淺談關(guān)于高?；n案的管理

摘 要：本文按照基建檔案管理模式隨時代的演化、利用者的需求等方面的因素分析，從紙質(zhì)基建檔案管理、一般基建檔案管理系統(tǒng)、高級基建檔案管理系統(tǒng)模式探討等，層層遞進地闡述了方便、快捷、安全的基建檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：基建檔案管理;基建檔案利用者;基建檔案數(shù)字化

一、高?；n案傳統(tǒng)管理模式分析

隨著社會經(jīng)濟地發(fā)展，人民生活水平地提高，高?；n案的利用率也越來越高。根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，近幾年來，高?；n案利用卷次都在幾百卷上下，參看下表。

在基建檔案利用率逐年提高的前提下，如果按照傳統(tǒng)查閱基建檔案的管理模式，既不方便利用者，檔案人員的工作效率也很低。傳統(tǒng)查閱基建檔案的模式，是建立在查閱紙質(zhì)基建檔案之上的。一項基本建設(shè)工程結(jié)束后，高?；ǖ认嚓P(guān)部門會以卷為單位，將此項工程的全部基建檔案，從文件到各類圖紙都移交進高校檔案部門。檔案人員根據(jù)他們的要求，去庫房取出案卷提供給利用者。因為基建檔案中有大量的圖紙，利用者在利用這些圖紙時，大多數(shù)情況需要局部或全圖復(fù)印。高校檔案部門一般都配備了普通復(fù)印機，可以輸出A3和A4的圖紙，但很少能配備專業(yè)工程復(fù)印機。我們的做法是，如果局部復(fù)印圖紙就能滿足利用者需求的，就用普通復(fù)印機最大幅面的A3紙型，復(fù)印圖紙的局部。如果局部復(fù)印不能滿足，就得進行圖紙局部復(fù)印后拼接成原圖。拼接后的圖紙，不好卷曲，攜帶不方便。在利用中，利用者提出上報需要等，必須按原圖大小來復(fù)印時，只能將圖紙拿到館外去復(fù)印。外借過程會產(chǎn)生兩個成本：第一，原圖紙的損耗成本。工程圖紙復(fù)印機，一般需要把原圖紙卷入工程復(fù)印機中，這樣增加了原圖紙的損耗。第二，外借時間成本。因為有的高校出現(xiàn)過圖紙外借丟失的情況，所以當(dāng)圖紙外借時，檔案部門會有檔案人員跟隨復(fù)印圖紙的全程。這樣確實保證了圖紙的安全，但一來一回的外借、歸還圖紙的時間，跟隨的檔案人員至少半天都要搭在其中，工作效率大大降低。

有些利用者提出，可以不用圖紙局部或者原圖外借復(fù)印，但需要用手機拍攝原圖?，F(xiàn)在手機拍攝這么普遍，利用者來館查閱基建檔案時，非常喜歡用手機拍攝局部或整體基建圖紙。手機拍攝后，他們導(dǎo)出電子版，拿到有工程復(fù)印機的地方原尺寸輸出。現(xiàn)場作業(yè)時，看電子版比看紙質(zhì)復(fù)印件要方便得多。這樣做，確實方便了利用者，也減少了圖紙外借產(chǎn)生的損耗和時間成本，但又增加了基建檔案電子版流失的風(fēng)險。一個高校的建筑物圖紙電子版廣泛流散，這會對高校產(chǎn)生安全隱患。在沒有對基建檔案數(shù)字化之前，紙質(zhì)檔案利用模式中這種弊端很難解決。

二、一般基建檔案管理系統(tǒng)簡介

鑒于上述基建檔案傳統(tǒng)管理模式的弊端，有的高校檔案部門開發(fā)了基建檔案管理系統(tǒng)。先要對全部基建檔案進行數(shù)字化。因為基建檔案中絕大多數(shù)都是圖紙，為了今后清晰準(zhǔn)確地查看，掃描的格式建議是tif圖片格式，一份基建文件或是圖紙，形成一個電子文件?，F(xiàn)在存檔的基建圖紙，都為藍(lán)圖。在查看紙質(zhì)版藍(lán)圖時，無論直接查閱藍(lán)圖，或是將藍(lán)圖復(fù)印后查閱，查閱效果還是可以的。但是將藍(lán)圖數(shù)字化后，在計算機上查看時，就要取決于藍(lán)圖本身的清晰度。年代久遠(yuǎn)的藍(lán)圖，在計算機上查看時，會受到一些影響，再打印出來，查看效果更差一些。所以條件允許時，建議每一份圖紙掃描后，留存藍(lán)圖和消藍(lán)后的白圖兩個版本。藍(lán)圖用于存檔，白圖用于查閱。

基建檔案掃描工作完成后，需要對每一份基建檔案進行著錄。著錄的字段中，最好每一份文件都有該基建工程的名稱。例如，某某號住宅樓的建筑施工許可證、一層平面圖等。這樣在導(dǎo)入系統(tǒng)后，文件級查詢時，能夠準(zhǔn)確地調(diào)出這份文件。檔案部門可以在電子檔案查閱大廳設(shè)置計算機，專門供查閱基建檔案的利用者使用。因為基建檔案的掃描格式都是tif圖片格式，每張圖片至少幾百M大小，所以計算機的配置要高，網(wǎng)速要快，否則查看時，打開一張圖的速度會很慢。計算機最好直接連接一臺普通打印機，如果利用者需要打印基建檔案，就不用通過網(wǎng)絡(luò)打印，這樣查閱速度也會提高。打印機支持將一張基建圖紙，縮放成1張或多張A3或A4紙輸出。這樣就省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)基建檔案查詢中，局部復(fù)印或復(fù)印后拼接的程序。

高?；n案管理系統(tǒng)建立后，各單位利用時需要分配賬號和權(quán)限。一般情況下，檔案部門會給利用率高、人員相對固定的部門設(shè)置基建檔案開放權(quán)限。比如基建、后勤、保衛(wèi)、資產(chǎn)、審計、公共資源等部門。檔案部門可以給這些部門，相對利用頻繁且固定的人員注冊賬號，作為這個部門利用基建檔案的賬號，利用權(quán)限是開放級，即可以查看基建檔案管理系統(tǒng)中的全部基建檔案。對于校內(nèi)其他機關(guān)部處或是院系偶爾來查閱基建檔案的，可以讓利用者臨時注冊一個賬號，查閱權(quán)限是限制級別，就是只能查看某一個工程的某份基建檔案。

在上述模式下建立的基建檔案管理系統(tǒng)，大大方便了利用者，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)基建檔案利用中的一些問題。但是在這個系統(tǒng)的利用中，利用者也隨時給我們提出了更高要求。

三、高級基建檔案管理系統(tǒng)模式構(gòu)想

同一基建工程建筑物的名稱往往不只一個。比如，申請這個建筑項目時，名稱是教學(xué)樓。但建成后，基建檔案移交時，把它稱為“新主樓”。根據(jù)位置，大家又習(xí)慣稱其為“前主樓”。這種近十年的建筑查閱起來還好，利用者無論用什么名稱查閱，大家基本都知道指的是哪個建筑。比較難共識的是上世紀(jì)七八十年代，甚至五六十年代的建筑。例如，當(dāng)年的老樓號將這些建筑依次命名為工1、工2等，后來更改了樓號，有樂育、勵耘等等。遇到查閱老建筑物時，檔案人員先要在新舊樓號對比表中查找一下。盡管把這些曾用名都輸入到基建檔案管理系統(tǒng)中，但查閱起來還是不方便。

有的基建檔案被調(diào)出后，查閱者發(fā)現(xiàn)并不是現(xiàn)在樓體的圖紙，但是名稱確實一致。于是還要再去現(xiàn)場實際查看，回來再比對圖紙。這種情況年代久遠(yuǎn)的基建圖紙中比較多見。有可能是當(dāng)時報審時是一種建筑設(shè)計方案，實際建造時做了調(diào)整，建造后的圖紙沒有完整保留下來。也有可能當(dāng)年移交基建檔案時，就有不同建筑物檔案混雜一起的情況……

基建檔案管理系統(tǒng)的建立，仍沒解決原尺寸圖紙輸出和電子版利用的問題。近兩年，消防審批上報時，上級主管部門要求提供基建原圖紙大小復(fù)印件的情況特別多。因為已經(jīng)進行了數(shù)字化掃描，所以就直接將掃描后的電子版，以pdf格式由學(xué)校相關(guān)部門拷貝走，自行去打印上報。雖然會簽署一定的保密協(xié)議，但畢竟是在校外打印，還是有一定風(fēng)險。

大多數(shù)利用者查閱基建圖之后，是需要在現(xiàn)場作業(yè)的，走來走去，登高爬低，拿著圖紙復(fù)印件很不方便，所以他們愿意用手機拍攝原圖，這樣攜帶、利用都很便捷。但是手機拍攝基建檔案的方式，容易造成高?；n案電子版的流失，對高校安全帶來隱患。

對于上述基建檔案利用中的難點問題，我們想通過改進、升級基建檔案管理系統(tǒng)和資源整合的方式來解決，下面是模式構(gòu)想。

利用基建檔案管理系統(tǒng)查閱基建圖紙時，用關(guān)鍵詞搜索，不如用方位搜索更直接。無論是基建、后勤等經(jīng)常來查閱基建圖紙的人員，還是機關(guān)部處、院系偶爾來查閱的人員;無論老職工還是年輕職工，他們可以對建筑物的名稱叫法不一，但是對于這個建筑物位置的確定大家是一致的。所以在對基建檔案管理系統(tǒng)改進、升級時，要先升級這個管理系統(tǒng)的入口?？梢栽谙到y(tǒng)界面放置一個全校的位置地圖，每個建筑，包括教學(xué)樓、學(xué)生宿舍、食堂、校醫(yī)院、家屬住宅等等，都要在這個位置地圖中顯示出來。利用者賬號登陸基建檔案管理系統(tǒng)后，首先看到的是這張位置地圖。點開位置地圖中的某一個建筑物后，可以看到它的全景圖片（如果是三維圖就更好了）、建筑物名稱（包括曾用名）。進入下一級，顯示出這個建筑物的所有基建檔案。根據(jù)對利用者的調(diào)研，他們希望這一級能夠顯示出這個樓體所有的基建檔案，包括項目建設(shè)時期的，以及歷次裝修改造后的。根據(jù)部門立卷原則，哪個部門形成的檔案，由哪個部門立卷歸檔?；üこ探ㄔO(shè)檔案，由基建部門移交;后期裝修改造檔案，由后勤管理部門移交。檔案部門要將不同部門移交的同一建筑物的基建類檔案，整合到一起，導(dǎo)入基建檔案管理系統(tǒng)中。檢索時，可以是案卷級檢索，也可以有文件級高級檢索框。要實現(xiàn)位置檢索這個功能，首先要把建筑物實體位置和檔案部門中保存的基建檔案一一對應(yīng)起來。這項工作單靠檔案部門完成不了，必須有基建、后勤等部門的協(xié)作，共同完成。一一對應(yīng)后，就要為每個建筑樓體進行全景拍攝，圖片可以是一張，也可以是多張。如果能三維效果圖就更好了，樓體當(dāng)前的樓號要顯示出來。這樣利用者查閱時就非常直觀了。

為了避免手機拍攝基建圖紙，造成電子檔案流失的問題，可以開發(fā)基建檔案管理系統(tǒng)的客戶端。只要有網(wǎng)絡(luò)，利用者不用到檔案部門，就可以在自己的手機或電腦上，隨時查看基建圖紙，這樣就可以在施工作業(yè)現(xiàn)場查圖了。對于需要原尺寸紙質(zhì)版基建圖紙，可以和校內(nèi)有工程復(fù)印機的部門進行資源整合。高校有的部門，因為工作需要，已經(jīng)購置了專業(yè)工程復(fù)印機。因為是高校自己的部門，所以安全性比校外復(fù)印圖紙的機構(gòu)有了很大的保障。檔案部門可以和配備專業(yè)工程復(fù)印機的部門簽署一項保密協(xié)議。當(dāng)利用者提出原尺寸紙質(zhì)版圖紙的需求時，檔案部門將圖紙電子版發(fā)送給有專業(yè)工程復(fù)印機部門，由他們給打印出原圖尺寸圖紙，利用者去那里取走圖紙。

以上提出的這些設(shè)想，初步解決了利用者利用基建檔案時的一些問題。多年檔案管理的經(jīng)驗讓我們認(rèn)識到，在推動檔案數(shù)字化進程中，要引導(dǎo)利用者，適應(yīng)查閱電子檔案的方式。在基建檔案管理系統(tǒng)剛剛開發(fā)之際，由于系統(tǒng)不完善，有些時候確實不如手工查閱便捷。但是隨著管理系統(tǒng)的不斷改進、升級，基建檔案管理系統(tǒng)方便、快捷、安全的優(yōu)勢越來越明顯，它終將取代紙質(zhì)檔案查詢。

參考文獻：

[1]王 淼.大數(shù)據(jù)背景下基建檔案建設(shè)分析[J].城建檔案，2019

[2]和興蘭.基建檔案數(shù)字化工作初探[J].北京檔案，2019

作者簡介：陳新（1972-），女，滿族，碩士學(xué)位，副研究館員，檔案信息管理。