大數(shù)據(jù)時代企業(yè)人事檔案信息化探究

謝麗

摘 要 大數(shù)據(jù)時代的來臨為內(nèi)容復雜、煩瑣的人事檔案管理工作提供了便利的條件，開創(chuàng)了新的工作局面。尤其是當前國有企業(yè)改革的關(guān)鍵時期，中央要求充分發(fā)揮人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化隊伍中的重要作用，推動人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化的新形勢下，人事檔案管理工作也被賦予了新的要求和標準，更需要大數(shù)據(jù)的支撐來完成日益提高的管理要求和多樣化的管理需求。因此，為了適應(yīng)信息時代的大數(shù)據(jù)，企業(yè)特別是國有企業(yè)加快了人事檔案管理信息化的建設(shè)進程，不僅是企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)在需要，也是信息時代發(fā)展的必然趨勢。由于受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案人員在管理中的能力和對信息技術(shù)的理解、運用程度不高，加上檔案數(shù)據(jù)庫的建立不全面和不系統(tǒng)等都嚴重阻礙了人事檔案管理工作的進一步發(fā)展。本文詳細論述了大數(shù)據(jù)時代企業(yè)人事檔案管理的意義，分析了當前存在的問題，并從管理觀念的轉(zhuǎn)變、數(shù)據(jù)庫的完善以及管理隊伍的建設(shè)入手，提出了相應(yīng)的舉措。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時代 人事檔案管理 意義 問題 策略

一、引言

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展推動了大數(shù)據(jù)時代的來臨，企業(yè)在開展人事檔案管理工作的過程中也積極地轉(zhuǎn)變了管理思路和模式，逐漸向信息化、數(shù)字化方向靠攏。其中最明顯的就是在管理中充分運用了計算機技術(shù)和各項信息技術(shù)，逐漸實現(xiàn)管理活動的信息化、數(shù)字化和智能化，以此將人事檔案資源予以長久保存，同時還可以更好地保證資源的完整性和真實性，實現(xiàn)檔案資料的內(nèi)在價值。加之企業(yè)選人用人制度的不斷完善、途徑不斷豐富，加大對檔案的信息化管理力度，從而使其更好地服務(wù)于員工的成長、服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。但目前大部分企業(yè)人事檔案的信息化管理還處于初級探索階段，因此在具體的工作中還存在各種各樣的問題。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)人事檔案管理的意義

國家經(jīng)濟的長期穩(wěn)步發(fā)展，給我國企業(yè)帶來了廣闊的發(fā)展前景，同時也加劇了企業(yè)之間的競爭。人才的儲備、培養(yǎng)成了企業(yè)取得競爭優(yōu)勢的核心因素。作為個人信息“記錄儀”的人事檔案，是全面地、歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)，其地位和作用也日益突顯。因此，這就將人事檔案管理的地位和作用放在了極為明顯的位置，是企業(yè)全面發(fā)展的主要內(nèi)容之一，不僅能作為企業(yè)選拔優(yōu)秀人才、評價人力資源工作成果的參考性資料，也能全面地掌握每個職工的工作狀態(tài)、心理狀態(tài)、日常的生活狀態(tài)以及預測他們的實際能力和發(fā)展方向，有利于人事部門進行科學的分析與決策，從而提供更加合適的崗位，充分挖掘職工潛能，實現(xiàn)其人生價值。從另一個角度講，人事檔案信息事關(guān)企業(yè)的健康和穩(wěn)定發(fā)展，也與職工的切身利益密切相關(guān)。人事部門可以根據(jù)這些信息來判斷該職工是否具備晉升的資格、各項保障制度的落實情況，尤其是那些離退休黨員干部、職工群眾，更需要人事檔案信息來作為依據(jù)。再者，大數(shù)據(jù)時代下的人事檔案管理是以數(shù)字化、信息化和智能化為主要管理特征，對于所需要的信息除了能精確定位、快速查找已錄入的信息之外，還可以在各部門、各機構(gòu)之間通過網(wǎng)絡(luò)傳輸或網(wǎng)絡(luò)云端下載，代替之前復雜的檔案郵寄、調(diào)取等，甚至可以通過軟件研判，對個人信息進行量化評比，從而讓管理效率和管理水平得到進一步提升，讓各項檔案資源得到充分利用。

三、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)對人事檔案管理工作重視度不夠

目前，大部分企業(yè)檔案管理工作沒有得到足夠的重視。該工作普遍被認為是對資料進行整理、歸納和存儲的文職類工作，只要確保檔案整理好、歸納好、保存好，不丟失、不泄露即可，并且該工作對企業(yè)的經(jīng)濟效益沒有直接影響。在這種思想的誤導下，企業(yè)一般都會將大部分的時間和精力投入與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的業(yè)務(wù)工作中，檔案管理意識淡薄。同時，在借閱使用階段，管理人員沒有做好相關(guān)的借閱或登記手續(xù)，人事檔案管理手段相對落后，并反復調(diào)用原始材料，這就不可避免地會對檔案造成一定的損壞。再者，企業(yè)領(lǐng)導層將該工作定位在檔案部門的職責范圍內(nèi)，并沒有意識到信息化建設(shè)是需要單位各個部門、各個職員相互間的支持和配合的。因此從整體上看，檔案管理工作的開展沒有一個良好、有利的環(huán)境和氛圍。

（二）檔案管理制度需要進一步完善，執(zhí)行力需要進一步提高

目前，部分企業(yè)檔案管理制度還需要細化，特別是對檔案信息化的管理、人事檔案違紀違法的處理等方面需要明確;同時大部分企業(yè)雖然有制度，但執(zhí)行落實不到位，如在當前的制度中，雖然對用戶在查看、借閱、傳遞檔案時需要辦理的登記手續(xù)都有明確規(guī)定，但是執(zhí)行落實和監(jiān)督需要跟進。

（三）管理手段相對落后

目前，大部分企業(yè)在檔案管理中仍然沿用舊的管理模式和方法，實體檔案信息居多，電子化檔案管理系統(tǒng)的建立并不完善，導致數(shù)據(jù)信息庫的功能不全。由于紙質(zhì)性檔案資料在管理中會因為時間過長、儲存環(huán)境不當、交接不好、反復查詢等而存在一定的破損，有些需要簽字、蓋章的資料也都模糊不清，從而導致收集工作的難度加大，甚至有些資料無法重新補充和考證。

（四）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

人事檔案管理工作是一個長期積累學習的過程，它需要工作人員擁有較長時間的工作經(jīng)驗。但是目前檔案管理人員的變動相對頻繁，影響人事檔案管理的連續(xù)性。企業(yè)組織的人事檔案管理專業(yè)知識培訓較少，且培訓內(nèi)容多為檔案館館員的應(yīng)知應(yīng)會。檔案管理人員還存在“重視價值性高的檔案，輕視價值性低的檔案，無用信息不歸檔”的思想。

四、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)人事檔案信息化管理策略

（一）轉(zhuǎn)變管理思想

只有思想上作出改變，才能引導工作走上正確的道路。因此，企業(yè)要積極轉(zhuǎn)變管理思想，用大數(shù)據(jù)思維來指導工作，建立大檔案體系。

第一，要清晰地意識到檔案工作具有專業(yè)性、保密性和政策性的基本特點，要明確工作紀律。堅持人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，全面規(guī)范檔案系統(tǒng)的管理和使用，提高對檔案管理的認知水平，并從檔案管理工作的全面性和整體性上去學習。

第二，建設(shè)人事檔案信息化系統(tǒng)是一場“持久戰(zhàn)”。要設(shè)置專門的檔案管理部門，要選拔具備較高的政治素養(yǎng)、高度的責任意識和過硬的專業(yè)技能的檔案管理員，及時錄入、隨時更新干部的職務(wù)變動、工作履歷、繼續(xù)教育、獎懲情況等動態(tài)信息，立體反映干部“德能勤績廉”情況。

第三，將檔案信息與其他資源整合，實現(xiàn)人事信息與干部數(shù)據(jù)庫實時聯(lián)動，為作出科學合理的決策提供數(shù)據(jù)支持，實現(xiàn)檔案信息在干部選拔任用過程中的最大化利用。

第四，還要從財政、人員等方面加大對該工作的支持，確保工作的正常運轉(zhuǎn)，讓其處于制度化、規(guī)范化狀態(tài)。

第五，學習和借鑒其他國內(nèi)外相關(guān)單位的經(jīng)驗，實現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理。

（二）創(chuàng)新管理模式

要合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機技術(shù)，讓數(shù)據(jù)庫更加完善和豐富，有助于信息資源的完整性、全面性和共享性。例如，在收集和整理職工信息的過程中，先要讓每個職工都按實填寫表格上的基本信息、個人履歷、科研成果、得到的獎勵等文字性資料以及相對應(yīng)的圖片、視頻、影像等資料，然后再使用大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)挖掘和決策樹技術(shù)將其錄入計算機所創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫量化模塊中，并用神經(jīng)算法將其與工作崗位的量化模型作優(yōu)化處理，展開全面的統(tǒng)計與分析，從而得出最優(yōu)的工作調(diào)配方案，進而建立大檔案體系。但需要注意的是，對于組織評價等重要信息需要嚴格保密，只有授權(quán)之后才能查閱，以此防止不法分子對檔案資源進行篡改、盜取等。

（三）完善管理制度

建立健全人事檔案信息化管理體系是一項系統(tǒng)性工程，準確的數(shù)據(jù)源是基礎(chǔ)，基礎(chǔ)不牢，地動山搖。首先要嚴格采集程序，把好入口關(guān)，準確錄入干部的基本信息、學歷、職稱等固定信息。其次要完善移交、借閱、審核、歸檔制度，督促相關(guān)專業(yè)部室及工作人員在立卷整理中進行嚴格的材料鑒定審核，對造假一律實行“零容忍”，去偽存真，查漏補缺，確保每份資料齊全、手續(xù)完備。再次要嚴設(shè)查閱權(quán)限。通過專人負責，授權(quán)開放，在保證信息安全的同時，防止篡改與偽造，確保人事檔案的權(quán)威性。最后，強化日常監(jiān)督。構(gòu)建全方位、多維度、立體化的監(jiān)督體系，以科學、規(guī)范、嚴密的督查制度來保證系統(tǒng)的可靠運行。

（四）統(tǒng)籌規(guī)劃，加大人力、物理支持

人事檔案的信息化管理需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施作為支撐。應(yīng)該在合理規(guī)劃的同時，加大投入改善設(shè)施，加快人事檔案信息化建設(shè)。除了使用從社會有資質(zhì)的軟件行業(yè)、研究院等組織機構(gòu)中購買的各類辦公軟件之外，企業(yè)還可以根據(jù)用戶需求、自身發(fā)展需求來自行研發(fā)相應(yīng)的軟件，構(gòu)建用戶多元、界面優(yōu)質(zhì)及功能完善的管理體系，以此滿足信息化建設(shè)的需求，并定期對使用中的各種軟硬件設(shè)施進行維護、更新和升級，以此提升檔案系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保障。

（五）加強人事檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是進行人事檔案信息化管理的基本保障。只有建立了人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，人事檔案才能實現(xiàn)簡單、高效、方便的管理。與此同時，在建立數(shù)據(jù)庫時應(yīng)注意幾個問題。首先，統(tǒng)一系統(tǒng)軟件的主要信息是至關(guān)重要的，其可確保信息的及時性、準確性和完整性。其次，確保系統(tǒng)軟件的統(tǒng)一，以降低信息轉(zhuǎn)換的難度，促進數(shù)據(jù)的共享和溝通。最后，定期的數(shù)據(jù)庫維護與升級是必需的，這樣能使人事檔案信息具有時效性。此外，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享也是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的一部分。在各級管理部門之間構(gòu)建局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，從而達到黨建、人事、紀檢等不同部門的管理人員在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)實現(xiàn)人事檔案的讀取與調(diào)用。

（六）加強信息化管理人才的培養(yǎng)

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，信息系統(tǒng)和辦公自動化已日趨完善，這對人事檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。這就需要相關(guān)部門大力培養(yǎng)技術(shù)過硬和擁有較強人事檔案業(yè)務(wù)能力的復合型人才。對于具有發(fā)展?jié)摿Φ娜藛T應(yīng)加大業(yè)務(wù)培訓，為其學習相關(guān)知識、提高技能、開闊視野創(chuàng)造機會。同時，要加強領(lǐng)導干部對人事檔案信息化管理的認識，使其在工作中推動人事檔案管理的科學化、規(guī)范化和信息化。

五、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)各項管理活動都基本實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化甚至智能化，以此提高工作效率，節(jié)約工作時間和成本。人事檔案管理是一項極為復雜、煩瑣又關(guān)鍵的管理活動，因此我們在開展工作時也需要順應(yīng)時代的要求，正視在工作中的不足和問題，并從轉(zhuǎn)變思想觀念、創(chuàng)新管理模式、強化隊伍建設(shè)以及完善信息化管理手段等方面入手，積極探索，運用新技術(shù)、新理念、新方法來提高管理水平，切實增強人事檔案管理工作的有序性和高效性。

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