檔案信息化管理論文

姜長征 陳曉芹

如今，隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應現(xiàn)代社會的快節(jié)奏，高效率的檔案管理要求應運而生。新形勢下，加強檔案管理的識別和定義是非常必要的。建立新的檔案管理原則和概念，最重要的是改變文件管理，與新形勢下的現(xiàn)代科學技術(shù)的結(jié)合，通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和數(shù)字技術(shù)構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)。

檔案信息化建設是依靠科學技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)為信息處理和保存相關(guān)文件，從而有效地提高單位檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理流程的自動化管理。檔案信息管理的主要內(nèi)容主要包括兩個方面，一個是信息分類，使用文件管理、檢索、提取和管理;二是檔案管理的數(shù)字化管理，通過數(shù)字信息來實現(xiàn)檔案信息的部署和管理。

一、新形勢下檔案信息化管理的重要性

檔案信息化建設可以利用檔案信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化存儲，可以減少存儲空間，提高檔案信息的存儲效率，同時可以大大提高檔案信息檢索的效率，信息檢索可以突破時間限制，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)虛擬數(shù)字操作。此外，通過系統(tǒng)軟件可以實現(xiàn)自動匹配檢索功能，還可以讓用戶快速獲取文件信息內(nèi)容。在現(xiàn)代通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為現(xiàn)代社會后盾的大形勢下，檔案信息化的發(fā)展在管理工作中是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。

二、新形勢下檔案信息化管理存在問題

1.缺乏完善的檔案信息化管理的制度建設

目前，檔案信息化建設仍處于開始發(fā)展階段，相關(guān)制度建設相對缺乏，尤其是缺乏更加科學和完善的組織規(guī)劃，大多數(shù)單位檔案信息化建設是支離破碎的，檔案信息化建設標準參差不齊，缺乏統(tǒng)一的建設標準。由于系統(tǒng)問題，低水平的檔案信息化建設對許多單位和部門有效地完善檔案信息管理活動和實現(xiàn)造成了極其嚴重的阻礙。

2. 檔案信息化管理的安全存在漏統(tǒng)

網(wǎng)絡安全問題的突出表現(xiàn)已成為影響檔案信息管理可持續(xù)發(fā)展的重要問題。文件信息管理的安全問題主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一是計算機文件管理系統(tǒng)存在安全漏洞;其次，使用互聯(lián)網(wǎng)傳輸信息存在安全隱患。此外，網(wǎng)絡病毒和黑客技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡系統(tǒng)可能受到攻擊，這也加劇了文件信息管理的安全風險。

3.檔案信息化管理人才隊伍建設不完善

據(jù)有關(guān)調(diào)查資料顯示，目前約有90%以上的檔案管理人員沒有得到較為正規(guī)的檔案信息管理知識的培訓和學習，仍大部分檔案管理人員按照傳統(tǒng)檔案管理的思維模式來實施檔案信息管理。信息化管理活動普遍缺乏網(wǎng)絡意識和信息安全意識。專業(yè)檔案信息管理人才十分稀少，部分單位檔案管理由后勤人員兼代，信息管理專業(yè)水平較低，也影響了檔案信息管理的發(fā)展。

三、如何完善新形勢下檔案信息化管理的對策分析

1.加強檔案信息化管理的制度建設

檔案信息管理是一個系統(tǒng)運行項目，需要系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的有效連接和協(xié)調(diào)。因此，加強檔案信息管理系統(tǒng)建設是非常重要和迫切的。通過系統(tǒng)構(gòu)建，可以進一步闡明文件信息管理的思想，要求和工作內(nèi)容。加強系統(tǒng)構(gòu)建還可以有效提高文件處理，存儲，檢索等各個步驟的效率，從而提高文件信息管理的整體效率。另外，要加強檔案信息管理系統(tǒng)建設，還要明確檔案信息化建設的目的和內(nèi)容的可行性。在此基礎上，進行科學、詳細的論證和規(guī)劃，確定完善的檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)容，力求提高檔案信息管理的效率。

2.完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)

加強檔案信息管理系統(tǒng)安全性是其能否有效運行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。首先，加強維護檔案系統(tǒng)，隨時檢查系統(tǒng)安全性能，避免系統(tǒng)安全漏洞和信息泄露等安全問題。其次，必須加強安全技術(shù)的更新和開發(fā)，構(gòu)建數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和反病毒系統(tǒng)，通過有效的防病毒技術(shù)措施加強外部網(wǎng)絡病毒及黑客攻擊的防護，如隔離和安全檢查，要做好檔案信息系統(tǒng)的實時檢測和保護。

3. 加強檔案信息化管理的人才隊伍建設

加強檔案信息管理人才的建設也是非常重要的。通過必要的人才儲備和培訓計劃，加強專業(yè)建設的檔案信息管理人員。首先，通過獨立的文化和外國專業(yè)招聘活動，培養(yǎng)和引進專業(yè)檔案信息技術(shù)和管理人才。第二，有效的企業(yè)管理人員培訓 ，加強檔案管理檔案信息管理技術(shù)的更新和完善，這樣他們就可以有效地掌握專業(yè)檔案信息管理的相關(guān)內(nèi)容。第三，檔案信息管理應深入到每個部門，了解各部門工作單元的內(nèi)容，掌握相關(guān)的檔案信息，這有利于檔案信息管理的工作。最后，檔案信息化管理者也必須加強自己的職業(yè)道德和社會責任意識的培養(yǎng)和完善。基于一定時間構(gòu)建一個杰出的檔案信息化管理系統(tǒng)的專業(yè)人才隊伍。

新形勢下，隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展， 過去傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代社會的快節(jié)奏和高效的檔案管理要求。在新形勢下，有必要加強檔案管理和定義。建立新的檔案管理原則和概念，最重要的是將檔案管理與現(xiàn)代科學技術(shù)相結(jié)合， 通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和數(shù)字技術(shù)建立檔案信息化管理系統(tǒng)。

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