淺談檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性

劉承玲 龍菲

摘? 要：在當(dāng)前的信息數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字化檔案已漸漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這使得檔案數(shù)字化建設(shè)已提上了日程。本文對(duì)檔案數(shù)字化管理的重要性進(jìn)行了深入分析，總結(jié)了檔案數(shù)字化發(fā)展的重要作用，以期為檔案數(shù)字化建設(shè)提供重要的理論支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理;?數(shù)字化;?重要性

檔案是一種“獨(dú)一無(wú)二”的信息資源，其作為人們?nèi)粘；顒?dòng)中直接形成的歷史記錄，能夠真實(shí)的反映人類社會(huì)在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)等方面的發(fā)展演變過(guò)程。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，檔案的種類及數(shù)量越來(lái)越多，這增加了檔案資料管理與利用的的難度性，為了更好的開發(fā)和利用好檔案，增加檔案管理的實(shí)效性，檔案的數(shù)字化發(fā)展必定是未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)，這樣可以使得檔案工作逐漸從傳統(tǒng)的封閉、神秘的管理模式走向開放、公正的現(xiàn)代管理模式。

1 檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)手段等將紙質(zhì)、光盤等各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，可及時(shí)為人們提供各項(xiàng)利用，促進(jìn)了檔案信息收集整理、檢索利用等的網(wǎng)絡(luò)化，充分實(shí)現(xiàn)了資源共享。

2 當(dāng)前基層檔案室數(shù)字化建設(shè)存在的主要不足

2.1 基層檔案室管理人員素質(zhì)不高

相對(duì)于其他業(yè)務(wù)部門，檔案室常常會(huì)受到忽視，很多基層檔案室欠缺檔案管理和信息化處理的復(fù)合型人才，管理人員也往往以勞務(wù)派遣的臨時(shí)工為主，欠缺現(xiàn)代化的高科技技能，無(wú)法完全熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，不能及時(shí)的獲悉檔案管理工作的最新信息與技能。同時(shí)基層檔案室缺乏對(duì)管理人員的考核機(jī)制，無(wú)法激勵(lì)管理人員參與基層檔案室的建設(shè)和管理工作，也是造成基層檔案室人才隊(duì)伍建設(shè)普遍落后的一大原因。在基層檔案室管理的過(guò)程中，大多數(shù)的管理人員由于思想意識(shí)不到位，認(rèn)為基層檔案室管理只是對(duì)整個(gè)基層檔案室進(jìn)行管理與維護(hù)，忽略了基層檔案室的全方面管理，造成基層檔案室的各種設(shè)備儀器經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)故障，最終導(dǎo)致基層檔案室的應(yīng)用效果不理想。

2.2 基層檔案室數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用水平不高

在基層檔案室數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，由于信息數(shù)據(jù)共享水平不高、缺乏整體化智能化的管理系統(tǒng)，造成基層檔案室數(shù)字化建設(shè)技術(shù)應(yīng)用效果并不理想，受到人員素質(zhì)和管理機(jī)制影響，最終使得整個(gè)的數(shù)字化管理依然停留在傳統(tǒng)模式下，無(wú)法快速地轉(zhuǎn)變?yōu)榛鶎訖n案室數(shù)字化建設(shè)。在開展數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，由于忽視了實(shí)際應(yīng)用，很容易造成基層檔案室數(shù)字化建設(shè)的使用效率并不高的問(wèn)題。

2.3 數(shù)字化處理過(guò)程中標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

檔案信息管理數(shù)字化的前提條件就是檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。因?yàn)楦鳈n案的性質(zhì)、形式、格式等的不同及其他方面的原因可能導(dǎo)致在檔案著錄等數(shù)字化方面標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、缺乏規(guī)范性、從而一定程度上影響到了檔案數(shù)字化的發(fā)展。

2.4 資料更新不及時(shí)

在基層檔案室數(shù)字化建設(shè)開展過(guò)程中，還存在更新速度慢、缺乏后期更新維護(hù)意識(shí)等問(wèn)題，造成網(wǎng)絡(luò)資源過(guò)于陳舊，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，不符合實(shí)際需求。在基層檔案室數(shù)字化建設(shè)開展的過(guò)程中，由于許多基層檔案室數(shù)字化建設(shè)在建設(shè)的過(guò)程中缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)因素，無(wú)法真正投入到正常的活動(dòng)中，甚至還存在資料丟失的問(wèn)題，導(dǎo)致基層檔案室數(shù)字化建設(shè)的開展效果并不理想。

3 檔案數(shù)字化發(fā)展的重要作用

3.1 確保對(duì)歷史資料檔案得到妥善

檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有效地增強(qiáng)檔案歷史資料保管的質(zhì)量水平。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各種現(xiàn)代化的資料保存技術(shù)不斷涌現(xiàn)，對(duì)傳統(tǒng)的歷史珍貴資料也能夠進(jìn)行無(wú)損保存。例如，歷史悠久具有豐富文化價(jià)值的檔案資料，主要采用磁盤、光盤、錄像帶、紙質(zhì)材料管理，但是由于這些材料非常容易受潮變質(zhì)，甚至還會(huì)被老鼠等啃食，導(dǎo)致資料信息不夠完整，造成檔案管理失去意義。因此，必須要利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)，對(duì)各種紙質(zhì)檔案、錄像帶檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字化信息文件不僅可以在互聯(lián)網(wǎng)上快速傳播，而且還能夠?qū)υM(jìn)行妥善保管，而且數(shù)字資料所占的空間比較小，一般只需要一個(gè)普通的安全移動(dòng)硬盤，就能夠隨時(shí)隨地地存儲(chǔ)，使整個(gè)歷史檔案資料管理的效果得到大幅度提升。

3.2 為檔案編研工作提供充足的依據(jù)

在檔案管理的過(guò)程中，管理人員能夠利用數(shù)字化管理手段，對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整理，不用再對(duì)立卷工作進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)，這樣就能夠極大地減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，確保檔案管理人員能夠有充足的時(shí)間和精力對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，提高檔案資源管理的整體質(zhì)量，確保文獻(xiàn)匯編、數(shù)據(jù)匯編等工作有效開展。此外，在開展檔案管理工作時(shí)，也能夠有效解決利用方式、利用方法與社會(huì)利用需求之間存在的矛盾，提高檔案資源利用的效率。充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠保證檔案管理的總體質(zhì)量和管理效果，確保檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

3.3 檔案管理數(shù)字化具有非常多的優(yōu)點(diǎn)

對(duì)珍貴的歷史文獻(xiàn)資料進(jìn)行自動(dòng)掃描、自動(dòng)收集、自動(dòng)處理，能夠形成全新的檔案信息形態(tài)，能夠?qū)⒏鞣N載體的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理信息，而且還能夠上傳至互聯(lián)網(wǎng)形成計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以方便人們及時(shí)地對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行處理，為人們的社會(huì)發(fā)展作出重要的貢獻(xiàn)。

檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)n案數(shù)據(jù)資料起草、修改和研發(fā)都集中在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，使檔案管理更加方便快捷，還能夠使檔案資料更加開放，幫助更多人查閱檔案資料，能夠提高檔案管理的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的發(fā)展，促使數(shù)據(jù)信息群快速形成，為更多的人士提供檔案服務(wù)，滿足社會(huì)對(duì)檔案資料的實(shí)際需求。

4 基層檔案室數(shù)字化途徑

4.1 加強(qiáng)基層檔案室數(shù)字化管理，確保基層檔案室信息共享

基層檔案室建設(shè)，必須要積極加強(qiáng)數(shù)字化管理的宣傳與推廣，讓廣大基層檔案室管理人員能夠正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化建設(shè)的必要性;同時(shí)，還要提高基層檔案室數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，確?；鶎訖n案室共享機(jī)制順利實(shí)現(xiàn)，提高基層檔案室數(shù)字化利用的整體效率。

4.2 加大資金投入力度，確保數(shù)字化建設(shè)水平

切實(shí)有效地宣傳，能夠幫助部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理的重要性，從而積極加強(qiáng)對(duì)管理工作的有效支持，確保管理工作順利開展;加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的資金投入力度，吸引社會(huì)資金參與基層檔案室數(shù)字化建設(shè)，能夠確保資金充足。

4.3 培養(yǎng)檔案管理數(shù)字化人才，加強(qiáng)管理人員的思想教育

在加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，讓這些管理人員既能夠掌握專業(yè)的管理知識(shí)，又能夠擁有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。

4.4 統(tǒng)一管理軟件，加強(qiáng)軟件的維護(hù)與管理

為了盡可能減少軟件包容性不足問(wèn)題的出現(xiàn)，基層檔案室數(shù)字化建設(shè)必須要建立統(tǒng)一的管理軟件，確保資料能夠?qū)崿F(xiàn)共享;在軟件維護(hù)和數(shù)據(jù)備份的過(guò)程中，也要對(duì)軟件進(jìn)行定期維護(hù)，確保管理軟件安全穩(wěn)定運(yùn)行。

結(jié)束語(yǔ)：

本文對(duì)檔案數(shù)字化發(fā)展的重要作用進(jìn)行了深入分析，總結(jié)了三個(gè)方面的重要意義;利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)和數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)將各種文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化保管，可以形成豐富的檔案管理信息庫(kù)。檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以更好地保存歷史資料，而且也能夠提高檔案管理人員的工作效率，能夠?yàn)闄n案的編研工作提供充足的數(shù)據(jù)支持，滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

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