數(shù)字檔案銷毀方法及制度研究

許中旺

摘 要：隨著信息時代的發(fā)展，檔案也順應時代發(fā)展走向數(shù)字化。數(shù)字檔案的銷毀作為整個檔案處理流程當中的末端環(huán)節(jié)，往往不能夠引起足夠的重視。但是檔案銷毀在整個檔案處理流程當中，卻是極其重要的。檔案銷毀不僅關系到檔案本身，也會牽扯到檔案所屬的公司單位。如果檔案銷毀不徹底，將會對相關公司和單位造成不可估量的傷害。本文將主要對數(shù)字檔案的銷毀與相關的制度進行簡單的分析和介紹。

關鍵詞：檔案處理;數(shù)字檔案銷毀;數(shù)字檔案制度

檔案，通常是指人們在各類社會活動當中直接形成的不同形式的具有一定保存價值和可以備用查看的原始記錄。數(shù)字檔案則是通過計算機技術、掃描技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、儲存技術以及多媒體技術等而形成的一種新型檔案。數(shù)字檔案通過數(shù)字化的形式存儲到存儲載體以及云端，可以通過計算機對其進行管理以及通網(wǎng)連接。數(shù)字檔案的銷毀比普通檔案更為復雜。下面就數(shù)字檔案銷毀的原則、方法及相關制度進行闡析。

一、數(shù)字檔案銷毀的相關原則

1.先鑒后銷

數(shù)字檔案依據(jù)其不同的秘密等級，對應不同銷毀方式以及準則要求。人員在對數(shù)字檔案進行銷毀前，首先要對需要銷毀的文件做認真的核對和細致的分析，確保所銷毀檔案為要求銷毀檔案，確定電子檔案秘密等級。將需要銷毀檔案進行明確等級劃分之后，再按照相應準則與要求對電子檔案進行銷毀。

2.統(tǒng)一管理

政府機關以及公司企業(yè)單位，對數(shù)字檔案銷毀的相關工作要進行系統(tǒng)統(tǒng)一的管理。同一單位要明確一套標準、一套等級制度的原則。電子檔案的銷毀要建立專門的工作部門，要做到專人專責。

3.確保安全

對于具有相關秘密等級的電子檔案，不僅要建立絕對統(tǒng)一的檔案銷毀部門，同時要對負責電子檔案銷毀的工作人員進行相關的電子檔案保密教育，要對工作人員相關的保密知識進行考核和檢查。在最大程度上避免信息泄露。

二、數(shù)字檔案銷毀方法

數(shù)字檔案的銷毀總體分為載體銷毀和數(shù)據(jù)銷毀兩大類。數(shù)據(jù)銷毀即對相關的電子信息數(shù)據(jù)進行銷毀，載體銷毀則是對儲存數(shù)據(jù)的儲存介質進行銷毀。二者各有利弊，數(shù)據(jù)銷毀對相應數(shù)據(jù)清除不好可能會被恢復，但是不會損壞載體;載體銷毀毀壞徹底，但是會毀壞載體。

1.數(shù)據(jù)銷毀

計算機或其他存儲設備在捐贈或者是轉售之前，首先應當將設備當中的電子檔案記錄進行徹底完全的清除。使對應電子檔案數(shù)據(jù)無法還原，保護信息資料的安全，避免信息泄露。尤其是國家層級的涉密資料，更要確保數(shù)據(jù)銷毀的徹底性。數(shù)據(jù)銷毀的方法主要包括覆寫法、格式化等。

（1）格式化

格式化能夠對儲存磁盤當中的電子信息資料做出初始化的設置，從而一次性的將磁盤當中的所有數(shù)據(jù)全部清除。格式化可以分為高級格式化還有低級格式化兩種形式，其主要判定依據(jù)是進行格式化是具體的實施過程。高級格式化和低級格式化都可以用在硬盤數(shù)據(jù)的銷毀當中，但是低級格式化不適用于軟盤數(shù)據(jù)銷毀。低級格式化對硬盤的壽命有一定程度上的負面影響，帶有一定的損耗性。所以用戶在非必需的情況下，建議不要把低級格式化作為首選。

同時，無論是高級格式化還是低級格式化，都存在數(shù)據(jù)恢復的可能。但是相比而言，低級格式化銷毀的更為徹底，還原可能性更低。如果電子檔案是秘密等級及以下的，可以采用低級格式化。但以上兩種方法并不適用于高密級的電子檔案數(shù)據(jù)銷毀。

（2）覆寫法

覆寫法的主要銷毀方式是通過將原有數(shù)據(jù)消除后寫入新的數(shù)據(jù)從而達到數(shù)據(jù)銷毀的目的。覆寫法的主要功能是對原有數(shù)據(jù)進行掩蓋。但是多次復寫后不僅可能導致存儲載體的破壞，同時可能出現(xiàn)相應的數(shù)據(jù)遺失。覆寫法可以對一些秘密等級不高的檔案進行銷毀，特別是針對于介質中部分內容的針對性銷毀。

2.介質銷毀

介質銷毀是通過對電子檔案所依存的存儲介質做出破壞，從而達到數(shù)據(jù)銷毀的目的。介質銷毀相比數(shù)據(jù)銷毀來說，更為徹底。

（1）焚毀法

焚毀法是指對一些可以進行高溫焚燒的載體通過高溫焚燒載體的方法破壞儲存介質，從而達到數(shù)據(jù)銷毀的目的。焚毀法是一種對于準備廢棄的存儲介質進行數(shù)據(jù)銷毀的完全處理方法。采用焚毀法銷毀的數(shù)據(jù)不可被恢復，電子數(shù)據(jù)檔案能夠被永久性清除。

（2）泡水法

泡水法是指將具有磁性的載體直接丟到水里的數(shù)據(jù)銷毀方式。水從存儲載體外殼浸入內部，而后對磁盤上記錄數(shù)據(jù)的磁粉進行破壞，從而將電子檔案數(shù)據(jù)完全銷毀。數(shù)據(jù)銷毀的徹底程度要依據(jù)浸水程度決定。

（3）物理破壞法

物理破壞是指通過鐵錘敲擊或者刀割的方式對存儲載體的外形進行破壞，從而使存儲載體無法讀取數(shù)據(jù)。這種通過外界用力強制破壞載體的方法，能夠最大程度的確保電子檔案數(shù)據(jù)銷毀的完全徹底。

三、數(shù)字檔案的相關制度

目前我國的電子檔案文件制度，仍然存在條款內容空泛，要求不夠明確等，相對來說制度擬定不夠細致。當前情況下，和歐美國家的的銷毀制度相比仍然存在很多不足之處。我們應當針對已有的數(shù)字檔案相關制度和當下數(shù)字檔案銷毀情況，對相關制度做出進一步完善。

制度的完善首先要從從事相關銷毀工作的人員抓起。要重點培養(yǎng)一批能夠進行數(shù)字檔案銷毀的專業(yè)人員。同時，制定數(shù)字檔案銷毀的相關規(guī)定與制度時，首先要對相關專業(yè)人員做出咨詢。數(shù)字檔案銷毀的制度擬定要考慮到制度的可行性以及其實用性，避免制度過大過空，規(guī)定盡量做到細致具體。要能夠通過制度對相關從事數(shù)字檔案銷毀的人員提供指導和依據(jù)，讓數(shù)字檔案的銷毀工作更加合理化、規(guī)范化。

數(shù)字檔案銷毀的制度主要應當包括以下幾個部分：

（一）數(shù)字檔案在進行銷毀前，應當對所銷毀做出鑒定，同時將鑒定情況做好記錄。

（二）數(shù)字檔案的銷毀應當經(jīng)過相關部門的審批，同時進行相關的手續(xù)登記。

（三）與數(shù)字檔案中電子信息數(shù)據(jù)相關的存儲載體在需要淘汰、更換或者有安全風險時，要對數(shù)字檔案進行預銷毀的處理，避免檔案泄露。

（四）要建立相關的數(shù)字檔案銷毀責任制，相關負責部門要落實好相關的數(shù)字檔案銷毀工作。

（五）涉密數(shù)字檔案應當依據(jù)國家規(guī)定的保密標準做出銷毀處理，同時要對可能發(fā)生的數(shù)字檔案信息泄露的緊急情況擬定相應的應急預案，保證數(shù)字檔案的信息安全和數(shù)字檔案銷毀的可靠性。

（六）對于數(shù)字檔案銷毀工作要建立成體系的監(jiān)督機制，銷毀工作要做好定期的評估。

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（作者單位：青島科技大學高密校區(qū)管理服務中心）