高校圖書館多校區(qū)、多分館復雜文獻采訪模式構建

聶蘭渤

關鍵詞：高校圖書館;文獻采訪模式;委托訂購;分采分編

摘 要：文章簡述了新形勢下高校圖書館面臨的新問題，以大連理工大學圖書館為例，提出了一校、兩地（大連市、盤錦市）、三區(qū)（大連凌水主校區(qū)、開發(fā)區(qū)校區(qū)、盤錦校區(qū)）的采訪人員、工作制度和自動化系統(tǒng)革新，建立了基于匯文系統(tǒng)的“分采分編”及“委托訂購”功能全新的復雜文獻采訪模式，以期為高校圖書館構建多校區(qū)、多分館的復雜文獻采訪模式提供借鑒。

中圖分類號：G258.6文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2019）08-0046-03

1 新形勢下高校圖書館面臨的新問題

近年來，我國高校不斷進行重組合校及建設新校區(qū)，產生了一大批擁有多個校區(qū)的高校集合體。有些高校甚至還有不同城市異地校區(qū)和獨立學院的辦學模式。相對于原有的高校單一校區(qū)、單一圖書館的文獻采訪模式，多校區(qū)圖書館的文獻采訪面臨新的變化和挑戰(zhàn)。筆者對我國20余所設有分校區(qū)和分館的“985”“211”高校圖書館進行調研，對其分館建設、經費來源、OPAC數據管理、圖書采購加工等情況進行了匯總分析，發(fā)現這些高校圖書館主要有以下幾種模式：①同校區(qū)多分館（以清華大學圖書館、中國科學技術大學圖書館等為代表）。主館采訪一個經費出口，經費來源復雜，主館訂購并加工圖書，分館訂購圖書，主館代為加工，OPAC數據統(tǒng)一揭示。②同城多校區(qū)分館（以武漢大學圖書館、中山大學圖書館等為代表）。主館采訪一個經費出口，經費統(tǒng)一管理使用，主館統(tǒng)一訂購并加工圖書，各校區(qū)分館與主館OPAC數據統(tǒng)一揭示。獨立學院分館人員和經費獨立，OPAC數據完全獨立。③異地多校區(qū)分館（以哈爾濱工業(yè)大學圖書館、吉林大學圖書館等為代表）。同城主館采訪一個經費出口，經費統(tǒng)一管理使用，主館統(tǒng)一訂購并加工圖書，同城各校區(qū)分館與主館OPAC數據統(tǒng)一揭示。異地校區(qū)分館人員和經費獨立，OPAC數據完全獨立。

大連理工大學圖書館現有的館舍為一校、兩地、三校區(qū)、四館的分布格局，兩地為大連地區(qū)和盤錦地區(qū)，三校區(qū)分別為凌水主校區(qū)、開發(fā)區(qū)校區(qū)及盤錦校區(qū)。其中，凌水主校區(qū)有兩個圖書館;開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館人力有限，文獻建設工作一直都是由凌水主校區(qū)圖書館代為采購和加工，隨著該校區(qū)圖書館人員配備、業(yè)務素質及對學院文獻資料需求了解程度的逐步提升，其提出想要參與圖書文獻資料的采購工作;盤錦校區(qū)圖書館與凌水主校區(qū)圖書館距離較遠，不適合由主校區(qū)圖書館代采及加工，因此其建館伊始便獨立進行文獻采購和加工。由此可見，大連理工大學圖書館擁有多所分館，且經費來源多頭、采購加工模式各異，因此亟須建立一套適合其自身情況的采訪模式。

2 復雜文獻采訪模式的建立

大連理工大學圖書館要想建立一個兩地、三校區(qū)、四分館，經費來源多頭、采訪模式多樣、OPAC數據要求統(tǒng)一、復雜的文獻采訪新模式，既要避免文獻資源重復建設，又要對資源進行科學合理的整合、優(yōu)化和配置，才能達到共建共享的文獻建設目的[1]。該館通過先期調研和多輪討論，最終設立了解決方案和步驟，形成了一種全新的文獻采訪模式，能較好地滿足自身的功能需求，詳見圖1。

2.1 組建相應的采訪團隊

開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館可設立專職采訪人員，盤錦校區(qū)圖書館可根據隊伍建設需要，招聘新人員作為專職采訪人員，由主校區(qū)圖書館采訪館員對招聘的新采訪人員進行相關的文獻采選培訓。

2.2 確定不同校區(qū)圖書館新的采訪模式

新的采訪模式有：①凌水校區(qū)圖書館的公開招標模式。該模式由凌水校區(qū)圖書館和中標書商共同聘用加工人員駐館加工圖書，包括拆包、檢驗磁針、貼條碼等文獻粗加工工作，編目工作由圖書館編目館員完成并進行質量控制。②開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館的委托訂購模式。該模式由開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館采訪人員自主選書，凌水校區(qū)圖書館代為采購、編目、加工后運送到開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館，經費使用納入總館招標體系，開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館年底一次性結算支付給總館。③盤錦校區(qū)圖書館的分采分編模式。該模式的經費獨立，來源于盤錦校區(qū)，但納入總館招標體系，設立單獨標段，單獨結算。中標書商每學期進行兩次圖書到館加工，包括圖書的驗收、編目、上架等，總館人員負責監(jiān)督和質量控制工作。

3 高校圖書館自動化系統(tǒng)的革新

目前，大連理工大學圖書館采用的是匯文Libsys圖書管理系統(tǒng)，鑒于其一校、兩地、三校區(qū)、四館的實際情況，該館在分析研究采訪、編目等工作要點后，提出了新的委托訂購和分采分編工作模式，優(yōu)化了工作流程，并制定了配套的工作制度。該館在匯文公司的大力配合下升級了原有的系統(tǒng)，對相關細節(jié)進行了優(yōu)化，及時反饋溝通系統(tǒng)運行過程中出現的問題，消除漏洞，完善流程，為今后的工作打下了堅實的基礎。

3.1 委托訂購功能

匯文公司應大連理工大學圖書館要求開發(fā)了基于WEB的瀏覽器操作界面，采訪人員只要登錄固定網頁即可進行選書委托訂購，界面直觀親切，不易出現操作錯誤。采訪人員登錄委托訂購系統(tǒng)后，可在相應的征訂目錄中選擇圖書，所有圖書選擇完成后，進入臨時訂購單欄目核對訂購館藏地、經費來源及訂購套數，無誤后即可確認訂購，至此委托方訂購工作全部完成，詳見圖2。委托方完成圖書訂購后，主校區(qū)圖書館采訪人員可在匯文系統(tǒng)客戶端采訪模塊征訂菜單的“委托訂購”模塊中進行查重、批零訂購、刪除等處理。委托方委托訂購的圖書可在WEB端進行可視化選擇，在匯文客戶端采訪模塊批量處理，在相應征訂目錄下的訂單組織中自動生成訂購記錄。對采訪人員來說，新的操作模式更加直觀方便、用戶界面更加友好，節(jié)省了大量的時間和人力成本。

3.2 分采分編功能

分采分編功能，顧名思義就是圖書館兩個或兩個以上的分館采訪編目人員，可以就同一征訂目錄分別進行訂購并生成各自獨立的訂單，并且在這個過程中互不干擾，彼此相互獨立，如在編目時遇到兩條MARC數據對應同一圖書時，則進行編目數據合并。圖書采購的基礎是查重，分采分編功能進行了訂購批查重的設計改進，不同校區(qū)圖書館的采訪人員可針對不同館藏地、校區(qū)、分館進行圖書查重，訂購自己所在圖書館館藏中沒有的圖書即可。訂購完成后形成訂單組織，各分館可獨立形成并輸出訂購書單發(fā)給書商進行訂購、驗收、編目和典藏等。為防止訂單中征訂號和驗收時財產號的多館產生沖突，分采分編功能支持各分館自定義征訂號和財產號。此外，各分館編目人員分別編目時如遇兩條MARC數據對應的是同一本圖書，就需要進行數據合并。編目人員在書目數據整合過程中要注意數據的一致性，按照統(tǒng)一原則進行判重處理，避免一種書有多條記錄，盡量減少冗余數據，消除同書異號、異書同號現象[2]。分采分編功能是在采訪編目的各流程中改進相關細節(jié)完成的（如增加多種查重模式、設定后自動生成區(qū)別主校區(qū)圖書館的征訂號和財產號等），是一種為達到預期效果而對后臺程序的更改，對多館分采分編工作流程起到了重要的技術支持。

4 建設新的采訪模式后工作制度上的相應改進

圖書館工作制度化是圖書館各項工作順利完成的有效保障，在采訪模式新功能升級后，大連理工大學圖書館順應形勢對相應的工作制度進行了調整和改進，以配合新的工作流程。

4.1 征訂目錄的導入

新的采訪模式是多館采訪人員針對同一征訂目錄進行不同訂購組織，而高質量的征訂目錄是分采分編和委托訂購工作順利開展的先決條件。因此，為確保征訂目錄的來源和質量，大連理工大學圖書館應指派專人負責導入征訂目錄，并對其進行查重。

4.2 各分館明確各項工作的時間節(jié)點

新的征訂目錄導入后，負責導入的主館采訪人員需及時與各分館采訪人員進行溝通，促使其及時訂購。開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館（委托方）應及時選擇圖書并生成臨時訂單，凌水主校區(qū)采訪人員（訂購方）通過采訪客戶端把委托訂購的圖書批量加入相應的征訂目錄訂單組織中生成訂單發(fā)訂，至此完成圖書的委托訂購工作，相關時間節(jié)點詳見圖3。對于新導入的征訂目錄，盤錦校區(qū)圖書館負責采訪的人員也應及時完成訂購，不要錯過征訂目錄的截止日期，從而影響圖書的采購到貨率。

4.3 提高編目質量

高質量的編目數據是圖書館的核心數據，是保證讀者能夠準確檢索到所需圖書的基礎。在分采分編工作流程中，由于征訂目錄來自于不同的書商，因此會存在數據差異，有可能在征訂目錄批查重時出現失誤，造成訂購圖書時產生多條征訂MARC數據對應同一種圖書的情況。因此，為保證OPAC系統(tǒng)查詢檢索的準確性，采用分采分編工作流程的多校區(qū)各分館均加強了對編目工作的重視，編目人員在工作過程中也加強了責任心，最大限度地提高編目數據的質量。

5 結語

面對異地多校區(qū)、多分館的復雜文獻采訪形勢，高校圖書館界既要有所繼承又要有所發(fā)展，探索出適合學校自身情況且獨具特色的文獻采訪模式，以適應新時期高校發(fā)展的需要[3]。大連理工大學圖書館復雜文獻采訪模式的構建，滿足了該館應對高校異地、多校區(qū)、多分館等復雜辦學條件下文獻建設工作的保障需求，能夠為相關高校圖書館文獻采訪模式的改革和創(chuàng)新提供一定的借鑒和參考。

參考文獻：

[1]陸建芳.高校多校區(qū)圖書館的文獻資源采集策略[J].現代情報，2003（7）：135-136.

[2]王彤，聶延平.高校多校區(qū)圖書館文獻統(tǒng)采統(tǒng)編實施意義及策略研究：基于協(xié)同論的思考[J].情報科學，2013（8）：103-107.

[3]張良輝，劉虹，章文苑，等.多校區(qū)高校文獻采訪問題探討：以四川農業(yè)大學圖書館為例[J].農業(yè)圖書情報學刊，2014（1）：80-83.