談學(xué)院辦公室在學(xué)院管理中的地位和作用

朱子智

摘 要 學(xué)院辦公室作為學(xué)院管理工作中較為重要的一部分，對(duì)于學(xué)院管理工作的開展有著極為顯著的幫助，但是，在當(dāng)前的學(xué)院管理中，管理人員對(duì)于學(xué)院辦公室的作用和地位并沒有一個(gè)清晰的認(rèn)知和了解，導(dǎo)致學(xué)院辦公室難以真正的發(fā)揮自身的作用。因此，本文就學(xué)院辦公室為研究方向，對(duì)學(xué)院辦公室在學(xué)院管理中的地位和作用進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞 學(xué)院辦公室 學(xué)院管理 地位和作用

一、學(xué)院辦公室在學(xué)院管理中的地位

（一）中心地位

當(dāng)前，學(xué)院辦公室對(duì)于學(xué)院管理工作的開展有著極為重要的作用，占據(jù)著較為顯著的地位，是整個(gè)學(xué)院管理系統(tǒng)的中心，而這一中心地位可以通過以下幾個(gè)方面得到充分的體現(xiàn)。第一個(gè)方面，是智囊中心。學(xué)院辦公室在學(xué)院管理中應(yīng)該要充分的發(fā)揮自身的參謀作用，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行決策，雖然最終的決策權(quán)位于領(lǐng)導(dǎo)的手中，但是由于領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)較為繁忙，既要負(fù)責(zé)學(xué)院的學(xué)術(shù)工作，開展學(xué)術(shù)研究，是學(xué)院的學(xué)術(shù)帶頭人，還要承擔(dān)一定的教學(xué)任務(wù)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行教學(xué)，這就導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)一些事務(wù)進(jìn)行處理時(shí)，難以做到及時(shí)有效的決策，而此時(shí)學(xué)院辦公室就應(yīng)該要幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各種雜項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行處理，提供一定的意見，以供領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參考，使得領(lǐng)導(dǎo)能夠快速的對(duì)事務(wù)進(jìn)行處理決策，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，盡可能的為領(lǐng)導(dǎo)的最終決策提供便利。第二個(gè)方面，是信息的中心。學(xué)院辦公室是整個(gè)學(xué)院信息的中心，學(xué)院大大小小的信息最終都會(huì)匯聚到學(xué)院辦公室中，由學(xué)院辦公室對(duì)信息進(jìn)行整理和傳達(dá)[1]。上到國(guó)家教育部門所制定的一系列政策、指示、方針以及各種重大事件或者是活動(dòng)的具體文本資料內(nèi)容，下到學(xué)院各個(gè)管理部分所實(shí)際執(zhí)行的決策及應(yīng)用決策之后所產(chǎn)生的情況等，都在學(xué)院辦公室中能夠得到具體的內(nèi)容，是整個(gè)學(xué)院的信息交流中心。第三個(gè)方面，學(xué)院辦公室處于聯(lián)系的中心。學(xué)院辦公室相對(duì)來說其本身的工作具有較為顯著的多面性，是學(xué)院管理工作開展的重要中心，各項(xiàng)管理工作在開展的過程中，或多或少 的都與學(xué)院辦公室擁有一定程度的聯(lián)系和關(guān)系，而造成這種原因的現(xiàn)象就是因?yàn)閷W(xué)院辦公室的工作性質(zhì)，其具有較高的廣泛性和綜合性，使得學(xué)院辦公室在學(xué)院管理中占據(jù)著中心的地位，有著極為重要的作用。

（二）窗口地位

學(xué)院辦公室在學(xué)院管理中除了占據(jù)著中心的地位以外，還有著窗口地位，是學(xué)院的門面。學(xué)院辦公室針對(duì)上下級(jí)和其余兄弟單位而言，是整個(gè)信息溝通交流的中心，起著聯(lián)系溝通的作用，是上下級(jí)和兄弟單位進(jìn)行信息交流的窗口。并且，學(xué)院辦公室中的工作人員，每一次接待或者是電話訪問，其語言交流都能夠?qū)W(xué)院的精神面貌進(jìn)行反映，體現(xiàn)學(xué)院的特色和素質(zhì)，甚至部分能夠體現(xiàn)學(xué)院的整天的工作效率和學(xué)習(xí)環(huán)境，對(duì)于學(xué)院的發(fā)展能夠提供極為顯著的作用，便于學(xué)院形成良好的教學(xué)口碑，利于之后的發(fā)展和招生，使得學(xué)院能夠得到社會(huì)各界的認(rèn)可，形成自身獨(dú)特的風(fēng)格。

二、學(xué)院辦公室在學(xué)院管理中的作用

（一）為領(lǐng)導(dǎo)決定起參謀作用

首先，學(xué)院辦公室在學(xué)院管理中能夠給領(lǐng)導(dǎo)決定起到參謀作用。所謂的參謀作用簡(jiǎn)而言之就是指學(xué)院辦公室為領(lǐng)導(dǎo)的具體決策提供一定的參考意見，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事務(wù)進(jìn)行及時(shí)的快速的處理。當(dāng)前，決策工作要想得到良好的開展，分層決策是不可避免的，只有施行分層決策，才能夠保障決策具有較高的的科學(xué)性和合理性，避免因?yàn)闆Q策問題，而影響學(xué)院的發(fā)展。在施行分層決策時(shí)，除了要對(duì)決策者和決策層進(jìn)行劃分以外，還應(yīng)該要學(xué)院辦公室或者是業(yè)務(wù)部門從旁出謀劃策，幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，爭(zhēng)取通過集思廣益，保障事務(wù)處理的合理性。而學(xué)院辦公室要想做好參謀工作，發(fā)揮自身的參謀作用，就必須要注重以下幾點(diǎn)。第一點(diǎn)，學(xué)院辦公室的工作人員應(yīng)該要做好先期的信息搜集工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)搜集所需要進(jìn)行決策事務(wù)的信息，以便于領(lǐng)導(dǎo)能夠快速的對(duì)事務(wù)的情況進(jìn)行了解。第二點(diǎn)，辦公室工作人員在針對(duì)辦文工作時(shí)，除了要及時(shí)的、快速的、準(zhǔn)確的將辦文信息傳遞給相關(guān)單位部分以外，還應(yīng)該要對(duì)文件進(jìn)行詳細(xì)的了解，以便在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件進(jìn)行審閱的過程中，能夠提出一定的意見，幫助領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)文件進(jìn)行批閱。

（二）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)與助理工作

其次，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)與助理工作。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)來說具有較為負(fù)責(zé)和繁瑣的工作，不可能做到事事親為，這就要求學(xué)員辦公室工作人員要幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一些重要性較低的事務(wù)進(jìn)行處理，減少領(lǐng)導(dǎo)的工作，使得領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)r(shí)間運(yùn)用到重大事務(wù)的處理上。學(xué)院辦公室工作人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事務(wù)進(jìn)行處理時(shí)，主要是以下幾點(diǎn)。第一點(diǎn)，幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一些辦文和辦事進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理，減少領(lǐng)導(dǎo)的日常工作，但是在處理的過程中，工作人員一定要細(xì)心，要經(jīng)過多次的審核，才能夠進(jìn)行處理，避免出現(xiàn)問題[2]。第二點(diǎn)，要幫助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作。學(xué)院辦公室的工作人員不僅僅要對(duì)自身部門的的任務(wù)進(jìn)行完成，還要對(duì)其余部門的任務(wù)完成情況進(jìn)行了解，要注重工作的整體性和綜合性。并且，還要對(duì)各個(gè)部門之間的矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)，必要的時(shí)候，工作人員開召開會(huì)議，讓各個(gè)部門中的負(fù)責(zé)人員聚在一起，共同對(duì)問題的解決方案進(jìn)行商定，確保文件能夠得到 充分的貫徹和落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊克儉，史振華.高校學(xué)院黨政辦公室工作特點(diǎn)與管理舉措探索[J].教育教學(xué)論壇，2019（23）：7- 8.

[2]李利.高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作中的沖突管理[J].現(xiàn)代交際， 2019（09）：184- 185.