新媒體時代高校檔案服務與利用

楊景斐

摘 要：隨著電子信息技術的飛速發(fā)展，新媒體時代的到來為高校檔案工作帶來了新的發(fā)展契機。巧妙利用信息技術的應用優(yōu)勢，創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理路徑，能夠提升高校檔案服務的發(fā)展水平。使檔案成為推動高等教育的重要力量，更好地推動對全方位、高智能人才的精確培養(yǎng)。本文圍繞新媒體時代高校檔案服務的價值意義、存在的問題以及具體的強化策略展開探究，供大家借鑒參考。

關鍵詞：新媒體;高校;檔案服務;利用

檔案作為歸納和整合信息的載體，不僅僅見證社會發(fā)展的歷程，也承載著重要的文化和教育職能。在高等教育機制中，傳統(tǒng)的紙質檔案難以滿足人們的需求，而智能、精確的數字檔案能夠彌補傳統(tǒng)檔案的發(fā)展弱勢，使檔案管理工作更加便捷和高效。尤其是在新媒體信息技術的推動下，高校檔案工作呈現出“機遇和挑戰(zhàn)并存”的發(fā)展局面，創(chuàng)新檔案管理方式、優(yōu)化數字化檔案服務質量，能夠確保高校檔案工作的發(fā)展成效，使數字化檔案沿著一體化、規(guī)范化和制度化的發(fā)展之路前行，為高校教育管理工作做出積極的貢獻。

一、新媒體時代高校檔案服務優(yōu)化的重要性

如今，我國各大網絡運營商已經開始了基于5G網絡時代下的技術研究，新媒體信息技術，也加速推動檔案文字管理、信息記錄等數字化建設的發(fā)展，成為了高校教育核心競爭力的重要代表。從根本上說，實施數字化檔案建設，能夠使檔案的內容占據更少的空間和服務成本，在高校檔案管理中也占有著獨特的優(yōu)勢。根據檔案優(yōu)化服務的發(fā)展實施特點，數字化檔案管理工作的重要性凸顯在以下幾個方面：

1.信息安全。一直以來，檔案作為珍貴的信息和文化資源，需要具備嚴密的保護。為了確保高校檔案信息工作的安全化，檔案管理人員必須要確保檔案內部網絡體系、構成模式的有序和規(guī)范。而新媒體信息技術在高校內網檔案資源庫的建設，能夠為學校檔案信息安全夯實安全保護根基，同時利用無線網絡安全預警、智能重點信息匹配等優(yōu)勢，使檔案資源的安全性能夠獲得提升，使檔案工作能夠在受到攻擊、身份識別時，形成嚴密的監(jiān)控，以此實現高校檔案服務工作的全面優(yōu)化。

2.系統(tǒng)化管理。當前，傳統(tǒng)、單一的紙質檔案存檔已經逐漸消失于高校各項工作中，因為傳統(tǒng)的紙質檔案對于環(huán)境的要求較高，對空氣中的溫度、濕度都有著較高的要求。這些資源畏懼水、火，一旦發(fā)生意外事故，檔案信息資料很容易面臨損毀。通過數字檔案管理技術，高校在推動文檔數字化管理的過程中，能夠創(chuàng)新多種管理模式，例如，創(chuàng)新分類為數字化、紙質化并存的OA系統(tǒng)收發(fā)模式等等。逐步改變檔案附加式管理模式，能夠使高校檔案工作具備系統(tǒng)化的傳播特性。

3.資源共享。根據高校的檔案工作，其責任部門往往由財務處、人事處、二級學院等部門進行分散的管理。不管是紙質檔案還是電子檔案，都需要以人工操作的模式，進行檔案資料的采錄。通過開發(fā)新媒體檔案管理技術，能夠確立高校檔案工作的各項優(yōu)勢，通過創(chuàng)新智能化的發(fā)展路徑，使檔案資源能夠跨越時間、地點的局限，在虛擬的網絡空間下，獲得永久的留存。

二、新媒體時代高校檔案服務中存在的問題

1.缺乏服務內容劃分。根據筆者對高校相關檔案管理部門獲得的調查數據顯示，高校檔案管理的服務模式仍然以查檔人“上門”查找的形式進行。檔案查詢者要想獲得有效的檔案資料，就必須要充分發(fā)揮自身的主動性，進行多方的打探和查找。這種服務難以保證檔案的高效利用，同時也在無形中加劇了檔案出現損毀的潛在風險，應該針對高校檔案服務的內容進行明確的劃分，確保查檔人對于檔案的使用用途，以此提高檔案服務水平。

2.服務質量較低。對現階段高校檔案工作來說，服務質量決定著檔案的整體運轉職能。但是，在高校檔案工作的整體布局上看，檔案的提供者與利用者之間，往往存在著一定的局限。一方面，檔案提供者和利用者無法達成共識，檔案的反饋機制不夠健全和系統(tǒng)，在無形中削弱了檔案工作的利用效果。另一方面，檔案的利用面臨著生源、就業(yè)、實踐、培養(yǎng)等多方面的問題，一些高校管理者對傳統(tǒng)檔案管理工作存在誤區(qū)，往往認為只是簡單的資料存儲工作，對校內各類檔案信息工作的考核、改良、深化都不重視。

3.檔案管理專業(yè)人才缺乏。在高校檔案管理過程中，執(zhí)行檔案各項工作的人員都兼職擔當“檔案工作負責人”。從高校檔案管理人才管理機制上看，很多學校都沒有從事專業(yè)檔案工作的教師，精通新媒體技術的檔案管理技術的人才更是少之又少。在具體的人事任命上，也沒有把檔案信息化管理作為學校發(fā)展中重點人事制度工作來做，導致檔案信息化管理人才隊伍水平參差不齊、業(yè)務能力欠佳。

三、增進新媒體時代高校檔案服務的具體策略

1.加速資源共享，創(chuàng)新服務模式。高校管理者作為檔案工作的直接領導人，要想使整體工作獲得全面的優(yōu)化，就要從思想觀念上轉變發(fā)展意識，提高對檔案工作的重視程度。第一，要結合檔案工作的信息傳輸方式，拓展高校教育成果，建立一個高智能的OA系統(tǒng)收發(fā)模式。第二，在互聯網技術的推動下，圍繞新媒體信息技術產業(yè)融合，要對檔案工作的各項流程進行實時的追蹤。要將高校檔案工作人員的服務工作進行精細化管理，嚴格檔案審批規(guī)劃流程。第三，通過推進檔案數字化建設，樹立科學、開放的“高校數字化檔案信息庫”。通過云儲存、大數據等形式，開辟檔案資源共享通道。第四，充分借鑒我國各大高校的檔案信息資源庫的建設，從學校的檔案系統(tǒng)、后臺權限、建設綱要等方面進行優(yōu)化。使新媒體技術為檔案服務工作夯實基礎，充分確保檔案工作入庫的真實性和有效性。

例如，西安郵電大學在檔案工作數字化管理中，通過建立開放的檔案資源管理系統(tǒng)，逐步克服了經濟、人力、物力等各項困難，運用新媒體信息技術，實現檔案資源的全面開發(fā)。首先，由專人負責綜合檔案管理，其中，對于黨政工作檔案中涉及人事、黨務的重點檔案資料進行分類保存。進一步推進全校黨群、財會、教學、科研、出版、印章等各項檔案工作的征集。其次，在建立數字化檔案的背景下，嘗試運用國內先進的檔案計算機管理系統(tǒng)，集中在檔案材料、高校課題、實驗成果材料等方面推進智能檔案建設。確保檔案數字化建設能夠將眾多信息化整為零、化繁為簡，提高高校檔案工作的發(fā)展水平。這一發(fā)展策略趨勢夯實了西安郵電大學的檔案服務水平，也使高校各類檔案資料的產生更加有序，其保護和保障制度更加完善。

2.加強自主構建，探索先進理念。檔案管理者作為推動學校檔案工作的發(fā)展核心，其服務模式的推進要始終保持“與時俱進”和“因地制宜”，檔案工作者要嘗試通過對檔案信息服務的延伸，為用戶提供更加便利的移動式檔案借閱服務。但是需著重說明的是，這種服務模式的建立并非是將傳統(tǒng)的實地檔案嵌入到檔案工作中，而是要借助檔案網絡、新媒體資源等多種服務模式，以便攜的移動終端、廣泛的受眾和高度的互動，提升檔案館的發(fā)展理念。尤其是要依托數字檔案現有的各項資源，聯合信息化高校教育資源建設，對檔案館的信息進行多種多樣的教育整合。以構建開放的WAP作為檔案服務的基礎，使高校檔案服務工作能夠具備開放、自主、探究、研發(fā)的平臺操作優(yōu)勢，以更加人性化的檔案借閱功能，融入到高校整體工作中來。

3.深化人才培養(yǎng)，加強規(guī)范建設。在高校檔案工作中，高素質的檔案管理人員是該項工作的重中之重。為了突破在人才上面臨的困境，高校要嘗試通過各項優(yōu)化和培訓模式，全力提高檔案管理人員的職業(yè)道德，針對高校檔案管理工作的業(yè)務方向，定期組織培訓活動。要依托新媒體環(huán)境下對各項信息產業(yè)的發(fā)展和規(guī)劃，讓檔案工作人員掌握短視頻、微博、微信推廣等一系列先進的資源信息傳播技術，通過聘請專業(yè)的檔案管理人員，對校內相關責任教師進行計算機知識、數據庫技術的普及和深化。在行業(yè)標準上，圍繞國家相關部門的管理規(guī)范和標準，從技術層面、管理層面上入手，實現檔案人員管理理念的轉變，加速對檔案工作人員的業(yè)務培養(yǎng)。以設立學校專項資金的形勢，鼓勵檔案工作者立足崗位，潛心研發(fā)出一套適應高校檔案管理工作的信息處理系統(tǒng)，確保高校檔案信息管理能夠滿足更多受眾的需求。

4.滿足用戶需求，研發(fā)新興技術。在新興技術研發(fā)上，高校檔案工作者要積極謀求新的發(fā)展路徑，結合移動運營商提供的新媒體終端和APP手機客戶終端等多項技術，逐步完善傳統(tǒng)檔案信息網站的不足之處，在設置和建設檔案館移動終端服務網站以及APP軟件的過程中，確保檔案工作的運行更加簡潔明了、功能完善。其次，在滿足社會大眾服務需求的同時，要注重對檔案用戶評價與建議的采納和收集，要始終將檔案用戶的實際需求融入到整體工作中來。檔案工作者應熟練掌握IOS、Windows Phone、Black Berry等網絡操作系統(tǒng)，在設計和研發(fā)的過程中考慮檔案信息操作的前瞻性，以此節(jié)省人力、物力和所需消耗的時間，提高檔案工作的利用成效。同時，還要始終確保高校檔案工作的安全性監(jiān)管，防止其中涉及到的各項隱私被不法人員盜取，以內網、外網的物理隔離、精密數據傳輸等模式，為高校檔案工作提供良好的保障。

四、總結

綜上所述，高校在漫長的建校歷程中衍生出了豐富的檔案資源，借助于新媒體技術，使自身檔案資源獲得更加充分的開發(fā)和利用。目前，盡管高校檔案工作取得了一定的地位，但是在實際工作中，高校檔案服務與管理理念，仍然存在著一系列的問題。為此，廣大檔案工作者要始終以開拓進取的發(fā)展態(tài)勢，從優(yōu)化服務、人才培養(yǎng)、創(chuàng)新管理、加強規(guī)范等不同的方面做起，結合本校的實際情況，對檔案工作進行自主的優(yōu)化和研發(fā)。使新媒體技術真正成為高校檔案管理工作的重要抓手，讓高校檔案得到合理化的保存、管理和利用。

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