基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，社會(huì)領(lǐng)域的各個(gè)方面都已經(jīng)不同程度的受到影響，高校的檔案管理工作同樣受到大數(shù)據(jù)的沖擊，而面臨前所未有的挑戰(zhàn)。對(duì)于高校來說，建立基于大數(shù)據(jù)的檔案管理服務(wù)體系迫在眉睫。本文闡述了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務(wù)體系的基本特征，分析了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務(wù)體系面臨的主要挑戰(zhàn)，在此基礎(chǔ)上提出大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;服務(wù)體系

一、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務(wù)體系的基本特征

1.具備更高的工作效率。目前，關(guān)于檔案管理的很多方面諸如管理理論、管理技術(shù)和管理環(huán)節(jié)等都發(fā)生了深刻的變化。在高校中，檔案管理逐漸呈現(xiàn)出大檔案、大技術(shù)與大服務(wù)的趨勢(shì)。高校檔案保存了學(xué)校發(fā)展歷程的主要數(shù)據(jù)信息，尤其是學(xué)校發(fā)展關(guān)鍵時(shí)期的重要信息，這些信息對(duì)于學(xué)校來說具有很高的價(jià)值，而檔案館則是專門保存這些信息的機(jī)構(gòu)。近年來，伴隨高等教育的不斷擴(kuò)招，高校規(guī)模越來越大，檔案館所保存的數(shù)據(jù)資料也與日俱增，其中包括行政、教學(xué)和科研等方面的大量檔案資料，這些資料對(duì)學(xué)校發(fā)展是至關(guān)重要的。同時(shí)，已有檔案管理工作人員的工作負(fù)荷不斷增加，若堅(jiān)持采用傳統(tǒng)的手工模式，則容易造成用戶查詢檔案信息困難、檔案信息無法共享等問題。這在一定程度上降低了檔案管理的工作效率，也無法滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的需要。在大數(shù)據(jù)背景下，建設(shè)高校檔案管理服務(wù)體系，可以極大地提升檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而為高校師生提供優(yōu)質(zhì)滿意服務(wù)。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化業(yè)務(wù)的再造。近些年，隨著高等教育的不斷改革和高校教師流動(dòng)的頻率加快，高校檔案的生成速度與之前相比加快了很多，檔案數(shù)量在較短時(shí)期內(nèi)呈現(xiàn)劇增的態(tài)勢(shì)。但是，據(jù)了解，還有不少高校依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來保存相關(guān)資料數(shù)據(jù)，而高校目前檔案管理工作任務(wù)普遍比較繁重，且覆蓋的資料類型和內(nèi)容多樣化。高校需要以信息技術(shù)為載體建設(shè)檔案管理服務(wù)體系，以滿足日益增加的檔案管理的需求。在大數(shù)據(jù)背景下，建設(shè)高校檔案管理服務(wù)體系能夠優(yōu)化檔案管理的工作流程，既有助于提升檔案管理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，還有助于提高用戶查詢檔案信息的效率。

3.實(shí)現(xiàn)有效的遠(yuǎn)程訪問和查詢。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與傳統(tǒng)課堂以及黨政工作的結(jié)合，在線課程和黨政電子公文等數(shù)據(jù)開始大量產(chǎn)生，使得電子檔案隨之產(chǎn)生。另外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣應(yīng)用也促進(jìn)了檔案館紙質(zhì)版檔案的數(shù)字化，主要表現(xiàn)為：越來越多的紙質(zhì)檔案資料和照片等需要利用掃描和翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。在大數(shù)據(jù)背景下，圍繞檔案使用者這個(gè)核心建設(shè)高校檔案管理服務(wù)體系，可以將檔案館與高校師生通過網(wǎng)絡(luò)緊密聯(lián)系起來，不僅打破了傳統(tǒng)的時(shí)空限制，還能為用戶提供愉悅的界面體驗(yàn)和強(qiáng)大的服務(wù)功能，諸如遠(yuǎn)程訪問、查詢、借閱和調(diào)用控制等功能，為高校師生提供更加便捷的服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務(wù)體系面臨的主要挑戰(zhàn)

1.高校檔案管理理念落后。目前，在大數(shù)據(jù)背景下，依然有不少高校的檔案管理工作人員墨守成規(guī)，沒有更新管理理念，對(duì)于檔案資料側(cè)重于保管，而忽略檔案的開發(fā)和利用，人力、財(cái)力和物力資源主要被用于檔案被動(dòng)的收集和整理中，缺乏積極主動(dòng)的檔案信息價(jià)值開發(fā)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，從而造成檔案管理服務(wù)能力不高，這已經(jīng)阻礙了高校檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.“信息孤島” 現(xiàn)象普遍存在。在大數(shù)據(jù)背景下，高校面臨海量的數(shù)據(jù)信息，客觀上需要檔案管理工作人員具有較強(qiáng)的信息存儲(chǔ)和分析能力。據(jù)了解，目前，我國(guó)不少高校已建立了自己的檔案管理系統(tǒng)，表明這些高校已經(jīng)從思想上意識(shí)到了檔案管理工作的重要性，但是所運(yùn)用的技術(shù)手段和方法卻不是最先進(jìn)的，對(duì)于數(shù)據(jù)資料的分析僅僅停留在表層，很多時(shí)候只是簡(jiǎn)單的分析和處理，無法深入挖掘獲取更多有價(jià)值的信息，同時(shí)，對(duì)于不同類型的檔案資源，無法有效建立資源之間的聯(lián)系，導(dǎo)致檔案資源的價(jià)值沒有充分釋放出來，從而造成信息孤島現(xiàn)象。此外，絕大多數(shù)高校的檔案管理系統(tǒng)只是針對(duì)高校內(nèi)部檔案資源的利用和分享，不同高校之間無法實(shí)現(xiàn)充分的資源共享，這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)，同時(shí)不利于高校間開展廣泛、深入的交流合作?？傮w來說，目前高校檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)存在一定的缺陷，無法有效實(shí)現(xiàn)高效檔案資源的相互聯(lián)通，導(dǎo)致高校檔案資源整體上處于“信息孤島”封閉狀態(tài)。

3.高校檔案管理服務(wù)水平偏低。當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)高校的檔案管理工作人員構(gòu)成參次不齊，大多數(shù)員工都是非檔案管理相關(guān)專業(yè)，且缺乏檔案管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，檔案館也被高校視作安置其他部門能力較差員工的主要場(chǎng)所，總體來說，高校檔案管理服務(wù)人員數(shù)量短缺，質(zhì)量偏低，很少有員工自愿選擇去檔案館工作的。另外，高校檔案館平時(shí)被學(xué)校忽視，遇到展覽、校慶等活動(dòng)時(shí)才被利用起來，高校在檔案館建設(shè)方面投入的資金和人力也相當(dāng)有限，檔案資源的利用率非常低，很多檔案資源都被閑置。在大數(shù)據(jù)背景下，高校的檔案管理服務(wù)人員隊(duì)伍相當(dāng)薄弱，整體服務(wù)水平低下，進(jìn)一步制約了檔案管理服務(wù)體系的建設(shè)。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)的對(duì)策

1.樹立檔案管理的大數(shù)據(jù)思維。在大數(shù)據(jù)背景下，高校需要從理念上樹立新的檔案觀，對(duì)檔案工作進(jìn)行新的定位，強(qiáng)化大檔案、大數(shù)據(jù)和大資源的檔案意識(shí)。高校要讓各個(gè)部門和全體員工都樹立檔案意識(shí)，不再把檔案工作僅僅歸屬于檔案部門，只有全員樹立數(shù)據(jù)就是資源的大數(shù)據(jù)思維，方能推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型。首先，高校通過將已保存的檔案資源進(jìn)行整理加工，并建設(shè)檔案資源庫，把經(jīng)過加工采集為電子檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存。其次，在高校檔案資源庫的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息的價(jià)值進(jìn)行充分分析，同時(shí)擴(kuò)大檔案資源的收集范圍，將能被高校所用的檔案資源盡可能做好收集和歸類，同時(shí)以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托，廣泛采集結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化的檔案信息，并進(jìn)行優(yōu)化，建設(shè)高校內(nèi)部檔案大數(shù)據(jù)庫。再次，努力探討高校間檔案資源的共享利用機(jī)制，打開檔案資源融合共享新局面，為廣大用戶提供全面深入的數(shù)據(jù)服務(wù)。

2.以“大檔案”指導(dǎo)服務(wù)體系的建設(shè)。高校首先需要強(qiáng)化檔案部門的服務(wù)屬性和檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，前提是檔案管理工作人員要掌握一定的信息處理能力，尤其是能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理和加工相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，為用戶提供所需要的優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)信息。其次，高校需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，突破過去的手動(dòng)處理模式，將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)有效結(jié)合起來，采用在線互動(dòng)和信息共享服務(wù)等新型便捷的服務(wù)方式，以有效滿足用戶的差異化需求。高校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理服務(wù)體系的建設(shè)，將其作為年度重點(diǎn)工作來抓，將責(zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人身上，全面負(fù)責(zé)服務(wù)體系的建設(shè)。

3.建立基于大數(shù)據(jù)的檔案資源管理中心。高校在樹立大檔案觀后，還需要建立基于大數(shù)據(jù)的檔案資源管理中心。為將大量的檔案資源進(jìn)行整合，高校檔案館需要建設(shè)全覆蓋的檔資源數(shù)據(jù)平臺(tái)，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要高校檔案管理工作人員重新界定歸檔范圍與歸檔時(shí)限，以及掌握不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺(tái)的優(yōu)缺點(diǎn)，以期將來自于不同平臺(tái)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化組合，整合高校不同業(yè)務(wù)部門的檔案資源。

首先，高校需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案數(shù)據(jù)資源。在高校，大量的信息孤島現(xiàn)象，不利于檔案資源的整合，具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案資源信息庫可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合。其次，不少高校的信息化建設(shè)工作比較滯后，沒有明確統(tǒng)一的規(guī)劃，每個(gè)業(yè)務(wù)部門的信息化建設(shè)工作各自為政，造成每個(gè)部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不一致，統(tǒng)計(jì)口徑不同，從而引起業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合難度大。所以，高校急需建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)技術(shù)平臺(tái)，將來自于不同業(yè)務(wù)部門的各種類型的檔案資源整合起來，在此基礎(chǔ)上建立檔案資源數(shù)據(jù)中心。最后，針對(duì)不同的數(shù)據(jù)類型，也要做好數(shù)據(jù)整合工作，諸如文檔、圖片和音頻等數(shù)據(jù)形式，這些數(shù)據(jù)形式在大數(shù)據(jù)中占比達(dá)到80%以上。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)間的整合，這為建立檔案資源中心提供了有力的支撐。

4.建立規(guī)范的檔案管理制度體系。管理規(guī)范需要相應(yīng)的制度進(jìn)行制約。在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理服務(wù)體系的建立同樣需要在制度的約束下進(jìn)行。一方面既要符合現(xiàn)有的法律、法規(guī)和制度，另一方面要符合大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，堅(jiān)持“互聯(lián)、開發(fā)、共享”的基本原則，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的數(shù)字資源體系，確保高校檔案館之間所有的檔案資源在制度的約束下實(shí)現(xiàn)共享利用。同時(shí)建立有關(guān)檔案資源的收集、管理以及服務(wù)等具體環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)規(guī)范體系，與此同時(shí)制定一套與之相適應(yīng)的操作流程，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行整體優(yōu)化，這些都從制度層面為高校檔案管理服務(wù)體系的建設(shè)提供了強(qiáng)有力的保障。

高校檔案作為記錄和保存高校各種具體活動(dòng)的載體，構(gòu)成了學(xué)校信息建設(shè)的重要組成部分，能夠真實(shí)反映學(xué)校的發(fā)展歷程，因此，檔案的服務(wù)功能必須最大限度的發(fā)揮出來。在大數(shù)據(jù)背景下，人們的學(xué)習(xí)、工作和生活方式發(fā)生了深刻的變化。如何在大數(shù)據(jù)背景下更好開展高校的檔案管理工作，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，這是擺在高校檔案管理工作人員面前的一個(gè)重要挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮有輝.大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務(wù)體系研究[J].山西檔案，2016（6）：55-57.

[2]畢鵬瑤.基于大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的高校檔案管理服務(wù)模式再造[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017（25）：253-254.

[3]葉文玲.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案資源管理的思考[J].檔案天地，2017（9）：49-51.

[4]張亞倫.基于大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案工作研究[J].醫(yī)學(xué)教育管理，2018（4）：244-246.

作者簡(jiǎn)介：王利娟（1975-），女，漢族，湖南長(zhǎng)沙人，湖南師大本科，單位：湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：檔案管理。