淺議新常態(tài)下現(xiàn)代文秘與檔案管理工作的創(chuàng)新舉措

劉燕

摘要：作為大中型國(guó)有建筑企業(yè)機(jī)關(guān)的文秘檔案管理，本人在14年來(lái)的工作中，幾乎天天都與文秘檔案流程打交道，見(jiàn)證了現(xiàn)代文秘與檔案管理工作的發(fā)展，變革歷程，可以說(shuō)對(duì)文秘與檔案管理工作獨(dú)有情鐘。那么，如何找到現(xiàn)代文秘與檔案管理工作的有效結(jié)合點(diǎn)，完成檔案管理賦予新的使命，提升新常態(tài)下文秘與檔案管理工作的業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)與操作技巧，商討與增訂新常態(tài)下現(xiàn)代文秘與檔案管理工作的創(chuàng)新舉措，這乃是本文提出磋商研討的初衷與出發(fā)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；文秘；創(chuàng)新舉措

1打開(kāi)眼界，縱觀新常態(tài)下檔案工作所面臨的新機(jī)遇

1.1文秘檔案管理與提升本行業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力中的新機(jī)遇

文秘檔案管理工作對(duì)國(guó)企現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。其目的是立足于國(guó)企現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的文秘檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)文秘檔案管理工作的新形勢(shì)，指導(dǎo)國(guó)企的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大文秘檔案管理人員工作熱情之目的。

1.2數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的深入發(fā)展與文秘檔案管理發(fā)生質(zhì)變的新機(jī)遇

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，文秘檔案本身也發(fā)生了質(zhì)變。檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴(lài)機(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。

1.3檔案管理由微機(jī)加軟件的老辦法與適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需要的新機(jī)遇

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是目前的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。

2開(kāi)拓思路，分析文秘檔案工作需要解決的疑難雜癥

2.1要在服務(wù)觀念上拓寬視野

檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴(lài)以存在和發(fā)展的基本因素。就檔案服務(wù)來(lái)說(shuō)，一是要真正樹(shù)立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，特別是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的意識(shí)。二是要全面認(rèn)識(shí)檔案的利用價(jià)值。不斷豐富館藏，提供給利用者為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。三是重視和加強(qiáng)對(duì)利用者的研究。不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求。

2.2要在服務(wù)范圍上增添辦法

隨著檔案工作的發(fā)展，檔案服務(wù)范圍和內(nèi)容不斷擴(kuò)大，從編史修志到歷史研究，從證明年齡身份到處理經(jīng)濟(jì)合同、刑事犯罪案件等，作用越來(lái)越大，應(yīng)用的范圍越來(lái)越廣。要在檔案服務(wù)的范圍上想辦法，特別是要增強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性。

2.3要在服務(wù)機(jī)制上放開(kāi)手足

檔案工作服務(wù)機(jī)制只有放開(kāi)手足，檔案工作才能生機(jī)勃勃，檔案部門(mén)的服務(wù)水平，才能隨著形勢(shì)，任務(wù)的變化發(fā)展得到不斷提高。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來(lái)越廣，我們的服務(wù)方式也應(yīng)隨著形勢(shì)的變化不斷創(chuàng)新，要在服務(wù)機(jī)制上放開(kāi)手足，才能使檔案服務(wù)真正走進(jìn)社會(huì)，走近群眾。

3注重調(diào)研，增訂新常態(tài)下檔案管理工作主要?jiǎng)?chuàng)新措施

3.1抓調(diào)研，在工作思路上創(chuàng)新

調(diào)查研究是謀事之基、成事之道，是一個(gè)檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)具備的基本功。檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新，就要大興調(diào)查研究之風(fēng)，調(diào)研出思路，調(diào)研出對(duì)策，調(diào)研出成果。通過(guò)調(diào)研開(kāi)拓視野、掌握實(shí)情，通過(guò)調(diào)研形成科學(xué)的認(rèn)識(shí)，并在實(shí)踐中大膽實(shí)驗(yàn)，形成創(chuàng)新的成果，以達(dá)到加強(qiáng)和促進(jìn)文秘檔案管理工作發(fā)展的目的。

3.2抓服務(wù)，在服務(wù)意識(shí)上創(chuàng)新

增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，檔案工作就有了市場(chǎng)，收集工作要改變過(guò)去“坐等收集”為“主動(dòng)收集”，如“一事一案”要形成制度，同時(shí)要從分公司等基層檔案室抓起，變一家的積極性為千家萬(wàn)戶(hù)的積極性。整理工作要改變過(guò)去先收后整為邊收邊整，并重點(diǎn)放在基層檔案室進(jìn)行，使檔案歸檔工作從源頭抓起。查閱利用工作要改變過(guò)去“等客上門(mén)”為“主動(dòng)送信息上門(mén)”。

3.3抓隊(duì)伍建設(shè)，在知識(shí)技能上創(chuàng)新

作為信息產(chǎn)業(yè)組成部分的檔案工作，急需高素質(zhì)人才。就目前情況來(lái)看，檔案部門(mén)引進(jìn)人才的能力不強(qiáng)，還必須走“自我提高、自我發(fā)展”的道路，通過(guò)各種培訓(xùn)和研討活動(dòng)，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“走出去”的辦法，開(kāi)闊眼界，擴(kuò)展視野，更新知識(shí)，提高技能，盡快培養(yǎng)一支新型的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍，以適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

3.4抓特色，在館（室）藏結(jié)構(gòu)上創(chuàng)新

客觀地說(shuō)各部門(mén)、各分公司工作業(yè)務(wù)千差萬(wàn)別，所形成的檔案也各具特色。建立各具特色的檔案結(jié)構(gòu)體系，應(yīng)該是完全可能的。就目前情況來(lái)看，豐富檔案內(nèi)容應(yīng)從機(jī)關(guān)文書(shū)檔案為主體的基礎(chǔ)上加強(qiáng)專(zhuān)門(mén)檔案的建設(shè)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)檔案建設(shè)及“聲像檔案、電子檔案”等不同載體的檔案建設(shè)。

（作者單位：四川省第六建筑有限公司）