關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

張波

摘 要：人事檔案管理作為企事業(yè)管理的重要組成部分，但是其現(xiàn)狀不盡如人意。文章分析了當(dāng)前人事檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀及存在的主要問題，對(duì)創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式展開了相關(guān)探討，希望對(duì)提升人事檔案管理水平有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案;創(chuàng)新;管理制度

相比較西方發(fā)達(dá)國家，我國的人事檔案管理工作起步較晚，且相對(duì)比較滯后。但隨著我國市場(chǎng)建設(shè)趨于完善，經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)也愈發(fā)激烈，企事業(yè)單位想要在如此激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中站穩(wěn)腳跟，就必須創(chuàng)新人事檔案管理制度和管理模式，積極應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的挑戰(zhàn)。

一、創(chuàng)新人事檔案管理的意義

同西方發(fā)達(dá)國家相比，我國的人事檔案管理起步較晚，再加上諸多外界因素的干擾，我國企事業(yè)人事檔案管理工作面臨的問題諸多。此外傳統(tǒng)的人事檔案管理，提供很多個(gè)人資料，例如，家庭背景，特長，個(gè)人思想教育等，還格外強(qiáng)調(diào)個(gè)人學(xué)歷，工作經(jīng)驗(yàn)，而對(duì)個(gè)人的能力和業(yè)績(jī)不太看重。但是這樣的管理現(xiàn)狀面對(duì)當(dāng)前形勢(shì)多變的市場(chǎng)環(huán)境是不恰當(dāng)?shù)?，只有將人事檔案管理制度和模式不斷完善，不斷創(chuàng)新，將更多新型有效的管理制度融入到其中，才能夠真正帶動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。

二、當(dāng)前人事檔案管理存在的主要問題

1.人事檔案管理意識(shí)薄弱，管理模式單一

目前，在企事業(yè)單位的人事檔案管理中普遍存在管理模式相對(duì)單一，很多管理人員的思想還是停留在傳統(tǒng)階段，僅僅對(duì)人員的基本工作信息歸檔保管，而對(duì)深層次管理的意義不再探究;認(rèn)識(shí)不到人事檔案管理的重要性，棄檔現(xiàn)象普遍存在，對(duì)檔案管理原則非常不重視。

2.人事檔案管理存在隱蔽性，對(duì)人才流動(dòng)十分不利

人事檔案管理存在較大的隱蔽性，對(duì)人才流動(dòng)十分不利。傳統(tǒng)人事檔案管理始終強(qiáng)調(diào)員工檔案信息的封閉性和隱蔽性，存在著明顯的流動(dòng)不合理的情況，對(duì)整個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的人力資源配置缺乏幫助，員工沒有自由選擇的權(quán)利，大大降低了工作人員的工作積極性;其次，員工檔案往往是由領(lǐng)導(dǎo)把控，對(duì)員工本人的行政安排僅僅是領(lǐng)導(dǎo)一己之言。

3.人事檔案管理內(nèi)容不充分，缺乏實(shí)際應(yīng)用價(jià)值

傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容包括員工的工作經(jīng)驗(yàn)、思想品德、學(xué)歷，但是在現(xiàn)實(shí)中實(shí)現(xiàn)完整及時(shí)的整理和記錄很困難，無法滿足企事業(yè)單位人力資源管理的需要;其次，檔案內(nèi)容真實(shí)性缺乏審核，很多偽造學(xué)歷，虛報(bào)信息情況的發(fā)生。

4.信息化水平低

新時(shí)期人事檔案管理離不開信息技術(shù)的支持。但是當(dāng)前很多人事檔案管理工作仍然停留在人工層面，加之異常龐大瑣碎的人事檔案數(shù)據(jù)信息，僅憑借人工管理，不僅管理效率低下，同時(shí)還增加了錯(cuò)誤發(fā)生率。由于信息化水平低，不能有效反映企事業(yè)單位的員工信息，難以實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享，影響企事業(yè)單位人才選拔，也會(huì)限制企業(yè)的發(fā)展。

三、新時(shí)期如何創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式

1.增強(qiáng)員工的人事檔案管理意識(shí)

促進(jìn)企事業(yè)單位人事檔案管理制度和模式不斷創(chuàng)新是新時(shí)期企業(yè)自身發(fā)展的需要，也是廣大企業(yè)員工自身發(fā)展的需要。人力資源部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從思想層面強(qiáng)化對(duì)員工的正確引導(dǎo)，讓每一名人事檔案管理人員都深刻認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，還可以聘任專業(yè)的講師向他們普及人事檔案管理的重要性，讓廣大員工樹立良好的檔案管理意識(shí)。這是創(chuàng)新人事檔案管理制度和管理模式的首要前提。

新時(shí)期將更具創(chuàng)新性的人事檔案管理制度運(yùn)用到其中。首先責(zé)任劃分到位，相關(guān)檔案材料的收集工作保質(zhì)保量的開展。將檔案的準(zhǔn)確性以及全面性提升，針對(duì)人事檔案管理工作存在的不足制定更為完善的對(duì)策。聯(lián)系相關(guān)人員做好檔案信息的完善，更需要重視檔案回收工作。進(jìn)一步豐富檔案內(nèi)容，不僅包括基礎(chǔ)信息，還應(yīng)該統(tǒng)籌考慮績(jī)效成績(jī)，具體培訓(xùn)情況，薪酬的變化等等，更加充實(shí)檔案信息;保障管理制度的創(chuàng)新，進(jìn)一步規(guī)范管理工作。對(duì)于檔案管理人員定期展開培訓(xùn)，制定完善的考核制度以及考核標(biāo)準(zhǔn)，不達(dá)標(biāo)的人員必須接受繼續(xù)培養(yǎng)或者調(diào)崗。檔案的收集，存放，檢查工作應(yīng)該有更詳細(xì)的規(guī)定，做好相應(yīng)的監(jiān)督，防治檔案被篡改等惡劣情況的出現(xiàn)。人事檔案填寫制度的建立，必須高度關(guān)注違規(guī)填寫，對(duì)于違規(guī)填寫內(nèi)容認(rèn)真鑒別，必須對(duì)檔案信息的真實(shí)與否做出準(zhǔn)確的判斷。

2.促進(jìn)創(chuàng)新管理方法的有效應(yīng)用

促進(jìn)創(chuàng)新管理方法的有效應(yīng)用。當(dāng)然人事檔案管理工作有自身的保密性，但是人才流動(dòng)的社會(huì)化趨勢(shì)必須要更加強(qiáng)調(diào)，更加重視。人才流動(dòng)不應(yīng)該由于人事檔案管理成為限制。相反，有效的人才流通，對(duì)人才交流十分有利。在社會(huì)范疇內(nèi)進(jìn)行人才的交流和流通，對(duì)廣泛企事業(yè)帶你為來講可以吸納更多優(yōu)秀的人才，創(chuàng)新人事檔案管理需要廣大企業(yè)人力資源管理者在具體的實(shí)踐中不斷摸索，不斷完善。

3.充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)中都有著廣泛的應(yīng)用。創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理制度和模式，必須將現(xiàn)代化信息技術(shù)融入其中。縱觀傳統(tǒng)的企事業(yè)人事檔案管理，大部分都是采用紙質(zhì)保管的方式，這樣的存檔方式十分不利于統(tǒng)一管理，再加上紙張，筆色的不同很容易造成檔案內(nèi)容的混亂，紙張檔案還有一定的可涂抹性，所以人事檔案的真實(shí)性難以保證。而運(yùn)用信息化的管理手段取代紙張管理，大大提升管理效率，不僅方便保存，同時(shí)人事檔案本身的使用效率大大提升，還節(jié)省了空間，促進(jìn)人事檔案管理朝著更加標(biāo)準(zhǔn)化的管理方向發(fā)展。

利用好現(xiàn)代化信息技術(shù)開展人事檔案管理。首先，需要提升意識(shí)，意識(shí)到檔案管理的重要性，高度強(qiáng)調(diào)檔案管理的信息化建設(shè)工作，同時(shí)做好檔案信息化管理的扶持工作，協(xié)調(diào)組織內(nèi)部，人事部門等等，提升檔案管理結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化;其次，保障相關(guān)的硬件配套設(shè)施，相關(guān)的技術(shù)水平需要不斷完善，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將更多新型先進(jìn)的管理設(shè)施以及技術(shù)引進(jìn)來，鼓勵(lì)管理部門在保障自身管理體系運(yùn)行正常的情況下開展更具動(dòng)態(tài)化的管理工作，就檔案信息化管理的實(shí)際效率做到實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。部門與部門之間的溝通交流進(jìn)一步加強(qiáng)，保障檔案資源被高效利用起來，真正為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

4.努力實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范和統(tǒng)一

發(fā)揮人事檔案管理的效率，強(qiáng)化管理水平，結(jié)合實(shí)際情況強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的更加規(guī)范化以及統(tǒng)一化目的的實(shí)現(xiàn)意義顯著。各級(jí)政府在遵守相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，致力于人事檔案的規(guī)范化、統(tǒng)一化，不忽略人事檔案管理過程中存在的任何一個(gè)質(zhì)量問題，切不可出現(xiàn)不科學(xué)管理，保障每一個(gè)人才的資料通通得到完善真實(shí)的記錄，結(jié)合不同人群完成分別管理。改善由于人才流動(dòng)過于頻繁出現(xiàn)的檔案跟進(jìn)不及時(shí)問題，將人事檔案管理的實(shí)效性大大提升。人事管理制度結(jié)合實(shí)際需要分類管理，不具備人事檔案管理?xiàng)l件的人員也可以享受到同等的社會(huì)福利，檔案身份界限消除，致力于全社會(huì)公民化人事檔案管理制度的建立。

綜上所述，反思當(dāng)前廣大企事業(yè)人事檔案管理工作，無論是從制度方面還是模式方面都存在較大的不足，影響企業(yè)自身的發(fā)展。不符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，同時(shí)削弱了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。因此，在新的歷史發(fā)展時(shí)期，創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式迫在眉睫，必須從思想層次上重視人事檔案管理，反思傳統(tǒng)管理模式存在的不足，然后融入更多現(xiàn)代化的管理策略，提升人事檔案管理質(zhì)量，讓人事檔案工作成為助力企業(yè)騰飛的重要引擎。

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