案室的專家5名，來自檔案學(xué)界研究成果豐富而且涉及檔案進(jìn)館工作的學(xué)者3名，所有專家都具有碩士以上學(xué)歷，高級(jí)技術(shù)職稱。

2.編制專家咨詢表和專家咨詢實(shí)施過程。首先根據(jù)前文初步獲取的檔案進(jìn)館評(píng)價(jià)指標(biāo)，構(gòu)建檔案進(jìn)館工作評(píng)價(jià)指標(biāo)專家咨詢表，根據(jù)專家所在地分別采用現(xiàn)場(chǎng)和郵件兩種方式，要求專家針對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)分別提出具體意見，并針對(duì)各個(gè)指標(biāo)項(xiàng)的可操作性和重要程度等進(jìn)行打分。首輪過后，針對(duì)專家咨詢結(jié)果進(jìn)行認(rèn)真分析，根據(jù)專家的修改意見對(duì)最初的評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行適當(dāng)?shù)男拚?，并重新編制第二輪專家咨詢使用的評(píng)價(jià)指標(biāo)咨詢表，進(jìn)行第二輪的意見征詢，要求專家對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系進(jìn)行再次評(píng)價(jià)。兩輪征詢過后，根據(jù)專家意見綜合考慮，基本形成意見大體一致的檔案進(jìn)館評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。

專家咨詢過程中，專家需要對(duì)每一個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估，按照李克特量表將重要性賦值5-1，分別對(duì)應(yīng)超級(jí)重要、比較重要、一般重要、不太重要和不重要、不太重要5個(gè)等級(jí)；將專家對(duì)指標(biāo)的熟悉程度分別賦值0、0.25、0.5、0.75和1，分別對(duì)應(yīng)很不熟悉、較不熟悉、一般、較熟悉、很熟悉5個(gè)等級(jí)。專家判斷依據(jù)劃分為直觀感受、同行了解、理論分析、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)共4個(gè)等級(jí)，對(duì)應(yīng)賦值分別為0.2、0.4、0.6和0.8。

3.專家咨詢數(shù)據(jù)分析。問卷的有效回收率可以反映專家的積極系數(shù)，兩輪專家咨詢表均全部回收，回收率為100%。兩輪專家針對(duì)指標(biāo)體系提出修改意見的比例分別為90%和20%，這表明所選專家對(duì)本研究的積極程度較高。專家權(quán)威系數(shù)（Cr）通常由專家對(duì)指標(biāo)的熟悉程度（Cs）和專家對(duì)問題作出判斷的依據(jù)（Ca）兩個(gè)因素決定：即Cr=（Cs+Ca）/2。通常專家的權(quán)威系數(shù)（Cr）大于0.7，表明是咨詢結(jié)果是可以接受的，兩輪咨詢的專家權(quán)威程度均值分別為0.81和0.82（見表1），表明專家咨詢結(jié)果可靠程度較高。專家對(duì)所有評(píng)價(jià)指標(biāo)的協(xié)調(diào)程度、對(duì)信息的可操作性和重要性的意見集中程度用專家協(xié)調(diào)系數(shù)（W）反映，W值介于0-1之間，W越接近1表明指標(biāo)的協(xié)調(diào)程度越好，專家對(duì)指標(biāo)的一致認(rèn)同程度越高，結(jié)果越可靠。本項(xiàng)研究中，兩輪咨詢的專家可操作性協(xié)調(diào)系數(shù)分別為0.423和0.431，專家重要性協(xié)調(diào)系數(shù)分別為0.452和0.479（見表2），表明咨詢專家的意見比較一致。然后在研究組內(nèi)根據(jù)專家所提修改意見，開展深入討論，對(duì)指標(biāo)逐個(gè)進(jìn)行分析，對(duì)有意見分歧較大的進(jìn)行刪改，最終明確形成檔案進(jìn)館評(píng)價(jià)指標(biāo)體系包含一級(jí)指標(biāo)7個(gè)，二級(jí)指標(biāo)40個(gè)，一級(jí)指標(biāo)沒有變化，二級(jí)指標(biāo)增加2條，刪除5條，修改6條。

表1 兩輪專家咨詢一級(jí)指標(biāo)權(quán)威程度

表2 兩輪專家咨詢一級(jí)指標(biāo)協(xié)調(diào)系數(shù)（W）

（三）應(yīng)用層次分析法確定指標(biāo)權(quán)重

首先構(gòu)建重要性比較矩陣，將各指標(biāo)的重要程度分別進(jìn)行兩兩比較，劃分為特別重要、非常重要、明顯重要、稍微重要和同等重要5個(gè)等級(jí)，分別標(biāo)記為：9、7、5、3和1；比較各指標(biāo)的不重要程度劃分為絕對(duì)不重要、非常不重要、明顯不重要和稍微不重要4個(gè)等級(jí)，分別標(biāo)記為1/9、1/7、1/5和1/3；然后對(duì)判斷矩陣進(jìn)行一致性檢驗(yàn)，計(jì)算CR＜0.1的權(quán)重均值。計(jì)算出一級(jí)指標(biāo)（組織機(jī)構(gòu)保障、檔案鑒定、檔案齊全和完整性、檔案整理規(guī)范性、目錄數(shù)據(jù)著錄、隨同進(jìn)館材料、檔案驗(yàn)收和進(jìn)館）的權(quán)重系數(shù)分別為0.139、0.121、0.115、0.239、0.157、0.124、0.105。二級(jí)指標(biāo)權(quán)重采用百分位權(quán)重法和乘積法計(jì)算確定，最終形成所有指標(biāo)的權(quán)重系數(shù)，分別見表3和表4。

表3 一級(jí)指標(biāo)權(quán)重量表

表4 二級(jí)指標(biāo)權(quán)重量表

三、評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的操作

根據(jù)指標(biāo)權(quán)重對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行賦值，其中一級(jí)指標(biāo)總分為100分，按四舍五入精度保留法對(duì)二級(jí)指標(biāo)進(jìn)行賦值；結(jié)合檔案管理辦法、檔案進(jìn)館實(shí)施細(xì)則等法規(guī)文件，增加指標(biāo)注釋和評(píng)分細(xì)則，以確保評(píng)價(jià)體系具有較好的明晰度、可操作性和可讀性。檔案進(jìn)館評(píng)價(jià)指標(biāo)體系分為7個(gè)部分40個(gè)單項(xiàng)，其中1至32項(xiàng)可以由專項(xiàng)驗(yàn)收組現(xiàn)場(chǎng)打分，33至40項(xiàng)由檔案館根據(jù)后期工作落實(shí)情況打分。具體得分Y計(jì)算如下：Y=評(píng)估分（滿分100分）*權(quán)重。檔案進(jìn)館驗(yàn)收時(shí)，檔案抽查數(shù)量根據(jù)實(shí)際進(jìn)館檔案數(shù)量來確定，原則上1000卷以上的檢查數(shù)量不低于60%，1000卷以下的檢查數(shù)量不低于70%。評(píng)價(jià)指標(biāo)中第15至26項(xiàng)得分還應(yīng)考慮進(jìn)館案卷的總數(shù)和存在問題案卷的比例情況，因此，第15至26項(xiàng)所得分Y計(jì)算如下：Y=100*（1-X）*權(quán)重。其中X為含問題案卷比例=問題案卷數(shù)/檢查案卷數(shù)。最后得分保留2位小數(shù)，四舍五入。

四、檔案進(jìn)館評(píng)價(jià)指標(biāo)的實(shí)施和應(yīng)用

依托中國(guó)海洋檔案館的實(shí)際檔案進(jìn)館工作，將此評(píng)價(jià)指標(biāo)體系用于評(píng)價(jià)13家進(jìn)館單位的檔案進(jìn)館工作。13家單位的進(jìn)館工作綜合得分在68.5-88.6分之間，最高的單位為88.6分，最低的單位為68.5分，單位得分排序與檔案進(jìn)館人員對(duì)各進(jìn)館單位檔案質(zhì)量的主觀感受較為符合，其中大多數(shù)單位在檔案鑒定工作中得分較低，普遍低于5分，各單位對(duì)檔案鑒定工作的重視程度較低，與實(shí)際進(jìn)館中密級(jí)鑒定和調(diào)整工作落實(shí)不到位等實(shí)際情況相符。大多數(shù)單位的目錄數(shù)據(jù)著錄方面的得分普標(biāo)較高，高于12分，由于該次檔案進(jìn)館工作采用了檔案目錄信息采集系統(tǒng)，對(duì)目錄數(shù)據(jù)著錄的準(zhǔn)確性可以進(jìn)行校對(duì)，從而提高了目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量。部分單位在檔案整理規(guī)范性方面得分較高，部分單位隨同進(jìn)館材料方面得分較高，與檔案館工作人員的接收過程的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)非常一致，表明評(píng)價(jià)體系能較好體現(xiàn)出檔案進(jìn)館單位的工作現(xiàn)狀，既能充分反映了基本情況，也能充分表現(xiàn)突出問題。大多數(shù)單位在組織機(jī)構(gòu)保障、檔案整理規(guī)范性、目錄數(shù)據(jù)著錄方面的得分較高，在檔案進(jìn)館鑒定、隨同進(jìn)館材料等多方面得分不高，在檔案驗(yàn)收和進(jìn)館、檔案齊全和完整性方面的得分平均，表明各進(jìn)館單位對(duì)檔案進(jìn)館工作普遍較為重視，匹配了相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)和人員，重視檔案整理和目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量，但為檔案進(jìn)館鑒定工作的重視不足，隨同進(jìn)館材料編制的規(guī)范性方面還有很大的進(jìn)步空間，為今后檔案進(jìn)館工作管理提供了參考和借鑒。

本研究基于專家訪談、實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)文獻(xiàn)梳理的檔案進(jìn)館評(píng)價(jià)指標(biāo)，并通過德爾菲專家咨詢法等進(jìn)行驗(yàn)證和修正，包括7個(gè)一級(jí)指標(biāo)和40個(gè)二級(jí)指標(biāo)，通過層次分析法賦予了相關(guān)權(quán)重值，實(shí)踐證明有較好的操作性和區(qū)分度，適合檔案進(jìn)館工作的評(píng)價(jià)管理，對(duì)于提高檔案進(jìn)館工作水平具有積極意義。