如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)淺談

林燕燕

摘 要：在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展形式的重要策略，是企業(yè)檔案管理工作改革，不斷創(chuàng)新的主要推動(dòng)力，有利于企業(yè)管理效率的提升。在具體的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，我們必須明確檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容及其重要性，采取針對(duì)性的措施加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。本文將對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容與重要性進(jìn)行分析，探討如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè)

在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)檔案是指在生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、照片等不同形式的資料，這些資料對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有一定的參考價(jià)值，并且有利于企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提升。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，為了充分發(fā)揮企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展的作用，必須做好檔案管理工作，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，改變?cè)械墓芾砟Ｊ剑瑢?shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資源共享，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要趨勢(shì)，其中檔案管理信息化建設(shè)是重要的內(nèi)容，是企業(yè)檔案管理工作面臨的巨大機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，主要的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面。

1.信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，信息化基礎(chǔ)設(shè)施主要包括檔案數(shù)字化設(shè)備以及檔案信息系統(tǒng)。只有做好這方面的建設(shè)，才能為檔案信息的流通與共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，還要建立先進(jìn)的信息化網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用。一般情況下，信息化基礎(chǔ)設(shè)施主要由網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備以及其它支持設(shè)備等構(gòu)成。

2.信息化檔案資源建設(shè)。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，信息化檔案資源是信息化建設(shè)的核心資源，這類(lèi)資源的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。信息化檔案資源建設(shè)的主要工作內(nèi)容包括企業(yè)檔案的數(shù)字化處理以及電子文件的收集。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案信息的載體主要為紙張、照片、錄音以及錄像等實(shí)體介質(zhì)，檔案資信息的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及應(yīng)用都需要通過(guò)人工操作的方式完成，工作量較大，并且操作過(guò)程繁瑣。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步以及智能化設(shè)備的發(fā)展，為檔案管理信息化建設(shè)提供了必要的條件。因此，只有做好信息化檔案資源建設(shè)，才能保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值，提高檔案管理水平。

3.信息化規(guī)范建設(shè)。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，信息化規(guī)范主要包括管理性規(guī)范、業(yè)務(wù)性規(guī)范以及技術(shù)性規(guī)范等內(nèi)容。這些規(guī)范能夠使信息化檔案的收集、歸檔以及存儲(chǔ)提供重要的依據(jù)，有利于對(duì)信息化檔案資源進(jìn)行標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、查詢(xún)以及管理，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供必要的指導(dǎo)。檔案信息化規(guī)范是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的主要規(guī)則，具有十分重要的意義。

4.信息化人才的培養(yǎng)。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，專(zhuān)業(yè)的信息化人才是做好相關(guān)工作的關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需要的人才不但需要掌握計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技能，而且掌握一定的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)。因此，企業(yè)需要重視信息化人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化工作團(tuán)隊(duì)。對(duì)于檔案管理人員而言，主要的要求包括以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理人員必須掌握豐富的知識(shí)，具備檔案管理的工作能力，能夠獨(dú)立的完成檔案的著錄、標(biāo)引、檢索等工作。第二，檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的實(shí)踐操作能力，掌握計(jì)算機(jī)軟硬件的使用技巧，能夠?qū)n案信息系統(tǒng)進(jìn)行熟練的操作。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)受到了更多企業(yè)重視，在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理信息化建設(shè)的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.對(duì)企業(yè)檔案資源進(jìn)行妥善的保護(hù)。在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以通過(guò)掃描設(shè)備以及軟件對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n形勢(shì)的檔案資源，方便對(duì)其進(jìn)行管理與存儲(chǔ)，在查閱檔案時(shí)只需要查看電子檔案，不需要查看紙質(zhì)檔案。通過(guò)這種方式能夠?qū)堎|(zhì)檔案進(jìn)行妥善的保護(hù)，避免因頻道的查閱造成紙質(zhì)檔案的破損或丟失。

2.對(duì)檔案歸檔方式進(jìn)行有效的改善。在企業(yè)檔案的管理工作中，需要對(duì)所有的檔案文件進(jìn)行及時(shí)的歸檔。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，這個(gè)過(guò)程一般通過(guò)人工操作的方式完成，需要耗費(fèi)大量的人力成本與時(shí)間成本，增加了檔案管理工作的難度。在這種管理模式下，如果檔案信息發(fā)生變化，需要更改相關(guān)信息，就會(huì)引起一系列的問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募梢酝ㄟ^(guò)簡(jiǎn)單的指令實(shí)現(xiàn)文件的歸檔，對(duì)檔案的查閱同樣可以通過(guò)這種方式實(shí)現(xiàn)，能夠節(jié)省大量的人力成本與時(shí)間成本，有利于檔案管理工作效率的提升。

3.實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合與共享。在以往的檔案管理模式中，如果需要對(duì)檔案進(jìn)行查閱，需要向上級(jí)部門(mén)提交查閱申請(qǐng)，在申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后才能對(duì)檔案進(jìn)行查閱。這個(gè)過(guò)程需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，使查閱檔案的難度增大。而企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)ζ髽I(yè)所有檔案進(jìn)行全面的整合，建立信息化的共享平臺(tái)，并根據(jù)員工的職位與工作內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限，員工在查閱檔案時(shí)不需要上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)就能夠查閱自己權(quán)限范圍內(nèi)的檔案，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

4.為檔案的快速檢索提供便利條件。在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢索的過(guò)程中，需要采用人工檢索的方式，不但會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，而且會(huì)在一定程度上影響檢索的準(zhǔn)確性。為了改變這種現(xiàn)象，需要重視檔案管理信息化建設(shè)，可以利用信息化技術(shù)建立電子檔案的檢索系統(tǒng)，為檔案的快速檢索提供便利條件，只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，就能夠在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確的檢索出所需要的檔案資源，有效的減少檔案檢索過(guò)程耗費(fèi)的時(shí)間。

三、如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展，需要采取以下幾個(gè)方面的措施。

1.建立完善的檔案管理制度。為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，檔案管理部門(mén)需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況建立完善的檔案管理制度，管理制度主要由歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱制度、應(yīng)用制度、軟件管理制度、操作管理制度以及崗位責(zé)任制等部分構(gòu)成。只有這樣，才能使企業(yè)檔案管理工作具有較強(qiáng)的可操作性以及約束性，保證所有檔案管理工作能夠有條不紊的進(jìn)行，有效的提高檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化設(shè)施建設(shè)。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理信息是最重要的基礎(chǔ)設(shè)施，為了保證企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，必須加大在信息化設(shè)施方面的投入，購(gòu)置足夠的刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、服務(wù)器以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，并對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)與更新，保證其能夠在檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

3.提高檔案資源安全管理水平。在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案資源的安全性是實(shí)現(xiàn)資源共享的前提條件，也是檔案管理部門(mén)的重要工作職責(zé)。因此，檔案管理部門(mén)需要全面提高檔案資源安全管理水平，保證檔案資源的安全性。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要投入相應(yīng)的安全保護(hù)設(shè)備，建立完善的安全管理體系，妥善解決檔案安全性與共享之間的矛盾，避免出現(xiàn)檔案損壞或丟失的現(xiàn)象。與此同時(shí)，還要應(yīng)用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全方位監(jiān)管，有效地解決檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的安全問(wèn)題。

4.不斷提高信息化技術(shù)水平。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需要有先進(jìn)的信息化技術(shù)支持，因此，為了有效的提高檔案管理水平，必須不斷引進(jìn)行業(yè)內(nèi)的先進(jìn)技術(shù)，保證檔案管理技術(shù)的先進(jìn)性，確保相關(guān)工作的正常進(jìn)行。與此同時(shí)，檔案管理人員需要積極的學(xué)習(xí)，在具備良好檔案管理知識(shí)與技能的同時(shí)，提高自身對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理以及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等方面的知識(shí)，通過(guò)對(duì)這些技術(shù)的應(yīng)用加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

5.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)于檔案管理人員提出的更高的要求，不但要求他們具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及較強(qiáng)的工作能力，而且需要掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)以及數(shù)據(jù)處理知識(shí)，具有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)。因此，企業(yè)需要重視對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，組織他們參加相關(guān)的培訓(xùn)，不斷提高他們對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，使其具有良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及工作能力，創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，只有不斷提高檔案管理水平，才能為企業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，因此，企業(yè)必須重視檔案管理信息化建設(shè)，有效的提高檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

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