關(guān)于企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略的思考

許蓓蓓

摘 要：當(dāng)前，信息已成為企業(yè)經(jīng)營決策的重要參考依據(jù)，各行各業(yè)普遍開始重視信息的加工與處理工作。檔案作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和日常管理的真實記錄，是重要的信息資源，在企業(yè)發(fā)展中具有重要的參考價值和憑證價值。借助信息化提高企業(yè)檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值，已成為企業(yè)長期發(fā)展的必然選擇。本文初步分析了當(dāng)前我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題，提出了加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 信息化 建設(shè)

引言

當(dāng)今世界已進入信息社會，信息的重要性已經(jīng)得到了各行各業(yè)的普遍認可，而對于以經(jīng)營為目標的企業(yè)，信息的價值就更為突出。它不僅是企業(yè)戰(zhàn)略決策的參考，也是日常經(jīng)營和內(nèi)部管理的重要依據(jù)。檔案作為企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)和管理活動的真實記錄，是極為重要的信息資源，企業(yè)長期以來形成的科技、文書、照片等各類檔案不僅是企業(yè)發(fā)展歷程的體現(xiàn)，也給企業(yè)未來的發(fā)展提供參考。對此，企業(yè)應(yīng)不斷提高自身的檔案管理能力，充分適應(yīng)信息社會的需求，推動檔案的信息化管理，使檔案資源能夠更好地為企業(yè)服務(wù)。

1企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的問題

1.1企業(yè)檔案信息化標準規(guī)范相對滯后

當(dāng)前我國企業(yè)檔案的信息化建設(shè)工作仍在實驗和探索階段，各企業(yè)采用的檔案信息化管理還較為原始，如文書檔案和照片檔案的管理。這涉及了一個很關(guān)鍵的問題，即信息化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化的標準與規(guī)范。目前，檔案信息化建設(shè)大都處在探索階段，建設(shè)過程中將會碰到各種各樣的問題，雖然原有的檔案法規(guī)體系在一定程度上解決了企業(yè)檔案管理的部分實際問題，但隨著信息化程度加深，新的問題也日益凸顯出來，原有的法規(guī)已經(jīng)不能滿足檔案信息化工作的發(fā)展了。

1.2檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

檔案信息化建設(shè)包括多個方面，從環(huán)境方面說就是軟件環(huán)境和硬件環(huán)境。軟件環(huán)境包括企業(yè)管理層對于檔案信息化建設(shè)的重視程度、員工的檔案意識、制度建設(shè)、流程等，這些要素都是支撐檔案信息化管理有序開展的重要保障。

1.3檔案信息的安全保密管理面臨挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案信息化管理的目的最終還是要回歸到幫助企業(yè)的經(jīng)營活動。信息化管理大量依賴軟硬件設(shè)備，且通常處于開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這也給企業(yè)檔案帶來了更多的信息安全問題。過去，檔案管理具有封閉性和利用率低的特點，安全風(fēng)險通常較小。在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下則恰恰相反。企業(yè)檔案可能涉及到企業(yè)的經(jīng)營數(shù)據(jù)或是敏感信息，這些商業(yè)秘密一旦泄露或者損壞，則會對企業(yè)造成不可估量的損失。

1.4缺乏檔案信息化建設(shè)的人才

檔案信息化工作具備專業(yè)性和綜合性特點，這對檔案管理人員提出了較高要求。無論是企業(yè)檔案管理制度的制定還是軟硬件環(huán)境的搭建，其執(zhí)行者和操作人都是檔案管理人員。因此，檔案管理人員的素質(zhì)往往決定了企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理的質(zhì)量和水平。目前，企業(yè)檔案工作者知識老化、信息技術(shù)水平偏低，信息開發(fā)形式傳統(tǒng)，不能適應(yīng)工作需要，直接影響檔案信息開發(fā)的力度和深度。

2提升檔案信息化建設(shè)的幾點思考

2.1充分認識檔案信息化建設(shè)在工作中的重要地位

首先，應(yīng)當(dāng)從提升單位領(lǐng)導(dǎo)干部認識入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部明白做好檔案信息化建設(shè)的重要性，最大程度地爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細化分工。對每一項具體的與信息化建設(shè)有關(guān)的工作設(shè)置專職的管理崗位，將信息化檔案管理工作由被動局面轉(zhuǎn)化為主動。最后，單位應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及信息化檔案管理知識，以提升社會各界對檔案信息化建設(shè)的重視程度。

2.2加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)標準規(guī)范的制定

相對于電子檔案，紙質(zhì)等檔案還具有原始憑證的特點。因此，與企業(yè)其他的日常管理工作相比，檔案信息化工作具有較高的規(guī)范性。因此，企業(yè)應(yīng)采取多種措施，著力提高檔案信息化的規(guī)范性，應(yīng)給檔案數(shù)字化提供完善的標準與規(guī)范，文檔掃描、數(shù)字化后保存的字體、格式，以及文檔的大小問題等，都要有明確的規(guī)定。對于照片和聲像類的檔案，應(yīng)注重數(shù)字化后的兼容性，對于檔案的數(shù)據(jù)格式、存儲格式、軟硬件設(shè)施等模塊進行標準化。

2.3加強企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。缺少了基礎(chǔ)設(shè)施，信息化建設(shè)無從開展，實物檔案的數(shù)字化和智能化管理也無從實現(xiàn)。企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)三個方面。對于實物檔案的信息化管理來說，首先應(yīng)解決硬件和軟件的問題。硬件上加強數(shù)字化轉(zhuǎn)化設(shè)備方面的投入，如文檔掃描設(shè)備、數(shù)碼照相機等，使檔案實現(xiàn)高質(zhì)量的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在軟件方面則要重視管理信息系統(tǒng)的搭建，將需求的調(diào)研和分析動態(tài)化，使其貫穿信息化建設(shè)的每個階段，讓功能開發(fā)、更新和維護更加靈活。

2.4加強企業(yè)檔案信息的安全保密管理

傳統(tǒng)檔案工作具有封閉性的特點且檔案利用率較低，這一定程度上保障了檔案的安全性。在信息化時代，檔案的數(shù)字化讓信息變得可以復(fù)制，且能夠較快地傳輸，企業(yè)檔案面臨著更加多元化，信息安全也更加多元。相對于其他單位的檔案來說，企業(yè)由于其經(jīng)營性的特點，檔案也必然包含著一些經(jīng)營內(nèi)容，很多內(nèi)容涉及商業(yè)機密，因此檔案的泄露會給企業(yè)帶來重大的經(jīng)濟損失風(fēng)險，企業(yè)必須充分重視檔案信息安全問題，保障企業(yè)的核心利益不受損失。

2.5培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息人才隊伍

現(xiàn)代化檔案工作對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，要求其具備多元化的知識背景和專業(yè)知識，同時隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進，對于其信息素養(yǎng)也提出了較高要求。一方面，企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要對計算機和網(wǎng)絡(luò)以及檔案專業(yè)知識都熟悉的復(fù)合型人才。另一方面，信息技術(shù)更新的快速性以及企業(yè)檔案信息化建設(shè)的經(jīng)營性，也給檔案信息化建設(shè)帶來了新的挑戰(zhàn)，對檔案工作者的知識補充和更新提出了更高的要求。因此，企業(yè)應(yīng)該把培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才作為當(dāng)務(wù)之急和長遠任務(wù)。

結(jié)語

隨著企業(yè)經(jīng)營理念的不斷完善和檔案價值的日益凸顯，檔案信息化建設(shè)在企業(yè)日常管理工作中的作用也會更加重要。為了讓檔案在企業(yè)的日常經(jīng)營中發(fā)揮更大的作用，將傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向信息化的檔案管理模式，每個檔案工作者都應(yīng)抓住機遇，創(chuàng)新工作方式，提高個人素質(zhì)，為企業(yè)檔案管理水平的提高做出應(yīng)有的貢獻。

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