對(duì)企業(yè)全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的思考

費(fèi)元元

摘要：全面預(yù)算管理是企業(yè)管控的重要手段，是改善經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要工具，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要保障。當(dāng)前企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境瞬息萬變，企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)預(yù)算管理越來越顯得力不從心，企業(yè)的全面預(yù)算管理存在著預(yù)算編制效率低下、預(yù)算執(zhí)行和控制缺失等問題。利用先進(jìn)的信息化手段來實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理是十分有必要的，有利于提高預(yù)算編報(bào)的效率和質(zhì)量。本文從全面預(yù)算管理的相關(guān)理論出發(fā)，針對(duì)全面預(yù)算存在的問題，對(duì)全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的必要性進(jìn)行闡述，提出了企業(yè)加強(qiáng)全面預(yù)算管理信息化的措施，對(duì)于提高全面預(yù)算管理的信息化水平，具有很強(qiáng)的針對(duì)性和操作性。

關(guān)鍵詞：全面預(yù)算管理 信息化 措施

中圖分類號(hào)：F279.23

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2096-0298（2019）02（b）-104-02

全面預(yù)算管理是指企業(yè)在戰(zhàn)略目標(biāo)的指導(dǎo)下，對(duì)未來的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和相應(yīng)財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行充分、全面的預(yù)測(cè)和籌劃，并通過對(duì)執(zhí)行過程的監(jiān)控，將實(shí)際完成情況與預(yù)算目標(biāo)不斷對(duì)照和分析，從而及時(shí)指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的改善和調(diào)整，以幫助管理者更加有效的管理企業(yè)和最大程度地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

全面預(yù)算是以企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃為導(dǎo)向，全體員工參與，涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全部?jī)?nèi)容的預(yù)算體系。全面預(yù)算是用貨幣或數(shù)字對(duì)總體預(yù)算目標(biāo)的一系列量化、細(xì)化的計(jì)劃安排，可以說是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和財(cái)務(wù)管理的“綱”，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的有效保證，對(duì)企業(yè)的發(fā)展壯大有著至關(guān)重要的意義。

1 全面預(yù)算管理存在的問題

1.1 全員參與預(yù)算管理的意識(shí)不強(qiáng)

預(yù)算責(zé)任主體通常認(rèn)為預(yù)算編制只是財(cái)務(wù)部門的工作，主動(dòng)參與意識(shí)不強(qiáng)，積極性不高。全面預(yù)算作為一種全方位、全過程、全員參與編制與實(shí)施的預(yù)算管理模式，其綜合功能全面貫徹于企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃。預(yù)算的編制和實(shí)施并不只是財(cái)務(wù)部門的責(zé)任，而是企業(yè)中每一個(gè)人的責(zé)任。全面預(yù)算管理的“全面”就是指全員參與、全部業(yè)務(wù)，且以業(yè)務(wù)為先導(dǎo)。全員參與是全面預(yù)算管理的顯著特征，既包括財(cái)務(wù)人員，也包括業(yè)務(wù)人員，既包括各層級(jí)管理人員，也包括普通員工。全員的全面投入才能發(fā)揮全面預(yù)算的作用。

1.2 全面預(yù)算編制準(zhǔn)確性有待提高

由于預(yù)算管理基礎(chǔ)薄弱及市場(chǎng)可變因素等影響，造成預(yù)算指標(biāo)偏離度較大。預(yù)算管理客觀上能起到提升公司管理水平的作用，但前提是公司經(jīng)營(yíng)管理的各環(huán)節(jié)都能做到規(guī)范化、制度化，一切以規(guī)范化的制度為依據(jù).真正實(shí)現(xiàn)制度化管理。另外，由于市場(chǎng)可變因素太多，有時(shí)會(huì)存在對(duì)未來可能出現(xiàn)的各種情況前瞻性不夠，缺乏應(yīng)變措施，導(dǎo)致個(gè)別項(xiàng)目預(yù)算編制準(zhǔn)確性有待提高，偏差率較大。

1.3 預(yù)算執(zhí)行與控制缺乏有效監(jiān)控

目前全面預(yù)算管理工作的一個(gè)主要問題是對(duì)預(yù)算的執(zhí)行與控制缺乏有效監(jiān)控。預(yù)算執(zhí)行控制流程不明確，缺乏有效的監(jiān)控措施，沒有建立有效的預(yù)警機(jī)制，難以實(shí)現(xiàn)事中控制，預(yù)算編制與執(zhí)行“兩張皮”。預(yù)算責(zé)任主體往往不太清楚本部門、本業(yè)務(wù)、本項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況，由于信息滯后，導(dǎo)致部門登記的預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不符等問題，給部門領(lǐng)導(dǎo)傳遞不完整甚至錯(cuò)誤的信息，導(dǎo)致決策失誤。另外，預(yù)算責(zé)任主體對(duì)預(yù)算分析的參與度低，缺乏對(duì)問題的剖析，改進(jìn)方案的追蹤反饋等，往往僅限于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的對(duì)比，因此存在諸多問題。

1.4 系統(tǒng)的預(yù)算數(shù)據(jù)共享平臺(tái)缺失

缺少系統(tǒng)的預(yù)算數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，預(yù)算責(zé)任部門的預(yù)算編制和匯總工作量大，預(yù)算管理人員在數(shù)據(jù)的收集、審核、匯總等工作中耗費(fèi)大量精力，預(yù)算數(shù)據(jù)版本也容易發(fā)生混淆，導(dǎo)致工作效率較低。同時(shí)在預(yù)算的上報(bào)、審批、下發(fā)等管理流程中橫向、縱向溝通效率較低。集團(tuán)總部難以對(duì)職能部門、事業(yè)部及分子公司預(yù)算完成情況進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和監(jiān)控，各分子公司內(nèi)部也難以對(duì)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)管控，導(dǎo)致集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)的分解缺乏有效的跟蹤手段，經(jīng)營(yíng)管控?cái)?shù)據(jù)信息存在滯后的現(xiàn)象。

1.5 預(yù)算的控制與考評(píng)機(jī)制不健全

目前，大多數(shù)企業(yè)全面預(yù)算管理的控制與考評(píng)機(jī)制還不是很健全，存在預(yù)算控制制度與績(jī)效考評(píng)結(jié)合不緊密的情況。大多數(shù)企業(yè)仍然是處于重編制、輕執(zhí)行的階段，執(zhí)行后的結(jié)果更是缺乏考核，缺乏相應(yīng)的預(yù)算考評(píng)制度，相關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人預(yù)算執(zhí)行情況好的沒有相對(duì)應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，相關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人不執(zhí)行預(yù)算或沒有達(dá)成預(yù)算的沒有相對(duì)應(yīng)的處罰措施，導(dǎo)致預(yù)算管理效果弱化，預(yù)算無法約束相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員，預(yù)算的權(quán)威性和嚴(yán)肅性大大降低。

2 全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的必要性

2.1 有利于提升全面預(yù)算編制的效率和質(zhì)量

全面預(yù)算管理信息化的建設(shè)有利于提高全面預(yù)算編制的質(zhì)量和效率，優(yōu)化全面預(yù)算工作的流程，通過系統(tǒng)設(shè)置表內(nèi)公式、表間公式、校驗(yàn)公式，更新數(shù)據(jù)版本等信息化手段，解決了校對(duì)表格工作量大、收集數(shù)據(jù)時(shí)間較長(zhǎng)、線下收集表格出現(xiàn)版本混亂等問題的出現(xiàn)。也能夠很好的促進(jìn)企業(yè)各個(gè)部門與單位之間在信息上的交流與溝通，實(shí)現(xiàn)線上傳遞預(yù)算資料、線上審批與反饋，同時(shí)利用強(qiáng)大的信息化系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行相互聯(lián)系，進(jìn)行匯總歸集，提升企業(yè)預(yù)算方面的編制效率以及編制質(zhì)量。

2.2 有利于提升全面預(yù)算管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度

通過全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)建設(shè)有利于促進(jìn)全面預(yù)算管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如果沒有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和體系，各部門間的預(yù)算必然存在不統(tǒng)一甚至互相沖突矛盾的情況，極大制約企業(yè)預(yù)算管理效用的發(fā)揮。通過引入信息化手段，將企業(yè)各部門的預(yù)算統(tǒng)一納入到同一平臺(tái)的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全公司共享。通過信息系統(tǒng)固化預(yù)算管理流程，規(guī)范預(yù)算編制、預(yù)算流程、預(yù)算決策等各個(gè)方面，明確各類預(yù)算的歸口管理部門，清晰的界定權(quán)限，對(duì)整個(gè)預(yù)算體系綜合考量，統(tǒng)一實(shí)施，使之標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，以規(guī)范的流程管理確保預(yù)算責(zé)任主體預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算監(jiān)控和預(yù)算考評(píng)得以落實(shí)。

2.3 有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控

通過全面預(yù)算管理信息化有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。在信息化系統(tǒng)下，可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算系統(tǒng)與財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、人力資源等其他管理系統(tǒng)緊密銜接，與實(shí)際的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)起來，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交換，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制。并且對(duì)不同項(xiàng)目設(shè)置不同的控制規(guī)則，對(duì)嚴(yán)控的費(fèi)用實(shí)施剛性控制，提高對(duì)預(yù)算的實(shí)際控制能力，從而加強(qiáng)預(yù)算控制，提升預(yù)算精細(xì)化水平。

2.4 有利于提高全面預(yù)算的分析能力

在整個(gè)全面預(yù)算體系里，預(yù)算的執(zhí)行分析既是對(duì)本期預(yù)算結(jié)果的呈現(xiàn)，為考核提供依據(jù)，也是對(duì)下期預(yù)算的編制提供了重要的數(shù)據(jù)參考。通過信息化手段，可以在系統(tǒng)實(shí)時(shí)生成各預(yù)算責(zé)任主體的預(yù)算執(zhí)行情況表，及時(shí)掌握各主體預(yù)算執(zhí)行情況，還可靈活采用指標(biāo)分析、對(duì)比分析和環(huán)比分析等多種方法進(jìn)行預(yù)算分析，從編制到實(shí)際發(fā)生數(shù)的取數(shù)，都直接通過系統(tǒng)完成，使分析更加及時(shí)、準(zhǔn)確，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3 加強(qiáng)全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的措施及建議

3.1 設(shè)計(jì)全面預(yù)算管理體系

設(shè)計(jì)符合企業(yè)管理要求的全面預(yù)算管理體系，建立覆蓋全級(jí)次、全部業(yè)務(wù)的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，以滿足不同層面的管理要求。建立一個(gè)科學(xué)先進(jìn)并且符合企業(yè)實(shí)際的信息平臺(tái)系統(tǒng)，關(guān)鍵是要加強(qiáng)對(duì)預(yù)算信息化系統(tǒng)的集成，將其與企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)、人資系統(tǒng)、資金系統(tǒng)等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)交互，實(shí)現(xiàn)對(duì)上層層支撐，對(duì)下聯(lián)查溯源。設(shè)計(jì)全面預(yù)算體系包括制定全面預(yù)算管理辦法、預(yù)算實(shí)施細(xì)則、預(yù)算報(bào)表編制說明、費(fèi)用歸口管理制度、預(yù)算審核標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)預(yù)算編制模板等內(nèi)容。

3.2 實(shí)現(xiàn)預(yù)算在線編報(bào)共享

實(shí)現(xiàn)在線編報(bào)預(yù)算，可以大大縮短全面預(yù)算編制的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提升工作效率。通過統(tǒng)一業(yè)務(wù)模型、統(tǒng)一關(guān)鍵指標(biāo)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一報(bào)表要求、統(tǒng)一預(yù)算科目體系，以業(yè)務(wù)預(yù)算為起點(diǎn)，以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，將完整的業(yè)務(wù)邏輯搭建在平臺(tái)上。各預(yù)算責(zé)任主體預(yù)算編制員可在系統(tǒng)中查詢歷年實(shí)際數(shù)據(jù)，并作為參考，編制多維業(yè)務(wù)預(yù)算。根據(jù)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間的邏輯關(guān)系，采用會(huì)計(jì)語言由業(yè)務(wù)預(yù)算自動(dòng)推導(dǎo)出預(yù)算財(cái)務(wù)報(bào)表，在線進(jìn)行預(yù)算上報(bào)，由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則，實(shí)現(xiàn)逐級(jí)自動(dòng)計(jì)算和匯總，自動(dòng)從各責(zé)任主體匯總至單戶公司，從單戶公司匯總至集團(tuán)公司，由歸口管理部門在審核后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行綜合平衡，最終完成年度預(yù)算的編制。預(yù)算精細(xì)化程度得以提升，業(yè)財(cái)融合充分體現(xiàn)。

3.3 選擇預(yù)算管理控制模式

全面預(yù)算管理信息化一般都具備剛性控制、柔性控制、剛?cè)峤Y(jié)合的控制方式。企業(yè)可以根據(jù)自身的管理特點(diǎn)，選取不同的控制方式，還可以及時(shí)、靈活、快速調(diào)整控制規(guī)則，使預(yù)算管理更加符合企業(yè)管理需求。充分利用預(yù)算系統(tǒng)與網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)集成的優(yōu)勢(shì)，設(shè)置費(fèi)用報(bào)銷、人工成本、借款等報(bào)賬模塊，由員工在網(wǎng)上填寫報(bào)銷單據(jù)、走審批流程、通過預(yù)算額度預(yù)警、提示等功能，規(guī)范費(fèi)用支出關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制，建立費(fèi)用預(yù)算支出的全程預(yù)警管理。通過預(yù)算系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的集成，滿足預(yù)算管理實(shí)時(shí)控制的需要。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生前，賬務(wù)核算單位系統(tǒng)的完成數(shù)實(shí)時(shí)反映到預(yù)算系統(tǒng)中，實(shí)時(shí)體現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)事前控制;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，通過固化審批流程和預(yù)算校驗(yàn)、檢查功能，由系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)剛性預(yù)算控制或柔性預(yù)算控制，達(dá)到事中控制目的;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，通過項(xiàng)目核算關(guān)系定義的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)核查完成數(shù)是否超預(yù)算，完成事后控制。

3.4 滿足多維預(yù)算分析需要

通過全面預(yù)算管理的信息化系統(tǒng)，可以及時(shí)準(zhǔn)確獲得信息反饋，滿足多維度預(yù)算執(zhí)行情況分析的需要。在全面預(yù)算信息化系統(tǒng)中設(shè)計(jì)多維度預(yù)算分析模板，及時(shí)、快速、準(zhǔn)確的生成全面預(yù)算分析報(bào)表，對(duì)預(yù)算與實(shí)際發(fā)生數(shù)進(jìn)行對(duì)比分析.滿足不同的管理需求。在預(yù)算信息化系統(tǒng)中，可以按不同的維度生成不同的分析報(bào)表，還可以使用圖表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，讓企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策者可以從多個(gè)角度來了解財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，了解預(yù)算執(zhí)行情況，為經(jīng)營(yíng)決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)支持。

3.5 創(chuàng)新預(yù)算考核評(píng)價(jià)方法

利用全面預(yù)算管理的信息化系統(tǒng)，設(shè)計(jì)出符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理需求的預(yù)算考核指標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)的人資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享與應(yīng)用。在信息化系統(tǒng)中明確考核主體，設(shè)置詳細(xì)的考核指標(biāo)和考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，通過在系統(tǒng)設(shè)置公式將預(yù)算執(zhí)行結(jié)果直接量化為績(jī)效薪酬，切實(shí)強(qiáng)化薪酬激勵(lì)預(yù)算機(jī)制。利用信息化系統(tǒng)構(gòu)建起薪酬與預(yù)算執(zhí)行考核的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)薪酬預(yù)算的執(zhí)行情況能在經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)之中直接體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了全面預(yù)算管理的閉環(huán)機(jī)制。

4 結(jié)語

總之，實(shí)施全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，不僅可以提升預(yù)算管理的效率，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)預(yù)算實(shí)時(shí)控制，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)控，加大成本費(fèi)用控制力度，最大效率地使用企業(yè)資源，為企業(yè)發(fā)展提供及時(shí)有效的信息，還能促進(jìn)部門間的有效溝通和交流，極大地提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平，對(duì)企業(yè)的規(guī)范化管理和持續(xù)發(fā)展起著重要作用。

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