基于RPA技術(shù)的財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用研究

田高良（博士生導(dǎo)師），陳 虎（博士），郭 奕，薛宇婷

一、引言

黨的十九大報(bào)告提出，要推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合。當(dāng)前，在數(shù)字化變革的時(shí)代背景下，企業(yè)需要從龐大、混雜的數(shù)據(jù)中高效篩選出有效數(shù)據(jù)并利用數(shù)據(jù)去創(chuàng)造價(jià)值。財(cái)務(wù)是企業(yè)天然的大數(shù)據(jù)中心，是企業(yè)數(shù)字化變革的有利切入點(diǎn)，而在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作模式中，數(shù)據(jù)獲取難度較大、數(shù)據(jù)處理效率較低，難以匹配企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展、管理決策過(guò)程中的數(shù)據(jù)需求。財(cái)務(wù)機(jī)器人是企業(yè)順應(yīng)數(shù)字化變革、更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)中心作用的有效工具，通過(guò)在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用RPA（機(jī)器人流程自動(dòng)化）技術(shù)，可保障企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策中的數(shù)據(jù)需求，為財(cái)務(wù)變革與轉(zhuǎn)型奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。根據(jù)《經(jīng)濟(jì)學(xué)人》的估計(jì)，未來(lái)20年會(huì)計(jì)與審計(jì)人員被機(jī)器人取代的可能性為94%，僅次于電話營(yíng)銷(xiāo)人員[1]。同時(shí)，財(cái)務(wù)機(jī)器人模擬人類(lèi)操作和基于明確規(guī)則的判斷，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)人員從簡(jiǎn)單重復(fù)的低附加值工作中解放出來(lái)，使得財(cái)務(wù)人員能夠轉(zhuǎn)型從事更具創(chuàng)造性、更有價(jià)值的工作，從而為財(cái)務(wù)變革與轉(zhuǎn)型提供組織基礎(chǔ)，為企業(yè)發(fā)展提供有效支撐。

二、RPA的內(nèi)涵與外延

機(jī)器人流程自動(dòng)化（Robotic Process Automation，RPA），是通過(guò)使用用戶界面層中的技術(shù)，模擬并增強(qiáng)人與計(jì)算機(jī)的交互過(guò)程、執(zhí)行基于一定規(guī)則的可重復(fù)任務(wù)的軟件解決方案。RPA也被稱為數(shù)字化勞動(dòng)力（Digital Labor），是數(shù)字化的支持性智能軟件，能夠完成以往只有人類(lèi)才能完成的工作，或者成為高強(qiáng)度工作的勞力補(bǔ)充。

1.RPA 的技術(shù)特點(diǎn)。根據(jù)市場(chǎng)研究公司Transparency Market Research[2]的研究，2017年，全球RPA 市場(chǎng)規(guī)模達(dá)到了 11 億美元，2018～2026年，預(yù)計(jì)可實(shí)現(xiàn)28.1%的年復(fù)合增長(zhǎng)率。RPA 得以快速發(fā)展，一方面在于迫切的市場(chǎng)需求，企業(yè)渴望利用技術(shù)提升工作效率與質(zhì)量，降低人工成本；另一方面在于RPA 的技術(shù)特點(diǎn)使得RPA 相較于傳統(tǒng)軟件具備開(kāi)發(fā)周期短、設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。具體來(lái)講，RPA的技術(shù)特點(diǎn)包括以下三個(gè)方面：

（1）機(jī)器處理。RPA 根據(jù)預(yù)先編寫(xiě)的腳本進(jìn)行重復(fù)、機(jī)械式的運(yùn)動(dòng)，用自動(dòng)化處理代替人工任務(wù)處理。因此，RPA 可以7×24 小時(shí)不間斷地工作，提高工作效率。

（2）基于明確規(guī)則。RPA 主要是代替人工進(jìn)行重復(fù)機(jī)械性操作，研發(fā)RPA需要基于明確規(guī)則去編寫(xiě)腳本。因此，RPA適用的流程必須有明確的、可被數(shù)字化的觸發(fā)指令和輸入。

（3）模擬用戶操作與交互。RPA 主要模擬的是用戶手工操作，如復(fù)制、粘貼、鼠標(biāo)點(diǎn)擊、鍵盤(pán)輸入等。例如，國(guó)內(nèi)早期出現(xiàn)的“按鍵精靈”，其會(huì)錄制用戶界面的所有操作，記錄下鼠標(biāo)點(diǎn)擊位置和鍵盤(pán)數(shù)據(jù)字符，然后形成腳本分配給機(jī)器人去操作，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)處理表格間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、自動(dòng)調(diào)整文檔格式、文章排版、自動(dòng)收發(fā)郵件、自動(dòng)打開(kāi)檢驗(yàn)網(wǎng)頁(yè)鏈接、文獻(xiàn)檢索、收集資料等重復(fù)操作。

2.RPA 的應(yīng)用領(lǐng)域。RPA 助益多個(gè)職能領(lǐng)域，包括財(cái)務(wù)、采購(gòu)、信息技術(shù)、稅務(wù)、供應(yīng)鏈、人力資源和客戶服務(wù)等[3]。雖然RPA在不同的職能領(lǐng)域和不同行業(yè)有不同的應(yīng)用，但是技術(shù)操作的本質(zhì)是相同的，可歸納為以下兩種模式：

（1）對(duì)人類(lèi)操作的模擬：基于手工的操作任務(wù)處理。RPA 能夠在電腦上記錄員工的操作，然后將這些操作處理成計(jì)算機(jī)可以理解的對(duì)象，計(jì)算機(jī)即可在一定的規(guī)則下執(zhí)行這些操作。例如登錄企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用、操作基本的文件、處理日常郵件、操作鼠標(biāo)、操作鍵盤(pán)、填制表格、讀取數(shù)據(jù)等。

基于手工的操作任務(wù)處理，按照業(yè)務(wù)類(lèi)型主要分為兩類(lèi)：第一類(lèi)為數(shù)據(jù)輸入等簡(jiǎn)單固定流程業(yè)務(wù)，由于RPA是按照固定的腳本去執(zhí)行命令，因此無(wú)法通過(guò)自我認(rèn)知學(xué)習(xí)去執(zhí)行復(fù)雜、變化性強(qiáng)的業(yè)務(wù)；第二類(lèi)為非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)收集和分析業(yè)務(wù)，隨著辦公需求的擴(kuò)大，RPA 也要處理諸多非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，例如文本、郵件、網(wǎng)頁(yè)、聲音、影像等。

（2）對(duì)人類(lèi)判斷的模擬：基于規(guī)則的判斷任務(wù)處理?；谝?guī)則的判斷任務(wù)處理主要是指判斷、計(jì)算、OCR（Optical Character Recognition，光學(xué)字符識(shí)別）及處理、爬蟲(chóng)數(shù)據(jù)處理、分析預(yù)測(cè)等人類(lèi)判斷模擬。RPA 可以通過(guò)OCR 技術(shù)將圖片信息轉(zhuǎn)化成文字信息，利用爬蟲(chóng)處理抓取萬(wàn)維網(wǎng)的腳本和程序，從而間接性地完成人類(lèi)判斷模擬動(dòng)作。

在財(cái)務(wù)工作的應(yīng)付結(jié)算環(huán)節(jié)，采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票需要完成匹配后確認(rèn)應(yīng)付款，RPA 能夠根據(jù)ERP中的入庫(kù)單和采購(gòu)訂單信息，以及通過(guò)OCR 識(shí)別獲取的發(fā)票信息，完成三單匹配，形成應(yīng)付款單并自動(dòng)導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

三、財(cái)務(wù)機(jī)器人：RPA的財(cái)務(wù)應(yīng)用

財(cái)務(wù)機(jī)器人是RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的具體應(yīng)用，針對(duì)財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程特點(diǎn)，以自動(dòng)化替代財(cái)務(wù)手工操作，輔助財(cái)務(wù)人員完成交易量大、重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。企業(yè)可以將財(cái)務(wù)機(jī)器人視為組織中的虛擬勞動(dòng)力，對(duì)于財(cái)務(wù)工作中基于明確規(guī)則的可重復(fù)性工作流程，財(cái)務(wù)機(jī)器人是能夠在特定流程節(jié)點(diǎn)代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工操作和判斷的財(cái)務(wù)自動(dòng)化應(yīng)用。

RPA通過(guò)對(duì)人類(lèi)操作和人類(lèi)判斷的模擬，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的收集和整理、驗(yàn)證和分析、記錄、協(xié)調(diào)和管理、計(jì)算和決策、溝通、報(bào)告等一系列功能。RPA技術(shù)應(yīng)用在財(cái)務(wù)領(lǐng)域并結(jié)合一系列認(rèn)知技術(shù)，能夠代替?zhèn)鹘y(tǒng)財(cái)務(wù)人工的數(shù)字化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程的自動(dòng)化，提高財(cái)務(wù)部門(mén)人員配置的合理性和有效性，達(dá)到人力資源和工作強(qiáng)度的“削峰填谷”。

基于RPA的技術(shù)特點(diǎn)和功能，可進(jìn)一步將財(cái)務(wù)機(jī)器人的功能劃分為五大類(lèi)，即：數(shù)據(jù)檢索與記錄、圖像識(shí)別與處理、平臺(tái)上傳與下載、數(shù)據(jù)加工與分析、信息監(jiān)控與產(chǎn)出。在實(shí)際應(yīng)用中，財(cái)務(wù)機(jī)器人往往承載以下多種功能的組合，從而實(shí)現(xiàn)某一流程節(jié)點(diǎn)的自動(dòng)化。

1.數(shù)據(jù)檢索與記錄。數(shù)據(jù)檢索與記錄是財(cái)務(wù)機(jī)器人最基礎(chǔ)的功能，通過(guò)記錄傳統(tǒng)模式下財(cái)務(wù)人員的手工操作，設(shè)置計(jì)算機(jī)規(guī)則進(jìn)行模擬，從而使財(cái)務(wù)機(jī)器人執(zhí)行數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)錄入的動(dòng)作。財(cái)務(wù)機(jī)器人數(shù)據(jù)檢索與記錄功能如圖所示。

數(shù)據(jù)檢索。通過(guò)預(yù)設(shè)規(guī)則，財(cái)務(wù)機(jī)器人模擬財(cái)務(wù)人員手工檢索操作，自動(dòng)訪問(wèn)內(nèi)部和外部安全站點(diǎn)，根據(jù)關(guān)鍵字段自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索，提取并存儲(chǔ)相關(guān)信息。相較于用傳統(tǒng)的編程方式來(lái)解決數(shù)據(jù)檢索問(wèn)題，財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)頁(yè)面元素獲取的靈活性更強(qiáng)，在頁(yè)面存在部分修改的情況下，無(wú)須對(duì)項(xiàng)目架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，節(jié)約了系統(tǒng)維護(hù)成本。

財(cái)務(wù)機(jī)器人數(shù)據(jù)檢索與記錄功能示意圖

數(shù)據(jù)遷移。對(duì)于跨系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)機(jī)器人可自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、邏輯轉(zhuǎn)化和數(shù)據(jù)遷移，并對(duì)數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行測(cè)試和校對(duì)。在跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移過(guò)程中，財(cái)務(wù)機(jī)器人不但能夠進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的采集，還能夠靈活處理數(shù)據(jù)邏輯轉(zhuǎn)化，適應(yīng)數(shù)據(jù)或流程的變更；除了一對(duì)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移與測(cè)試，財(cái)務(wù)機(jī)器人還適用于一對(duì)多、多對(duì)一、多對(duì)多的跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移與測(cè)試。對(duì)于多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)遷移，系統(tǒng)配適性更強(qiáng)，數(shù)據(jù)遷移成本更低。

數(shù)據(jù)錄入。對(duì)于需要錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，財(cái)務(wù)機(jī)器人識(shí)別紙質(zhì)文件信息或接收電子文件信息后，模擬財(cái)務(wù)人員手工操作將預(yù)填充的數(shù)據(jù)自動(dòng)錄入至對(duì)應(yīng)系統(tǒng)，并對(duì)原始文件進(jìn)行歸檔。例如，使用財(cái)務(wù)機(jī)器人在供應(yīng)商管理系統(tǒng)設(shè)立并維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)信息，在開(kāi)票系統(tǒng)錄入發(fā)票開(kāi)票信息從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)機(jī)器人自主開(kāi)票，在銀行系統(tǒng)輸入付款數(shù)據(jù)從而為普通付款和批量付款自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄。

2.圖像識(shí)別與處理。圖像識(shí)別與處理功能是指財(cái)務(wù)機(jī)器人依托OCR 技術(shù)對(duì)圖像進(jìn)行識(shí)別，提取圖像中的有用字段信息并輸出為能夠進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理的數(shù)據(jù)，從而進(jìn)一步對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審查與分析，并輸出為對(duì)管理、決策有用的信息。

OCR 識(shí)別。財(cái)務(wù)機(jī)器人利用OCR 技術(shù)對(duì)掃描所得圖像進(jìn)行OCR 識(shí)別預(yù)處理，在此基礎(chǔ)上對(duì)文字圖像進(jìn)行特征提取和降維，從而進(jìn)行文字分類(lèi)器設(shè)計(jì)、訓(xùn)練和實(shí)際識(shí)別。在完成OCR 識(shí)別后，進(jìn)一步對(duì)分類(lèi)結(jié)果進(jìn)行優(yōu)化校正和格式化，最終將提取的圖片關(guān)鍵字段信息輸出為能夠進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理的數(shù)據(jù)，由此減少財(cái)務(wù)人員手工錄入的工作。OCR 技術(shù)目前主要應(yīng)用于對(duì)發(fā)票信息的識(shí)別，財(cái)務(wù)人員可以從發(fā)票信息識(shí)別和錄入的機(jī)械操作中解放出來(lái)，轉(zhuǎn)變成財(cái)務(wù)機(jī)器人的管理者。

數(shù)據(jù)審查與分析?；贠CR 技術(shù)對(duì)圖像信息的識(shí)別，財(cái)務(wù)機(jī)器人根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則，模擬人類(lèi)的判斷，進(jìn)一步做出任務(wù)處理操作，對(duì)識(shí)別完成的文字按照預(yù)先設(shè)置的判斷要點(diǎn)、關(guān)鍵信息進(jìn)行審查和分析，完成從圖片到信息的轉(zhuǎn)換與初加工。

3.平臺(tái)上傳與下載。上傳與下載的核心在于后臺(tái)對(duì)數(shù)據(jù)流的接收與輸出，財(cái)務(wù)機(jī)器人按照預(yù)先設(shè)計(jì)的路徑，登錄內(nèi)部、外部系統(tǒng)平臺(tái)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的上傳與下載操作，完成數(shù)據(jù)流的自動(dòng)接收與輸出。

平臺(tái)上傳。不同系統(tǒng)間往往需要進(jìn)行數(shù)據(jù)及文件的傳遞，當(dāng)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口尚未打通、彼此間數(shù)據(jù)融通存在障礙時(shí)，就需要通過(guò)平臺(tái)上傳的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)同步、文件更新。財(cái)務(wù)機(jī)器人模擬人類(lèi)手工進(jìn)行系統(tǒng)上傳的操作，自動(dòng)登錄多個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)，上傳指定數(shù)據(jù)、文件至特定系統(tǒng)/系統(tǒng)模塊。例如，財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)登錄客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，批量勾選上傳客戶信息主文件。

平臺(tái)下載?；谙到y(tǒng)間數(shù)據(jù)同步、文件本地化存儲(chǔ)等需求，財(cái)務(wù)機(jī)器人可自動(dòng)登錄多個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)，下載指定數(shù)據(jù)、文件，并按照預(yù)設(shè)路徑規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)一步根據(jù)規(guī)則進(jìn)行平臺(tái)上傳或其他處理。例如，財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)收取并下載郵件、自動(dòng)下載銀行賬戶清單，創(chuàng)建文件并儲(chǔ)存在合適的文件夾中。

4.數(shù)據(jù)加工與分析。基于檢索、下載的數(shù)據(jù)信息，財(cái)務(wù)機(jī)器人可進(jìn)一步進(jìn)行檢查、篩選、計(jì)算、整理以及基于明確規(guī)則的校驗(yàn)和分析。

數(shù)據(jù)檢查。數(shù)據(jù)檢查是原始數(shù)據(jù)進(jìn)一步加工處理的起點(diǎn)，財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)獲取數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完備性等進(jìn)行自動(dòng)化檢查，識(shí)別異常數(shù)據(jù)并做出預(yù)警。例如，財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)從多口徑獲取的財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息進(jìn)行初始數(shù)據(jù)的檢查核對(duì)，預(yù)警異常數(shù)據(jù)，進(jìn)一步基于數(shù)據(jù)規(guī)則進(jìn)行差異處理。

數(shù)據(jù)篩選。財(cái)務(wù)機(jī)器人按照預(yù)先設(shè)置的篩選規(guī)則，自動(dòng)篩選數(shù)據(jù)，完成或推進(jìn)數(shù)據(jù)預(yù)處理工作，鎖定進(jìn)一步加工處理的數(shù)據(jù)范圍。例如，財(cái)務(wù)機(jī)器人在涵蓋多指標(biāo)的報(bào)表中篩選核心指標(biāo)以及需要進(jìn)一步計(jì)算處理的基礎(chǔ)指標(biāo)，基于篩選的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算、整理等后續(xù)處理。

數(shù)據(jù)計(jì)算。對(duì)于獲得的原始結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)機(jī)器人可按照明確規(guī)則自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算，從而得到滿足個(gè)性化管理需求的數(shù)據(jù)信息。例如，財(cái)務(wù)機(jī)器人基于下載的詳細(xì)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，按照傭金分配規(guī)則進(jìn)行傭金計(jì)算。

數(shù)據(jù)整理。財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠?qū)μ崛〉慕Y(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化和整理，并按照標(biāo)準(zhǔn)模板輸出文件，實(shí)現(xiàn)從數(shù)據(jù)收集到數(shù)據(jù)整理與輸出的全流程自動(dòng)化。例如，財(cái)務(wù)機(jī)器人從不同的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和報(bào)告中提取、識(shí)別數(shù)據(jù)，并自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整理。

數(shù)據(jù)校驗(yàn)。在預(yù)先設(shè)置數(shù)據(jù)映射關(guān)系的前提下，財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠?qū)闹付窂将@取的批量文件自動(dòng)進(jìn)行匹配驗(yàn)證，并對(duì)例外事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)單調(diào)查，對(duì)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤進(jìn)行分析和識(shí)別。例如，調(diào)用財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)核心的財(cái)務(wù)子系統(tǒng)賬戶余額進(jìn)行對(duì)賬，對(duì)未成功對(duì)賬的案例進(jìn)行簡(jiǎn)單的調(diào)查，并對(duì)賬戶差異進(jìn)行分析、生成對(duì)賬失敗報(bào)告，進(jìn)一步創(chuàng)建日記賬分錄以處理差異。

5.信息監(jiān)控與產(chǎn)出。信息監(jiān)控與產(chǎn)出是指財(cái)務(wù)機(jī)器人模擬人類(lèi)判斷，推進(jìn)財(cái)務(wù)運(yùn)行工作流程的一系列功能，包括工作流分配、標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告出具、基于明確規(guī)則決策、自動(dòng)信息通知。

工作流分配。財(cái)務(wù)機(jī)器人可按照預(yù)設(shè)的工作流程進(jìn)行工作流分配和交接處理，實(shí)現(xiàn)工作流程和批復(fù)的自動(dòng)推進(jìn)。例如，對(duì)于數(shù)據(jù)校驗(yàn)環(huán)節(jié)生成的對(duì)賬失敗報(bào)告，財(cái)務(wù)機(jī)器人會(huì)根據(jù)預(yù)設(shè)的對(duì)賬失敗處理流程發(fā)郵件至相應(yīng)人員進(jìn)行審核與批復(fù)。

標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告出具。財(cái)務(wù)機(jī)器人將從內(nèi)部、外部獲取的信息，按照標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)告模板和數(shù)據(jù)、文字要求，模擬人類(lèi)操作整合、輸出自然語(yǔ)言的報(bào)告。例如，財(cái)務(wù)機(jī)器人出具預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)的對(duì)比報(bào)告，基于收集和整理的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成監(jiān)管報(bào)告，按照模板創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄、報(bào)告，預(yù)填制復(fù)雜報(bào)告中標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的部分。

基于明確規(guī)則決策。財(cái)務(wù)機(jī)器人基于明確的規(guī)則，通過(guò)自動(dòng)化指令觸發(fā)，可進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)和決策。例如，利用過(guò)去的數(shù)據(jù)和市場(chǎng)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化預(yù)測(cè)，根據(jù)歷史信用記錄進(jìn)行信用審批，按照預(yù)先設(shè)置的規(guī)則自動(dòng)處理標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用支出。

自動(dòng)信息通知。在財(cái)務(wù)處理流程環(huán)節(jié)，對(duì)于需要向其他節(jié)點(diǎn)財(cái)務(wù)人員、員工、供應(yīng)商、客戶等推送信息進(jìn)行通知、跟催的事項(xiàng)，可調(diào)用財(cái)務(wù)機(jī)器人進(jìn)行信息通知，財(cái)務(wù)機(jī)器人識(shí)別到涵蓋推送信息的關(guān)鍵字段，自動(dòng)生成信息通知指令，并進(jìn)行信息發(fā)送。例如，財(cái)務(wù)機(jī)器人識(shí)別到員工借款逾期未還的信息，自動(dòng)向員工發(fā)送逾期提醒郵件。

四、財(cái)務(wù)機(jī)器人的適用性

財(cái)務(wù)機(jī)器人適用的業(yè)務(wù)特點(diǎn)是支持其處理不同流程和任務(wù)的運(yùn)行環(huán)境，這是財(cái)務(wù)機(jī)器人高效運(yùn)作的基礎(chǔ)，為財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用提供了必要性和可行性?？傮w來(lái)講，財(cái)務(wù)機(jī)器人適用于模擬人類(lèi)進(jìn)行簡(jiǎn)單重復(fù)的操作，處理量大易錯(cuò)的業(yè)務(wù)，并且以7×24 小時(shí)不間斷的工作模式，在不改變?cè)行畔⑾到y(tǒng)架構(gòu)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)的貫通。

1.簡(jiǎn)單重復(fù)操作。財(cái)務(wù)工作流程中，有些環(huán)節(jié)需要人工機(jī)械、重復(fù)地進(jìn)行信息系統(tǒng)操作，在這些環(huán)節(jié)應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人，企業(yè)可以降低人力成本，提高工作效率，消除人為錯(cuò)誤，提高財(cái)務(wù)處理質(zhì)量和準(zhǔn)確性[4]。這一類(lèi)簡(jiǎn)單重復(fù)操作的流程環(huán)節(jié)，通常具備以下特征：

（1）流程固定、規(guī)則明確。對(duì)于一些流程固定、處理規(guī)則明確的操作，只需要按部就班地點(diǎn)擊按鈕或進(jìn)行其他機(jī)械操作即可完成，這類(lèi)業(yè)務(wù)為財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用提供了可能性。例如，月結(jié)的固定操作，自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)憑證、計(jì)提資產(chǎn)折舊、內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬、結(jié)匯、關(guān)賬、編報(bào)完成確認(rèn)等可通過(guò)調(diào)用財(cái)務(wù)機(jī)器人實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作。

（2）重復(fù)性高、附加值低。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，大量簡(jiǎn)單重復(fù)的工作，其附加值往往較低，此類(lèi)工作崗位或工作節(jié)點(diǎn)占用的人員多，產(chǎn)生的效益低；對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)講，重復(fù)、枯燥的工作不利于個(gè)人能力的發(fā)揮，崗位吸引力不足導(dǎo)致流動(dòng)性較高。這類(lèi)業(yè)務(wù)為財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用提供了必要性。

2.量大易錯(cuò)業(yè)務(wù)。采用財(cái)務(wù)機(jī)器人處理業(yè)務(wù)存在一定的開(kāi)發(fā)周期和投資成本，適用的業(yè)務(wù)必使其自動(dòng)化具備合理的投資產(chǎn)出比，因此，工作量大、易于出錯(cuò)的業(yè)務(wù)更適合引入財(cái)務(wù)機(jī)器人。例如，在大量數(shù)據(jù)的計(jì)算、核對(duì)、整合、驗(yàn)證的過(guò)程中，由于數(shù)據(jù)處理工作量大，需要投入較多的人力，導(dǎo)致人員占用多、人力成本高；同時(shí)，此類(lèi)業(yè)務(wù)由人工操作往往容易出錯(cuò)，而借助財(cái)務(wù)機(jī)器人，能夠批量處理數(shù)據(jù)，不僅數(shù)據(jù)處理速度快，而且能夠大大提高處理的準(zhǔn)確性。同樣，這類(lèi)業(yè)務(wù)也為財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用提供了必要性。例如，系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的添加及更新維護(hù)、跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入及核對(duì)、發(fā)票登記及狀態(tài)維護(hù)。

3.7×24 小時(shí)工作模式。傳統(tǒng)人工工作模式下，人員工作時(shí)間有限，當(dāng)企業(yè)財(cái)務(wù)工作量大時(shí)，財(cái)務(wù)人員正常工作時(shí)間難以滿足企業(yè)的需求，財(cái)務(wù)處理效率會(huì)大幅下降。例如，企業(yè)應(yīng)付業(yè)務(wù)量龐大時(shí)，大量積壓的銀行回單和記賬憑證待匹配、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票待查驗(yàn)認(rèn)證；或者在某一時(shí)間段，工作量異常增大，隨時(shí)需要財(cái)務(wù)人員進(jìn)行高強(qiáng)度工作。財(cái)務(wù)機(jī)器人是基于機(jī)器處理的程序，能夠不間斷、高效率地工作，并且可以彌補(bǔ)人工操作容忍度低、峰值處理能力差的缺點(diǎn)，適用于企業(yè)7×24小時(shí)的業(yè)務(wù)。

4.多個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)。財(cái)務(wù)機(jī)器人通過(guò)用戶界面或腳本語(yǔ)言與系統(tǒng)交互，完全模擬人類(lèi)操作和判斷，將流程操作設(shè)計(jì)為獨(dú)立的自動(dòng)化任務(wù)，交由財(cái)務(wù)機(jī)器人執(zhí)行。對(duì)于多個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，使用財(cái)務(wù)機(jī)器人分別登錄多個(gè)系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行數(shù)據(jù)的采集、遷移、錄入、校驗(yàn)，以及上傳、下載和通知等操作，不會(huì)改變企業(yè)原有的信息系統(tǒng)架構(gòu)。當(dāng)數(shù)據(jù)交互的需求在原有多個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上擴(kuò)展至更多的系統(tǒng)時(shí)，財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠以最小的自動(dòng)化任務(wù)重新部署工作量，以最快的速度實(shí)現(xiàn)功能擴(kuò)展。

五、財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)與局限性

1.財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)。

（1）效率提升。財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠全天候不間斷地工作，工作容忍度高，峰值處理能力強(qiáng)，整體操作過(guò)程都是根據(jù)固定規(guī)則執(zhí)行，不受人為因素的干擾。在信息系統(tǒng)升級(jí)的過(guò)程中，人工操作需要花費(fèi)時(shí)間消除舊習(xí)慣去適應(yīng)新的系統(tǒng)，但財(cái)務(wù)機(jī)器人作為虛擬勞動(dòng)力只需要重新修改程序即可，減少了系統(tǒng)升級(jí)過(guò)程中的消耗成本。財(cái)務(wù)機(jī)器人完成流程的速度明顯快于人類(lèi)。根據(jù)機(jī)器人流程自動(dòng)化學(xué)會(huì)[5]的數(shù)據(jù)，機(jī)器人晝夜不停地工作，通?？梢猿袚?dān)2～5 人的工作量。

（2）質(zhì)量保障。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式下，人工操作容易導(dǎo)致較高的出錯(cuò)率，而財(cái)務(wù)機(jī)器人操作的正確率接近100%，極大地保障了財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。再者，財(cái)務(wù)機(jī)器人的運(yùn)作是基于規(guī)則化的流程和任務(wù)，這在一定程度上消除了輸出的不一致性。明確的規(guī)則也使操作無(wú)差別化，避免了人為主觀因素的干擾。此外，自動(dòng)化處理的每一步操作都具有可追溯性，這使得系統(tǒng)錯(cuò)誤可以被精準(zhǔn)地發(fā)現(xiàn)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，將更容易被解決。

（3）成本節(jié)約。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下，大量簡(jiǎn)單重復(fù)的工作往往需要投入較多的人力資源去處理，人員占用需要付出薪酬、福利、津貼等成本，而財(cái)務(wù)機(jī)器人上線后，企業(yè)將大幅度減少此類(lèi)人力成本的投入。根據(jù)機(jī)器人流程自動(dòng)化學(xué)會(huì)[5]的數(shù)據(jù)，RPA 可以節(jié)約25%～50%的成本。創(chuàng)建和維護(hù)機(jī)器人的平均成本僅為承擔(dān)相同工作的全職員工的三分之一。

（4）價(jià)值增值。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下，財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)投入一半以上的精力用于基礎(chǔ)交易的處理，但是基礎(chǔ)交易處理工作卻不能為企業(yè)帶來(lái)更多的價(jià)值增值。財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用能夠改變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門(mén)的人員結(jié)構(gòu)，釋放大量的基礎(chǔ)交易處理人員轉(zhuǎn)型去做高附加值的財(cái)務(wù)工作，財(cái)務(wù)人員積極性能得到有效調(diào)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的有力支撐以及財(cái)務(wù)部門(mén)的價(jià)值增值。

2.財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用的局限性。

（1）無(wú)法處理異常事件。由于財(cái)務(wù)機(jī)器人是基于固定規(guī)則進(jìn)行操作的，當(dāng)業(yè)務(wù)場(chǎng)景發(fā)生較大變化時(shí)，財(cái)務(wù)機(jī)器人無(wú)法判斷與規(guī)則不符的情況，無(wú)法處理異常事件，這就需要配備專門(mén)的人員監(jiān)督財(cái)務(wù)機(jī)器人運(yùn)行的過(guò)程，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)機(jī)器人無(wú)法處理的異常事件。一旦出現(xiàn)異常事件，就需要人工操作進(jìn)行干預(yù)，這在一定程度上限制了財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用。

（2）運(yùn)營(yíng)保障要求高。雖然財(cái)務(wù)機(jī)器人屬于ERP、CRM 等軟件之上的更高軟件層，不改變企業(yè)原有信息系統(tǒng)，但是其有效運(yùn)營(yíng)對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的穩(wěn)定性有一定要求。當(dāng)企業(yè)軟件升級(jí)或切換系統(tǒng)平臺(tái)時(shí)，財(cái)務(wù)機(jī)器人可能無(wú)法正常運(yùn)作或迅速恢復(fù)運(yùn)作，需要投入一定的時(shí)間成本和開(kāi)發(fā)成本對(duì)其進(jìn)行重新部署和優(yōu)化。同時(shí)，財(cái)務(wù)機(jī)器人的日常運(yùn)營(yíng)維護(hù)需要企業(yè)財(cái)務(wù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)有一定了解，對(duì)人員素質(zhì)提出了更高的要求。

（3）需要跟蹤優(yōu)化機(jī)制。流程固定、規(guī)則明確的流程特點(diǎn)，為財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用提供了可能性。但企業(yè)的流程不是一成不變的，當(dāng)企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化時(shí)，就要對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人重新進(jìn)行部署和設(shè)計(jì)。為了保障財(cái)務(wù)機(jī)器人正常、有序地運(yùn)行，快速、高質(zhì)量地響應(yīng)業(yè)務(wù)需求變化，企業(yè)需要針對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人設(shè)計(jì)完整、詳細(xì)的跟蹤優(yōu)化機(jī)制。