國有企業(yè)改制過程中的檔案管理問題與對策

吳錦

摘 要：對于各個國有企業(yè)來說，檔案管理本身就是一個非常重要的板塊，同時在很大程度上也決定了企業(yè)經(jīng)營業(yè)務的成效。因此在國有企業(yè)進行改制的過程中，也應該充分重視檔案管理工作，并且還要做好檔案管理的相應調(diào)整與改善。本文先闡述了國有企業(yè)改制過程中檔案管理工作的重要性，接著在明確相應問題的基礎(chǔ)上，從建立完善的檔案管理制度體系、切實提高各個檔案管理人員的素質(zhì)、做好企業(yè)內(nèi)部檔案的共享資源管理、實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理與應用四個方面，深入全面的探討了國有企業(yè)改制過程中檔案管理的改善對策。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);檔案管理;企業(yè)改制;檔案資源

一、國有企業(yè)改制過程中檔案管理的重要性

檔案管理是企業(yè)運營發(fā)展的重要部分，主要用于企業(yè)內(nèi)外部發(fā)展中各類數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)計，可以給企業(yè)各項業(yè)務的運作提供較好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。而隨著我國國有企業(yè)的發(fā)展，我國很多國有企業(yè)都進入了改制的階段，同時在這個過程中也產(chǎn)生了大量的檔案信息。這種情況也使得國有企業(yè)的檔案管理變得越來越復雜，依靠傳統(tǒng)手段與模式來進行各類管理活動也開始變得捉襟見肘。在國有企業(yè)改制的過程中，企業(yè)的主管部門格局、生產(chǎn)經(jīng)營方向、內(nèi)部職能機構(gòu)等各個板塊都發(fā)生了較大的變化。而檔案管理工作則必須要適應這些變化，才能夠真正發(fā)揮相應的價值。在這種發(fā)展趨勢下，各個國有企業(yè)都應該充分重視檔案管理模塊在當前改制發(fā)展過程中存在的各類問題與不足，并在后續(xù)發(fā)展中進行針對性的改善。

二、國有企業(yè)改制過程中檔案管理存在的各類問題

（一）檔案管理制度存在疏漏

在目前我國各個國有企業(yè)改制發(fā)展的過程中，較多企業(yè)都出現(xiàn)了檔案移交不全等問題。之所以產(chǎn)生這種問題，主要就是因為國有企業(yè)內(nèi)部的很多員工在檔案管理方面都沒有自主的意識，不會主動上交檔案。這也使得企業(yè)內(nèi)部的很多檔案信息都沒有主動上交到檔案室中，在企業(yè)發(fā)展過程中就非常容易出現(xiàn)遺失，不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。

（二）多數(shù)管理人才的綜合素質(zhì)較低

我國國有企業(yè)在改制發(fā)展過程中，并沒有充分重視檔案管理工作，因此在員工人才隊伍建設(shè)方面也存在諸多的不足。就當前多數(shù)國有企業(yè)的實際情況來看，大部分國有企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平都不算太高，甚至部分檔案管理人員還處于兼職的狀態(tài)。這也使得檔案管理員工在平時的時候沒有學習管理技能的時間，最終導致整個檔案管理工作表現(xiàn)得比較混亂。

（三）內(nèi)部檔案出現(xiàn)了重復建設(shè)的情況

在我國很多國有企業(yè)中，檔案重復建設(shè)情況都比較突出，在企業(yè)改制發(fā)展過程中表現(xiàn)得也比較突出。之所以出現(xiàn)這種情況，一方面是因為國有企業(yè)對于內(nèi)部檔案信息的調(diào)研與分析程度不夠，無法采取統(tǒng)一的檔案管理。另一方面也是因為國有企業(yè)內(nèi)部沒有形成檔案管理的統(tǒng)一化體系，各類檔案數(shù)據(jù)的共享程度也有教導的不足，最終也就很難保證內(nèi)部檔案管理工作的有效性。

（四）檔案信息化應用水平不高

當前我國已經(jīng)全面進入了互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，而在國有企業(yè)檔案管理工作中，也應該充分應用各類信息化管理技術(shù)手段。但是就當前多數(shù)企業(yè)在這方面的實際情況來看，各類信息化技術(shù)的融入程度還不算高。有相當一部分企業(yè)還不具備檔案資料信息化管理的硬件與軟件環(huán)境，最終也就很難提高檔案管理的成效，使得具體管理工作的效率很難得到提升。

三、國有企業(yè)改制過程中檔案管理的改善對策

（一）建立完善的檔案管理制度體系

鑒于當前有很多國有企業(yè)在發(fā)展過程中都存在檔案資料移交不全等各類問題，需要在后續(xù)的發(fā)展中逐步完善的整體管理制度體系。第一，各個國有企業(yè)在改制過程中應該加強對于自身情況的調(diào)研與分析，并明確適合自身的檔案管理制度。對于企業(yè)來說，應該能夠結(jié)合自身的長遠發(fā)展戰(zhàn)略目標和各類發(fā)展需求，不斷豐富與完善檔案管理制度，使得各類制度內(nèi)容能夠變得更加完善。第二，各個國有企業(yè)應該加強內(nèi)部宣傳教育，提高管理人員乃至基層員工對于檔案管理的重要性，能夠促使企業(yè)內(nèi)部各個部門充分參與到檔案管理體系中去，并在平時工作過程中自覺遵守各類預定的管理制度，可以主動將檔案數(shù)據(jù)資料移交到公司的檔案室。這樣以后，國有企業(yè)的檔案管理制度體系就能夠變得更加完善，發(fā)揮其應有的價值與作用。

（二）切實提高各個檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員自身素質(zhì)水平的現(xiàn)狀，在很大程度上決定了管理工作的成效。特別是國有企業(yè)改制發(fā)展過程中，檔案數(shù)據(jù)信息的整體數(shù)量正在不斷變化，檔案管理活動也變得越來越復雜，因此更加需要較高素質(zhì)水平的人才。一方面，各個國有企業(yè)在進行人才招聘的時候就應該適當提高招聘的標準。事實上，隨著當前我國高校的不斷擴招，我國人才市場中接受過高等教育的人才正在不斷增加。因得國有企業(yè)通過提高標準的方式也能夠充分獲取較多的高素質(zhì)人才。另一方面，國有企業(yè)改制過程中的檔案管理工作本身就比較復雜，使得管理人員可能很難充分勝任崗位工作。特別是那些新招收的應屆畢業(yè)大學生，對于具體檔案管理工作的認知會非常模糊。在這種情況下，各個國有企業(yè)都應該針對檔案管理人才隊伍，在內(nèi)部構(gòu)建相對完善的培訓教育體系，在必要的時候還要邀請一些專家前來進行的講座。這樣以后，各個檔案管理人員對于自身工作的認知程度就會不斷加深，最終也就能夠較好的提高企業(yè)檔案管理工作的成效。

（三）做好企業(yè)內(nèi)部檔案的共享資源管理

鑒于當前國有企業(yè)在改制過程中發(fā)生的檔案數(shù)據(jù)信息重復保存等情況，各個企業(yè)也應該做好針對性的改善。對于各個國有企業(yè)來說，可以考慮在平時的時候積極針對自身內(nèi)部情況進行調(diào)研，并立足于檔案管理的維度來完成數(shù)據(jù)的整理與收集。在這個過程中，企業(yè)應該明確各類檔案的收集范圍、保存期限等各個方面的信息，同時還要主動清理那些沒有用的文件。為了增強檔案管理的成效，各個國有企業(yè)在改制發(fā)展的過程中，最好能夠構(gòu)建相對完善的內(nèi)部檔案信息共享資源管理體系，并借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺來適當公開各個檔案信息。這樣以后，企業(yè)就可以實現(xiàn)核心檔案信息的加密與權(quán)限管理，普通檔案信息的共享查閱與利用，在企業(yè)內(nèi)部形成檔案管理的新格局。

（四）實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理與應用

各個國有企業(yè)在改制發(fā)展過程中應該明確各類信息化技術(shù)對于企業(yè)管理模式所帶來的重要改變，并且還要在后續(xù)的發(fā)展過程中積極進行檔案管理的信息化建設(shè)。一方面，各個企業(yè)應該先立足于信息化管理的維度，不斷提高自身硬件建設(shè)水平，同時還要適當購買一些檔案管理的信息化軟件，最終能夠充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的信息價值。另一方面，各個企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下也應該認清檔案的信息資源價值，能夠充分挖掘檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容。特別是國有企業(yè)改制發(fā)展過程中，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容正在不斷變多。這個時候如果能夠引入大數(shù)據(jù)等技術(shù)來對檔案模塊進行數(shù)據(jù)挖掘，那么也就能夠更好發(fā)揮企業(yè)檔案的價值，有助于國有企業(yè)在改制發(fā)展過程中找到自身發(fā)展的方向，真正實現(xiàn)各類戰(zhàn)略發(fā)展目標。

結(jié)束語

綜合來看，我國很多國有企業(yè)在改制發(fā)展的過程中，并沒有充分明確檔案管理的戰(zhàn)略意義，使得自身的管理體系都還存在一定的問題。而對于各個國有企業(yè)來說，在后續(xù)改制發(fā)展過程中能夠應該能夠充分明確檔案管理的戰(zhàn)略意義與價值，并能夠通過內(nèi)部培訓與外部招聘等方式來積極提升管理人員的綜合素質(zhì)水平。特別是在當前信息化時代背景下，國有企業(yè)也應該在檔案管理體系中融入各類信息化手段與方式，才能夠真正促進檔案管理體系的變革發(fā)展，更好給國有企業(yè)的改制提供助力。

參考文獻

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