信息化時(shí)代的文書檔案管理創(chuàng)新方法淺析

寇亞青

【摘 要】 在信息技術(shù)快速發(fā)展下，事業(yè)單位文書檔案管理工作隨之面臨較大影響，受知識(shí)經(jīng)濟(jì)與信息化影響，網(wǎng)絡(luò)信息和文書檔案管理往往存在直接聯(lián)系，對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用，可以為文書檔案發(fā)展起到積極作用，確保文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，同時(shí)提升其整體管理水平，實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展目標(biāo)。本文首先對(duì)信息化時(shí)代的文書檔案管理進(jìn)行分析，結(jié)合其常見管理問(wèn)題，深入研究其管理創(chuàng)新方法，以促進(jìn)文書檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 信息化時(shí)代 文書檔案管理 創(chuàng)新方法

1信息化時(shí)代的文書檔案管理

1.1基本內(nèi)容。在信息化時(shí)代背景下，文書檔案管理主要是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，即文書檔案的收集和整合、傳遞等處理，在整個(gè)管理工作中，電子檔案管理模式的落實(shí)，除了可以提升單位整體辦公效率，還能實(shí)現(xiàn)節(jié)約人力與物力的目標(biāo)，保證資源科學(xué)調(diào)配，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，確保文書檔案管理更加便捷，從而向用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對(duì)此，在進(jìn)行管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，應(yīng)該結(jié)合信息化與科學(xué)技術(shù)進(jìn)行，以便于加強(qiáng)工作人員的掌握，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：①主要目標(biāo)為收集信息、記錄信息、整理信息等，在活動(dòng)文件等記錄工作中，通常涉及整理與保存工作，會(huì)在文書檔案方面提出較高要求，以此提升其安全性和完整性。②文書檔案涉及內(nèi)容較廣，在對(duì)單位活動(dòng)進(jìn)行記錄的同時(shí)，也是反映單位行政管理和科技管理內(nèi)容的關(guān)鍵。由此可見，文書檔案記錄形式包括：文字檔案與電子檔案，如影像或照片等，對(duì)于文書檔案管理工作的展開，需要在科學(xué)保管基礎(chǔ)上進(jìn)行，以便于對(duì)其予以統(tǒng)計(jì)。

1.2積極作用。在信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展下，其應(yīng)用范圍相對(duì)較廣，將其應(yīng)用于事業(yè)單位文書檔案管理中，可以實(shí)現(xiàn)其管理質(zhì)量的提升，以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息傳遞中的價(jià)值，同時(shí)完成信息保存和文字信息查閱等，保證人力資源科學(xué)運(yùn)用，有效提升其管理工作效率。在文書檔案管理工作中，創(chuàng)新屬于信息時(shí)代提出的主要標(biāo)準(zhǔn)，即以信息技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行管理創(chuàng)新，加大其創(chuàng)新力度，比較符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展要求?；谛畔⒒瘯r(shí)代，對(duì)于文書檔案管理的創(chuàng)新，要求管理人員加大信息資源、人力資源優(yōu)化力度，只有將其和國(guó)家發(fā)展相結(jié)合，才能實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息集中處理，以發(fā)揮單位文書檔案管理重要價(jià)值。

2信息化時(shí)代下文書檔案管理存在問(wèn)題

2.1缺少較強(qiáng)管理觀念。在事業(yè)單位的檔案工作中，文書檔案管理屬于其主要構(gòu)成部分，選擇信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案的管理，具有諸多優(yōu)勢(shì)，例如：提升管理水平、解決管理問(wèn)題等。然而，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)受傳統(tǒng)管理理念影響，使日常工作頻繁出現(xiàn)管理問(wèn)題，很難對(duì)問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)處理，浪費(fèi)許多工作時(shí)間的同時(shí)，還會(huì)弱化信息化文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)管理工作的有序進(jìn)行。

2.2文書檔案的保密性偏低。因電子資料分類比較多樣化，在進(jìn)行資料文本資料的管理時(shí)，通常會(huì)面臨不同程度泄漏風(fēng)險(xiǎn)，從而造成文書檔案管理的保險(xiǎn)持續(xù)下降。和紙質(zhì)檔案比較發(fā)現(xiàn)，此種檔案具有較強(qiáng)改動(dòng)性，很難掌握具體改動(dòng)內(nèi)容，最終造成檔案真實(shí)性的下降，若是將錯(cuò)誤檔案應(yīng)用在日常工作中，則會(huì)直接導(dǎo)致單位工作質(zhì)量的下降，使后續(xù)工作頻繁出現(xiàn)問(wèn)題。

2.3傳統(tǒng)管理模式存在漏洞。文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理工作中，其主要存在以下問(wèn)題：①資源無(wú)法共享，傳統(tǒng)管理是以紙質(zhì)版為主，如果需要查找相關(guān)資料，通常會(huì)消耗許多時(shí)間。在尋找資料后，還應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行資料修復(fù)與復(fù)印，以促進(jìn)資源共享，但此過(guò)程往往會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，極易影響其使用效果。②不易保存，因傳統(tǒng)文書體積偏大，一旦搬遷會(huì)造成較大損失，受紙質(zhì)原因影響，還需要加強(qiáng)長(zhǎng)霉與腐爛等防護(hù)措施，避免發(fā)生文字丟失問(wèn)題等。③分類復(fù)雜，在傳統(tǒng)管理模式中，主要是由人工操作方式進(jìn)行，具有工作量大和效率低的特點(diǎn)，很難滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展要求。另外，在查找資料時(shí)，需要排較長(zhǎng)隊(duì)伍進(jìn)行，普遍花費(fèi)大量查找時(shí)間，且整個(gè)過(guò)程比較繁瑣復(fù)雜化。

3信息化時(shí)代的文書檔案管理創(chuàng)新方法

3.1提升管理人員綜合素質(zhì)。將新型管理理念作為基礎(chǔ)，向管理人員予以有效指導(dǎo)，可以保證文書檔案全面管理，要求專業(yè)人員協(xié)作進(jìn)行，屬于管理理念創(chuàng)新的關(guān)鍵，需要將創(chuàng)新發(fā)展思維作為文書檔案管理基礎(chǔ)思想，要求工作人員具備較高專業(yè)知識(shí)水平，在對(duì)相關(guān)技能進(jìn)行全面掌握的同時(shí)，還需要具備較強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)能力，以便于符合信息化管理要求。

3.2創(chuàng)建信息化的管理制度。文書檔案管理工作中，為了實(shí)現(xiàn)其創(chuàng)新目標(biāo)，需要加大信息化管理制度的建設(shè)力度，保證檔案管理具有較高執(zhí)行力，防止發(fā)生管理水平持續(xù)下降的問(wèn)題。將檔案管理制度建設(shè)作為基礎(chǔ)進(jìn)行創(chuàng)新，屬于文書檔案管理關(guān)鍵內(nèi)容，應(yīng)以傳統(tǒng)管理制度為前提，通過(guò)科學(xué)調(diào)整與優(yōu)化，確保管理制度符合單位發(fā)展需求。與此同時(shí)，責(zé)任分配與管理制度的制定，均需要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)體制進(jìn)行，經(jīng)過(guò)質(zhì)量監(jiān)督制度的優(yōu)化，保證信息化管理制度的規(guī)范化，以促進(jìn)文書檔案管理信息化發(fā)展。

3.3構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。為了促進(jìn)文書檔案管理信息化發(fā)展，首先需要確定其發(fā)展方向，通過(guò)投入人力和物力等方式，對(duì)傳統(tǒng)文書檔案管理設(shè)施進(jìn)行創(chuàng)新，在對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用后，文書檔案的管理工作隨之得到科學(xué)配置，在此過(guò)程中科學(xué)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)顯得至關(guān)重要，以多元化創(chuàng)新服務(wù)形式，積極展開文書檔案信息化管理，比較滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求，有利于創(chuàng)建完整管理體系。

3.4儲(chǔ)存方式的創(chuàng)新。信息化時(shí)代下，各行業(yè)均實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化發(fā)展，在事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，U盤的應(yīng)用，可以經(jīng)過(guò)網(wǎng)上拷貝方式獲取文書內(nèi)容，因硬盤體積較小，可以將其放置于任何電腦進(jìn)行查閱，或者采取多個(gè)硬盤的拷貝，避免檔案內(nèi)容發(fā)生丟失情況。除此之外文書檔案還可以存至云盤，只需登錄賬號(hào)密碼即可獲取信息內(nèi)容?？梢奤盤等方式無(wú)需展開后期管理工作，可以隨時(shí)進(jìn)行查閱，不再受時(shí)間、環(huán)境等限制，同時(shí)避免發(fā)生文書檔案損壞或丟失等風(fēng)險(xiǎn)，保證資料查找具有較高準(zhǔn)確性，以此降低傳統(tǒng)文書檔案尋找時(shí)間，實(shí)現(xiàn)其使用效率的提高。

4結(jié)束語(yǔ)

信息化背景下，因社會(huì)建設(shè)在文書檔案方面要求較高，不僅需要進(jìn)行創(chuàng)新空間的拓展，而且還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)其管理模式創(chuàng)新，所以，信息化時(shí)代會(huì)對(duì)文書檔案的管理工作帶來(lái)較大挑戰(zhàn)。為了促進(jìn)單位文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，需要結(jié)合信息化時(shí)代發(fā)展要求，根據(jù)當(dāng)前管理問(wèn)題制定相關(guān)措施，通過(guò)提升管理人員綜合素質(zhì)、創(chuàng)建信息化的管理制度、加大管理創(chuàng)新重視力度、儲(chǔ)存方式的創(chuàng)新等方式保證管理工作的有序進(jìn)行，從而提高文書檔案管理整體工作水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 辛海燕.新時(shí)期創(chuàng)新文書檔案管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017.