檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思路

摘 要：隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)已經(jīng)成為一種必然的趨勢(shì)。因此，當(dāng)前將信息化技術(shù)有效應(yīng)用到檔案管理工作中，對(duì)于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，改變?cè)緜鹘y(tǒng)落后的檔案管理模式具有十分積極的意義。本文主要結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，以及對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的一些認(rèn)識(shí)，提出幾點(diǎn)關(guān)于檔案信息化建設(shè)與管理的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)思路

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員更多的是對(duì)檔案資料信息進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。在實(shí)際管理過程中其所提供的管理服務(wù)相對(duì)較少，且對(duì)于檔案信息的利用率較低，這在很大程度上削弱了檔案管理的真實(shí)價(jià)值。而當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展，為檔案信息的高效應(yīng)用提供了良好的契機(jī)，利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一整理，歸類保存，能夠?qū)⑵渑c人們的實(shí)際生活更好的聯(lián)系在一起;利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源信息共享，可以更好的保障人們的實(shí)際需求，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

一、傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式存在的局限性

傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式在實(shí)際運(yùn)行中表現(xiàn)出一定的局限性，不管是檔案管理人員的思想意識(shí)，還是所采用的檔案管理服務(wù)方式都存在著較大的不足，嚴(yán)重影響到檔案信息資源的價(jià)值和作用，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.從檔案利用者的角度分析

從檔案利用者的角度分析，對(duì)檔案利用者進(jìn)行分類，通?？梢苑譃閭€(gè)人、企業(yè)單位、政府部門等，同時(shí)這些檔案利用者對(duì)檔案信息的實(shí)際需求表現(xiàn)出較大的差異。但是在傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式中，缺乏對(duì)不同人群的區(qū)別性對(duì)待，未做好相關(guān)的分類整理，以致在實(shí)際工作中使得檔案的利用率較低。

2.從檔案利用方式分析

從檔案利用方式展開分析，通常情況下，檔案利用者想要獲取需要的檔案信息資料，必須自行到檔案處對(duì)相關(guān)資料信息進(jìn)行查閱，而該過程往往受到時(shí)間和空間的較大限制，嚴(yán)重影響到檔案信息資源的利用效率，使得檔案信息資源的作用降低。

3.從檔案管理人員的角度分析

從檔案管理人員的角度分析，檔案管理人員在整個(gè)服務(wù)過程中完全處于一種被動(dòng)的地位，其主要根據(jù)檔案利用者提出的申請(qǐng)，來為檔案利用者提供定向服務(wù)，服務(wù)工作開展方式相對(duì)較為單一，且效率相對(duì)較為低下。

4.從檔案信息利用結(jié)果來看

從檔案信息利用結(jié)果來看，由于檔案利用者與檔案管理人員之間缺乏有效的溝通交流，使得檔案管理人員缺乏對(duì)檔案利用者檔案信息利用情況的了解，這也在很大程度上限制了檔案管理服務(wù)工作的改進(jìn)，對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升造成較大限制。

而從當(dāng)前檔案信息化管理的實(shí)際情況來看，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，能夠在很大程度上規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式表現(xiàn)出來的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新，使檔案信息資源能夠得以最大化利用[3]。由此可見，當(dāng)前事業(yè)單位積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理有著十分積極的意義，不僅能夠有效提升檔案信息資源的價(jià)值，而且能夠幫助事業(yè)單位相關(guān)工作的開展。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思路

為積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，切實(shí)滿足各類檔案利用者的需求，在實(shí)際的建設(shè)工作中，關(guān)鍵還需從發(fā)展規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、隊(duì)伍培養(yǎng)、服務(wù)創(chuàng)新、安全管理等方面入手，從而促使檔案管理實(shí)現(xiàn)更加系統(tǒng)化的建設(shè)，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，使檔案信息資源得到高效化的應(yīng)用。

1.列入發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)宣傳工作

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的轉(zhuǎn)變過程，不可能在短時(shí)間內(nèi)就完全轉(zhuǎn)變。因此還需要事業(yè)單位結(jié)合自身的實(shí)際情況，在檔案信息化建設(shè)中做出統(tǒng)一的規(guī)劃部署，并將其列入單位發(fā)展規(guī)劃之中，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門的檔案信息化建設(shè)宣傳，提升工作人員的檔案信息化意識(shí)。在各個(gè)部門的相互協(xié)調(diào)配合之下，堅(jiān)持“利用優(yōu)先，分步實(shí)施”的基本原則，逐步推進(jìn)單位檔案信息化建設(shè)與檔案管理。從具體來看，單位可以將檔案信息化建設(shè)工作作為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，結(jié)合單位情況擬定合適的近期、中期以及遠(yuǎn)期目標(biāo)，具有計(jì)劃和目的性的開展檔案信息化建設(shè)。而在此過程中，單位也能夠從中切實(shí)體驗(yàn)到檔案信息化建設(shè)管理帶來的實(shí)質(zhì)性作用，從而對(duì)之引起更高的重視，對(duì)后續(xù)檔案信息化建設(shè)提供支撐和幫助。

2.引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，單位在積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理的過程中，首先還需加大資金方面的投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，完成單位內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)工作，構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，這是現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)與檔案管理的重要基礎(chǔ)。其次在檔案信息化管理過程中，還應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，以提升檔案信息在實(shí)際應(yīng)用中的效率。例如：在實(shí)際建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息分類、檔案數(shù)據(jù)格式、著錄標(biāo)引等做出明確規(guī)范，以便檔案管理工作能夠更好的開展;在對(duì)以往各類檔案信息資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化時(shí)，應(yīng)當(dāng)規(guī)范其操作流程，明確紙質(zhì)檔案、錄音檔案、照片檔案等轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源時(shí)的注意事項(xiàng)，切實(shí)保證檔案信息資源轉(zhuǎn)化的完善性;在對(duì)新的檔案信息資源進(jìn)行錄入時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行和實(shí)施，確保檔案信息的有效性，同時(shí)便于這些信息的共享與傳播，發(fā)揮檔案信息的真正價(jià)值和作用。

3.優(yōu)化系統(tǒng)功能，完善檔案服務(wù)

優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)的功能，是有效促進(jìn)和提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。在具體的優(yōu)化過程中，首先應(yīng)當(dāng)將檔案管理與檔案利用充分聯(lián)系在一起，然后根據(jù)制定的統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)展開建設(shè)，使檔案信息資源在進(jìn)行存儲(chǔ)、加工以及傳輸?shù)倪^程中都能夠做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案利用的一體化建設(shè)，使檔案管理系統(tǒng)能夠更好的為檔案管理工作服務(wù)，促進(jìn)工作效率和工作質(zhì)量的提升。例如：將檔案信息資源分類錄入，并建立對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案利用者快速檢索到對(duì)應(yīng)的檔案信息;將部分可公開檔案信息資源公布于網(wǎng)站之上，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提升檔案的利用效率;增設(shè)檔案信息查閱網(wǎng)絡(luò)渠道，對(duì)于不具備檔案信息直接查閱權(quán)限的人員，可通過該渠道提出申請(qǐng)，由檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)人信息做出審核，然后對(duì)之提供檔案信息服務(wù)，這樣能夠有效改善傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)時(shí)間和空間的限制。

4.加強(qiáng)安全管理，保障服務(wù)質(zhì)量

在全面推進(jìn)和實(shí)施檔案信息化管理的過程中，還應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到其背后存在的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的安全管理。從具體來看，主要可以從以下幾方面著手：

第一，設(shè)置訪問權(quán)限，只有擁有相應(yīng)訪問權(quán)限的人員才能獲取到對(duì)應(yīng)的檔案信息，提升部分檔案信息的保密性。同時(shí)設(shè)置訪問權(quán)限，也有利于對(duì)不同人群提供更具有針對(duì)性的服務(wù)，提升服務(wù)的質(zhì)量。例如：對(duì)部分檔案信息做統(tǒng)計(jì)處理，方便對(duì)應(yīng)人員通過表格、統(tǒng)計(jì)圖等更加直觀的了解所需要的信息;

第二，在通信渠道上加強(qiáng)安全管理。對(duì)于大部分人員，其只能擁有檔案信息的瀏覽權(quán)，不具有更改信息的權(quán)力。而對(duì)于擁有檔案信息修改權(quán)限的工作人員，當(dāng)對(duì)檔案信息做出修改之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)保存相關(guān)人員的資料信息，并顯示修改的資料信息，便于更好的做出監(jiān)管，提升檔案信息資源的真實(shí)性和可靠性。同時(shí)也起到規(guī)范檔案信息管理人員行為的作用，使之能夠嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案信息的修改管理。

第三，做好自動(dòng)備份管理。為避免特殊情況發(fā)生，如：檔案信息系統(tǒng)崩潰，病毒入侵等，造成檔案信息資源的丟失。錄入系統(tǒng)的檔案信息資源都需自動(dòng)備份，即使系統(tǒng)出現(xiàn)意外情況，也能夠?qū)n案信息資源恢復(fù)，提升檔案信息資源管理的安全性和可靠性。

第四，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行掃描檢測(cè)。為避免病毒入侵、信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)安裝相應(yīng)的防護(hù)軟件，定期對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行掃描和檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常狀況并加以處理，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定可靠。

5.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升服務(wù)意識(shí)

在推進(jìn)檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員起著關(guān)鍵性作用，對(duì)檔案信息化管理質(zhì)量有著較大的影響。因此，在檔案信息化管理過程中，還應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)工作，定期對(duì)檔案管理人員展開信息技術(shù)培訓(xùn)、職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)等，提供其外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，從而使檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)得到提升，更好的為檔案利用者提供服務(wù)。同時(shí)，單位還應(yīng)當(dāng)注重獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立與完善，針對(duì)檔案管理部門制定對(duì)應(yīng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)評(píng)價(jià)工作，以此調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量和工作效率，打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的推動(dòng)之下，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)建設(shè)發(fā)展過程中重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。同樣在檔案管理工作中，也應(yīng)當(dāng)對(duì)之引起高度的重視，積極轉(zhuǎn)變以往的檔案管理思維和模式，引入新的檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式，從而有效提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，使單位檔案管理的價(jià)值得到最大發(fā)揮，使之能夠更好的為單位健康發(fā)展提供幫助。

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作者簡介：孫海（1981.-），漢族，男，山東濱州人，本科，辦公室助理館員，工作性質(zhì)：檔案管理。