高校檔案館利用微信公眾號(hào)進(jìn)行信息服務(wù)的SWOT分析

岳丹丹　廖昌蘭

一、引言

時(shí)代在不斷的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)正在從方方面面重構(gòu)著我們的生活，未來這些技術(shù)的發(fā)展，讓我們的生活變得越來越便利。QuestMobile發(fā)布的《移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)2018半年報(bào)告》顯示，在2018上半年，中國(guó)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)用戶已經(jīng)達(dá)到了驚人的11億人，增幅為兩千萬人，同時(shí)在報(bào)告中指出截止2018年6月，微信的用戶數(shù)量達(dá)到了9.3億人，也就是說微信用戶占據(jù)中國(guó)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)用戶的八成五。微信公眾號(hào)數(shù)量也超過了2000萬，月活躍賬號(hào)達(dá)350萬，月活躍粉絲約8億。 微信已經(jīng)成為一個(gè)生活方式，隨之政務(wù)微服務(wù)越來越普及。國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《2018年全國(guó)檔案宣傳工作要點(diǎn)》的通知。明確要求創(chuàng)新檔案宣傳形式，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化，充分運(yùn)用微博、微信公眾號(hào)、移動(dòng)客戶端等新媒體和音視頻、H5頁(yè)面、VR等新技術(shù)新手段加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)檔案宣傳效果，擴(kuò)大檔案工作影響。各大檔案館微信公眾號(hào)如雨后春筍般相繼開設(shè)，但各高校檔案館微信公眾號(hào)開設(shè)的具體情況仍亟待研究。

二、調(diào)研對(duì)象與方法

清博指數(shù)是第三方新媒體大數(shù)據(jù)評(píng)估和研究平臺(tái)，“兩微一端”新媒體大數(shù)據(jù)平臺(tái)。其獨(dú)有的WCI、BCI、TGI算法公式已成為各大部委、央企、500強(qiáng)企業(yè)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。因此本文采用微信APP客戶端和清博大數(shù)據(jù)平臺(tái)相結(jié)合的調(diào)研方法。截止到2019年4月2日22時(shí)，筆者登錄清博大數(shù)據(jù)（http：//www.gsdata.cn/）官網(wǎng)，在其查找公眾號(hào)欄輸入“檔案館”，共查找到132個(gè)相關(guān)公眾號(hào)，對(duì)其認(rèn)真比對(duì)篩選，剔除與高校檔案館無關(guān)的公眾號(hào);并結(jié)合登錄微信APP，在其“添加朋友—搜索公眾號(hào)”中輸入“檔案”，對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行篩選;通過這兩種方法共發(fā)現(xiàn)93所高校檔案館開通微信公眾號(hào)。為方便后期研究，分別在清博大數(shù)據(jù)平臺(tái)中將其加入到自定義榜單—我的榜單中。

三、調(diào)研結(jié)果分析

本文圍繞所搜索到的高校檔案館微信公眾號(hào)分別從數(shù)量和質(zhì)量?jī)蓚€(gè)方面進(jìn)行分析，如注冊(cè)時(shí)間、高校所屬地區(qū)、公眾號(hào)的性質(zhì)以及公眾號(hào)的傳播影響力等。

1.從高校檔案館微信公眾號(hào)的數(shù)量方面來分析

（1）高校檔案館微信公眾號(hào)總體趨勢(shì)分析

檔案方面的第一個(gè)微信公眾號(hào)是于2013年3月12日由個(gè)人創(chuàng)建的“建檔偉業(yè)”，此微信公眾號(hào)是某高校檔案學(xué)專業(yè)的班級(jí)開設(shè)的，主要用于班級(jí)的信息推送。筆者對(duì)搜索到的93個(gè)高校檔案館微信公眾號(hào)分別加以關(guān)注，以查找其注冊(cè)創(chuàng)立的時(shí)間，發(fā)現(xiàn)其最早是2014年4月上海交大檔案館率先注冊(cè)創(chuàng)立的交大檔案館官方微信（微信號(hào)sjtu-archives）。同年先后共有5所高校檔案館相繼注冊(cè)開通微信公眾號(hào)。圖1是自2014年以來年度高校檔案館微信公眾號(hào)總數(shù)的趨勢(shì)圖，由此可以看出，每年高校檔案館微信公眾號(hào)的數(shù)量都在上升，說明微信公眾號(hào)在對(duì)高校檔案館宣傳、利用與服務(wù)等方面起到一定的作用，并得到了業(yè)界和用戶的認(rèn)可，具有很強(qiáng)的可行性。

（2）高校檔案館微信公眾號(hào)類型分析

微信公眾號(hào)共分為四種類型：服務(wù)號(hào)、訂閱號(hào)、小程序、企業(yè)微信。而高校檔案館微信公眾號(hào)主要為前兩種，即訂閱號(hào)和服務(wù)號(hào)。其中訂閱號(hào)主要為媒體和個(gè)人提供一種新的信息傳播方式，構(gòu)建與讀者之間更好的溝通與管理模式;服務(wù)號(hào)主要給企業(yè)和組織提供更強(qiáng)大的業(yè)務(wù)服務(wù)與用戶管理能力。訂閱號(hào)發(fā)給粉絲的消息，將會(huì)顯示在對(duì)方的“訂閱號(hào)”文件夾中，而服務(wù)號(hào)發(fā)給粉絲的消息，會(huì)顯示在對(duì)方的聊天列表中，相對(duì)應(yīng)微信的首頁(yè)。服務(wù)號(hào)1個(gè)月內(nèi)僅可以發(fā)送4次群發(fā)消息，而訂閱號(hào)每天可以發(fā)送1次群發(fā)消息。由圖2可知：高校檔案館微信公眾號(hào)大部分為訂閱號(hào)，既方便保證了推送消息的數(shù)量，又不會(huì)過度地打擾用戶。

從微信公眾號(hào)是否進(jìn)行認(rèn)證來看，絕大多數(shù)的高校檔案館微信公眾號(hào)進(jìn)行了認(rèn)證，其中只有1個(gè)未進(jìn)行認(rèn)證，說明絕大多數(shù)高校檔案館微信公眾號(hào)是具有很強(qiáng)公信力和說服力的。

（3）高校檔案館微信公眾號(hào)地區(qū)分析

筆者對(duì)93個(gè)高校檔案館微信公眾號(hào)所屬地區(qū)進(jìn)行查找，按中國(guó)行政區(qū)域六大區(qū)的分法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)果如圖3。由此可見，華東地區(qū)所占比重最大，共28個(gè)，占總數(shù)的30%。其中江蘇、山東的數(shù)量較多（見圖4），其他地區(qū)數(shù)量相差不大。

2.從高校檔案館微信公眾號(hào)的質(zhì)量方面來分析

清博大數(shù)據(jù)是全域覆蓋的新媒體大數(shù)據(jù)平臺(tái)，其中清博指數(shù)WCI在一定程度上代表微信公眾號(hào)的傳播力和影響力指數(shù)，是微信傳播能力的一個(gè)綜合指標(biāo)。因此，筆者通過注冊(cè)成為清博大數(shù)據(jù)用戶，并逐一添加相應(yīng)微信公眾號(hào)，建立自定義榜單，可以導(dǎo)出由WCI排行的日榜、周榜、月榜。短時(shí)間內(nèi)的排行名次隨機(jī)因素較多，無法完全看出各公眾號(hào)的真正傳播力和影響力，為了使調(diào)研結(jié)果更具說服力，筆者搜集了2018年10月到2019年3月半年內(nèi)的月榜名單，并統(tǒng)計(jì)出各公眾號(hào)WCI指數(shù)平均數(shù)，將其排序，排名前10者如表1。

（注：表1中，各項(xiàng)數(shù)據(jù)均為6個(gè)月數(shù)據(jù)的總數(shù)，WCI值為6個(gè)月之平均數(shù)。）

由表1可以看出，其中上海交大檔案館、寶雞文理學(xué)院檔案館發(fā)文月均3篇，但其閱讀總數(shù)、在看總數(shù)及頭條文章閱讀量較大，說明其引起用戶的關(guān)注度比較高;深圳大學(xué)檔案館、浙大檔案館、中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)檔案館校史館發(fā)文較多，月均5-8篇，其閱讀總數(shù)、在看總數(shù)及頭條文章閱讀量較上海交大較少些，說明其用戶關(guān)注度較差些。

（注：WCI測(cè)算V13.0（最新版）計(jì)算公式如表2，其中R為評(píng)估時(shí)間段內(nèi)所有文章（n）的閱讀總數(shù);Z為評(píng)估時(shí)間段內(nèi)所有文章（n）的在看總數(shù);d為評(píng)估時(shí)間段所含天數(shù);n為評(píng)估時(shí)間段內(nèi)賬號(hào)所發(fā)文章數(shù);Rt和Zt為評(píng)估時(shí)間段內(nèi)賬號(hào)所發(fā)頭條的總閱讀數(shù)和總在看數(shù);Rmax和Zmax為評(píng)估時(shí)間段內(nèi)賬號(hào)所發(fā)文章的最高閱讀數(shù)和最高在看數(shù)。）

四、高校檔案館應(yīng)用微信公眾號(hào)開展信息服務(wù)的SWOT及應(yīng)用戰(zhàn)略分析

高校檔案館微信公眾平臺(tái)建設(shè)是新時(shí)代媒體發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是高校檔案館檔案宣傳工作的重點(diǎn)。本文基于上述調(diào)研結(jié)果的基礎(chǔ)上，運(yùn)用SWOT分析法對(duì)其進(jìn)行分析。所謂SWOT分析，即基于內(nèi)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和競(jìng)爭(zhēng)條件下的態(tài)勢(shì)分析，就是將與研究對(duì)象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì)和外部的機(jī)會(huì)和威脅等，通過調(diào)查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析。

（一）高校檔案館應(yīng)用微信公眾號(hào)開展信息服務(wù)的SWOT分析

1. S（strengths）：優(yōu)勢(shì)分析

（1）用戶需求比較迫切

我們正處在一個(gè)知識(shí)時(shí)代，知識(shí)信息的獲取和應(yīng)用是每個(gè)人必須掌握的基本技能。高校檔案館的用戶主要為高校師生及校友，其主要特征為文化程度較高，對(duì)精神文化層次的要求，對(duì)知識(shí)信息、新觀點(diǎn)的傳播、分享尤為迫切，而微信APP正好為大家提供了很好的溝通、交流、分享的平臺(tái);另外，高校檔案館蘊(yùn)藏著一所高校的歷史文化、科技知識(shí)、人文信息等，其在微信平臺(tái)上的傳播能更好地滿足用戶對(duì)文化精神的需求。

（2）APP技術(shù)比較成熟

微信（WeChat）是騰訊公司于2011年1月21日推出的一個(gè)為智能終端提供即時(shí)通訊服務(wù)的免費(fèi)應(yīng)用程序。其以信息傳播比較便捷，形式多樣化，交互性能良好，且成本比較低廉等特點(diǎn)廣為公眾喜歡。其技術(shù)方面相當(dāng)成熟，提供Ios、Android、網(wǎng)頁(yè)版、Mac版、PC版，方便不同用戶的使用。

2. W（weaknesses）：劣勢(shì)分析

（1）公眾號(hào)關(guān)注度不高

從表1可以看到高校檔案館微信公眾號(hào)發(fā)文閱讀總數(shù)（6個(gè)月）超10W+的只有上海交大檔案館，超過1W多的只有5個(gè)公眾號(hào)。由此可見，該類公眾號(hào)所受關(guān)注程度并不高，沒有引起用戶的足夠重視，也就沒有達(dá)到很好的傳播相關(guān)信息的效果。

（2）公眾號(hào)更新速度慢且內(nèi)容少

由表1可以看出，月均發(fā)文量超過4篇的只有3所高校檔案館，連排名第一的上交大檔案館也是月均發(fā)文量為3篇，其中中山大學(xué)檔案館和天津大學(xué)檔案館月均只有1篇。部分高校檔案館公眾號(hào)有時(shí)一個(gè)月都未更新內(nèi)容（除去2月份寒假期間有6個(gè)公眾號(hào)未更新），如中山大學(xué)檔案館3月份未更新，華中科技大學(xué)檔案館、華東交通大學(xué)檔案館10月份未更新內(nèi)容。

（3）互動(dòng)性能不好

筆者對(duì)排名前十的公眾號(hào)就查檔問題進(jìn)行在線咨詢，發(fā)現(xiàn)大部分檔案館未設(shè)置人工服務(wù)界面，而是直接提供查檔時(shí)間、地址、電話和網(wǎng)址。只有浙大檔案館有設(shè)計(jì)在線預(yù)約查檔界面，用戶可以直接在線預(yù)約查檔;中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)檔案館界面上則設(shè)置有遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)，用戶通過注冊(cè)可以辦理補(bǔ)辦學(xué)籍、成績(jī)與學(xué)歷認(rèn)證、出國(guó)證明材料等事項(xiàng);天津大學(xué)檔案館在主界面上也設(shè)置有網(wǎng)上代辦業(yè)務(wù)，用戶可以辦理成績(jī)錄取名冊(cè)查詢、學(xué)歷學(xué)位證明、出國(guó)材料辦理等業(yè)務(wù);華東交通大學(xué)有設(shè)置在線服務(wù)，可以查詢畢業(yè)生檔案去向。

3. O（opportunities）：機(jī)會(huì)分析

（1）新時(shí)代媒體發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等科技不斷發(fā)展，新媒體越來越成為人們生活的主導(dǎo)。特別是微信，已然成為人們的一種生活方式，其以數(shù)字信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以互動(dòng)傳播為特點(diǎn)、滿足人們休閑娛樂時(shí)間碎片化的需求，滿足隨時(shí)隨地互動(dòng)性表達(dá)、娛樂與信息的需要，基本實(shí)現(xiàn)“每個(gè)個(gè)體、時(shí)刻聯(lián)網(wǎng)、各取所需、實(shí)時(shí)互動(dòng)”的狀態(tài)。

（2）大量APP用戶基數(shù)的支撐

隨著智能手機(jī)功能的全面化以及使用人群的年輕化，其普及率將越來越高。據(jù)美國(guó)Zenith最新研究報(bào)告，到2018年，中國(guó)智能手機(jī)用戶數(shù)量將達(dá)到13億人次，幾乎近于人手一部。微信發(fā)布2018數(shù)據(jù)報(bào)告：月活躍用戶達(dá)10億之多，越來越多的人使用微信過上了更智慧的生活。智能手機(jī)和微信用戶的發(fā)展給高校檔案館微信公眾號(hào)的建設(shè)提供了很好的機(jī)遇。

4. T（threats）：威脅分析

（1）信息時(shí)代的海量信息，會(huì)導(dǎo)致用戶審美疲勞

目前，各企業(yè)、組織、公眾、政府、媒體等都爭(zhēng)相推出微信公眾號(hào)，每天發(fā)出的信息不計(jì)其數(shù)，這樣用戶每天會(huì)被云信息所圍繞，極易形成審美疲勞。這就對(duì)高校檔案館微信公眾號(hào)提出了更高的要求，如何能推出讓人耳目一新、能夠真正吸引用戶，對(duì)用戶有用的信息則是對(duì)其的挑戰(zhàn)。

（2）公眾號(hào)創(chuàng)建缺乏統(tǒng)一管理規(guī)范、統(tǒng)一評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

高校檔案館微信公眾號(hào)沒有統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，管理規(guī)范，而是由各高校檔案館根據(jù)各自實(shí)際情況，制定相關(guān)運(yùn)營(yíng)方案。比如公眾號(hào)的命名方式不統(tǒng)一、不規(guī)范，大部分是由高校名稱+檔案館命名，如“上海交大檔案館”、“中山大學(xué)檔案館”。但個(gè)別只從公眾號(hào)名稱根本無法辨識(shí)是哪個(gè)高校的檔案館微信公眾號(hào)，如“圖書與檔案館”乃是沈陽工學(xué)院圖書與檔案館。這樣會(huì)給用戶搜索關(guān)注帶來一定的不便。又如欄目設(shè)置沒有一定的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，而是由各檔案館根據(jù)各自情況自己定制，各公眾號(hào)欄目服務(wù)內(nèi)容設(shè)置不一，且服務(wù)深度更是參差不齊。

（二）高校檔案館應(yīng)用微信公眾號(hào)開展信息服務(wù)的戰(zhàn)略分析

基于以上對(duì)高校檔案館應(yīng)用微信公眾號(hào)開展信息服務(wù)的SWOT分析，本著SWOT戰(zhàn)略方法，應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，避免威脅，充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、盡力改善弱點(diǎn)。

1.基于用戶需求為導(dǎo)向，優(yōu)化在線互動(dòng)性能

以用戶為中心，以用戶需求為導(dǎo)向，設(shè)置人性化界面，使用戶不僅可以實(shí)現(xiàn)在線查詢、辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，還可以與館內(nèi)工作人員實(shí)現(xiàn)充分的互動(dòng)交流，可以達(dá)到用戶“有求必應(yīng)”，充分體現(xiàn)“以人為本”的服務(wù)宗旨。

2.抓住時(shí)代機(jī)遇，創(chuàng)新宣傳形式，增加用戶關(guān)注度

要加大檔案微信公眾號(hào)的宣傳，比如在檔案館網(wǎng)站、6.9國(guó)際檔案日活動(dòng)、新生入學(xué)參觀、畢業(yè)生畢業(yè)、用戶到館查檔及檔案館舉辦的其他活動(dòng)時(shí)，均可以宣傳檔案的價(jià)值與用戶的關(guān)系及公眾號(hào)服務(wù)的功能、作用，增加用戶的關(guān)注數(shù)量。

3.規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立評(píng)價(jià)機(jī)制，提高運(yùn)營(yíng)管理者積極性

應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并制定相關(guān)評(píng)價(jià)指標(biāo)，將其納入到考核體系，建立激勵(lì)機(jī)制，這樣才能調(diào)動(dòng)運(yùn)營(yíng)者的積極性，更加主動(dòng)地想法設(shè)法提高用戶對(duì)公眾號(hào)的認(rèn)可及滿意度。這樣就不會(huì)出現(xiàn)某些公眾號(hào)建立后就無后續(xù)運(yùn)營(yíng)的情況，創(chuàng)建一個(gè)積極的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。

4.整合檔案內(nèi)容，推送原創(chuàng)文章，提升用戶滿意度

要以高校檔案為基礎(chǔ)，進(jìn)行充分整合和挖掘。在內(nèi)容上，不僅要體現(xiàn)知識(shí)性、文化性、更要有趣味性并符合用戶的需求;在形式上，可以是文字、圖片、影音，也可以是三維影像等，給用戶更直觀的體驗(yàn)，以達(dá)到更好的傳播效果，提升檔案館影響力。

5.組建運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)，定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)

新媒體的環(huán)境給高校檔案館公眾號(hào)帶來了無限機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了巨大挑戰(zhàn)：如何更好地實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)互動(dòng)，實(shí)時(shí)服務(wù)，如何更好地滿足用戶需求，提升用戶滿意度，如何更好地提升公眾號(hào)傳播力和影響力。這就需要有專門的運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)來運(yùn)營(yíng)、管理公眾號(hào)，且隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，要組織其團(tuán)隊(duì)不定期進(jìn)行技術(shù)及服務(wù)等方面培訓(xùn)。