關(guān)于高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化探究

摘 要：學(xué)籍檔案是用來(lái)記錄學(xué)生在校期間的各項(xiàng)表現(xiàn)，如各科成績(jī)、參加活動(dòng)、所獲得的獎(jiǎng)勵(lì)以及受到的處罰等等。學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作是高校管理工作中十分重要的組成部分，學(xué)生學(xué)籍檔案管理的好與壞影響著高校的可持續(xù)發(fā)展以及測(cè)評(píng)是否處在平穩(wěn)運(yùn)行的狀態(tài)。本文圍繞學(xué)籍檔案管理開展論述，從學(xué)籍檔案數(shù)字化管理意義、學(xué)籍檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)途徑、學(xué)籍檔案數(shù)字化管理對(duì)策建議等幾方面探討高校數(shù)字化模式下的學(xué)籍檔案。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;數(shù)字化

前言

隨著高校的擴(kuò)建，大學(xué)生人數(shù)越來(lái)越多，這極大地增加了高校學(xué)籍檔案管理任務(wù)量，傳統(tǒng)的人工處理方式難以滿足檔案管理要求，客觀上要求高校做出積極地改變。伴隨著時(shí)代的進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化的發(fā)展勢(shì)不可擋，諸多行業(yè)的管理模式也來(lái)越將數(shù)字化運(yùn)用在里面。我國(guó)教育部門也提出“校園數(shù)字化”理念，高校方面的學(xué)生學(xué)習(xí)檔案上的管理也包含在其中。數(shù)字化管理方式簡(jiǎn)單快捷，在高校管理學(xué)生學(xué)籍檔案上運(yùn)用數(shù)字化科技，能夠很好的提升學(xué)籍檔案管理的效率及其質(zhì)量。

一、數(shù)字化和學(xué)籍檔案

數(shù)字化技術(shù)能夠?qū)⒋罅繌?fù)雜而且多變的信息轉(zhuǎn)換為能夠進(jìn)行計(jì)量的數(shù)字或者是數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在相對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)里。高校學(xué)生的學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生的個(gè)人基本信息，包含姓名、各階段學(xué)習(xí)情況、在校期間獲獎(jiǎng)或者是處罰情況、家庭住址等等。將高級(jí)院校學(xué)生的學(xué)籍檔案錄入到其相對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)里，有利于提升高校檔案管理效率，節(jié)省以往傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理工作中所花費(fèi)的物力。將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到高校生的學(xué)籍檔案管理，為檔案的管理提高了諸多的便利。

二、數(shù)字化管理意義

1.適應(yīng)時(shí)代發(fā)展

當(dāng)今時(shí)代數(shù)字化的管理模式已經(jīng)被運(yùn)用于諸多行業(yè)，以往的紙質(zhì)版的記錄信息的模式已經(jīng)被數(shù)字化管理方式取代，大部分高校也將數(shù)字化運(yùn)用到了學(xué)生以及教師在校學(xué)籍檔案上面。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案而言，新型的數(shù)字化與信息化的學(xué)籍檔案具有鮮明的實(shí)用性和方便性。網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，為諸多高校帶來(lái)了便利，同時(shí)也為大部分高校實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理提供了可依賴的信息管理系統(tǒng)。檔案員只需要將學(xué)生各類信息記錄到其相對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)里就行，要查看學(xué)生在校檔案信息只需要登錄專門的信息系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)生信息檢索，這與新時(shí)代數(shù)字化建設(shè)任務(wù)相匹配。

2.節(jié)省人力物力

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的學(xué)籍檔案，需要人工手抄檔案信息，花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)且需要整理到專門的文件袋里，而且儲(chǔ)存稍微不當(dāng)，紙質(zhì)版檔案就會(huì)出現(xiàn)破損，在茫茫的紙質(zhì)版檔案的海洋里，尋找對(duì)應(yīng)的學(xué)生學(xué)籍檔案很困難。而將學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，檔案信息只需要用計(jì)算機(jī)錄入相對(duì)應(yīng)的學(xué)籍系統(tǒng)里，節(jié)省了大量的人力和物力，同時(shí)也提高了檔案錄入的效率。在進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理之下，如果想要查找某一位學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案，只需要在檔案庫(kù)里進(jìn)行檢索就可以，很大程度上提高了學(xué)籍檔案管理員的辦事效率。

3.完善學(xué)籍檔案

以往高校關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍檔案的管理是按班級(jí)或者是專業(yè)及院系來(lái)劃分，高校設(shè)立各個(gè)部門眾多，很難將學(xué)生的全部信息放在一個(gè)卷宗里面。以往高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式，按部門劃分將學(xué)生學(xué)籍檔案分門別類儲(chǔ)存好，在進(jìn)行全部整理檔案時(shí)，才會(huì)將學(xué)生檔案信息重新裝訂在一起，很大程度上降低了管理人員的辦事效率。學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，各個(gè)部門雖然對(duì)于錄入學(xué)生的信息不同，但經(jīng)過(guò)數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)，這些信息可以整合在學(xué)籍檔案系統(tǒng)里面，為建立完整的學(xué)生學(xué)籍檔案提供保證，全方面提升高校學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量 。

三、學(xué)籍檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)

由傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)換為電子版存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，不是一蹴而就，而是需要多方面配合采集學(xué)生基本信息，下面介紹由數(shù)字化方式進(jìn)行學(xué)籍檔案儲(chǔ)存的方式。

1.圖片掃描或拍攝照片

根據(jù)原有紙質(zhì)檔案的基本情況及其用途，利用掃描儀或照相機(jī)使原有檔案以數(shù)字化形式存儲(chǔ)在電腦里，節(jié)約人力、物力成本，提高檔案信息儲(chǔ)存的效率。這兩種檔案數(shù)字化方式各有優(yōu)劣，一方面掃描儀掃描后的檔案信息可以自動(dòng)入錄系統(tǒng)，減輕檔案管理人員的工作壓力。但是對(duì)于存放較久的紙質(zhì)版檔案，因?yàn)楦鞣N原因會(huì)存在著一定的破損，在進(jìn)行圖片掃描時(shí)會(huì)出現(xiàn)掃描不全或者是在掃描時(shí)出現(xiàn)黑色折痕線條等，因此，不適合采取采用這種方式。另一方面使用拍攝的形式采集學(xué)生的基本信息，按下快門只需幾秒鐘，不僅提高了辦公的效率同時(shí)也節(jié)省了學(xué)生前往專門拍攝電子照片門店花費(fèi)的時(shí)間。但是這種方式的對(duì)管理人員的拍攝技術(shù)及拍攝設(shè)備由較高的要求，而且需要管理人員手動(dòng)將圖片導(dǎo)入系統(tǒng)，一定程度上增減了管理人員工作量。因此檔案管理人言應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理選擇紙質(zhì)檔案電子化途徑。

2.系統(tǒng)軟件

科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用也就越來(lái)越廣泛，眾所周知計(jì)算機(jī)可安裝不同的系統(tǒng)軟件，高校是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件使用的龐大用戶。學(xué)生從進(jìn)入高校開始，一直到畢業(yè)會(huì)產(chǎn)生許多的檔案信息，會(huì)有專門人員將這些信息進(jìn)行分門別類的錄入各自對(duì)應(yīng)的軟件系統(tǒng)，最終整合在一起。但是這樣的方法也存在著弊端，比如各自系統(tǒng)軟件之間的兼容性能較差 ，且無(wú)法與常規(guī)辦公使用軟件相兼容，電腦損壞或者是系統(tǒng)面臨崩潰時(shí)，電子檔案信息難以保存，同時(shí)也面臨著信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。為了避免學(xué)生學(xué)籍檔案信息的泄露和更好的管理，許多高校采取將學(xué)生學(xué)籍檔案錄入系統(tǒng)上傳至官網(wǎng)，學(xué)生查看檔案信息需要賬號(hào)和密碼。

3.學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建議

（1）建立數(shù)字化管理系統(tǒng)

高校應(yīng)立足于自身發(fā)展實(shí)情，在現(xiàn)在的信息技術(shù)基礎(chǔ)上建立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，并不斷優(yōu)化和升級(jí)系統(tǒng)，最大程度提升學(xué)籍管理效率。高?？梢院娃k公室聯(lián)合起來(lái)組建綜合性檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，存在學(xué)生學(xué)籍檔案的同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)其他部門檔案的分類管理，全方位滿足高效對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理需求。 由于學(xué)籍檔案十分重要，高校除了對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)管理外，還應(yīng)開展相應(yīng)的紙質(zhì)資料存檔管理，通過(guò)這樣的組合形式避免因電子數(shù)據(jù)丟失帶來(lái)的不便，提升學(xué)生學(xué)籍檔案管理的精確性和有效性。

（2）建設(shè)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施

完善的配套數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的基礎(chǔ)，因此，高校應(yīng)重視數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。高校應(yīng)購(gòu)買掃描儀、刻錄機(jī)、大容量服務(wù)器等硬件設(shè)備以及相關(guān)的檔案管理軟件，加快建成局域網(wǎng)及學(xué)校檔案資源網(wǎng)站，提升學(xué)生學(xué)籍檔案信息綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)速度和質(zhì)量。此外，還可以將互聯(lián)網(wǎng)連入校園網(wǎng)中，通過(guò)建立電子文檔分類系統(tǒng)和學(xué)生學(xué)籍資源數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的自動(dòng)化分類管理 。高校應(yīng)參考相關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理情況建立數(shù)字文件管理體系，提升數(shù)字文件分類管理質(zhì)量，為學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理奠定法律基礎(chǔ)，使學(xué)籍檔案管理更為完整和真實(shí)。

3.培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人員

高校學(xué)籍檔案管理離不開工作人員的勞動(dòng)，人員的綜合能力關(guān)系著檔案管理質(zhì)量。為進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化管理水平，高校應(yīng)組建一支能熟練操作相關(guān)系統(tǒng)、具備豐富檔案管理知識(shí)的學(xué)籍管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)。因此高校應(yīng)招錄專業(yè)的檔案管理人員，并定期為檔案管理人員組織培訓(xùn)，提升其實(shí)操能力及檔案管理素養(yǎng)，使之成為兼具計(jì)算機(jī)操作和檔案管理的復(fù)合型人才，為高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理提供有力的保障。

4.完善數(shù)字檔案管理制度

高校學(xué)籍管理工作質(zhì)量和學(xué)生的利益息息相關(guān)，一定程度上影響著學(xué)生今后的生活和工作。早在2007年黨中央就曾借自然遺產(chǎn)和文化遺產(chǎn)檔案保護(hù)強(qiáng)調(diào)檔案保護(hù)的重要性。因此，高校應(yīng)在現(xiàn)行的數(shù)字檔案技術(shù)規(guī)范條例及和電子文件管理相關(guān)的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，制定適合本校實(shí)情的檔案數(shù)字化管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，提升學(xué)生學(xué)籍信息檔案的安全性和嚴(yán)密性 。

將高校學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化模式管理，適應(yīng)了當(dāng)今時(shí)代各項(xiàng)發(fā)展需求。高校學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理，很大程度上提高了檔案管理員的辦事效率，節(jié)省了大量的人力及物力。當(dāng)然依目前的情況來(lái)看，數(shù)字化管理模式仍然存在著漏洞，但相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版信息化管理模式，數(shù)字化的管理取得了很大的進(jìn)步。相信隨著時(shí)代的進(jìn)步，科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理模式存在的一些漏洞很快就會(huì)被填補(bǔ)。所以，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)更應(yīng)該受到各大高級(jí)院校的重視，加大其投入，完善學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理框架，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量 。

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作者簡(jiǎn)介：安紅（1968-），女，本科，館員，研究方向：高校檔案管理。