電網(wǎng)建設項目檔案管理信息化

郝曉妮

【摘 ?要】隨著我國信息技術的發(fā)展，其不僅改變了人們的日常生活和管理，還讓很多的企業(yè)開始利用計算機來進行檔案的管理，然而傳統(tǒng)的檔案管理方式給企業(yè)帶來了不少的資源浪費。所以，信息技術讓電力企業(yè)的檔案管理工作變得更加高效而準確。本文就對電網(wǎng)建設項目檔案管理信息化措施進行探討。

【關鍵詞】電網(wǎng)建設;檔案;管理;信息化

隨著電網(wǎng)建設的飛速發(fā)展，電網(wǎng)規(guī)模日益擴大，結構愈趨復雜，建設和駕馭大電網(wǎng)對電網(wǎng)建設項目檔案工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應快速發(fā)展的電網(wǎng)建設項目檔案管理要求，檔案人員面對海量增長的電網(wǎng)項目檔案已力不從心。推進電網(wǎng)建設項目檔案信息化管理成為解決這一問題的必由之路。電子技術與網(wǎng)絡通信技術的迅速發(fā)展給檔案信息化管理帶來了曙光。檔案信息化管理是時代的要求，相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說有著不可比擬的優(yōu)勢，充分利用這些優(yōu)勢解決電網(wǎng)建設項目檔案量大、類目繁雜、查詢頻繁的難題具有重要的現(xiàn)實意義。

1、檔案管理信息化建設

1.1檔案管理的含義

檔案管理又稱作檔案工作，是指檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，是檔案的收集、整理、統(tǒng)計等的一種活動檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結構即根據(jù)這一目的而設置隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，將對檔案管理工作的結構產(chǎn)生新的影響。

1.2信息化建設概述

隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術和通信技術的發(fā)展和應用，企業(yè)信息化已成為能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展和提高市場競爭力的重要保障信息化建設包括了企業(yè)規(guī)模，電話通訊、網(wǎng)站和電子商務方面，在客戶資源管理、質(zhì)量管理體系方面的建設成就等隨著信息技術在企業(yè)中的應用的不斷深入顯得越來越重要，未來甚至許多企業(yè)就是只依靠信息化建設而生存。

1.3檔案管理信息化的作用

1.3.1檔案信息化作用

（1）資源共享不管是電網(wǎng)企業(yè)還是其他行業(yè)，有時候?qū)τ谙嚓P的檔案可能會被不同部門隨時查閱，甚至是同時查閱將檔案同時共享給所需的不同部門，不但提高了工作效率，而日節(jié)省了人力和時間。（2）提高效率在項目檔案管理的工作中，常常會需要對相關的文件進行及時的記錄只需要在計算機內(nèi)錄入指令便可快速完成，大大地減少了工作量和工作時間，提高了工作效率。

1.3.2檔案信息化的實際應用

省公司在2002年創(chuàng)立OA系統(tǒng)，實施信息化技術的管理方式對于電網(wǎng)建設項目的檔案管理的收集、移交、歸檔等操作都可以進行全過程管理，具有巨大的靈活性實施后，減少了管理人員的重復工作，且大大地提高了企業(yè)的信息管理水平同時，也方便不同部門在網(wǎng)上查找檔案資料，極大地節(jié)約了時間和費用。

2、電網(wǎng)建設項目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標準不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設項目檔案工作的標準性和系統(tǒng)性，我國相關部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網(wǎng)建設項目的檔案管理標準和基本準則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設計單位沒有將歷次的設計變更、施工變更內(nèi)容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內(nèi)容不能真實反映項目竣工實際情況。監(jiān)理單位對項目產(chǎn)生的文件材料注重技術層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質(zhì)量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現(xiàn)象嚴重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。

（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營業(yè)務，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉崗而來，并且身兼數(shù)職。綜合素質(zhì)參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設項目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調(diào)工作量大等特點，只有檔案管理網(wǎng)絡人員通力協(xié)同配合才能有效開展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應檔案管理的新要求。

（3）檔案管理與項目建設不能同步進行。其中體現(xiàn)在項目經(jīng)理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控，不能及時發(fā)現(xiàn)項目文件在整理過程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結論不準確、記錄時間與項目建設時間邏輯不相符等通病問題，導致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴謹審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會為今后的生產(chǎn)運行、經(jīng)營、管理、維護、事故、法律糾紛、責任認定留下隱患，造成不可估量的損失。

3、對電網(wǎng)建設項目檔案管理信息化建設的探討

3.1注重基礎設施建設工作

在實現(xiàn)電網(wǎng)建設項目檔案信息化的過程當中，必須要先對信息化基礎設施建設作出科學的規(guī)劃，具體的規(guī)劃內(nèi)容包括有：數(shù)據(jù)流量以及約束條件評析、網(wǎng)絡類型選擇、拓撲結構構建、安全方案與建設方案確定等，同時還要對軟硬件設備配置等做出規(guī)劃，比如服務器、路由器、臺式機、操作系統(tǒng)以及手持設備等。在電網(wǎng)建設項目檔案管理信息化建設當中，要實現(xiàn)計算機在檔案部門的全方位覆蓋，充分利用高容量的存儲載體來為檔案管理提供便捷服務，尤其是在光盤存儲系統(tǒng)上，更是能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理信息存儲難的問題，大幅提升電網(wǎng)建設檔案管理工作效率，節(jié)約人力與財力。

3.2實現(xiàn)工程項目檔案信息的數(shù)字化

電網(wǎng)建設項目檔案管理信息化建設的基礎，就是工程項目檔案與資料的數(shù)字化工程。當前階段，比較常用的數(shù)字化工程手段就是通過先進的多媒體手段，使用數(shù)據(jù)壓縮技術以及掃描成像技術等，把紙質(zhì)或者是圖片的檔案轉化成為數(shù)字檔案，再存儲到數(shù)據(jù)庫當中。在實際操作當中，可以根據(jù)各個項目建設單位檔案管理的特征，建設結構化的數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)統(tǒng)一的歸檔。鑒于工程檔案在分類上有著明顯的復雜性，所以應該確保已經(jīng)建設完的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)具備一定的靈活性，從而能夠適應工程施工以及檔案信息管理技術的發(fā)展變化。

3.3加大檔案管理信息化的人才隊伍建設力度

電網(wǎng)建設項目檔案管理信息化建設需要有具備較高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍支持。尤其是在數(shù)字化技術發(fā)展日新月異的今天，開展電網(wǎng)建設項目檔案信息化建設需要有復合型人才隊伍提供人力支持，具備包括有檔案網(wǎng)絡服務人才、數(shù)據(jù)庫分析人才、操作軟件開發(fā)人才、網(wǎng)頁制作人才以及業(yè)務管理人才等。所以，目前必須加大檔案管理信息化的人才隊伍建設力度，一方面要積極引進復合型的高素質(zhì)人才，另一方面要通過崗位培訓學習等大力提高檔案管理人員的知識結構與業(yè)務水平。同時，各個施工建設單位還要將培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理信息人才納入到單位發(fā)展規(guī)劃當中，為檔案管理信息化的人才隊伍建設提供各項基礎保障。

4、結束語

電網(wǎng)建設項目檔案信息化管理的實踐和探索，有力地推進了電網(wǎng)建設項目檔案管理的科學化、規(guī)范化、標準化水平，為檔案工作服務電網(wǎng)跨越式發(fā)展提供強有力的支持和保障。

參考文獻：

[1]李小燕，趙宏志.電網(wǎng)建設項目工程檔案管理方法的探討[J].企業(yè)技術開發(fā)，2017，34（22）：116～118.

[2]羅蘭.淺談供電企業(yè)電網(wǎng)建設項目檔案工作中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務，2017（09）：42～43.

（作者單位：國網(wǎng)晉中供電公司）