淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時俱進(jìn)

李忠紅

【摘 要】隨著我國電力企業(yè)的快速發(fā)展，對企業(yè)管理也提出了新的要求，電力企業(yè)的檔案管理想要做到與時俱進(jìn)，就必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，并加強(qiáng)重視。基于對電力企業(yè)檔案管理與時俱進(jìn)策略的研究，首先要明確電力企業(yè)檔案管理過程中的問題，然后結(jié)合這幾點問題，對電力企業(yè)檔案管理的有效措施進(jìn)行分析，進(jìn)而提升企業(yè)對檔案管理的重視程度，有效提升工作人員的檔案管理意識以及建設(shè)檔案的信息數(shù)據(jù)庫這三種對策，總體實現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理的高效化。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè);檔案管理;高效化

引言

我國電力行業(yè)自改革開放發(fā)展至今其建設(shè)技術(shù)和建設(shè)規(guī)模已經(jīng)處于世界領(lǐng)先水平。電力企業(yè)的檔案管理與時俱進(jìn)，其實質(zhì)意義就是應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和軟件，在企業(yè)檔案管理的工作中實現(xiàn)員工思想觀念的轉(zhuǎn)變，同時利用現(xiàn)代化的理論和技術(shù)去加強(qiáng)檔案管理的工作，最終提高這項工作的效率，并實現(xiàn)科學(xué)的管理，從而推動電力企業(yè)進(jìn)步。

1新時期加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理水平的意義

作為電力企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動最為原始的憑證，企業(yè)檔案存在內(nèi)容繁瑣、范圍較廣等特點，可將相應(yīng)電力企業(yè)的現(xiàn)實發(fā)展?fàn)顩r較為直觀地反映出來，對企業(yè)來講具有重要意義，對其實施有效的管理可直接影響企業(yè)發(fā)展。就電力企業(yè)而言，能否高質(zhì)量地存儲及管理檔案，可對檔案的實際應(yīng)用效率以及使用年限起到直接影響。電力行業(yè)普遍具有技術(shù)密集、資金密集等特點。隨著電力生產(chǎn)及經(jīng)營模式的多元化發(fā)展，各種科技、知識信息資源數(shù)量大幅度增加，對電力企業(yè)檔案管理提出了較高的要求，電力企業(yè)若想在新時期背景下取得更有效的發(fā)展，理應(yīng)重視加強(qiáng)檔案管理工作。

2電力企業(yè)檔案管理過程中的問題分析

1.企業(yè)高層不夠重視檔案管理工作。就目前情況來說，大多數(shù)電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層未能真正意識到檔案管理的重要性，其將所有精力都放在了如何提升市場的占有率、產(chǎn)品質(zhì)量以及售后服務(wù)上，覺得檔案管理這種文字工作沒必要投入太大的關(guān)注。正因如此，大部分電力企業(yè)在檔案管理方面的投入都不高，將檔案管理工作匆匆完成以后，并未重視其后期的保存環(huán)境。檔案材料收集機(jī)制漏洞百出，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料數(shù)量不對內(nèi)容也不完整的狀況，如此檔案管理根本無法提供給企業(yè)有效的信息，之前將各種信息歸檔的工作也成了無用功。2.缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，目前來說，我國多數(shù)的電力企業(yè)還是采用過去那種檔案管理的方式，沒有引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備。同時，由于我國檔案管理的方式改革還沒有完全實現(xiàn)，所以電力企業(yè)自身檔案管理依然沒有改變方式。因此，缺乏先進(jìn)的設(shè)備不僅不能提高檔案管理人員的工作效率，也無法為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提供助力。3.企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門與人員。電力企業(yè)中一些檔案管理人員對檔案管理的理解過于表面，認(rèn)為檔案管理只需要做容易的收集與分類工作，企業(yè)在挑選檔案管理人員時，及格線太低，導(dǎo)致所選的員工責(zé)任心和專業(yè)素質(zhì)都比較低，此外，一部分電力企業(yè)并未創(chuàng)建專門的檔案室，而是隨便找一個庫房或者偏僻的房間存放檔案。很多企業(yè)歸檔并保管檔案資料的時候沒有統(tǒng)一，造成部分應(yīng)該保存的資料錯放或遺失。4.電力企業(yè)檔案管理的專業(yè)性有待進(jìn)一步提高。檔案管理雖然聽起來感覺是一種較為簡單的工作，似乎任何人都可以做。但經(jīng)過系統(tǒng)了解之后，我們不難發(fā)現(xiàn)其涉及了較多的專業(yè)，是一個多學(xué)科的綜合性系統(tǒng)。正是基于檔案管理的這一性質(zhì)，電力企業(yè)的檔案管理更需要專業(yè)化的人才來進(jìn)行操作。在現(xiàn)實的電力企業(yè)檔案管理中，由于專業(yè)化人才的匱乏，造成檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)，不能對相關(guān)的資料進(jìn)行系統(tǒng)管理，可能會增加企業(yè)的經(jīng)營成本和效率。5.檔案管理工作中的安全隱患。檔案庫房未達(dá)到安全要求;檔案庫房多是玻璃窗貼了一層紙;檔案庫房所處位置較為潮濕;將檔案放在陽臺上的未設(shè)置防護(hù)設(shè)施，檔案長期處在暴曬下已嚴(yán)重?fù)p壞，這些都是電力企業(yè)檔案管理工作中普遍存在的安全隱患。

3電力企業(yè)檔案管理與時俱進(jìn)措施

3.1提高電力企業(yè)檔案管理水平

首先要加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才，以更好適應(yīng)電力企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。為了全面提升電力企業(yè)檔案管理優(yōu)秀人才，企業(yè)可以根據(jù)現(xiàn)有的工作人員，制定優(yōu)秀人才選配計劃，選拔和引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人員。金一健全、完善檔案管理制度體系，實現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。受電力行業(yè)發(fā)展特殊性與復(fù)雜性的影響，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作也具有一定的復(fù)雜性，在日常工作中需要更加標(biāo)準(zhǔn)化地管理。在上述電力企業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀中，不難發(fā)現(xiàn)健全的檔案管理制度體系的重要性。同時要建立責(zé)任追究制，營造獎懲分明的工作氛圍，以更好地確保檔案日常管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、有效化。

3.2規(guī)范檔案管理，充分發(fā)揮檔案的實效性

新時期檔案管理工作的難度以及復(fù)雜性均有所提高，這就要求相關(guān)的檔案管理人員需要具備較高的管理能力以及專業(yè)素質(zhì)?；诖?，電力企業(yè)積極應(yīng)用多種有效手段，提升自身檔案人才結(jié)構(gòu)的合理性，促使全體檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)素質(zhì)均可以大幅度提升。1.應(yīng)建立起規(guī)范的檔案管理人員聘用制度，嚴(yán)格制定各種人才聘用要求及標(biāo)準(zhǔn)，促使人才的管理操作具備較高的專業(yè)性，其中，需要重視對應(yīng)聘人才實施規(guī)范、有效的管理能力及統(tǒng)籌規(guī)劃考核操作。2.企業(yè)應(yīng)基于現(xiàn)存檔案管理人才的實際情況，積極組織各種類型的培訓(xùn)和技能教育等，并重視緊跟時代發(fā)展潮流，引導(dǎo)各檔案管理人員樹立起優(yōu)良的現(xiàn)代化檔案管理理念，掌握各種科學(xué)性較高的檔案管理技能，積極設(shè)計高實效性的專項發(fā)展計劃，提升現(xiàn)代化管理操作的整體質(zhì)量。3.加大挖掘信息技術(shù)型人才的力度，充分考量檔案建設(shè)管理數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)實需求，促使各環(huán)節(jié)檔案管理工作的科學(xué)性大幅度提升。此外，電力企業(yè)也應(yīng)重視對內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的人員實施合理的編制操作，促使職責(zé)劃分的規(guī)范性提升，建立起完善且實效性較高的人員獎罰機(jī)制以及責(zé)任追究制度，并可以將檔案管理工作的質(zhì)量和人員的績效考核成績掛鉤，有助于提升人員的工作積極性。

3.3引入先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

電力企業(yè)想要保證檔案管理做到與時俱進(jìn)，一個必要措施就是引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備。眾所周知，現(xiàn)代化的信息技術(shù)對檔案管理的水平以及工作效率都有著較高的要求，所以想要提高檔案管理效率，首先就是要引進(jìn)并完善相關(guān)的設(shè)備，這樣不但有利于推動電力企業(yè)的檔案管理工作更為高效、便利，同時也能為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益，最終促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

3.4建設(shè)檔案的信息數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)如今，全球都已經(jīng)被網(wǎng)絡(luò)覆蓋，電力企業(yè)也應(yīng)該緊跟時代潮流，在檔案管理以及其他方面應(yīng)用信息技術(shù)。電力企業(yè)檔案管理人員能夠借助普及的互聯(lián)網(wǎng)，學(xué)習(xí)更多更先進(jìn)的管理知識與理念，在現(xiàn)有的檔案管理方法上不斷進(jìn)行改良，將已不適應(yīng)現(xiàn)代管理方式的手段去掉，再添加一些能使管理工作真正實現(xiàn)高效率的途徑。除此之外，檔案信息庫的建立十分關(guān)鍵，檔案管理人員可以通過在網(wǎng)絡(luò)上建立信息庫保存原本只以紙質(zhì)形式存在的檔案，在輸入所有檔案之后，再查閱或者是改動檔案就會十分簡單，如此不僅降低了管理人員的工作強(qiáng)度，也能更高效地為企業(yè)提供所需要的資料。

結(jié)語

總而言之，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的作用下，電力企業(yè)承受的競爭壓力會越來越大，為使經(jīng)濟(jì)效益得到有效的提升，采用先進(jìn)的管理方法已是刻不容緩。

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（作者單位：國網(wǎng)滄州供電分公司）