檔案伴隨我的成長

李宇

[摘要]筆者扎根管理部34年，親歷江蘇省檔案館檔案工作由手工管理向數(shù)字化管理、經(jīng)驗型管理向規(guī)范化管理、封閉利用向開放的三大轉(zhuǎn)變，以簡單的事情重復(fù)做、重復(fù)的事情堅持做、堅持的事情開心做的心態(tài)，腳踏實地做好各項業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，實現(xiàn)了從懵懂學(xué)生到業(yè)務(wù)骨干的成長轉(zhuǎn)變。

[關(guān)鍵詞]檔案利用檔案數(shù)字化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

時光如梭，轉(zhuǎn)眼我在管理部工作已達34年。我扎根檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)部門，從事過檔案接收、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等諸多環(huán)節(jié)工作，親歷江蘇省檔案館檔案工作由手工管理向數(shù)字化管理、經(jīng)驗型管理向規(guī)范化管理、封閉利用向開放的三大轉(zhuǎn)變，自己由一個剛從檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，轉(zhuǎn)變?yōu)楠毊斠幻娴臉I(yè)務(wù)骨干。默默無聞的檔案工作經(jīng)歷，成為我人生中的一筆寶貴財富。

一、檔案工作的艱辛

依稀記得1985年大學(xué)畢業(yè)分配至江蘇省檔案館管理部，首個工作崗位是在建國后檔案科抄寫文件卡片，枯燥是我對檔案工作的第一印象。日復(fù)一日、從早到晚地單調(diào)機械抄寫，潦草字跡要辨認，無題名文件要自擬標題，看似簡單的工作充滿變數(shù)，每天須完成一定的工作定額，這對于剛走向社會、初次接觸公文的我壓力不小。虛心向前輩請教，多積累，干中學(xué)，成為我釋疑解難的良方。

一年后我管理一些檔案庫房。那時處于手工管理階段，檢索檔案全憑經(jīng)驗，沒有一定的積累根本無法勝任，慶幸有了一年初步熟悉館藏的抄寫經(jīng)歷，在前輩的幫帶下短時間內(nèi)很快上手。手工管理階段很長時間沒有文件級檢索工具，通常只能檢索到卷，遇到查閱單份文件和人名的需求時，我們得進庫房按檢索出的案卷逐頁翻查到后，方可調(diào)出。有時為查找一個人名，翻閱幾十卷檔案，在庫房能待上一天，絕不輕易回復(fù)“查無”?！皩谜哓撠?zé)”成為我們代代相傳的職業(yè)操守。

館藏檔案浩瀚如海，在沒有計算機的時代，文件卡片和人物卡片后來成為文件級檢索的唯一途徑。 1987年我調(diào)到建國前檔案科時，正好趕上卡片分類工作，我們嘗試打破全宗界限，民國檔案文件卡片按《中國檔案分類法》進行分類，人名卡片按《檔案館筆形編號法》進行分類，實現(xiàn)了百萬余張卡片信息跨全宗查找檢索，同時速成了繁體字辨認和館藏的熟悉。經(jīng)過幾十年幾代人的合力，如今260萬張卡片分類存放在檢索工具室，彰顯了檔案人吃苦耐勞、愚公移山精神。不要小瞧這小小卡片，在當時手工管理條件下是一種創(chuàng)新，有效解決了文件級檢索大海撈針式難題，在利用檢索中發(fā)揮了巨大的作用。扎實的基礎(chǔ)工作，為1995年江蘇省檔案館成為全國第一個國家一級檔案館奠定了基礎(chǔ)。

檔案工作并不像當初填報高考志愿時覺著的那樣干凈輕松，苦臟累超過我的想象。印象最深的是1998年的“698”工程，這是一次影響較大、全局館人員參與的整理工作，整理對象是歷史遺留的698袋（箱）民國檔案。該檔案長期堆積在大禮堂無人清理，可謂臟亂差俱全，跳蚤細菌滋生，整理工作非常艱苦。當時正值我擔(dān)任建國前檔案科科長，檔案整理好后自然要落戶我科，壓力加上疲勞使我在整理期間患上帶狀皰疹，好在小時候生過水痘，有抗體，癥狀不是太嚴重，休息痊愈后立即投入戰(zhàn)斗。經(jīng)過消毒殺蟲、清理鑒定、整理組卷、分類編目、貼標簽、排列上架等項工作，全局館尤其是管理部奮戰(zhàn)10個月，共整理出檔案7806卷，抄寫卷目171043條。

最難忘的是2001年的新館搬遷工作，又是局館齊心合力、無外援參與的杰作。這是在大院內(nèi)兩樓間的搬遷，從檔案安全著想沒有外請搬家公司。我負責(zé)組織建國前檔案的搬遷，在如何既快又安全地實施搬遷上動足了腦筋，提出了欄欄檔案對接移庫的設(shè)想，并設(shè)計出一車6欄的搬運小推車，與新庫密集架的節(jié)對應(yīng)，獲得了采納。為了保持車與車之間檔案上下架的獨立性，我們在搬遷前將應(yīng)搬遷檔案逐一插放了新庫存址，于大年三十那天完成定位。春節(jié)一過立即進入搬遷，科室成員5人加上局里配備的精兵強將共10人，2人一組，組成了5個搬遷小組，按序編號排列，每組成員自行將檔案下架、運輸、上架，一氣呵成?？剖夷信仙冽R上，團結(jié)協(xié)作，你追我趕，奮力拼搏，真是巾幗不讓須眉，場面感人。那時大家白天是英雄，晚上回到家渾身骨頭像散了架，躺倒再也不想動，成為狗熊，第二天又像打了雞血似的投入了搬遷。大家拼的是一股氣，昂揚的正氣。小車以每天6趟以上的速度飛快地推起來，短短的不到一個月時間，靠我們的雙手自力更生完成搬遷任務(wù)，共搬運700余車檔案，排架長度3500米。整場戰(zhàn)斗下來大家簡直都脫了幾層皮。

一線檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作難以突出個人業(yè)績，靠的是以點連線、以線帶面的日積月累的突破，“十年磨一劍”。默默無聞是檔案工作者的真實寫照，沒有心底無私天地寬的心態(tài)，要說愛上檔案工作真不容易。

二、檔案利用工作的價值

檔案所具有的歷史再現(xiàn)性使檔案館不可或缺。在我剛接手管理一些庫房檔案時，正值全省范圍內(nèi)編纂《當代中國·江蘇卷》《江蘇省志》及其專業(yè)志，這是建國后首次大規(guī)模編史修志，來館利用單位數(shù)與人數(shù)、查檔時間、閱卷量堪稱史上之最。1979—1992年間共接待編史修志人員56639人次，提供檔案329061卷冊，近乎館藏文書檔案倒庫一次。那時的我們每天馬不停蹄地出入庫房，查檔大廳更是座無虛席，但限于閱檔條件需要預(yù)約。為了有效保護檔案原件和提高利用效率，我們對民國檔案涉及多縣的案卷進行整卷復(fù)印，然后按縣分類后集中提供復(fù)印件利用，復(fù)印的檔案達50余米，為此印壞了2臺復(fù)印機。

1992年公民持身份證可來館利用開放檔案以來，檔案館與社會的距離日漸縮小，神秘的面紗層層掀開，百姓為解決個人待遇紛紛走進了檔案館，省檔案館成為百姓排憂解難的貼心人。檔案在勞模待遇、工齡、職稱、學(xué)歷證明上發(fā)揮的憑證作用，為眾多干部職工解決了身份和待遇問題。如館藏“蘇南公學(xué)”“蘇南革命干部學(xué)?！钡雀刹繉W(xué)校的學(xué)生名冊檔案，解決了一大批老干部的學(xué)歷證明，順利解決了離休待遇，使為黨的事業(yè)奮斗一生的老同志能安享晚年。又如館藏一卷甘泉高中學(xué)生名冊檔案，依省委組織部等六家單位聯(lián)合發(fā)文，為百余家單位近千人解決了中專學(xué)歷并補發(fā)畢業(yè)證書。凡此種種不勝枚舉。

檔案因其真實性，已經(jīng)成為學(xué)者作學(xué)術(shù)研究的第一手資料，利用檔案完成學(xué)業(yè)是眾多高等院校博士研究生、碩士研究生首要選擇。1998年我館成為全國首家查檔免費的檔案館，2013年擴大到免收查檔復(fù)印費、證明費等惠民舉措，深受莘莘學(xué)子的歡迎。南京大學(xué)、南京師范大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)等十幾所大學(xué)師生，以及研究機構(gòu)的學(xué)者，紛紛來館開展學(xué)術(shù)研究，碩果累累。尤其以南大歷史系李良玉教授所帶博士生居多，這些博士將檔案館作為第二學(xué)堂，與省館工作人員同作息達一年半載，學(xué)生所著博士論文史料詳實，論據(jù)充分，堪稱上乘。

2003年我任管理部副主任，分管查檔利用科，角色轉(zhuǎn)向前臺利用，直接與利用者打交道。時常被所遇人和事感動：感動于我們的工作人員不遺余力地對待每一張查檔單，不放過一個可能查找到檔案的線索，熱誠服務(wù)；感動于利用者查到檔案后的欣喜，發(fā)自內(nèi)心的感激；感動于我們的前臺工作人員受到委屈后仍保持微笑，反復(fù)耐心解答，維護檔案館形象的舉動；感動于檔案人默默地堅守和付出，產(chǎn)生可觀的經(jīng)濟和社會效益。如煤炭部林場欲征果園轄區(qū)內(nèi)的一塊土地，引起糾紛，上訴至法院，我館提供的該林場、果園的各種協(xié)議書，為法院審理此案提供了依據(jù)，可為國家減少3000萬元的重征土地費用。這一案例讓我震撼，檔案是無價之寶的說法得以證實。不知從哪一天起心境變了，感覺平凡的工作很有意義，每天的忙碌是一種幸福，享受著默默耕耘后的收獲，油然產(chǎn)生檔案工作的使命感、光榮感和歸屬感。

查檔接待科作為省檔案館對外服務(wù)的窗口，一直秉承“急利用者所急，想利用者所想”的優(yōu)良作風(fēng)，著力打造優(yōu)良環(huán)境和貼心服務(wù)，1998年起先后獲得“青年文明號”“巾幗文明示范崗”等榮譽。2014年被中華全國總工會授予“工人先鋒號”，為全國檔案系統(tǒng)唯一一家。這些是我們管理部幾代同仁一直孜孜不倦、勤勉耕耘的成果，我為之自豪，為之驕傲。

三、檔案數(shù)字化時代的作為

1991年省檔案館引入小型計算機來管理檔案，開啟了檔案數(shù)字化管理新紀元。建立電子目錄數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，為此我們告別“抄寫”，從零開始漫長而艱辛的海量電子目錄的“錄入”建庫工作。

最初的十年先行嘗試利用現(xiàn)有文件卡片直錄，實現(xiàn)小型機檢索。計算機普及后，運用了計算機管理系統(tǒng)，加大了錄入工作的組織力度。經(jīng)過27年的不懈努力，目前已建成了較為完備的館藏檔案資料案卷、文件兩級目錄數(shù)據(jù)庫，目錄數(shù)據(jù)達900萬條，館藏基本實現(xiàn)了數(shù)字化檢索。部分檔案資料經(jīng)掃描實現(xiàn)全文數(shù)字閱讀。數(shù)字化檢索逐漸取代紙質(zhì)目錄檢索，打破手工小范圍檢索和憑管理人員經(jīng)驗的局限性，單次檢索范圍擴充至海量數(shù)據(jù)，關(guān)鍵詞多項匹配、跨庫檢索方式使得查找檔案變得快捷、高效，查準率、查全率大幅度提高。

檔案工作貌似簡單，其實不然，它是一門管理科學(xué)，有著幾十年的積淀和傳承，牽一發(fā)而動全身。數(shù)字化時代對檔案工作規(guī)范化管理提出更高要求，應(yīng)用數(shù)字化管理檔案后，多門類、多載體海量檔案的規(guī)范化管理倒逼實現(xiàn)。實現(xiàn)規(guī)范化管理的主要難題是館藏檔案檔號的唯一性問題。檔案館成立以來不斷強化檔案資源建設(shè)，檔案數(shù)量逐年增大，多門類多載體檔案孕育而生，由初始文書檔案，逐步擴充到專業(yè)檔案、特載檔案，在事業(yè)推進過程中普遍存在檔號規(guī)范化管理滯后問題，館室檔號重號現(xiàn)象成為制約計算機管理的瓶頸。

著眼于未來的規(guī)范化管理，2003年管理部下決心對館藏全宗進行了大調(diào)整，規(guī)范全宗群給號。這一調(diào)整為長遠規(guī)范化管理奠定了基礎(chǔ)，但因牽涉到建國后200多個全宗更號，帶來的后遺癥是過渡期內(nèi)新老號并用，給現(xiàn)實管理帶來了不便。2009年啟動規(guī)范檔號、檔案實體加蓋檔號工作，但進展不快；系統(tǒng)內(nèi)原目錄數(shù)據(jù)未作同步更改，虛實兩張皮的管理現(xiàn)狀一直得不到根本解決。

2012年根據(jù)工作需要調(diào)整了部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)，由我分管新組建的整理編目科，著手解決此歷史遺留難題。檔號規(guī)范化涉及以往制作的卡片、兩級紙質(zhì)和電子目錄、檔案實體、庫房存址等多方面的變動，涉及面廣、工作量大、難度高。面對如此復(fù)雜的現(xiàn)狀，我借用系統(tǒng)管理理念，慎重運用新老號對應(yīng)的方法，著重對兩級目錄數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案進行更號，用“紙上談兵、分步實戰(zhàn)”的方法，先后花費7年時間，實現(xiàn)民國檔案和建國后紙質(zhì)檔案規(guī)范管理。

“紙上談兵”主要是核實虛擬檔號。自我參加工作以來，管理部主任更替了6任，我作為部門所剩無幾的元老，肩負著檔案工作傳承的重任，自薦攬下了館藏全宗扎口管理工作。我結(jié)合2012年館藏全部檔案清點記錄，逐一比對原始目錄并進行登記，及時進庫房核實疑問，對重復(fù)和虛空的目錄號進行微調(diào)，確保每卷（件）檔案與檔號的唯一對應(yīng)落戶。經(jīng)過4個月的苦戰(zhàn)，終于完成了“江蘇省檔案館全宗—目錄索引（2012年度）”，建立了完整的館藏檔案數(shù)據(jù)登記和統(tǒng)計臺賬。這是依清點結(jié)果，利用計算機登記統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)，精準度較高?；叵肽嵌螝q月真不容易。數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作與其他工作不同，需要高度的專注力，稍加分神便會前功盡棄，又要從頭再來，為此我每天盯著電腦，一坐就是一天不挪窩，腦海中跳躍的滿是數(shù)據(jù)，精神高度緊張。因用眼過度，我患上了干眼癥，分泌淚水困難，一合眼就生痛。為了不影響工作，回家都不敢看電視和電腦，盡量保護眼睛。

緊接著開始“分步實戰(zhàn)”，分兩步走。一是組織人員規(guī)整系統(tǒng)內(nèi)電子目錄數(shù)據(jù)檔號，將規(guī)范的虛擬檔號批量添加進電子目錄數(shù)據(jù)中；對已接收的不符合標準的電子目錄數(shù)據(jù)按全宗規(guī)整后，交技術(shù)部導(dǎo)入系統(tǒng)；所有數(shù)據(jù)保留原檔號和機關(guān)檔案室號，雙檔號檢索。7年來處理數(shù)據(jù)累計達400余萬條。頻繁用眼致使我在不到一年時間內(nèi)，雙眼因患霰粒腫分別門診手術(shù)3次，那時有點后怕了，但仍堅持著。二是延續(xù)之前虛擬檔號與檔案實體對應(yīng)到位，改進檔號蓋章的工作方式，引入條形碼檔號管理，對余下的館藏4/5檔案，組織人員逐卷（件）加貼規(guī)范后的檔號條碼標簽。僅因標簽的批量打印和用“粘貼”替代“敲章蓋號”這兩個動作，工作效率提高了3至4倍，同步也做到了檔案與目錄數(shù)據(jù)的一一對應(yīng)清點。值得一提的是通過對歸檔文件加貼微小檔號條碼標簽，解決了歸檔文件章無檔號難管理狀況。自2009年算起，經(jīng)過了10年漫長的不懈努力，館藏上百萬卷、件檔案告別檔號虛擬管理狀態(tài)，規(guī)范檔號全部到位。

接手館藏全宗扎口管理工作后，我還著力于整理積存檔案、還歷史舊賬，嚴把檔案接收進館關(guān)、杜絕新賬產(chǎn)生這兩項工作，取得了顯著的成效。一是組織了6萬余卷剔除檔案、5萬余卷會計檔案、7萬余件電報檔案以及建國后未納入館藏管理的零星檔案的整理工作，目前已進入掃尾階段，不久可望徹底理清家底；二是對新接收的機關(guān)檔案，做好接收前完善整理工作，先行規(guī)整目錄數(shù)據(jù)，添加檔案館檔號，依目錄數(shù)據(jù)檔號打印檔號條碼標簽，逐卷（件）粘貼，清點檔案，點對點無誤后接收進館；三是對零散征集的檔案，確定按專題全宗管理給號，解決了長期以來此類檔案無檔號進館的窘迫狀態(tài)。此外結(jié)合多年檔案整理工作經(jīng)驗，于2016年撰寫《館室檔號的自然銜接》一文，對館室檔號構(gòu)成的漸變、館室檔號銜接中存在的問題以及解決的路徑進行了詳盡的論述，在全國檔案編目工作研討會上作了大會交流，獲得好評，被編入《數(shù)字時代的檔案整理》一書出版。

檔案規(guī)范化管理取代經(jīng)驗型管理的關(guān)鍵在于工作流程的細化和規(guī)范，這是我們一直努力探索的課題。2005年管理部出臺了《江蘇省檔案館檔案資料科學(xué)管理規(guī)程（初稿）》，在推行上一直未找到有效切入點以全面實施。2017年底國家檔案局出臺的《副省級以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價標準》，起點高、內(nèi)容全面，高瞻遠矚地描繪了檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的前景，給我們以啟發(fā)。經(jīng)過半年迎檢工作準備并順利通過國家檔案局檢查評比后，利用積累的經(jīng)驗，借鑒原管理規(guī)程（初稿）和業(yè)務(wù)建設(shè)評價標準，我和蔡宜軍主任合作完成了《館藏檔案資料管理工作規(guī)程》，包括12個管理制度、17項工作流程與操作流程、70個工作用表，范圍覆蓋檔案館各項業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，以規(guī)范化管理取代人為隨意式管理，注重傳承、銜接和落地，成為人手必備的操作手冊。目前正在積極推進實施，相信不遠的將來江蘇省檔案館檔案規(guī)范化管理定會邁上新臺階。

四、幾點感受

簡單的事情重復(fù)做，重復(fù)的事情堅持做，堅持的事情開心做，是我30多年檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的經(jīng)驗感受。對我職業(yè)生涯影響最大的是管理部兩位老主任：一位是已故的楊春鴻主任，教會我如何做人，他精通業(yè)務(wù)、勤懇敬業(yè)、務(wù)實求真、平和淡定的工作作風(fēng)是我的終身追求；另一位是姚軍主任，教會我如何做事，他的規(guī)范化管理理念和方法，對我在檔案工作轉(zhuǎn)型期開展工作啟發(fā)很大，頗有成效。

默默無聞、耐住寂寞、誠實認真、無私奉獻，是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作者的真實寫照。管理部所從事的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作無法造就個人英雄，各項工作沒有一蹴而就的，靠的是日積月累的團隊合力，有的工作須經(jīng)歷10年、20年乃至幾代檔案人的接力，來不得半點急功近利思想。在檔案管理崗位上，我一步一個腳印，心無旁騖，潛心工作，無爭無怨。從科長、副主任到調(diào)研員，職位的提升給我提供了更大的工作平臺，使我有所作為。我的成長離不開領(lǐng)導(dǎo)和同志們的關(guān)心和幫助，自己一直心存感恩。

境隨心轉(zhuǎn)，相由心生，對同一事物的不同心態(tài)，形成不同的人生態(tài)度。這輩子我與檔案結(jié)緣，便將檔案館視為第二個家，檔案工作成為我生活中不可或缺的組成部分，每天能忙碌是一件幸福的事，工作并快樂著。承蒙省檔案局黨組的關(guān)懷，2018年我榮幸地被省委省級機關(guān)工委評為省級機關(guān)優(yōu)秀共產(chǎn)黨員，這是榮譽，更是對我的鞭策。我的職業(yè)生涯還有5年，作為老同志我將努力做好傳幫帶工作，積極發(fā)揮專長，為檔案事業(yè)奉獻綿薄之力。