基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

俞麗莉

摘要：隨著市場(chǎng)環(huán)境的日趨成熟、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，ERP系統(tǒng)早已從初期單一的制造業(yè)逐步滲透至整個(gè)資本市場(chǎng)。作為一種先進(jìn)的現(xiàn)代企業(yè)管理模式，越來越多的企業(yè)在內(nèi)部控制中采用ERP系統(tǒng)，對(duì)于企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展有著重大的意義。如何建立并不斷完善與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，是企業(yè)發(fā)展過程中必須解決的焦點(diǎn)問題。企業(yè)管理層必須立足于公司規(guī)模、經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域、發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)等實(shí)際情況，不斷挖掘、創(chuàng)新ERP系統(tǒng)的應(yīng)用方式，才能不斷降低企業(yè)的內(nèi)部消耗和成本，提高自身的資產(chǎn)能力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 內(nèi)部控制研究

中圖分類號(hào)：F1275

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2096-0298（2019）02（b）-119-02

隨著現(xiàn)代社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展并開始逐步引入人工智能的大背景下，國家稅務(wù)總局近年來也進(jìn)行了一系列大幅度的稅法及稅收制度改革，其研發(fā)的金三系統(tǒng)也全面上線，使當(dāng)下整個(gè)社會(huì)都處于網(wǎng)絡(luò)化、信息化的大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)所有的交易稅務(wù)局都能在第一時(shí)間一目了然。這使得企業(yè)必須更加注重自我約束、自我規(guī)范的建設(shè)，而自我約束、自我規(guī)范的建設(shè)就必須從企業(yè)自身內(nèi)部控制人手。

1

ERP的實(shí)施對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的作用及影響

在企業(yè)內(nèi)控中充分應(yīng)用ERP系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)控工作變得智能化和信息化，即能提高企業(yè)內(nèi)控的實(shí)施效率，還可以擴(kuò)大企業(yè)內(nèi)控的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也保障了企業(yè)內(nèi)控各項(xiàng)制度的貫徹執(zhí)行和各項(xiàng)程序的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.1 控制環(huán)境

互聯(lián)網(wǎng)不僅為企業(yè)提供了一個(gè)實(shí)時(shí)了解和掌控其自身內(nèi)部資源和信息的大平臺(tái)，并且還能進(jìn)行移動(dòng)辦公，隨時(shí)隨地處理各類信息，打破空間及時(shí)間上的限制，實(shí)現(xiàn)各部門之間的資源和信息共享，加快信息傳播和交流的速度，從而直接提升了內(nèi)部控制的質(zhì)量與效果。ERP系統(tǒng)自身具有較強(qiáng)的測(cè)算、分析和處理功能，能對(duì)企業(yè)的各種資源進(jìn)行整合，從而優(yōu)化企業(yè)自身資源的配置，提升資金的利用率。企業(yè)能夠通過系統(tǒng)制定出適合自身發(fā)展的預(yù)警機(jī)制，可根據(jù)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，設(shè)置最低及最高庫存量，并能夠?qū)崟r(shí)更新庫存情況，生成合理的采購計(jì)劃，確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)能順利的開展和進(jìn)行，避免囤積大量庫存，影響資金使用效率。

1.2 信息與溝通

在ERP環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)使企業(yè)各部門、各流程、各環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)了高度一體化，對(duì)應(yīng)的相關(guān)人員可以實(shí)時(shí)通過ERP系統(tǒng)獲取自己需要的信息并進(jìn)行相應(yīng)的分析工作，改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算環(huán)境下出現(xiàn)的各層級(jí)、各部門之間信息交流嚴(yán)重不暢通的現(xiàn)象，提高信息交流溝通的效率及效果。另外，很多跨區(qū)域經(jīng)營(yíng)企業(yè)特別是跨國集團(tuán)在應(yīng)用ERP時(shí)，都會(huì)通過整合集團(tuán)內(nèi)部各子公司、分公司的信息、技術(shù)、資源，使整個(gè)集團(tuán)共享同一個(gè)信息平臺(tái)、數(shù)據(jù)中心，做到合理充分的分配利用資源，避免造成閑置和浪費(fèi)。上級(jí)單位可以通過ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)各分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制，及時(shí)監(jiān)控出現(xiàn)的問題，使會(huì)計(jì)核算由靜態(tài)的事后被動(dòng)接受轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)的事中甚至事前預(yù)防和降低控制。

1.3 監(jiān)督職能

傳統(tǒng)環(huán)境下，滯后性是企業(yè)信息傳遞的通病，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的實(shí)時(shí)監(jiān)督和管控，只能起到被動(dòng)的事后監(jiān)督作用。而ERP環(huán)境下，在信息質(zhì)量得到改善優(yōu)化的同時(shí)，卻也存在著使信息和流程更為隱蔽和復(fù)雜的隱患。如果過于信任依賴系統(tǒng)本身，而不對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控和核對(duì)，那么程序一旦出現(xiàn)問題就很有可能直接導(dǎo)致內(nèi)控失效。因此，在ERP系統(tǒng)中，不僅需要分析內(nèi)控體系設(shè)計(jì)的有效性，更要關(guān)注內(nèi)控體系運(yùn)行的有效性。實(shí)時(shí)監(jiān)督內(nèi)控體系的運(yùn)行情況，了解系統(tǒng)關(guān)鍵控制程序及參數(shù)設(shè)置情況，分析判斷是否符合企業(yè)業(yè)務(wù)和發(fā)展現(xiàn)狀，及時(shí)評(píng)估內(nèi)控體系的設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況，并及時(shí)進(jìn)行修整，以使其與企業(yè)業(yè)務(wù)和發(fā)展需要保持一致。

2 ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制實(shí)施的優(yōu)勢(shì)及弊端

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，ERP在企業(yè)管理中的應(yīng)用得到了廣泛的普及，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理變得更加高效，從而不但提升了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也促進(jìn)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的管理模式，ERP管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于除了能夠完成傳統(tǒng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)基本的業(yè)務(wù)處理外，還可以將企業(yè)從采購管理、生產(chǎn)銷售結(jié)合一起，更大限度的提升企業(yè)內(nèi)部的整體運(yùn)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。但是，ERP管理系統(tǒng)的產(chǎn)生同時(shí)對(duì)企業(yè)整體的內(nèi)部控制及營(yíng)運(yùn)管理也提出了更高的要求，其產(chǎn)生的一系列問題也是亟待解決。

2.1 為企業(yè)內(nèi)部控制的有效運(yùn)行提供有力支撐

作為內(nèi)部控制工作的必要前提保障和支撐環(huán)境，實(shí)施ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)就在于既可以全面收集和記錄企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中的所有信息資源，實(shí)現(xiàn)各運(yùn)行環(huán)節(jié)的全面控制;又解決了信息傳遞的不對(duì)稱及滯后性問題，為各部門經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息環(huán)境的即時(shí)、有效和通暢。ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)控信息數(shù)據(jù)庫的有效結(jié)合，可以減少人為因素的干擾，用數(shù)據(jù)說話，全面改善和提升其數(shù)據(jù)收集、分析能力。相比之下，傳統(tǒng)的信息采集模式則只能局限于單獨(dú)的一個(gè)部門活動(dòng)。ERP的應(yīng)用使企業(yè)決策所依據(jù)的信息數(shù)據(jù)類型更為寬泛，信息量也更加多維，且重復(fù)數(shù)據(jù)較少，大大提高了經(jīng)營(yíng)決策的效率。

2.2 為企業(yè)內(nèi)部控制的有效運(yùn)行明確職責(zé)

在ERP環(huán)境下建立嚴(yán)謹(jǐn)、合理的組織架構(gòu)和權(quán)責(zé)分配體系，明確各職能部門的職責(zé)與權(quán)限，從決策、執(zhí)行、監(jiān)督等各個(gè)方面形成科學(xué)有效的職責(zé)分工和制衡，可以充分地促進(jìn)內(nèi)部控制的嚴(yán)格執(zhí)行。各部門間的控制責(zé)任更加明確，真正體現(xiàn)員工各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約的工作機(jī)制，有效規(guī)避機(jī)會(huì)主義行為，最終使整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制的效率得到優(yōu)化和提升。最為顯著的改善就是人為的舞弊等違規(guī)行為，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)替代了越來越多的人工控制，可以在很大程度上更為客觀有效的監(jiān)督和避免此類事件的發(fā)生，繼而更進(jìn)一步降低企業(yè)內(nèi)部控制所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 在企業(yè)內(nèi)部控制的運(yùn)行中存在柔性較差的問題

盡管ERP系統(tǒng)自身有風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，但是由于程序的限制，不能模擬人為分析模式，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部及錯(cuò)綜復(fù)雜的外部環(huán)境，對(duì)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)進(jìn)行合理分析，也無法主動(dòng)識(shí)別外部環(huán)境的變化對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素的影響。因此它在風(fēng)險(xiǎn)分析和應(yīng)對(duì)方面存在先天性的不足，而風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)和處理需要智慧。在ERP產(chǎn)出各項(xiàng)指標(biāo)后，還是需要相對(duì)應(yīng)的部門去人為研究分析這些數(shù)據(jù)，并對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)作出判斷。ERP的柔性較差，如不注重內(nèi)部控制活動(dòng)中關(guān)鍵點(diǎn)的建設(shè)，ERP就很難發(fā)揮出它應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)和作用。

2.4 在企業(yè)內(nèi)部控制的運(yùn)行中存在技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的問題

ERP系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)施過程中面臨著一個(gè)很嚴(yán)峻的風(fēng)險(xiǎn)，互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)管理中的廣泛應(yīng)用使信息安全問題成為一個(gè)重大隱患。企業(yè)內(nèi)部各部門之間、企業(yè)與分公司及子公司之間，都是通過互聯(lián)網(wǎng)緊密聯(lián)系在一起的?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性使企業(yè)的各種信息得以實(shí)時(shí)傳遞，但其在給企業(yè)帶來便捷的同時(shí)，也避免不了面臨著黑客蓄意破壞及外部病毒侵?jǐn)_的風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)的信息系統(tǒng)遭受威脅。企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)一旦受到破壞，將給企業(yè)造成不可估量的損失。

3 基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制制度完善措施

ERP系統(tǒng)只是一種工具，要使其充分發(fā)揮在企業(yè)內(nèi)部控制方面的優(yōu)勢(shì)，最重要的是企業(yè)管理者必須具備較高的管理水平，才能通過有效的利用ERP來提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。只有將科學(xué)的管理思想與先進(jìn)的信息技術(shù)及完善的管理制度結(jié)合在一起，才是企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的有效途徑。

3.1 樹立完善的全員內(nèi)控制度理念

內(nèi)控制度理念不應(yīng)僅僅浮于企業(yè)管理層，更應(yīng)深入貫徹到全員中去，注重樹立職工的成本意識(shí)和理念，使全員都能各盡其職，在各自的工作崗位上不斷提出改進(jìn)和完善內(nèi)控制度的意見和建議，提高內(nèi)控體系的運(yùn)行效率。培育職工操作ERP系統(tǒng)，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)者能全面了解其內(nèi)控信息，圍繞企業(yè)運(yùn)營(yíng)全過程，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)政策及發(fā)展決策提供必要的幫助。

3.2 提高信息管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)

要提高內(nèi)控工作的效率，就必須提升信息管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。在ERP系統(tǒng)產(chǎn)出各項(xiàng)指標(biāo)后，能及時(shí)識(shí)別和分析數(shù)據(jù)信息的含義，判斷出潛在的風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)、改進(jìn)及完善措施。而綜合素質(zhì)的不斷提高，則能顯著改善信息管理人員的工作態(tài)度，防止工作中的懈怠、散漫甚至舞弊等行為。

3.3 定期由專人對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)

為了保證整個(gè)系統(tǒng)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)，必須由專人對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)人員必須定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止因各種原因造成的數(shù)據(jù)丟失或毀損。網(wǎng)絡(luò)安全問題是所有信息系統(tǒng)應(yīng)用的前提保障，企業(yè)必須提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)安全的控制力度。防火墻的設(shè)置可以在一定程度上起到攔截與保護(hù)作用，但更要做好企業(yè)核心、機(jī)密數(shù)據(jù)的加密和保密工作。嚴(yán)格做好病毒防御工作，強(qiáng)化系統(tǒng)安全，定期更新病毒庫，不斷健全及完善預(yù)防與保障措施。

4 結(jié)語

綜上所述，ERP系統(tǒng)是現(xiàn)代化先進(jìn)的管理系統(tǒng)，但建立完善的ERP管理平臺(tái)，企業(yè)還應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合總體發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，不斷優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各職能部門，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排。加強(qiáng)內(nèi)部控制的監(jiān)督管理，全面提升內(nèi)部控制管理水平，最終確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的升華和可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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