互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

郭佳

摘要：隨著社會(huì)信息的不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)向互聯(lián)網(wǎng)+發(fā)展的加速，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的檔案管理面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理也從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化。在檔案信息量不斷增加的新形勢(shì)下，相關(guān)工作難以開(kāi)展。因此，在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的背景下，如何轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，以適應(yīng)檔案管理的需要，使檔案管理工作有序有效地開(kāi)展，是值得探討和研究的課題。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

1互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理存在的問(wèn)題

1.1不夠重視檔案交接手續(xù)

絕大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理人員不是專(zhuān)職人員，甚至身兼數(shù)職。這部分檔案管理人員流動(dòng)性大，在離職或轉(zhuǎn)崗時(shí)檔案交接手續(xù)簡(jiǎn)單，未按程序嚴(yán)格處理，容易造成檔案數(shù)量和資料責(zé)任界限不清。因此，存在著工作前后交接斷開(kāi)、檔案管理硬件設(shè)施不完善、文件管理人員培訓(xùn)不足等問(wèn)題。

1.2管理能力落后

少數(shù)具有專(zhuān)業(yè)教育背景的檔案人才實(shí)際上流向了高校、企業(yè)等領(lǐng)域。實(shí)際工作人員大多沒(méi)有檔案知識(shí)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，文件收集意識(shí)薄弱。此外，大多數(shù)文檔管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，工作中存在慣性思維，有些檔案不真實(shí)、不準(zhǔn)確，補(bǔ)充檔案不及時(shí)、不準(zhǔn)確，不能真實(shí)反映工作實(shí)際情況，造成檔案不完整。

1.3互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案的重要性宣傳不夠到位

首先，檔案的重要性還沒(méi)有被檔案管理者廣泛宣傳。其次，大多數(shù)人事檔案管理是并行的，屬于非專(zhuān)業(yè)管理。由于專(zhuān)業(yè)和時(shí)間的限制，檔案管理人員不能及時(shí)了解檔案管理的新知識(shí)和新技術(shù)。

1.5檔案管理手段落后

在許多單位和部門(mén)，往往有陳舊的檔案庫(kù)房，相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重短缺，現(xiàn)有設(shè)備老化，更不用說(shuō)現(xiàn)代化的紅外監(jiān)測(cè)、濕熱控制等現(xiàn)代化設(shè)備。在一些部門(mén)，他們只愿意在其他工作上投入更多的資金，而不愿意在檔案管理中增加新的設(shè)備和新的人員，使檔案庫(kù)的設(shè)備老化，工作陳舊，甚至出現(xiàn)報(bào)廢的情況。有些單位和部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理職能，或者直接在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)設(shè)置檔案庫(kù)。這種檔案管理極為落后，容易造成檔案信息的丟失、變質(zhì)和封存。檔案管理由人工檢索處理，檔案信息丟失將成為本單位無(wú)法彌補(bǔ)的巨大損失。

2互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理問(wèn)題解決對(duì)策

2.1加強(qiáng)檔案管理工作的安全性

建立檔案保密管理制度勢(shì)在必行。各單位還應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的具體情況，制定一套更加實(shí)用、更有針對(duì)性的規(guī)章制度。在日常工作中，要加強(qiáng)制度宣傳，增強(qiáng)檔案管理人員法律意識(shí)。完善檔案管理責(zé)任制，建立健全監(jiān)管機(jī)制，增強(qiáng)包括檔案管理人員在內(nèi)的全員檔案法治觀念，促進(jìn)廣大群眾知檔、建檔、用檔。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，歷史數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在檔案中并進(jìn)行管理。因此，確保檔案的安全等同于保證企業(yè)的安全。檔案信息泄露，可能影響企業(yè)利益，對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。因此，要營(yíng)造安全可靠的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，引進(jìn)世界先進(jìn)的安全技術(shù)，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測(cè)，警惕外來(lái)文件。

2.2網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)歸檔

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)和云計(jì)算應(yīng)運(yùn)而生，增強(qiáng)了網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)了社會(huì)的有效發(fā)展。檔案管理是國(guó)家決策在這一戰(zhàn)略中發(fā)揮作用的重要保障。因此，要求檔案具有一定的完整性和真實(shí)性，要求相關(guān)管理人員將各種內(nèi)容結(jié)合起來(lái)，提高檔案管理的有效性。如何整合用戶(hù)、技術(shù)、管理和法律，已成為當(dāng)前產(chǎn)業(yè)發(fā)展的首要任務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，多方面內(nèi)容的整合已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，互聯(lián)網(wǎng)為這種發(fā)展模式提供了基礎(chǔ)。推動(dòng)檔案管理與新的運(yùn)行模式相結(jié)合，促進(jìn)新媒體技術(shù)的出現(xiàn)，自動(dòng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的檢索和篩選，幫助管理用戶(hù)大量下載和存儲(chǔ)這些數(shù)據(jù)，提高管理工作的效率，提高管理工作的效率。同時(shí)，我們還可以通過(guò)實(shí)施激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)困難數(shù)據(jù)的管理和下載，提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集的全面發(fā)展，進(jìn)而保證其準(zhǔn)確性，防止一些不必要的數(shù)據(jù)采集。版權(quán)糾紛，有利于產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

2.3轉(zhuǎn)變管理理念

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理者有必要改變自己的管理方法和管理理念。增強(qiáng)檔案信息化管理，不僅可以降低管理成本，還能提高檔案利用率，減少人力投入。因此，只有實(shí)施信息化管理，才能全面提高檔案管理水平。

2.4建立穩(wěn)定性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)

進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代以來(lái)，所有的數(shù)字形式，即數(shù)據(jù)信息，都被應(yīng)用于檔案信息的保存。它的傳播主要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的即時(shí)傳播和發(fā)布。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，必須建立數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，行政事業(yè)單位、企業(yè)應(yīng)更加重視數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性。在滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)庫(kù)還應(yīng)便于管理人員使用和讀取，并能隨時(shí)檢索檔案信息。如今，科技更新的速度非?？臁Ｒ虼?，應(yīng)采用先進(jìn)的管理軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的使用壽命，減少數(shù)據(jù)庫(kù)的更換頻率。目前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，有效地提高了檔案管理的效率，但仍存在一些安全問(wèn)題。因此，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)注意系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)，避免因建立檔案而造成的數(shù)據(jù)丟失，創(chuàng)造檔案管理工作。

2.5提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，使得檔案管理的方法和模式都不斷地改進(jìn)和完善。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用”的觀念我們也要發(fā)生轉(zhuǎn)變。開(kāi)發(fā)信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力發(fā)展檔案信息資源，才能為群眾提供更好的服務(wù)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐步進(jìn)入檔案管理工作，其工作人員必須熟練操作各種先進(jìn)設(shè)備，了解有關(guān)操作知識(shí)，能夠正確處理常見(jiàn)問(wèn)題和困難。我們不僅要強(qiáng)調(diào)政治素質(zhì)，還要強(qiáng)調(diào)文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，要鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)，把檔案工作者由數(shù)量轉(zhuǎn)為質(zhì)量，努力做到高效，滿(mǎn)足互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案工作的需要。

結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析，研究發(fā)現(xiàn)它有一些缺點(diǎn)。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，促進(jìn)創(chuàng)新，管理者需要根據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，提高自身素質(zhì)，推廣信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)激勵(lì)機(jī)制。提高檔案的利用價(jià)值，為國(guó)家發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：荊門(mén)市社會(huì)救助管理局）