電子檔案保管策略解讀

劉廣超 沈潔

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境條件下，檔案的主要來源便是文件。以此類推，在數(shù)字化環(huán)境下，電子檔案與電子文件是否也有著一定的關(guān)系呢？對(duì)此，在2012年國家檔案局印發(fā)的《電子檔案移交與接收辦法》中正式對(duì)電子檔案進(jìn)行了描述，具體定義為：“電子檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件?！庇纱丝梢钥闯觯弘娮訖n案來源于電子文件，電子文件是電子檔案的前身。

同紙質(zhì)檔案一樣，電子檔案也是一種原始記錄，它客觀的記錄了在電子環(huán)境下的各項(xiàng)活動(dòng)軌跡，同時(shí)也拓寬了記錄的范圍。例如：在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，電子文件的起草、修改、印發(fā)到最終形成電子檔案這一系列的工作流程都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的記錄，這些都是電子檔案的原始記錄，也叫“元數(shù)據(jù)信息”，它是我們最為需要的信息。因此，對(duì)于電子檔案，我們不僅需要對(duì)其進(jìn)行長期保存，同時(shí)在保存過程中還需維護(hù)電子檔案信息的完整性、安全性、可靠性、可用性，確保電子檔案能夠長期發(fā)揮價(jià)值。

為了實(shí)現(xiàn)電子檔案的長期保管，筆者結(jié)合單位工作的實(shí)際情況認(rèn)為電子檔案的保管應(yīng)該做到以下幾個(gè)方面：

首先，在環(huán)境條件方面：目前，電子檔案存儲(chǔ)載體主要在磁性載體和光盤載體中，它們的自然壽命受環(huán)境影響較大。因此，我們?cè)诃h(huán)境方面必須嚴(yán)格要求。具體要求主要有：（1）要保持良好的存放地溫濕度環(huán)境。一般來說磁性載體應(yīng)在溫度14℃-26℃、相對(duì)濕度45%-60%范圍內(nèi)選定一組值，并在選定后，確保24小時(shí)內(nèi)的溫度變化不超過±3℃，相對(duì)濕度變化不超過±5%。光盤載體應(yīng)存放在冷、干、暗環(huán)境中，相關(guān)濕度變化范圍為35%-45%，溫度變化范圍為4℃-20℃。（2）嚴(yán)格遵守防此要求。存儲(chǔ)電子檔案的磁性載體，必須要注意屏蔽磁場(chǎng)干擾，不得將任何磁性材料及其制品帶進(jìn)存放地，特別重要的檔案存放區(qū)域，還可配置測(cè)磁設(shè)備，以檢查出隱蔽的磁場(chǎng)。（3）注意避光。為有效提高電子檔案存儲(chǔ)載體的壽命，存放內(nèi)要注意避光。檔案室內(nèi)照明度到≥50勒克斯，紫外光強(qiáng)度不大于75毫瓦/流明。照明光源應(yīng)選用不含紫外光的節(jié)能冷光源。磁性載體要嚴(yán)格避免紫外線直接照射，同時(shí)不得長期暴露在陽光或紫外線下。此外，還應(yīng)注意存儲(chǔ)區(qū)域的清潔管理，注意防水與防火。

其次，要注意電子檔案存儲(chǔ)載體的放置要求。存有電子檔案的磁帶、磁盤、光盤等載體應(yīng)放入相應(yīng)的盒內(nèi)，且要垂直放置或一盤盤懸掛放置。

要注意電子檔案存儲(chǔ)載體的維護(hù)保養(yǎng)。在擦拭光盤去除光盤上的臟物時(shí)，最好用干凈的棉布從光盤中心沿半徑方向朝光盤外緣擦拭，避免沿光盤的圓周方向擦拭光盤。要及時(shí)檢查修復(fù)電子檔案存儲(chǔ)載體，對(duì)于磁性載體應(yīng)每2年，光盤每4年進(jìn)行一次全面的機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)恢復(fù)。