淺談加強(qiáng)企業(yè)檔案安全工作的辦法和途徑

摘 要：對(duì)于檔案而言，其承載了企業(yè)與員工的全部發(fā)展歷程。在高速公路事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，檔案資源是工程建設(shè)以及經(jīng)營管理的重要依據(jù)，因此，檔案安全至關(guān)重要，安全技術(shù)與安全體系更是重中之重。面對(duì)信息化時(shí)代，企業(yè)檔案管理面臨新環(huán)境，檔案安全問題也更加突出。為此，要以新時(shí)期為切入點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)檔案安全管理實(shí)際，積極探討企業(yè)檔案安全管理策略，落實(shí)防范舉措，多角度出發(fā)，切實(shí)增強(qiáng)信息時(shí)代企業(yè)檔案安全性，為檔案價(jià)值的發(fā)揮奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案安全;辦法;途徑

前言

企業(yè)檔案記載了企業(yè)發(fā)展的歷史，是寶貴的財(cái)富，一旦損毀，勢必造成巨大損失。高速公路檔案是公路工程建設(shè)施工以及經(jīng)營管理過程中形成的價(jià)值性資料，凸顯公路項(xiàng)目建設(shè)水平，技術(shù)含量較高，也是后期運(yùn)營維護(hù)的重要依據(jù)，由此可見，高速公路檔案安全管理工作尤為重要，尤其是面對(duì)檔案管理信息化，紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)存在，檔案安全更需引起重視，為檔案資源的高度共享與利用創(chuàng)造有利條件。

一、加強(qiáng)企業(yè)檔案安全管理的必要性

企業(yè)檔案是企業(yè)開展工作的重要記錄，盡顯原始性特征，涵蓋大量行業(yè)機(jī)密。企業(yè)檔案安全建設(shè)是檔案管理中不容忽視的內(nèi)容，也是重點(diǎn)。鑒于網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的影響，企業(yè)檔案安全深受挑戰(zhàn)，因此，安全建設(shè)更加迫在眉睫，檔案安全需要向著高效性的方向發(fā)展。檔案安全管理體系的建設(shè)勢在必行，必須將安全責(zé)任落實(shí)到位，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理，實(shí)現(xiàn)全面性安全預(yù)防與控制。

二、影響企業(yè)檔案安全的因素

首先，自然方面的因素主要涉及一些不可抗力，一般多為災(zāi)害性的破壞，具有突發(fā)性，很難進(jìn)行有效預(yù)防。其次，硬件設(shè)施的安全性也是重要方面，尤其是在高速公路運(yùn)營過程中，基礎(chǔ)設(shè)施不完善是引發(fā)檔案安全問題的重要因素。再次，在信息化時(shí)代，電子文件數(shù)量增多，其收集、整理以及查看應(yīng)用都依賴于計(jì)算機(jī)，很容易遭受病毒、黑客等攻擊，檔案安全受到威脅。最后，檔案管理規(guī)范性水平也是制約檔案安全的重要方面，例如，檔案借閱流程不規(guī)范、原件保存不合理等。除此之外，監(jiān)督機(jī)制的不健全也很難保障檔案資源的可靠性。

三、企業(yè)檔案安全管理工作中存在的問題

1.尚未在全員范圍內(nèi)樹立檔案安全觀念

對(duì)于檔案管理工作，很多企業(yè)缺乏足夠的重視，安全意識(shí)薄弱。在檔案管理實(shí)踐中，安全意識(shí)完全依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維，將安全問題簡單定位為資料的密封。但是，這種想法顯然與社會(huì)脫節(jié)。在電子信息化時(shí)代，電子檔案成為趨勢，檔案安全也面臨新情況，安全建設(shè)涵蓋更多方面的內(nèi)容。另外，很多企業(yè)尚未構(gòu)建專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，人員多為兼職，專業(yè)性不足，對(duì)檔案安全認(rèn)識(shí)不到位。由此可見，檔案安全工作的首要任務(wù)是樹立檔案安全思維，在全員范圍內(nèi)認(rèn)識(shí)到檔案安全建設(shè)的價(jià)值。

2.檔案安全管理措施不到位

面對(duì)新的發(fā)展時(shí)期，企業(yè)檔案安全身處信息化時(shí)代，因此，機(jī)密性、穩(wěn)定性以及真實(shí)性是突出特征。目前，很多企業(yè)尚未構(gòu)建具有獨(dú)立性的電子檔案平臺(tái)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)依賴性較強(qiáng)，而網(wǎng)絡(luò)自身具有不穩(wěn)定的特性，很容易遭受攻擊。另外，還有部分企業(yè)對(duì)檔案電子化認(rèn)識(shí)不到位，電子檔案信息不完善，備份與遷移工作尚未落到實(shí)處，這也是檔案安全管理建設(shè)不完善的體現(xiàn)。

3.企業(yè)檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

立足當(dāng)前，企業(yè)檔案更多以電子形式存儲(chǔ)保管，但安全策略建設(shè)卻凸顯滯后性，與無紙化辦公不相適應(yīng)，檔案安全尚未得到保障。究其原因，一方面是因?yàn)槠髽I(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，硬件未得到及時(shí)更新，設(shè)備落后。同時(shí)，安全投入有限，人員安排不合理，促使檔案安全遭受威脅。另外，企業(yè)尚未構(gòu)建全面的檔案安全預(yù)警方案，無法在檔案出現(xiàn)安全問題之后啟動(dòng)緊急預(yù)案，檔案安全很難得到保障。

四、如何全面加強(qiáng)企業(yè)檔案安全工作

1.構(gòu)建法治思維，將檔案安全法律法規(guī)建設(shè)落到實(shí)處

對(duì)于企業(yè)檔案安全管理，從根本上講，離不開法律法規(guī)的保障性作用。具體講，要將檔案工作的監(jiān)督落實(shí)到位，構(gòu)建完善的檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)，形成更具完備性的檔案安全管理機(jī)制。具體講，要對(duì)檔案安全法律法規(guī)進(jìn)行掌握，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，構(gòu)建適合性的檔案安全體系，進(jìn)行不斷更新、升級(jí)以及發(fā)展壯大。另外，企業(yè)要加強(qiáng)制度建設(shè)。除此之外，檔案安全宣傳工作不容忽視，促使管理人員明確安全建設(shè)的重要性，將安全措施落實(shí)到位，切實(shí)提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范性與安全性。

2.增強(qiáng)人員安全意識(shí)，保證安全責(zé)任制落實(shí)到人

對(duì)于企業(yè)發(fā)展，檔案是重要資源類型，檔案安全建設(shè)事關(guān)企業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。面對(duì)檔案安全問題，企業(yè)檔案管理人員要提高意識(shí)，將安全管理工作擺在重要位置。另外，要對(duì)檔案管理責(zé)任制進(jìn)行細(xì)化，依托專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，將安全責(zé)任落實(shí)到位。一旦出現(xiàn)檔案安全問題，需要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以便有效維護(hù)檔案的安全性。

3.積極構(gòu)建企業(yè)電子檔案平臺(tái)，增強(qiáng)系統(tǒng)安全系數(shù)

立足電子信息時(shí)代，紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡，但是很多企業(yè)電子檔案平臺(tái)建設(shè)處于初級(jí)階段，系統(tǒng)建設(shè)缺乏完善性，存在諸多安全漏洞?；诖?，要加大電子檔案平臺(tái)建設(shè)投入，重視增強(qiáng)系統(tǒng)獨(dú)立性，切實(shí)提升系統(tǒng)穩(wěn)定性與保密性。另外，要重視對(duì)平臺(tái)安全性進(jìn)行維護(hù)，由專業(yè)人士負(fù)責(zé)。電子檔案的備份工作不可忽視，需要定期進(jìn)行，做好監(jiān)督與檢查。

3.建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警方案，重視安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

對(duì)于企業(yè)檔案安全管理，需要對(duì)其進(jìn)行安全等級(jí)管理，目的是達(dá)到對(duì)安全問題的逐一排查，將定期檢查落到實(shí)處。為了保障檔案的安全性，需要構(gòu)建相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)政策，增強(qiáng)執(zhí)行力。結(jié)合檔案類型，進(jìn)行針對(duì)性安全管理。針對(duì)電子檔案，需要以電子檔案平臺(tái)為基礎(chǔ)，構(gòu)建針對(duì)性管理權(quán)限，設(shè)置安全等級(jí)，以便將安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低。除此之外，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估也需要引起重視，強(qiáng)化安全預(yù)警保障作用的發(fā)揮。具體講，需要落實(shí)“以防為主，防治結(jié)合”的基本原則。一方面，要切實(shí)提升檔案部門危機(jī)反應(yīng)能力，構(gòu)建科學(xué)的檔案安全預(yù)警與應(yīng)急體系。要積極收集有關(guān)檔案安全方面的相關(guān)理論與實(shí)踐性資料，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與監(jiān)測，預(yù)估可能發(fā)生的安全問題與后果，構(gòu)建針對(duì)性預(yù)警方案。一旦發(fā)生災(zāi)害，能夠快速啟動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速搶救與維護(hù)。另外，應(yīng)急方案的制定也需要引起重視，主要涉及基本的應(yīng)急方案、相關(guān)設(shè)備、流程、通訊等保障性措施。要積極組織相關(guān)演習(xí)，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行模擬操作，以便在災(zāi)害發(fā)生的時(shí)候能夠?qū)崿F(xiàn)高效應(yīng)對(duì)。

4.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度建設(shè)，全面發(fā)揮安全機(jī)制的防護(hù)作用

檔案安全性離不開完善、合理與嚴(yán)密的檔案管理制度，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的有力管控，將問題控制在相應(yīng)環(huán)節(jié)之內(nèi)，避免載體遭受破壞，防止信息被篡改。因此，嚴(yán)格的管理制度是消除安全隱患的根本。首先，要結(jié)合檔案安全建設(shè)領(lǐng)域相關(guān)法律，如《檔案法》、《保密法》等，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際，對(duì)檔案保管、保密等方面的制度進(jìn)行優(yōu)化，強(qiáng)化前端控制與全程管理的有機(jī)結(jié)合。其次，對(duì)檔案歸檔與保管利用制度進(jìn)行構(gòu)建，保障歸檔階段檔案實(shí)現(xiàn)了全面檢查，維護(hù)其自身真實(shí)性、可靠性與完整性。保管制度需要力求嚴(yán)格性，使用安全性較高的存儲(chǔ)介質(zhì)，制定科學(xué)的保存標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化對(duì)檔案載體與相關(guān)內(nèi)容安全性的全面檢測。落實(shí)維護(hù)措施，構(gòu)建科學(xué)利用制度。除此之外，要將安全責(zé)任考核機(jī)制落實(shí)到位。

5.全方位落實(shí)安全培訓(xùn)與教育，增強(qiáng)安全建設(shè)的智力支撐

對(duì)于企業(yè)檔案安全建設(shè)，一方面，要構(gòu)建專門的檔案安全組織機(jī)構(gòu)，以檔案管理人員為主要構(gòu)成，明確職責(zé)所在。另外綜合運(yùn)用多種手段，對(duì)檔案安全工作進(jìn)行宣傳，對(duì)各種制度、規(guī)章、規(guī)程等進(jìn)行傳達(dá)，增強(qiáng)安全意識(shí)，構(gòu)建安全觀念。再次，加強(qiáng)檔案安全知識(shí)與技能培訓(xùn)，尤其是結(jié)合紙質(zhì)與電子檔案兩種形式，構(gòu)建針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)與規(guī)范的安全防護(hù)方法。針對(duì)電子檔案，要加強(qiáng)人員信息安全、保密知識(shí)技能培訓(xùn)，應(yīng)用多種教育與培訓(xùn)手段，將網(wǎng)絡(luò)信息安全知識(shí)傳遞給管理人員，為檔案安全提供有力的智力支撐。

五、結(jié)束語

立足新的發(fā)展時(shí)期，企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展影響力巨大，而檔案安全又是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，對(duì)高速公路企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。因此，要結(jié)合新時(shí)代，以信息化建設(shè)為切入點(diǎn)，全面加強(qiáng)企業(yè)檔案安全管理建設(shè)，重視環(huán)節(jié)把控，增強(qiáng)安全防范觀念，積極構(gòu)建科學(xué)高效的檔案安全防范體系，保障監(jiān)督檢查到位，維護(hù)企業(yè)檔案安全性與可靠性，為企業(yè)檔案價(jià)值的發(fā)揮奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，更好服務(wù)于企業(yè)的長久與可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]靳 莉.企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[2]鐘小燕.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)檔案信息安全維護(hù)探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[3]劉冀平，龔 麗.淺談企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控與措施[J].機(jī)電兵船檔案，2019

[4]唐曉思.基于市縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐的問題思考與對(duì)策建議[D].華中師范大學(xué)，2017

[5]韓 佳.區(qū)縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題與對(duì)策研究[D].西北大學(xué)，2016

[6]吳 驪.基于云計(jì)算的數(shù)字檔案館建設(shè)與服務(wù)研究[D].蘇州大學(xué)，2014

[7]陳藝丹.基于云計(jì)算的數(shù)字檔案館建設(shè)研究[D].廣西民族大學(xué)，2015

[8]宋 涌.我國數(shù)字檔案館建設(shè)研究[D].天津大學(xué)，2008

[9]宋艷萍.我國數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀分析與發(fā)展研究[D].武漢大學(xué)，2005

作者簡介：賴曉虹（1984-），女，本科，廣東江肇高速公路管理中心任綜合事務(wù)部主管，檔案館員。