新形勢下高校檔案管理信息化建設(shè)思考

陸羽紅

摘要：高校檔案作為高校較為珍貴的資源，潛移默化地影響著教育規(guī)律的歸納總結(jié)與發(fā)展計(jì)劃的制定。近些年，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，高校檔案管理自然也不例外，可見高校檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前高校管理工作的首要任務(wù)。因此，本文主要就新形勢下高校檔案管理信息化建設(shè)思考進(jìn)行了分析與探討，并提出了相應(yīng)策略。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;信息化;建設(shè)

高校檔案管理極為重要，潛移默化地影響高校工作的開展，所以如何做好高校檔案管理工作是值得我們深思的問題。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，信息技術(shù)潛對檔案管理有著積極促進(jìn)作用，為此高校檔案管理信息化建設(shè)就顯得尤為重要，但在具體建設(shè)過程中存在的問題也不容忽視，如手段較落后，基礎(chǔ)設(shè)施較落后，管理人員素質(zhì)較低等。因此，新形勢下高校檔案管理信息化建設(shè)策略的制定與實(shí)施迫在眉睫。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

一方面，檔案管理信息化建設(shè)有利于提升管理人員的業(yè)務(wù)水平與工作效率。檔案管理的傳統(tǒng)模式旨在強(qiáng)調(diào)手工收集、保存與整理，甚至部分查詢具備極為復(fù)雜的程序，不停的翻查，這無疑費(fèi)時費(fèi)力，影響工作效率，而檔案管理信息化建設(shè)在收集、保存與整理檔案資料方面具有較大的便利性，管理人員僅需要一次錄入數(shù)據(jù)就能夠多次使用，保存更加安全;檔案的查詢與利用也更加便利，人們便能夠自行利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案查詢，無需管理人員插手，基于部分權(quán)限便能夠輕松查詢，滿足了廣大師生對檔案信息的需求，且提升了工作效率。管理人員在工作效率有所提升之后，便逐步擺脫了傳統(tǒng)較為復(fù)雜的工作束縛，有了更多地空余時間來不斷充實(shí)自己，如學(xué)習(xí)新技術(shù)，探索管理技能等。新技術(shù)和新技能的學(xué)習(xí)有利于推動高校檔案事業(yè)的長足發(fā)展。高校檔案如實(shí)記載了教學(xué)活動的實(shí)施情況，潛移默化地影響著教學(xué)改革，檔案管理信息化建設(shè)后，更有利于保障信息的收集、歸納、送達(dá)與發(fā)布，教學(xué)質(zhì)量的提升。

另一方面，檔案管理信息化建設(shè)是高校事業(yè)發(fā)展的必然需要。我國高校的檔案管理易受多方面因素的影響，所以檔案管理的傳統(tǒng)方式較落后，無法滿足現(xiàn)代管理的需求，為此需要檔案信息化的支持。社會信息化、科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展及服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，在一定程度上給高校信息化建設(shè)帶來了極大的便利，高校的大部分管理部門都摒棄了傳統(tǒng)的工作方式，以進(jìn)算計(jì)為主進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，從而保障檔案管理的質(zhì)量與效率，以及順應(yīng)了時代的需求。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 檔案管理及工作流程規(guī)范化

檔案管理信息化建設(shè)需要標(biāo)準(zhǔn)化管理方式的支持，只要具備規(guī)范的管理程度，才可以更好地推動檔案事業(yè)朝著潮流化方向發(fā)展，即制定規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及工作流程，保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。首先，需要具備一致的檔案目次標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息的作為重要的信息源，內(nèi)容自然繁雜豐富，所以檔案目次標(biāo)準(zhǔn)的一致性有利于保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與查詢的便利性，反之則會增加師生查閱檔案的難度;其次，需要創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理規(guī)章制度。每個高校都具備自身特殊性，所以需要依據(jù)各個高校的實(shí)況創(chuàng)建完善標(biāo)準(zhǔn)的目標(biāo)、程序、技能方式體系，且此體系需要包含信息資源，如檔案管理體系安全運(yùn)轉(zhuǎn)制度，無紙化檔案應(yīng)用制度，檔案查詢權(quán)限等。在實(shí)際建設(shè)過程中，資源的合理整合也是值得我們注意的問題，檔案管理方式的規(guī)范化，為覆蓋檔案資源檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建提供了良好的基礎(chǔ)。

2.2 整合資源發(fā)揮優(yōu)勢

我們需要在充分了解與掌握高校館藏的檔案資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理整理與鑒定，然后在使用相關(guān)手段合理、有序地將原本館藏內(nèi)的檔案數(shù)字化，并集中于一致的檔案數(shù)據(jù)庫之中，主要涉及手工記錄、直接掃描與縮微膠片變換等手段?；谛@網(wǎng)接收信息的電子文件，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，促使校園內(nèi)文件材料可以在網(wǎng)上進(jìn)程傳播、儲存、歸檔與查詢等功能，將校園檔案網(wǎng)站作為主體，基于校園網(wǎng)緊密聯(lián)系的其他高校的檔案網(wǎng)站鏈接，從而產(chǎn)生較為便利的檔案信息網(wǎng)。主動推動高校內(nèi)部檔案管理信息資源的共享，創(chuàng)建相應(yīng)的管理鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。

2.3 加大經(jīng)費(fèi)支持力度

從經(jīng)費(fèi)角度而言，無論是預(yù)算還是決算高校都需要給予檔案管理信息建設(shè)充足的經(jīng)費(fèi)支持，最大限度地健全檔案管理信息化涉及的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。毋庸置疑，所有行業(yè)的檔案管理信息化都需要健全硬件設(shè)施建設(shè)的支持，而檔案管理信息化自然也不例外，主要涉及數(shù)碼相機(jī)、存儲服務(wù)器與圖文掃描設(shè)備等因素，這樣因素對檔案管理信息化建設(shè)而言有著不可替代的作用。另外，檔案信息數(shù)據(jù)的使用開發(fā)離不開健全的檔案信息管理體系，所以需要強(qiáng)調(diào)檔案管理軟件的合理性與有效性的特征，具備豐富的功能，如錄入、解決、檢索，以及數(shù)據(jù)交換等功能，從而真正保障檔案信息的順利傳播。

2.4 提升管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員潛移默化地影響著檔案管理信息化建設(shè)，并對其有著決定性作用，即只有管理人員具備優(yōu)秀的素質(zhì)，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化。高校檔案管理人員既需要具備檔案管理的傳統(tǒng)知識，又需要具備網(wǎng)絡(luò)管理技能、計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫管理與數(shù)據(jù)錄入等專業(yè)知識，以及需要需要良好的個人素質(zhì)。所以，高校需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，如開展座談會、舉行檔案知識比賽等方式，不斷鼓舞檔案管理人員充實(shí)自我，學(xué)習(xí)新方式與新技能，滿足檔案管理信息化建設(shè)需求。另外，還需要積極培養(yǎng)與儲備檔案部門高素質(zhì)人才，主動招納檔案管理與計(jì)算機(jī)專業(yè)的優(yōu)秀人才，創(chuàng)建人性化的吐舊納新體系，從而真正促進(jìn)管理人員整體素質(zhì)的提升，以及促進(jìn)高校檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

總而言之，新形勢下高校檔案管理信息化建設(shè)有著極其重要的意義，即保障高校檔案管理信息化建設(shè)工作的長足發(fā)展，但檔案管理信息化建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，且面臨著眾多的挑戰(zhàn)，因此我們需要充分認(rèn)識到高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性，結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)策略，從而為高校檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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（作者單位：內(nèi)蒙古巴彥淖爾市河套學(xué)院）