高校實(shí)物檔案數(shù)字化及共享平臺(tái)建立研究與實(shí)踐

田佳妤

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，尤其是高校不斷發(fā)展和對(duì)校園文化的重視，實(shí)物檔案越來越受到人們的關(guān)注。傳統(tǒng)的實(shí)物檔案管理模式已不能適應(yīng)學(xué)校快速發(fā)展的需求。本文通過對(duì)實(shí)物檔案定義、種類的梳理，對(duì)國內(nèi)實(shí)物檔案數(shù)字化研究的檢索分析，提出進(jìn)行實(shí)物檔案數(shù)字化的重要意義和必要性，通過結(jié)合學(xué)校實(shí)物檔案管理工作實(shí)際，提出當(dāng)前高校實(shí)物檔案數(shù)字化及共享平臺(tái)利用的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案;數(shù)字化;研究實(shí)踐

高校綜合檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、外事、出版、設(shè)備、基建、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物類。其中，實(shí)物類檔案因特殊的載體特征，使其管理模式、存放形式都具有特殊性。實(shí)物檔案，顧名思義，是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映人們生產(chǎn)生活實(shí)踐活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有形物品，它是一個(gè)立檔單位檔案全宗的重要組成部分，具有檔案所具有的原始性和直觀性。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，尤其是高校不斷發(fā)展和對(duì)校園文化的重視，實(shí)物檔案越來越受到人們的關(guān)注。

一、研究實(shí)物檔案數(shù)字化管理的意義

1.定義及種類：根據(jù)中國知網(wǎng)檢索到的文獻(xiàn)分析，最早提出實(shí)物檔案的文獻(xiàn)是1964年上海市檔案館，稱實(shí)物檔案為實(shí)物材料。當(dāng)年將“印章、獎(jiǎng)?wù)?、征章、銀幣、斂盾、錦旗、妙票、瓷器、字畫、模型、雕塑、機(jī)械零件、舒算尺、冰洲石（光學(xué)玻璃原料）、水上救生衣、子彈、七首、刑鞭”歸為實(shí)物資料。后來，對(duì)于實(shí)物檔案算不算檔案，怎樣進(jìn)行界定和分類，一直是檔案界討論研究的話題。隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技的發(fā)展，實(shí)物檔案逐漸被大家認(rèn)可和重視，成為檔案管理類別中不可缺少的重要門類。如今將實(shí)物檔案定義為以各類物資為載體存在著，對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門的活動(dòng)因素進(jìn)行記錄，具有一定的信息承載與社會(huì)意義，實(shí)物檔案具有信息的原始性與客觀性，也具有信息的潛在性與多樣化。

2.高校實(shí)物檔案種類：在日常教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、牌匾、錦旗、證書;校慶及重大活動(dòng)中的題字、禮品、印信;歷次學(xué)校更名的校章、校牌;校友贈(zèng)送的禮品;學(xué)校教學(xué)過程中有意義的教學(xué)設(shè)備等。

3.實(shí)物檔案數(shù)字化檢索分析。國內(nèi)對(duì)于實(shí)物檔案的研究，始于60年代。本文作者在中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫上，以“實(shí)物檔案”為檢索條件，檢索到相關(guān)信息331條，其中，2000年之前，對(duì)于實(shí)物檔案的研究為35篇文獻(xiàn)。文獻(xiàn)中，最早的一篇為1964年上海市檔案館袁吉甫發(fā)表在《檔案工作》雜志上的《我館對(duì)檔案中實(shí)物材料的處理》。該文是以上海市檔案館實(shí)際工作成果為例，對(duì)其館內(nèi)保存的實(shí)物檔案進(jìn)行鑒定、確定去留，對(duì)留下的實(shí)物檔案有很明晰的保管方法及存儲(chǔ)要求，論述了經(jīng)鑒定需返還的檔案進(jìn)行歸還的重要性，并且列舉了實(shí)物檔案鑒定的意義，該篇文章，應(yīng)該說是媒體上最早的關(guān)于實(shí)物檔案歸檔規(guī)范利用的最早最詳細(xì)的文獻(xiàn)資料。

隨著科技的發(fā)展，數(shù)字化早已悄然走入人們的生活，實(shí)物檔案數(shù)字化管理迫在眉睫。通過中國知網(wǎng)檢索，以“實(shí)物檔案 數(shù)字化”為檢索詞，共有18篇文章涉及實(shí)物檔案數(shù)字化管理的相關(guān)論述，由此可見，實(shí)物檔案數(shù)字化管理及應(yīng)用應(yīng)是目前檔案工作者亟需研究的問題。

二、學(xué)校實(shí)物檔案數(shù)字化管理與利用的落實(shí)

1.管理規(guī)范落實(shí)：擬定實(shí)物檔案管理辦法。2007年，是學(xué)校搬遷新校區(qū)的第4年，在許多重大活動(dòng)中形成了大量的實(shí)物檔案。為加強(qiáng)學(xué)校實(shí)物檔案的管理工作，更有效地保護(hù)和利用學(xué)校的檔案資源，使實(shí)物檔案管理更科學(xué)、規(guī)范，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法規(guī)并結(jié)合我校實(shí)際情況，結(jié)合學(xué)校校園文化建設(shè)需求，學(xué)校檔案館初步擬定了實(shí)物檔案管理辦法，當(dāng)時(shí)擬定的歸檔范圍為獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、證書、錦旗、榮譽(yù)冊(cè);上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本校的題詞、字畫、工藝品;有保存價(jià)值的物品;學(xué)校在國內(nèi)外各項(xiàng)活動(dòng)中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品;老校區(qū)搬遷至新校區(qū)，以延續(xù)學(xué)校發(fā)展，見證發(fā)展歷程的紀(jì)念品，如建校以來的老校門、校牌、牌匾、?；?、各種證書及曾經(jīng)使用過的物品;具有教育意義且能永久保存的其它實(shí)物。

按照其不同類別，當(dāng)時(shí)學(xué)校的實(shí)物檔案編號(hào)以“實(shí)物-類號(hào)-流水號(hào)”為編目號(hào)。即（1）獎(jiǎng)品類（實(shí)物1-流水號(hào)），如本校在重大活動(dòng)中獲得的各類（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、證書、錦旗、榮譽(yù)冊(cè)等）有保存價(jià)值的物品;（2）名人字畫類（實(shí)物2-流水號(hào)），如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本校的題詞、字畫、工藝品等有保存價(jià)值的物品;（3）紀(jì)念品類（實(shí)物3-流水號(hào)），如學(xué)校在國內(nèi)外各項(xiàng)活動(dòng)中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品;（4）校史類（實(shí)物4-流水號(hào)），如老校區(qū)有意義的物品搬遷至新校區(qū)，以延續(xù)學(xué)校發(fā)展，見證發(fā)展歷程的物品，建校以來的老校門、校牌、牌匾、?；?、各種證書及曾經(jīng)使用過的物品等;（5）其它類（實(shí)物5-流水號(hào)），如具有教育意義且能永久保存的其它實(shí)物。由于實(shí)物檔案存放地點(diǎn)的不確定性，自2007年擬定實(shí)物檔案管理辦法起，學(xué)校檔案館對(duì)校內(nèi)所有實(shí)物檔案進(jìn)行按類別登記，并根據(jù)分類，對(duì)每份實(shí)物檔案進(jìn)行標(biāo)簽。該管理辦法一直沿用至今，提高了工作效率，保證了實(shí)物檔案的存檔質(zhì)量和信息掌握，近幾年為歷次學(xué)校宣傳活動(dòng)、校慶、教學(xué)科研評(píng)估等重大活動(dòng)提供實(shí)物檔案千余次，達(dá)到較好利用效果。

2.實(shí)踐環(huán)節(jié)落實(shí)：全方位多渠道收集實(shí)物檔案。2007年，學(xué)校依據(jù)當(dāng)時(shí)出臺(tái)的實(shí)物檔案管理規(guī)定，在擬定的《實(shí)物檔案管理辦法》中，對(duì)于實(shí)物檔案收集整理做了初步規(guī)劃和要求，即，實(shí)物檔案由發(fā)生或形成部門負(fù)責(zé)收集存檔，并編制詳細(xì)的說明性文字材料，于實(shí)物自形成后的一個(gè)月內(nèi)移交綜合檔案室統(tǒng)一管理，對(duì)于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門保留的，應(yīng)將該實(shí)物照片及相關(guān)材料移交至檔案室登記存檔，并辦理相關(guān)手續(xù);歸檔的實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔、無破損，任何部門及個(gè)人不得隨意將實(shí)物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人;檔案室將對(duì)歸檔的實(shí)物檔案進(jìn)行拍照，并將所拍照片納入照片檔案的管理，兩者之間建立準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)關(guān)系;利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行檔案借閱手續(xù)，實(shí)物檔案原則上只針對(duì)本校各單位利用并按期歸還。

目前，學(xué)校實(shí)物檔案管理在當(dāng)年實(shí)物檔案收集整理規(guī)定的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)際，不斷改進(jìn)管理模式，以提高工作效率、發(fā)揮檔案利用最大化為目的，加大實(shí)物檔案收集、整理、編研力度。學(xué)校于每年5月份開始全校上一年度的檔案歸檔工作，實(shí)物檔案也列入其中。由于榮譽(yù)類檔案需要留在各單位展示柜內(nèi)進(jìn)行展示，近幾年，學(xué)校檔案館只要求各單位上傳電子版照片到檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，并進(jìn)行存放地點(diǎn)的備注。學(xué)校重視實(shí)物檔案的征集工作。于2008年、2018年，學(xué)校分別在校慶之前，為展現(xiàn)學(xué)校發(fā)展成就，全面提升學(xué)校文化建設(shè)水平，向校內(nèi)師生、畢業(yè)校友及社會(huì)人士征集學(xué)校辦學(xué)以來的實(shí)物、聲像等各類資料，對(duì)于捐贈(zèng)者，學(xué)校頒發(fā)收藏證書。

3.數(shù)字化管理落實(shí)：實(shí)現(xiàn)全館實(shí)物檔案數(shù)字化。2018年，是學(xué)校建校70周年，實(shí)物檔案在學(xué)校組織的各種大型活動(dòng)、校史館建設(shè)中起到了舉足輕重的作用。2018年初，檔案館將館內(nèi)千余件獎(jiǎng)牌、證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、字畫等實(shí)物檔案進(jìn)行拍照處理，實(shí)物檔案均以暗紅色大絨布做背景，拍照像素均在300萬以上，以JPG格式存儲(chǔ)。實(shí)物檔案形成電子版后，專業(yè)人士進(jìn)行圖像的檢查和技術(shù)處理，以達(dá)到最佳利用效果。修好圖的照片，按“類別——形成時(shí)間”進(jìn)行分類并分別建立文件夾。其中，為方便檢索及區(qū)分榮譽(yù)類獎(jiǎng)項(xiàng)的獲獎(jiǎng)等級(jí)，在文件夾中，每一個(gè)牌匾的文件名以“年度——獲獎(jiǎng)名稱——國（或省、市）”命名。實(shí)物檔案與電子文檔一一對(duì)應(yīng)，并張貼標(biāo)簽。目前，實(shí)物檔案形成電子版后全部上傳至學(xué)校檔案管理軟件系統(tǒng)。在數(shù)字化過程中對(duì)信息資料進(jìn)行加密和保護(hù)，對(duì)不同等級(jí)的數(shù)據(jù)設(shè)置不同的查閱編輯權(quán)限，檔案資料的使用得到了安全保障，方便相關(guān)部門利用。

4.利用效果落實(shí)：最大化發(fā)揮實(shí)物檔案利用價(jià)值。實(shí)物檔案利用，是檔案工作的最終目的和價(jià)值。近幾年，學(xué)校實(shí)物檔案在學(xué)?；顒?dòng)中所做的工作有：學(xué)校60年、70年校慶中各大型活動(dòng)的展板;學(xué)校各類畫冊(cè)、校史書籍;學(xué)校辦學(xué)成果展;學(xué)校校史館等實(shí)物、圖片的提供。另外，學(xué)校重視檔案多媒體的宣傳渠道，學(xué)校檔案館依據(jù)實(shí)物檔案性質(zhì)，根據(jù)不同時(shí)間段，精選出部分榮譽(yù)類實(shí)物檔案在學(xué)校檔案館網(wǎng)站上展示，降低了展板展示成本，擴(kuò)大了宣傳范圍和水平。

三、高校實(shí)物檔案數(shù)字化及共享平臺(tái)發(fā)展方向

1.提高學(xué)校實(shí)物檔案管理數(shù)字化意識(shí)。實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案數(shù)字化管理，是實(shí)現(xiàn)人工到計(jì)算機(jī)管理的轉(zhuǎn)變，不僅提高了工作效率，減輕了工作人員的工作壓力，更提升了學(xué)校檔案管理水平。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，變被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理模式。

2.完善實(shí)物檔案管理細(xì)則。檔案管理部門應(yīng)在國家相關(guān)管理規(guī)范的前提下，結(jié)合本單位工作特點(diǎn)，及時(shí)完善實(shí)物檔案管理細(xì)則，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展步伐。

3.提高檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)水平。隨著實(shí)物檔案數(shù)字化管理、共享平臺(tái)程度的不斷深入，對(duì)檔案管理者的各方面技能的要求也越來越高。一方面，檔案管理者應(yīng)有主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷填充自己的知識(shí)體系，另一方面，學(xué)校應(yīng)重視對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)教育，提升整體管理水平。

4.強(qiáng)化實(shí)物檔案數(shù)字化管理安全意識(shí)。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，應(yīng)注重檔案安全意識(shí)。在數(shù)字化過程中應(yīng)對(duì)信息資料進(jìn)行加密和保護(hù)，對(duì)不同等級(jí)的數(shù)據(jù)設(shè)置不同的查閱編輯權(quán)限，在檔案資料的使用得到安全保障的前提下，方便相關(guān)部門利用。

5.多渠道多角度為實(shí)物檔案提供展示平臺(tái)。檔案管理部門應(yīng)重視實(shí)物檔案的展示平臺(tái)建立，通過網(wǎng)站、微信推送、微博等多種形式、多渠道多角度展示實(shí)物檔案，提高檔案文化傳播效果。

參考文獻(xiàn)：

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基金項(xiàng)目：遼寧省檔案局課題項(xiàng)目：大數(shù)據(jù)時(shí)代下聲像、實(shí)物檔案數(shù)字化建設(shè)及共享平臺(tái)建立研究與實(shí)踐課題號(hào)：L-2018-R-13。