探析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作

孫迪

摘 要 大數(shù)據(jù)是基于互聯(lián)網(wǎng)信息科技，從多渠道搜集的龐大數(shù)據(jù)組。在當(dāng)前我國(guó)信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，只有跟緊時(shí)代的步伐，在新的形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案工作的管理，促進(jìn)檔案工作理念的創(chuàng)新，才能更好地落實(shí)檔案管理工作。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時(shí)代 檔案 管理工作

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

信息化時(shí)代的人民為社會(huì)各行各業(yè)帶來(lái)了更多的發(fā)展機(jī)遇，隨之而來(lái)的是更大的發(fā)展挑戰(zhàn)，同樣，檔案管理工作的開(kāi)展也不會(huì)例外。檔案管理工作所具有的重要作用是不言而喻的，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，各項(xiàng)信息都需要得到的妥善且完整的保管，同時(shí)檔案信息也需要得到不斷的更新，實(shí)現(xiàn)檔案信息的再次存儲(chǔ)，以便檔案需求者隨時(shí)觀看和查閱。

1大數(shù)據(jù)概述

大數(shù)據(jù)是指無(wú)法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，需要用一種新的處理模式才能具有決策能力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的大量、高效和多樣的信息資產(chǎn)大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)主要有容量（Volume）、種類(lèi)（Variety）、速度（Velocity）、可變性（Variability）、真實(shí)性（Veracity）、復(fù)雜性（Com-plexity）、價(jià)值（Value），它的主要價(jià)值在于能夠通過(guò)對(duì)大量數(shù)據(jù)分析后，對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行精準(zhǔn)定位，傳統(tǒng)行業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)背景下的轉(zhuǎn)型。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)

2.1大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使檔案管理能夠高效率完成

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，由于有大量的數(shù)據(jù)需要整合記錄，所以大數(shù)據(jù)的應(yīng)用大大提高了檔案管理工作的效率，并且節(jié)省人力資源使得檔案管理工作的成本大大降低。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅需要大量人力資源，它所產(chǎn)生的檔案也是數(shù)不勝數(shù)，需要大量的空間來(lái)承載，但是使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，大大節(jié)省了檔案管理的保存空間，有效提高了資源的利用率。

2.2提高了檔案保存的質(zhì)量

大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生使得傳統(tǒng)方式保存的資料存儲(chǔ)得到了更加有效地處理，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)保存檔案資料，在減小存儲(chǔ)空間的同時(shí)，還能有效提高檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)質(zhì)量。越重要的信息越需要長(zhǎng)時(shí)間的保存，而紙質(zhì)信息作為以往檔案管理中的關(guān)鍵內(nèi)容，在進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存后容易發(fā)生字跡模糊的問(wèn)題，作為信息載體的紙質(zhì)材料也會(huì)發(fā)生老化的現(xiàn)象，這些狀況嚴(yán)重影響了檔案資料的保存質(zhì)量。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得檔案的儲(chǔ)存方式從以往的紙質(zhì)信息向以電子信息作為主要儲(chǔ)存模式的信息管理方式變化。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理存在的問(wèn)題

3.1缺乏專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)處理人才

分析當(dāng)前我國(guó)的檔案管理工作，我們發(fā)現(xiàn)大部分管理工作者用比較傳統(tǒng)的方法來(lái)進(jìn)行檔案管理。因此，暴露的弊端也比較多，比如無(wú)法面對(duì)專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)處理工作，面對(duì)社會(huì)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)，所受的影響比較大。所以擁有專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)處理統(tǒng)計(jì)能力的人才，在當(dāng)前的檔案管理工作形勢(shì)下顯得尤為重要。如果只是高薪聘用國(guó)外的數(shù)據(jù)處理技術(shù)人員，解決的只是當(dāng)前的問(wèn)題，但是對(duì)于檔案管理工作并沒(méi)有起到積極長(zhǎng)遠(yuǎn)的影響，所以無(wú)法促進(jìn)檔案管理更科學(xué)化地發(fā)展。

4大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理策略

檔案管理是系統(tǒng)復(fù)雜的數(shù)據(jù)管理工作，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作面臨著眾多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。為了有效解決檔案管理工作問(wèn)題，本文從以下幾方面闡述如何提高檔案管理工作效率：

4.1提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與綜合素養(yǎng)

通過(guò)分析檔案管理人員的綜合素質(zhì)，我們能夠看出數(shù)據(jù)檔案管理或傳統(tǒng)的檔案管理主要是根據(jù)人力來(lái)進(jìn)行常規(guī)操作，所以檔案管理人員的能力直接能夠體現(xiàn)出檔案管理工作的效率高低。在檔案管理中實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)，就必須提高從業(yè)人員的綜合技能，加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力和分析能力。可以聘請(qǐng)國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的數(shù)據(jù)處理人才，或者是擁有專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的優(yōu)秀畢業(yè)生，對(duì)當(dāng)前工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與綜合素養(yǎng)，有效應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的多元化要求。

4.2加快檔案管理信息化建設(shè)

要想加快檔案管理的信息化建設(shè)，相關(guān)部門(mén)的硬件設(shè)施也急需完善，用新的管理設(shè)備代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式的管理方式，可以有效提高管理效率。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的優(yōu)化更新，一方面可以對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行整合處理利用，加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施的配備，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案儲(chǔ)存模式，另一方面，可以對(duì)相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行研發(fā)，綜合考慮客戶(hù)以及管理人員的多方要求，淘汰過(guò)時(shí)的管理模式，將具有現(xiàn)代化氣息的技術(shù)應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中。

4.3建立大數(shù)據(jù)的檔案管理方式

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員要注意信息發(fā)展需求與檔案工作理念的結(jié)合，在信息的收集和管理中積極采用新的方案，為檔案管理工作開(kāi)展新的渠道，使檔案管理?xiàng)l理更加分明。在具體實(shí)施過(guò)程中，檔案管理者必須熟悉目前數(shù)據(jù)處理的方式和數(shù)據(jù)分析的現(xiàn)狀，對(duì)相關(guān)檔案資料的整理和歸納有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。其次，在檔案的管理過(guò)程中，設(shè)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)的處理時(shí)，要有精確而細(xì)致的管理。提升自己對(duì)計(jì)算機(jī)使用的熟練程度，以便在處理大規(guī)模的檔案信息時(shí)，能夠靈活應(yīng)對(duì)。第三，相關(guān)的單位盡可能建設(shè)出相對(duì)完善的檔案管理機(jī)制，更好地應(yīng)對(duì)工作需求。減少檔案管理人員的工作量，提升信息處理的效率。最后，為了促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化，檔案管理部門(mén)可以適當(dāng)增加宣傳，使檔案管理工作人員加強(qiáng)自身責(zé)任意識(shí)的建設(shè)。

4.4將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到實(shí)際工作中

大數(shù)據(jù)的檔案管理應(yīng)該往更好的方向發(fā)展，專(zhuān)業(yè)要求應(yīng)該越來(lái)越嚴(yán)格，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)對(duì)大數(shù)據(jù)起著非常重要的作用，檔案管理人員應(yīng)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)+的思維模式處理工作，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)，管理人員也在這方面有很大的難題要克服。大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)的檔案管理帶來(lái)了福音，有不少企業(yè)專(zhuān)門(mén)為大數(shù)據(jù)建立了屬于自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案發(fā)展有了跨越式發(fā)展，從而保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。大數(shù)據(jù)給我們帶來(lái)了方便快捷的優(yōu)勢(shì)，激發(fā)人員的積極性，努力完成工作，有效的進(jìn)行分析，檔案管理人員可以在海量的知識(shí)庫(kù)中査找自己所需要的信息，還可以提高員工的知識(shí)，完善員工基本素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理的人員結(jié)構(gòu)。優(yōu)化檔案管理大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，將管理模式進(jìn)行不斷的發(fā)展完善，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挑出最有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行研究利用，節(jié)省時(shí)間、空間，創(chuàng)造更多更有價(jià)值的成果。

4.5優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

我國(guó)當(dāng)下的檔案管理人員基本處于一個(gè)年齡相對(duì)較高的階段，年齡高的檔案管理人員居多，中年的檔案管理人員教授，缺乏年輕的檔案管理人員，針對(duì)檔案管理而言，這種特點(diǎn)尤為明顯。產(chǎn)生這種現(xiàn)象主要是由于我國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展得不到充分的重視，由于受到這種境況的影響，所以這種現(xiàn)象變愈發(fā)明顯，基本上沒(méi)有年輕人愿意投入到檔案管理事業(yè)中。因此社會(huì)和國(guó)家一定要從年輕人的角度，積極鼓勵(lì)他們參與檔案管理工作，更多的年輕人能夠積極主動(dòng)的投入到檔案管理事業(yè)中，為我國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)新的動(dòng)力，從而使檔案管理工作的開(kāi)展能夠更加符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。

4.6重視大數(shù)據(jù)的解決方案

在大數(shù)據(jù)的信息時(shí)代，信息技術(shù)發(fā)展越來(lái)越強(qiáng)大已經(jīng)融入到了人們的生活中，人們也清楚了信息技術(shù)的重要，同樣在檔案的管理中也是這樣的?，F(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都還在用傳統(tǒng)的技術(shù)管理檔案，工作人員都親手收集、規(guī)劃、標(biāo)記、分類(lèi)這些資料，所以工作效率根本提不上去。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)不僅提高了員工的工作效率還提高了工作質(zhì)量，對(duì)管理人員的工作帶來(lái)很大的幫助，但是現(xiàn)在還是有工作人員無(wú)法完全的適應(yīng)并應(yīng)用大數(shù)據(jù)。所以，企業(yè)開(kāi)始對(duì)大數(shù)據(jù)檔案管理進(jìn)行探究和討論，并給出有效解決方案。但是，有些企業(yè)還是落后的，這些企業(yè)對(duì)人才的管理有著許多欠缺導(dǎo)致工作效率顯著下降，大數(shù)據(jù)沒(méi)有在企業(yè)中發(fā)揮到最大的作用，企業(yè)應(yīng)該尋找解決的辦法，讓大數(shù)據(jù)得到充分的應(yīng)用。

4.7與擁有大數(shù)據(jù)技術(shù)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作

我國(guó)部分傳統(tǒng)檔案管理部門(mén)雖然有龐大的管理數(shù)據(jù)，但是卻并未有效處理檔案數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù)，但是有的大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)卻缺少研究數(shù)據(jù)，所以可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行整合利用，有效應(yīng)用專(zhuān)業(yè)大數(shù)據(jù)技術(shù)。檔案管理工作可以與大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行有效合作，引入檔案管理數(shù)據(jù)技術(shù)與先進(jìn)軟件，切實(shí)提高檔案管理工作效率，進(jìn)一步研發(fā)專(zhuān)業(yè)技術(shù)，提取有效信息，有助于進(jìn)一步促進(jìn)現(xiàn)代化資源的可持續(xù)發(fā)展。

5結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息管理面臨更加復(fù)雜而多變的情況。信息檔案的管理在實(shí)現(xiàn)了巨大進(jìn)步的同時(shí)，自身也出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理方式，與傳統(tǒng)的管理模式存在極大的差異，同時(shí)包含著新的信息處理方式，為檔案的管理增加了難度。因此，工作人員在信息處理過(guò)程中需要探索出新的管理方法，以適應(yīng)大量的數(shù)據(jù)處理。

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