Excel在微小企業(yè)人力資源管理中的應用分析

摘要：Exc el軟件是重要的辦公軟件之一，其較強的數(shù)據(jù)處理能力和數(shù)據(jù)分析能力讓其擁有廣泛的應用空間。本文對當前微小企業(yè)人力資源管理中Excel軟件的應用方向進行了分析，以期對實際的工作形成幫助。

關鍵詞：Excel;人力資源：微小企業(yè)

一、Excel在員工信息管理方面的作用

在當前的小微企業(yè)之中，為了節(jié)約運營成本，因此對工作人員的信息管理工作通常是由會計或其他工作人員兼任，這就導致相關人員在進行工作的時候，往往專業(yè)性不強，工作效率低。以部分小微企業(yè)的人力資源信息管理的方式為例，其一般采用的是以筆記的方式，將當前的信息原樣記錄，這種方式首先會消耗相關工作人員大量的時間，同時難以實現(xiàn)長期存儲的目的，容易出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象;其次，在進行人力資源信息調用的時候，由于這種信息記錄方式主觀性強、格式隨意，因此也會為信息調用者帶來閱讀的障礙。而利用Excel表格工具，在進行人力資源信息管理的時候，可以將相關工作人員的基礎信息、工作狀態(tài)和工作經(jīng)歷等進行清晰的分類，保證在后期的管理工作之中，對相關信息一目了然。Excel表格工具在微小企業(yè)的人力資源管理中進行應用，能夠比較良好地契合當前微小企業(yè)專職管理人員不足的現(xiàn)狀，避免在進行人力資源管理工作的過程中，出現(xiàn)重復性的勞動，同時Exc el表格工具在使用操作方面也極為便利，在應用的時候，可以實現(xiàn)對工作人員的薪資、社保等的在不同階段中不斷變化的數(shù)據(jù)進行整合的作用，也有利于在完成數(shù)據(jù)整理之后，讓員工和企業(yè)管理者進行數(shù)據(jù)的分析。

二、Excel在勞資關系管理方面的應用

勞資關系管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，這方面的管理主要是對相關工作人員的工資進行計算和發(fā)放。由于在企業(yè)之中工作人員的工資狀況不同，因此必然對工資的計算和發(fā)放帶來一定的挑戰(zhàn)，并且員工在加班、補助和績效等方面是存在客觀差異的，所以采取相關工具進行有效計算，能夠在根本上保障員工工資計算的正確性。Excel工具在實際的應用過程中，能夠利用相對簡單的函數(shù)計算，讓針對員工的工資計算更為便捷。例如：通過Exc el將工資計算的各個要素進行分列，并采取相應的公式進行表達，再通過Vlookup將數(shù)據(jù)進行調用，從而可以實現(xiàn)對員工各項工資的計算。Excel表格工具的使用難度極小，同時在進行應用的時候，能夠比較清晰地將計算過程進行表達，同時計算的準確程度較高，因此在當前中小企業(yè)的人力資源管理之中，對Excel表格工具進行應用，對于勞資關系的明確具有著重要的意義：另一方面，促進勞資關系的明確，又將對微小企業(yè)的員工內(nèi)部的凝聚力起到增強作用，對于企業(yè)的長遠發(fā)展有利。

三、Exc el表格工具在日常事務管理中的應用

如前所述.Excel在進行微小企業(yè)運行過程中相對特殊的工作項目而言，能夠發(fā)揮的作用巨大，但同時需要注意的是.Excel在日常的管理工作之中，也有著巨大的應用潛力。以人員考勤管理為例，考勤制度的形成，其目的在于要求員工以自身的行動來對企業(yè)的發(fā)展負責，只有在保證員工為企業(yè)的發(fā)展進行充分的付出之后，才能實現(xiàn)企業(yè)與員工的共同發(fā)展。在利用Excel進行員工考勤工作的時候，可以實現(xiàn)制表、細化考勤內(nèi)容的作用，如考勤表格之中需要添加的遲到、早退、請假等項目，通過相應的代碼來表示不同的出勤狀況，并利用countif函數(shù)來完成相關的操作，即可對相關人員出勤狀況形成比較嚴謹?shù)目己?。但需要明確的是，在實際工作之中，相關人員必須關注存取方便的問題，因此對Excel自身所攜帶的選項卡設置功能進行充分應用，將本年度之中不同月份的考勤表進行統(tǒng)一的存儲，從而可以在未來進行相關考勤記錄的調用的時候，能夠較為方便地尋找到。在進行其他日常事務管理的時候，相關工作人員同樣可以采取這種方法，如物資管理、不同部門人員信息等，從而提升企業(yè)的運轉效率。

Excel表格工具的應用范圍廣泛，在進行人事事務管理的時候，同樣具有適用空間。以人事管理之中的員工人職、報表等內(nèi)容的管理，由于涉及的事務類型較多，因此在實際的管理工作之中相對較為麻煩。以企業(yè)的報表制作為例，在具體的工作之中，涉及的數(shù)據(jù)較多，時間跨度較大，而利用Excel能夠實現(xiàn)相對有效的數(shù)據(jù)計算，降低實際工作的難度。值得注意的是，在進行報表的制定時，需要嚴格地按照相應的季度、年度等順序來制定和填報，保證報表在制定過程中的規(guī)范性，從而才能實現(xiàn)利用Excel為企業(yè)年審工作提供便利的目的。小微企業(yè)在進行人事管理工作的過程中，由于自身規(guī)模的限制，需要對相應的工具和措施進行充分的利用，才能有效地提升企業(yè)自身的運轉效率，保證工作的有序進行。

四、結語

綜上所述.Excel在小微企業(yè)的人力資源管理工作之中，有著極為廣泛的應用空間，小微企業(yè)由于其自身特性的存在，對于高效率的企業(yè)運作和管理方式有著強烈的需求，而Excel工具的存在，能夠幫助企業(yè)在人員信息、勞資關系和日常事務等方面進一步提升管理效率，節(jié)約企業(yè)的運作成本，對于增強小微企業(yè)的市場競爭力，促進經(jīng)濟發(fā)展有著重要的作用。

參考文獻：

[1]季元葉.基于Excel服務器定制開發(fā)小微企業(yè)管理信息系統(tǒng)[J].電腦編程技巧與維護.2015（19）：59-61.

作者簡介：

宋穎.湖南勞動人事職業(yè)學院.湖南長沙。