試論高校人事檔案管理工作的改進(jìn)路徑

李邐

摘要：高校人事檔案是高校人事服務(wù)與管理的核心內(nèi)容，也是高校人事工作的基礎(chǔ)工程。高校要適應(yīng)飛速發(fā)展的社會(huì)潮流，需要以新的人事人才管理理念，加強(qiáng)高校人事檔案管理創(chuàng)新。本文提出隨著國家人事制度改革的不斷深化與信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校人事檔案的管理與服務(wù)方式也將隨之發(fā)生改變，通過對人事檔案管理面臨的許多新情況深入探究，提出構(gòu)建高校人事檔案管理新的改進(jìn)路徑。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 改進(jìn)路徑

高校人事檔案為高校人事管理部門提供最基本的教職工信息，是實(shí)施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略的重要信息資源。在當(dāng)前人才流動(dòng)頻繁、人才競爭加劇的新形勢下，高校要通過對人事檔案的有效管理，助推高校教學(xué)、科研、管理隊(duì)伍建設(shè)，做到對人才的合理使用，充分激勵(lì)教師的學(xué)術(shù)潛能，產(chǎn)出更多更高水平的高科技成果。高校人事檔案工作要努力適應(yīng)這一要求，加快管理創(chuàng)新，以積極主動(dòng)的工作理念和管理方式，不斷提高人事檔案信息資源的服務(wù)水平。因此，探索高校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑成為當(dāng)前人事檔案管理工作的重要課題。）

一、樹立面向社會(huì)的人事檔案管理理念。

高校人事檔案管理既要服務(wù)于人事管理，更要服務(wù)于人的發(fā)展。目前，高校人才流動(dòng)性加大，越來越多的“單位人”成為“社會(huì)人”。人事檔案的轉(zhuǎn)遞和接續(xù)是伴隨人才流動(dòng)的必經(jīng)程序，這就要求人事檔案管理也要具備相應(yīng)的社會(huì)視野，從滿足社會(huì)的需求與人才發(fā)展的需要來進(jìn)行人事檔案信息管理。人事檔案管理不僅要從人才在組織內(nèi)部發(fā)展的需要和需求出發(fā)，根據(jù)人事管理需要，形成檔案信息并提供相應(yīng)的查詢和利用，而且要融入社會(huì)公眾、融入人才的職業(yè)發(fā)展，為用人單位如實(shí)、全面提供反映其成長、體現(xiàn)其能力與業(yè)績的人事信息。否則，人事檔案信息殘缺或空失將成為困擾人才流動(dòng)的普遍性難題，給高校人事工作帶來不利影響。因此，高校人事檔案要樹立人本理念，增強(qiáng)服務(wù)意識，把檔案管理從人事檔案庫房中解放出來，面向社會(huì)敞開人事檔案的服務(wù)大門，讓人事檔案從靜態(tài)的存儲(chǔ)走向動(dòng)態(tài)的服務(wù)，從被動(dòng)的收集轉(zhuǎn)向主動(dòng)的采集，力爭為社會(huì)公眾、為高校師生提供更多的人事檔案文化產(chǎn)品和個(gè)性化的服務(wù)產(chǎn)品。

二、健全主動(dòng)服務(wù)的人事檔案管理制度。

一直以來，高校人事檔案材料的收集過于被動(dòng)，主要體現(xiàn)在歸檔制度不完善、執(zhí)行懈怠、被動(dòng)接收材料等方面，幾乎不會(huì)主動(dòng)索取，也不會(huì)在有缺失的情況下主動(dòng)補(bǔ)充，導(dǎo)致人事檔案不完整，無法發(fā)揮其為人才隊(duì)伍提供綜合信息的作用。高校人事檔案一直沿用干部檔案管理方式，實(shí)行嚴(yán)格的封閉式管理，只有少數(shù)管理人員才可以查閱，根據(jù)組織上的要求提供服務(wù)。隨著高校人才發(fā)展戰(zhàn)略的不斷強(qiáng)化，人事檔案管理的（神秘化色彩已逐步淡化，被動(dòng)式服務(wù)已越來越跟不上形勢要求。尤其是在現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較發(fā)達(dá)、人事檔案管理方式與手段走向數(shù)字化的今天，高校人事檔案管理方式要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理方式，從被動(dòng)的收集轉(zhuǎn)向主動(dòng)的采集，實(shí)行主動(dòng)服務(wù)和相對開放式管理。要根據(jù)高校人事制度改革對人員信息的高效利用的需求，盡快完善人事檔案收集、保管、利用等相關(guān)制度，建立人事檔案的信息化管理制度，積極主動(dòng)地開發(fā)利用人事檔案信息資源，通過人事檔案信息對高校的人才結(jié)構(gòu)、人才素質(zhì)等進(jìn)行定期分析、分類儲(chǔ)備、加工整理，為高校的人才需求預(yù)測和人才使用政策提供各種可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。因此要著重規(guī)范和健全人事檔案個(gè)人利用、網(wǎng)上發(fā)布等相關(guān)法規(guī)、政策、制度，既要有利于充分發(fā)揮人事檔案信息的宣傳展示功能，展現(xiàn)優(yōu)秀人才的相關(guān)信息，又要注意保護(hù)個(gè)人的隱私。

三、構(gòu)建基于數(shù)字化的人事檔案信息平臺(tái)。

為適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，高校人事檔案要按照《檔案法》與《人事檔案目標(biāo)管理?xiàng)l例》的要求，充分利用“信息高速公路”發(fā)展的契機(jī)，全面推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)，將人事檔案信息駛上“公路”。當(dāng)務(wù)之急是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)對人事檔案進(jìn)行立體、動(dòng)態(tài)的管理，滿足人事信息資源的共享，提高檔案管理工作的效率。其次是要建立人力資源信息共享與交換系統(tǒng)，通過校園網(wǎng)、校園一卡通等集成平臺(tái)，形成人員進(jìn)校、離校的服務(wù)信息，人才的招聘、錄用、考核、評價(jià)信息，人才的待遇信息等，向利用者公布可開放的人事檔案信息在線查詢服務(wù)。還可通過設(shè)立在線服務(wù)窗口，開展檔案信息在線利用和咨詢服務(wù)等。要打通人事檔案管理系統(tǒng)與高校信息化建設(shè)各子系統(tǒng)的信息交換壁壘，使之與各部門的信息能夠?qū)崿F(xiàn)有效溝通和整合，以利于最大限度地實(shí)現(xiàn)人事檔案的收、管、用。

四、拓展人事檔案的信息內(nèi)容和來源。

高校人事檔案有別于黨政領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案，不僅記錄了教職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治作風(fēng)、工作實(shí)績與表現(xiàn)等信息，還有反映其專業(yè)特長和科研成果的材料。為更好地服務(wù)于發(fā)掘人才、鑒別人才、使用人才，高校人事檔案應(yīng)注重收集能夠反映教職工個(gè)人素質(zhì)和工作實(shí)績的各種培訓(xùn)、出國進(jìn)修、訪學(xué)與留學(xué)、訪問研究以及提高學(xué)歷學(xué)位的有關(guān)證明材料，全面客觀地反映人才的全貌。要注重利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大電子信息采集力度，對一些網(wǎng)頁、視頻、圖片信息等有價(jià)值的電子檔案也可以根據(jù)需要?dú)w檔，使人事檔案材料既具有真實(shí)性，也顯現(xiàn)時(shí)代性的特征。要確保人事檔案信息的真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案的生命。任何虛假或不真實(shí)的檔案都會(huì)損壞檔案的社會(huì)價(jià)值和公共社會(huì)利益。因此，一方面要根據(jù)來源進(jìn)一步加強(qiáng)對信息內(nèi)容及原始材料的核查審定，通過科學(xué)的方法鑒定，提高信息數(shù)據(jù)的可靠性，維護(hù)人事檔案材料的權(quán)威性。另一方面，也要強(qiáng)化人事檔案管理人員的工作的事業(yè)心和責(zé)任心，堅(jiān)持工作原則，經(jīng)常性有計(jì)劃地收集與補(bǔ)充人事檔案材料，嚴(yán)格把握檔案實(shí)體的真實(shí)性，不敷衍了事，不粗心大意，避免虛假材料和不真實(shí)信息入檔。

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