淺談文物檔案的數(shù)字化管理

鄒於真

摘要：在信息時(shí)代背景下，電子檔案普及也成為了發(fā)展要點(diǎn)，很多單位以及企業(yè)對(duì)于數(shù)字化管理工作的重視程度也在不斷提升，快捷的查詢方式、完善的檔案內(nèi)容以及在線搜索等優(yōu)勢(shì)是數(shù)字化管理發(fā)展關(guān)鍵，所以文物檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展也成為了發(fā)展趨勢(shì)。為了能夠有效實(shí)現(xiàn)文物檔案數(shù)字化管理，本文通過對(duì)文物檔案數(shù)字化管理的意義、現(xiàn)狀與措施的分析，探討如何提高文物檔案數(shù)字化管理的水平。

關(guān)鍵詞：文物檔案;數(shù)字化;管理

文物分為可移動(dòng)文物和不可移動(dòng)文物。根據(jù)《文物保護(hù)法》第十五條規(guī)定，不可移動(dòng)文物保護(hù)單位要“劃定必要的保護(hù)范圍，做出標(biāo)志說明，建立記錄檔案，并區(qū)別情況分別設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或者專人負(fù)責(zé)管理”，即“四有”要求。第三十六條規(guī)定，館藏文物“必須區(qū)分文物等級(jí)，設(shè)置藏品檔案，建立嚴(yán)格的管理制度”。不管是不可移動(dòng)文物還是可移動(dòng)文物，都對(duì)文物檔案提出了很高的要求。在信息化時(shí)代背景之下，文物檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方式也出現(xiàn)了較多的問題，無法有效滿足當(dāng)今社會(huì)文物檔案管理工作需求，所以對(duì)文物檔案數(shù)字化管理進(jìn)行研究有著十分重要的意義。目前，我國文物檔案數(shù)字化管理明顯還處在初步發(fā)展階段，無法真正有效實(shí)現(xiàn)電子化管理。為了能夠改善這一現(xiàn)狀，筆者就文物檔案的數(shù)字化管理工作進(jìn)行了如下研究：

一、文物檔案數(shù)字化管理意義

檔案信息數(shù)字化就是將文物檔案資料借助于紙質(zhì)或者是機(jī)讀的形式作為物質(zhì)對(duì)象，其在實(shí)施過程中會(huì)借助于計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理與加工，這樣就能讓其有效地轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，從而便于使用者利用。相比于傳統(tǒng)方式，文物檔案的數(shù)字化管理意義顯著。

首先，能夠充分借助于計(jì)算機(jī)本身所具備的優(yōu)勢(shì)來有效提升檔案使用效率。現(xiàn)今大多數(shù)文博單位的計(jì)算機(jī)應(yīng)用模式都十分的單一，開發(fā)功能也較為簡(jiǎn)單，無法將現(xiàn)代化設(shè)備價(jià)值發(fā)揮到最佳，而數(shù)字化管理的落實(shí)則能有效改善這一情況，提高文物檔案管理質(zhì)量。其次，文物檔案的數(shù)字化管理還能有效縮短文物檔案信息加工時(shí)間，不管是快速加工還是檢索，其需要花費(fèi)的時(shí)間都十分的短，而且還能為使用者提供全面且準(zhǔn)確的檔案信息，提高文物檔案的利用效率。最后，文物檔案數(shù)字化管理拓展了文物保護(hù)的深度和廣度，通過數(shù)字化管理構(gòu)建文物大數(shù)據(jù)庫，可以提高文物保護(hù)的聯(lián)動(dòng)性?？傊奈餀n案數(shù)字化管理不僅是新時(shí)代發(fā)展的重要趨勢(shì)，也是提升文物檔案管理質(zhì)量的有效手段。

二、文物檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

就目前文物檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀來看，存在著一些問題，還有待完善，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.文物檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化程度有待提升。文物檔案的數(shù)字化管理基礎(chǔ)與前提就是工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，可是目前我國各地區(qū)文博單位檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展不夠均衡，大多數(shù)文博單位基礎(chǔ)工作實(shí)施情況都十分的薄弱，信息化程度也有待提升，所以文物檔案管理工作呈現(xiàn)出來的現(xiàn)象就是標(biāo)準(zhǔn)化程度有待提升。之所以會(huì)如此，主要還是因?yàn)楹芏辔牟﹩挝辉趯?shí)施過程中沒有考慮單位發(fā)展實(shí)際，也沒有從全局利益進(jìn)行分析和考慮，所以促使文物檔案數(shù)字化工作實(shí)施缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整個(gè)檔案管理工作隨意性較大，無法保障電子文檔有效管理，直接制約了文物檔案信息化管理實(shí)施與推廣。

2.文物檔案的數(shù)字化管理有待成熟。文物檔案管理工作數(shù)量較多，每一個(gè)檔案所包含的信息量也十分大，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，信息數(shù)據(jù)更是呈現(xiàn)出顯著上升的趨勢(shì)，而就目前文物檔案信息數(shù)字化發(fā)展情況來看，鍵盤錄入以及掃描屬于數(shù)字化的兩種重要方式，其中鍵盤錄入效率十分低下，需要人工操作;掃描這一方式則存在著圖像質(zhì)量有待提升、漢字識(shí)別率不高以及掃描速度不快等缺陷。因?yàn)椴煌奈餀n案信息本身就存在差異，所以在對(duì)文物檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，保密工作自然也會(huì)存在差異，這也就直接決定了哪些文物檔案信息是可以數(shù)字化，而哪些又是不可以的，再加上網(wǎng)絡(luò)開放性原因，文物檔案還容易出現(xiàn)被復(fù)制、刪改等情況，檔案信息真實(shí)性有待保障和提升。

3.文物檔案信息管理人員素質(zhì)不高。文物檔案的數(shù)字化管理要想有效落實(shí)，自然需要具備現(xiàn)代化技術(shù)水平的工作人員來進(jìn)行管理。在數(shù)字化時(shí)代背景下，文物檔案管理工作人員不僅要具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作能力，還需要具備較高的專業(yè)知識(shí)以及先進(jìn)的技術(shù)水平。傳統(tǒng)文物檔案管理工作人員，其主要任務(wù)就是簡(jiǎn)單的抄錄以及檔案搬運(yùn)，技術(shù)性操作相對(duì)較少，可是在數(shù)字化管理模式之下，管理人員則需要具備良好的電子信息技術(shù)水平，這樣才能真正有效完成信息錄入、電子文檔排序、圖片掃描以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全設(shè)置等一系列高技術(shù)工作。但是，就目前文物檔案數(shù)字化管理情況來看，文物檔案管理部門人才匱乏，尤其是對(duì)于文物檔案信息處理的復(fù)合型人才更是少之又少，這也進(jìn)一步制約了文物檔案數(shù)字化管理的落實(shí)。

4.文物檔案利用效率有待提升。就目前文物檔案數(shù)字化管理工作情況來看，文物檔案利用效率也有待于提升，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理可謂是各級(jí)檔案管理部門所面臨的現(xiàn)實(shí)問題。目前，我國各文博單位在發(fā)展過程中都構(gòu)建了專屬于自己的網(wǎng)站，可是從總體來分析的話，其現(xiàn)狀不容樂觀。這些網(wǎng)站雖然存在可是信息量卻并不足夠，很多網(wǎng)站的內(nèi)容也僅限于辦事流程介紹等等，再加上網(wǎng)站建設(shè)過于傳統(tǒng)，無法有效吸引公眾，所以點(diǎn)擊瀏覽量也較低，無法真正有效發(fā)揮出文物檔案的價(jià)值。

三、文物檔案數(shù)字化管理措施

在上述分析中我們了解到文物檔案的數(shù)字化管理意義與現(xiàn)狀，為了能夠更好地落實(shí)數(shù)字化管理，筆者認(rèn)為文物檔案管理工作者可以從以下幾點(diǎn)著手：

1.做好文物檔案規(guī)范化管理。文物檔案的數(shù)字化管理工作要想有序?qū)嵤┫氯?，一定要加?qiáng)對(duì)電子檔案信息的真實(shí)性、安全性、完整性以及規(guī)范性管理。首先，從制度方面著手對(duì)文物檔案進(jìn)行完善與管理，構(gòu)建出權(quán)威且具有指導(dǎo)性的管理部門，對(duì)整個(gè)作業(yè)流程進(jìn)行有效規(guī)范，以此來保障電子文檔在傳輸過程中的安全性。其次，還可以從技術(shù)方面對(duì)文物電子檔案原始記錄進(jìn)行管理，在管理過程中可以構(gòu)建出一個(gè)專門的文物檔案管理機(jī)構(gòu)，例如，文物藏品檔案管理局、文物檔案專門管理機(jī)構(gòu)等等，以此來對(duì)文物檔案管理主體進(jìn)行明確，同時(shí)有效提升領(lǐng)導(dǎo)層的管理意識(shí)，讓文物檔案數(shù)字化規(guī)范管理有效落實(shí)下去。最后，在數(shù)字化管理過程中，還可以結(jié)合實(shí)際情況來構(gòu)建出完善的數(shù)字化管理體系，這樣也能進(jìn)一步提升文物檔案數(shù)字化管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。例如，可以在管理過程中定期對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行安全性檢查與管理，同時(shí)做好電子檔案保密設(shè)置，借助于有效的手段來進(jìn)行數(shù)字化管理，從而有效保障電子檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性;也可以積極構(gòu)建責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、目標(biāo)管理體制等，這樣才能有效促進(jìn)檔案工作人員向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，從而更好地滿足數(shù)字化管理工作需求。

2.構(gòu)建文物檔案數(shù)字化管理安全防范系統(tǒng)。文物檔案數(shù)字化管理過程中，還需要積極構(gòu)建文物檔案數(shù)字化管理安全防范系統(tǒng)，以此來有效提高文物檔案管理的安全性。具體而言，在進(jìn)行文物檔案管理的時(shí)候，管理人員自身規(guī)范操作意識(shí)、病毒防范意識(shí)一定要不斷提升，同時(shí)構(gòu)建出合理的安全規(guī)章制度，通過有效的病毒查殺、預(yù)防手段來有效提升文物檔案數(shù)字化管理安全性;另外，在對(duì)文物檔案管理工作人員做好培訓(xùn)與教育工作，讓其能夠形成良好的安全操作意識(shí)，這樣就能有效保障網(wǎng)絡(luò)各項(xiàng)操作的安全性，真正實(shí)現(xiàn)文物檔案的數(shù)字化管理。此外，為了能夠有效避免文物檔案管理信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失，在進(jìn)行數(shù)字化管理的時(shí)候還可以使用一臺(tái)或者是多臺(tái)服務(wù)器來進(jìn)行處理，直接對(duì)文物原始數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描，最好是進(jìn)行高速集中掃描，同時(shí)做好保存工作，以此來有效保障文物檔案數(shù)字化管理效率和質(zhì)量。

3.做好文物檔案數(shù)字化工作隊(duì)伍建設(shè)。在文物檔案數(shù)字化管理過程中，還需要做好工作隊(duì)伍建設(shè)，畢竟只有管理人員提高其自身素質(zhì)才能有效完成高質(zhì)量的檔案管理工作。為此，在發(fā)展過程中一定要對(duì)檔案管理人員素質(zhì)進(jìn)行綜合考慮，結(jié)合數(shù)字化管理手段需求來進(jìn)行文物檔案管理意識(shí)培養(yǎng)。在數(shù)字化管理時(shí)代背景之下，文物檔案數(shù)字化管理工作者一定要樹立起較好的檔案信息安全意識(shí)，在工作過程中不斷完善提升自己，通過學(xué)習(xí)來不斷提高自身信息技術(shù)能力，及時(shí)學(xué)習(xí)文物專業(yè)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)、檔案數(shù)字化相關(guān)計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)等，這樣才能有效提高檔案管理人員素質(zhì)與水平。另一方面，文物檔案管理部門也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)與教育，讓其具備良好的品質(zhì)與素養(yǎng)，這樣才能真正有效提升其數(shù)字化管理能力，從而真正有效落實(shí)數(shù)字化管理。

4.加強(qiáng)文物檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與共享機(jī)制建設(shè)。文物檔案數(shù)字化管理除了上述幾點(diǎn)之外，還需要在發(fā)展過程中構(gòu)建出一套較為完整的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在實(shí)際運(yùn)作過程中，結(jié)合實(shí)際情況來構(gòu)建出統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及信息共享機(jī)制，各個(gè)部門之間需要加強(qiáng)合作與共享，這樣才能有效發(fā)揮出文物檔案數(shù)字化管理工作效率和質(zhì)量。具體而言，在發(fā)展過程中，文物檔案管理部門可以在對(duì)文物檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，借助于文物檔案信息資料庫的建立來有效實(shí)現(xiàn)信息海量存儲(chǔ)，這樣文物檔案管理者與使用者就能借助于網(wǎng)絡(luò)來有效查閱相關(guān)文物檔案信息，有效實(shí)現(xiàn)文物檔案資源共享。

綜上所述，文物檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，信息化時(shí)代背景下，數(shù)字化管理是各項(xiàng)管理工作實(shí)施的前提與關(guān)鍵，而文物檔案數(shù)字化管理本就是一項(xiàng)系統(tǒng)化、長(zhǎng)期化的工作，在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，相關(guān)工作人員一定要不斷提升科技創(chuàng)新能力，做好文物檔案數(shù)字化建設(shè)與管理，真正將新技術(shù)與新手段有效應(yīng)用于文物檔案數(shù)字化管理之中，這樣才能有效提升文物檔案管理工作質(zhì)量，有效發(fā)揮出文物檔案存在的價(jià)值。

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