醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題及對策探索

摘 要：職工專業(yè)技術(shù)檔案對醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展都有借鑒意義，應(yīng)不斷提升專業(yè)技術(shù)檔案管理水平。文章首先對醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行總體介紹，分析目前專業(yè)技術(shù)檔案管理中存在的問題，包括缺乏重視、管理分散、技術(shù)落后、效率偏低等。在此基礎(chǔ)上，提出幾點(diǎn)有針對性的改進(jìn)措施，以期充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院職工;專業(yè)技術(shù)檔案;檔案管理

醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案是對個(gè)人平時(shí)工作成果的記錄，具有較高的醫(yī)學(xué)價(jià)值，是醫(yī)院知識資源的重要組成部分。而且醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案能夠客觀反映出職工個(gè)人的專業(yè)素質(zhì)能力水平，為人力資源管理等工作的開展提供依據(jù)。但是由于專業(yè)技術(shù)檔案管理仍存在許多問題，難以發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值，需要盡快加以改進(jìn)。

一、醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理概述

醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的開展決定著醫(yī)院知識資源管理和利用水平，同時(shí)也是衡量醫(yī)院管理水平的一個(gè)重要指標(biāo)。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，專業(yè)技術(shù)檔案管理的重要性日益突出，只有做好專業(yè)技術(shù)檔案管理，才能為醫(yī)院高水平人才培養(yǎng)和管理工作提供支持。醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案主要記錄專業(yè)技術(shù)人員在醫(yī)療、科研等方面的信息資料，也包括專業(yè)技術(shù)人員基本信息。在當(dāng)前的市場環(huán)境下，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員流動性較大，專業(yè)技術(shù)檔案時(shí)刻變化，具有顯著的動態(tài)性特征。這在一定程度上增加了職工專業(yè)技術(shù)檔案管理的難度。需要在開展專業(yè)技術(shù)檔案管理的過程中，及時(shí)更新職工專業(yè)水平、學(xué)歷、資歷、工作成績、科研成果等方面的信息。此外，開展專業(yè)技術(shù)檔案管理還要為檔案安全性、保密性提供保障，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的科學(xué)利用。

二、醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題

1.檔案管理重視度不足

目前醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理還沒有受到應(yīng)有的重視，容易出現(xiàn)檔案資料丟失、受損等情況。由于檔案管理人員對專業(yè)技術(shù)檔案的應(yīng)用價(jià)值認(rèn)識不足，沒有及時(shí)匯總職工科研成果、工作成績等相關(guān)信息，對職工個(gè)人信息的更新也較為滯后，難以從專業(yè)技術(shù)檔案中反映出醫(yī)院知識資源的實(shí)際變化情況。在此情況下，也難以為相關(guān)管理決策活動提供支持。

2.檔案管理較為分散

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式下，職工專業(yè)技術(shù)檔案較為分散，涉及到的管理部門多，容易影響專業(yè)技術(shù)檔案管理效率及成效，可能對檔案資料的安全性造成威脅。比如，許多職工專業(yè)技術(shù)檔案分別存放在科教部門、醫(yī)務(wù)護(hù)理部門和人事部門中，在調(diào)用的過程中，需要經(jīng)過多道手續(xù)。由于各部門之間缺乏溝通配合，也難以保障檔案信息的同步更新，導(dǎo)致專業(yè)技術(shù)檔案管理較為混亂。

3.檔案管理技術(shù)落后

檔案管理技術(shù)落后是制約醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理創(chuàng)新的一個(gè)主要因素。目前許多部門仍采用手工方式記錄專業(yè)技術(shù)檔案，雖然建立了信息化檔案管理系統(tǒng)，但檔案資料的錄入不及時(shí)，可能在錄入信息系統(tǒng)前出現(xiàn)丟失的情況。而且在信息化管理系統(tǒng)下，由于沒有設(shè)置統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息共享程度較低。部分醫(yī)院還停留在單機(jī)管理系統(tǒng)的層次，難以滿足現(xiàn)階段醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的實(shí)際需求。

4.檔案管理效率偏低

在上述多方面因素的影響下，目前醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理的整體效率偏低，還未建立檔案資料采集、歸檔、存儲、調(diào)用的標(biāo)準(zhǔn)化流程。這也與目前醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理制度不健全有關(guān)，在部門分管的模式下，由于缺乏統(tǒng)一的制度要求，容易出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況，開展檔案管理的主動性不足，實(shí)際工作中的漏洞較多。另外，檔案管理效率偏低還與缺乏專業(yè)檔案管理人才有關(guān)，需要加快人才的培養(yǎng)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理的對策

1.改變專業(yè)技術(shù)檔案管理理念

針對上述醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題，在現(xiàn)階段的工作中，首先應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，做好相關(guān)宣傳工作。只有提高檔案管理人員對專業(yè)技術(shù)檔案管理的重視度，才能從根本上改善檔案管理成效。醫(yī)院應(yīng)注重對檔案管理人員責(zé)任意識的培養(yǎng)，引導(dǎo)其深刻認(rèn)識專業(yè)技術(shù)檔案的價(jià)值，同時(shí)充分熟悉本職工作，提供檔案管理水平。在此方面，也需要樹立檔案管理規(guī)范化意識，做好檔案安全管理、保密管理等方面的工作，自覺履行檔案管理和利用過程中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。職工專業(yè)技術(shù)檔案主要是對職工個(gè)人專業(yè)技術(shù)方面的記錄，與醫(yī)院正常醫(yī)療、科研活動的開展有密切關(guān)系。在開展專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的過程中，也需要樹立服務(wù)理念，注重發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案的利用價(jià)值，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供支持。此外，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，還要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，樹立網(wǎng)絡(luò)化管理理念，善于利用各種先進(jìn)的工具開展專業(yè)技術(shù)檔案管理工作。通過對專業(yè)技術(shù)檔案中的知識資源進(jìn)行深度挖掘，進(jìn)一步提升其利用效率?？傮w而言，只有確保醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理規(guī)范化、高效化、系統(tǒng)化的開展，才能實(shí)現(xiàn)對專業(yè)技術(shù)檔案的有效利用。醫(yī)院檔案管理人員必須積極改變檔案管理意識和態(tài)度，以先進(jìn)的工作理念為指導(dǎo)，不斷創(chuàng)新職工專業(yè)技術(shù)檔案管理方式。

2.推行集中化檔案管理模式

針對目前醫(yī)院職工專業(yè)檔案管理較為混亂的現(xiàn)象，應(yīng)加快構(gòu)建集中化檔案管理模式，為檔案精細(xì)化管理的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。專業(yè)技術(shù)檔案是國際公認(rèn)JCI醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)，對于推動我國醫(yī)院改革具有重要意義，但是在現(xiàn)階段的工作中，由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，專業(yè)技術(shù)檔案信息分散在各個(gè)科室內(nèi)，難以實(shí)現(xiàn)對專業(yè)技術(shù)檔案的高效利用。構(gòu)建集中化檔案管理模式是以信息化管理平臺為依托，按照醫(yī)療、醫(yī)技、護(hù)理、行政后勤等模塊對醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案進(jìn)行劃分，在同一平臺下開展集中化管理。在各要素的設(shè)置過程中，需要滿足國內(nèi)相關(guān)行業(yè)評審標(biāo)準(zhǔn)，并逐漸與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌，推動醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的規(guī)范化開展。在此基礎(chǔ)上，通過建立專門的職工專業(yè)技術(shù)檔案管理部門，由其負(fù)責(zé)開展檔案信息的收集和歸檔工作，并以電子形式進(jìn)行存檔，按照系統(tǒng)的權(quán)限劃分，合理進(jìn)行檔案調(diào)用。系統(tǒng)下的各個(gè)模塊可以與傳統(tǒng)分部門管理模式下的檔案管理系統(tǒng)對接，自動完成檔案遷移工作。同時(shí)對檔案資料統(tǒng)一進(jìn)行的格式處理，將其存儲到數(shù)據(jù)庫中，方便存儲與調(diào)用。在集中化管理模式的實(shí)施下，醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理流程更加清晰，權(quán)責(zé)劃分更加具體，可以有效提升檔案管理效率及檔案資料的安全性。

3.應(yīng)用專業(yè)技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)

在醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案集中化管理的實(shí)施過程中，信息系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用是關(guān)鍵。為滿足醫(yī)院檔案管理實(shí)際需求，應(yīng)構(gòu)建100M以上局域網(wǎng)，采用TCP/IP協(xié)議進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。可采用SQL數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案信息資料的存儲，利用VSN平臺進(jìn)行編程，實(shí)現(xiàn)各模塊功能。在醫(yī)院職工專業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，還要考慮多部門使用的需求，與HIS系統(tǒng)、EMR系統(tǒng)和CPOE系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)對接，從而方便系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互。根據(jù)上述對信息系統(tǒng)模塊的劃分，可以分別按照醫(yī)療、醫(yī)技、護(hù)理、行政后勤四個(gè)模塊搭建專業(yè)技術(shù)檔案模型。其中應(yīng)包含職工基本信息、臨床工作信息、績效考評信息和科研成果信息等。比如，醫(yī)療崗位檔案模型具體包括基本信息、資格信息、績效數(shù)據(jù)、科研數(shù)據(jù)等。可以在對應(yīng)檔案中全面反映出其個(gè)人專業(yè)技術(shù)水平以及工作情況。此外，根據(jù)檔案利用工作的需要，系統(tǒng)還應(yīng)具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及相關(guān)制圖、制表功能，自動完成復(fù)雜計(jì)算工作，按照查詢條件輸出各類檔案信息，充分滿足各部門管理工作的開展需求。為了確保信息系統(tǒng)下的檔案資料使用安全性，應(yīng)為職工專業(yè)技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)措施，特別應(yīng)針對網(wǎng)絡(luò)傳輸特點(diǎn)，通過在各個(gè)節(jié)點(diǎn)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，防止專業(yè)技術(shù)檔案被盜取或破壞。

4.健全專業(yè)技術(shù)檔案管理制度

在醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理模式的變革中，也需要盡快對檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，針對信息化管理特點(diǎn)，制定配套的管理制度。首先，應(yīng)對人事編制進(jìn)行完善，采用唯一ID號開展職工管理，方便對職工檔案信息的識別和利用。同時(shí)應(yīng)將醫(yī)院正式員工、返聘人員和派遣制員工等，均納入到信息管理系統(tǒng)中，確保檔案的全面性。為了加快各科室和部門檔案管理工作的整合，需要對部門間的溝通機(jī)制進(jìn)行完善，明確在信息平臺下各部門承擔(dān)的檔案管理責(zé)任，及時(shí)反饋相關(guān)信息數(shù)據(jù)，提高檔案管理工作的實(shí)效性。其次，為了激發(fā)檔案管理人員的工作主動性，應(yīng)對相關(guān)績效考評和激勵制度加以改進(jìn)。利用信息系統(tǒng)自動記錄職工專業(yè)技術(shù)檔案的操作過程，并統(tǒng)計(jì)其利用數(shù)據(jù)，為檔案管理人員工作評價(jià)提供依據(jù)。通過制定配套的激勵制度，使檔案管理人員能夠認(rèn)真完成各項(xiàng)本職工作，并主動加強(qiáng)對職工專業(yè)技術(shù)檔案的利用，從而為醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供更有力的支持。最后，為了幫助檔案管理人員盡快適應(yīng)新的工作模式和環(huán)境，也需要對醫(yī)院培訓(xùn)制度進(jìn)行完善。通過建立長效化培訓(xùn)機(jī)制，不斷提升醫(yī)院職工信息化操作能力，幫助其快速掌握新的系統(tǒng)及功能模塊使用方法，依靠技術(shù)創(chuàng)新帶動工作效率的提升。

綜上所述，職工專業(yè)技術(shù)檔案管理是醫(yī)院管理的重點(diǎn)工作，通過針對目前專業(yè)技術(shù)檔案管理中存在的問題加以改進(jìn)，可以提高專業(yè)技術(shù)檔案管理水平，從而充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案的利用價(jià)值。在此情況下，可以實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院知識資源的深度挖掘和利用，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療、科研水平的提高，為患者提供更加滿意的醫(yī)療服務(wù)。

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作者簡介：孫蓉（1982-），女，漢族，山東省青島市人，檔案館員，碩士研究生，研究方向：醫(yī)院人力資源管理，人事檔案管理。