高校檔案管理信息化建設研究

賀昕

摘? ?要：檔案屬于一種非常重要的社會信息資源，在計算機網絡技術不斷發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作也會面臨全新變革，更好地服務于社會主義市場經濟體制。對當前高校檔案管理現(xiàn)狀進行分析，闡述高校檔案信息化建設的重要性以及實施手段，對高校檔案管理的未來發(fā)展趨勢進行具體研究。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設

在高等院校中，檔案會直接記錄學校的科研活動、教學活動、師生資料等重要信息，是學校建設與管理的重要依據(jù)，在高校教育管理體系中占據(jù)重要地位。高校檔案管理如何與時俱進、理順管理體制、符合時代發(fā)展要求，已經成為高校檔案管理人員需要努力研究的課題[1]。隨著信息技術的不斷進步，高校的檔案管理也會向著集成化、系統(tǒng)化的趨勢發(fā)展。檔案資源的信息化建設會成為新世紀檔案事業(yè)的必然趨勢，通過檔案的信息化建設能夠進一步提高檔案管理與服務水平，實現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展。

1? ? 高校檔案管理現(xiàn)狀分析

當前，高校檔案管理的信息化水平較低，許多院校甚至沒有專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，檔案整理還以紙質為主，即使使用電子檔案，對檔案的收集與分類也不夠完善，檔案管理的數(shù)據(jù)庫沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范標準。另外，檔案管理人員的專業(yè)化程度不高，思路不夠開闊，制約了整體檔案的管理水平。在管理觀念上，許多高校在傳統(tǒng)檔案管理的影響下已經形成了固化思維，為社會服務的力度非常薄弱，形成了一種封閉式的管理模式，資料信息的查取要經過非常繁瑣的手續(xù)，費時費力，嚴重影響工作效率，不能體現(xiàn)檔案信息的最大價值。因此，在進行檔案管理優(yōu)化的過程中，一定要加強檔案管理信息化建設，將管理任務落到實處，才能更高效地服務社會[2]。

2? ? 高校檔案信息化管理的重要性

2.1? 提高工作效率

在高校檔案管理中接入信息化技術，能夠進一步提高檔案管理的工作效率，依托大數(shù)據(jù)對檔案信息進行收集與整理，使檔案內容包含文書檔案、實物檔案、聲像檔案等。在進行檔案整理分類的過程中，可以運用檔案信息化管理系統(tǒng)，減少傳統(tǒng)紙質檔案的工作流程。在進行檔案查詢時可以快速查詢電子版檔案材料，提升檔案管理的整體服務水平與質量。

2.2? 減少成本

傳統(tǒng)的檔案存儲與管理以紙質檔案、實物檔案為主要方式，這種方式會對檔案庫房的規(guī)模、干濕度等客觀條件提出特殊要求，在檔案數(shù)量不斷增加的情況下，勢必會受到庫房整體空間的制約，影響檔案工作的順利進展。運用信息化手段對非涉密可公開檔案文件以及實物進行存儲時，可以節(jié)約紙質檔案的存放空間，減少檔案管理的人力及物力成本。

2.3? 實現(xiàn)信息資源共享

高等院校的信息庫資源包括辦公自動化所需的數(shù)據(jù)信息、高校綜合檔案以及人事檔案。檔案管理與辦公自動化能夠對文字材料的基本信息進行共享，而且能夠實現(xiàn)教學、科研等多項活動的信息資源共享，將檔案管理與教學辦公進行有效結合，進一步豐富信息庫資源，實現(xiàn)信息庫資源的利用最大化[3]。

3? ? 高校檔案管理信息化發(fā)展對策

3.1? 建立完善的檔案管理制度

檔案管理業(yè)務要求相關管理制度具有一定的適應性與靈活性，所以，高校要在現(xiàn)有的管理制度基礎上制定多層次的管理制度。完善的檔案管理規(guī)章制度是高校檔案管理工作順利進展的保證。高等院校要根據(jù)自身的實際發(fā)展狀況，結合《高等學校檔案管理辦法》的相關要求，制定出適合自身發(fā)展的檔案管理細則，隨著信息化管理環(huán)境的變化不斷完善制度內容，保證管理工作的連續(xù)性與政策性，使高校檔案管理有法可依、有章可循，將具體的工作任務落實到個人。不斷創(chuàng)新檔案管理環(huán)節(jié)的操作方法，運用現(xiàn)代化技術手段對管理模式進行改革，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，適應檔案多元化及復雜化的管理環(huán)境，推動信息化建設協(xié)調發(fā)展。

3.2? 運用先進的信息化管理手段

隨著檔案信息化建設工作進程的不斷推進，基于“云架構”的檔案管理平臺能夠滿足檔案管理的信息化需求，這種先進的信息化管理手段是對傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新，能夠根據(jù)相關標準，對檔案信息存儲庫以及檢索界面進行有效結合，通過對云存儲服務器的資源調配得出檢索結果，提高高校檔案信息數(shù)據(jù)的查準率。另外，借助云計算的高校檔案管理手段能對檔案管理的安全性提供保障，避免不法之徒對檔案信息加以利用。高?？梢赃\用數(shù)據(jù)挖掘技術以及信息恢復技術，建立起安全性較高的檔案信息化管理平臺，充分發(fā)揮云計算的靈活性與通用性優(yōu)勢。

3.3? 構建檔案信息安全保障體系

安全保障體系能夠對文件的歸檔進行指導與監(jiān)督，保證電子文件的真實、有效。為了順利實施高校檔案管理的信息化建設，一定要通過投入人員與資金的手段加強安全保障體系建設，對相關管理人員加強教育，杜絕非法操作行為的發(fā)生，提升管理系統(tǒng)的安全防范及處理能力，制定嚴格的安全管理制度，通過數(shù)據(jù)加密、防火墻等技術手段對檔案信息進行周密保護。

3.4? 加大基礎設施投入

先進的基礎設施是高校檔案信息化建設必不可少的物質條件，在進行檔案信息化建設中，不僅要對計算機、網絡等硬件設施進行完善，還需對數(shù)據(jù)存儲器、系統(tǒng)軟件、攝像機、圖文掃描儀等設備進行補充，突出管理軟件的實用性與科學性。

3.5? 加強信息化管理人才隊伍建設

檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，在檔案管理信息化建設過程中，對檔案工作人員的知識結構以及能力等提出了更高要求，創(chuàng)新人才的培養(yǎng)與發(fā)展是高校檔案管理信息化建設的核心問題。在信息化時代背景下，高校檔案管理人才需要掌握檔案學專業(yè)知識以及網絡技術、數(shù)據(jù)庫技術等，能夠將檔案學與信息化技術相結合。為了提升高校檔案信息化管理水平，需要加強管理人才隊伍建設，引進專業(yè)的復合型技術人才，通過外引與內提的并用手段，打造一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，加強隊伍成員的培訓與學習交流，通過完善的考核評價機制與競爭激勵機制來提高管理人員的工作積極性，在提升檔案管理人員綜合素質的同時，促進高校檔案的信息化管理。借助成熟的技術手段與管理理論，加強對高校檔案資源的開發(fā)與利用力度，提高檔案工作對其他工作的服務與支持能力。

4? ? 高校檔案信息化管理趨勢

4.1? 協(xié)同化管理模式

高校檔案的信息化管理涉及計算機、互聯(lián)網等多個學科。高校檔案管理模式協(xié)同化主要表現(xiàn)在幾個方面：首先，在工作人員方面，要求檔案信息化管理人員能夠有多種知識背景以及專業(yè)能力，隨著信息技術的不斷進步以及檔案業(yè)務的不斷拓展，加深檔案信息化的建設程度，通過協(xié)同化的管理思維來構建動態(tài)管理聯(lián)盟，將各個部門、各個成員的工作職責進行細分，促使檔案信息化管理工作正常開展。其次，由于檔案管理部門成員的專業(yè)能力與知識背景存在一定差異，要針對部門成員的專業(yè)性來進行任務分配，充分發(fā)揮管理人員的管理能力。最后，在信息化環(huán)境下，檔案管理服務向著多元化的方向發(fā)展，要求其他部門能夠積極配合檔案管理部門工作，在協(xié)同化的工作模式下，促進高校穩(wěn)定發(fā)展[4]。

4.2? 主動整合信息資源

信息資源的價值非常大，高等院校的檔案信息化管理不僅是為了更好地進行檔案管理工作，更多的是為社會和學生就業(yè)提供便利。學生畢業(yè)之后會走向全國各地，常常會因為檔案問題往返于學校與單位之間，不僅浪費學生的時間與精力，也會給高校檔案管理人員帶來一定的工作負擔。學校與企業(yè)之間會存在檔案交接問題，高校檔案信息化管理者要積極配合資源整合工作，為學生檔案的查閱與調動提供便利，與此同時，一定要加強檔案信息的保護工作，確保檔案信息安全。

4.3? 現(xiàn)代化管理理念

隨著科學技術的快速發(fā)展以及新技術的不斷運用，現(xiàn)代化技術已經運用到生活中的各個領域。高校檔案管理也會沿著技術化、數(shù)字化的趨勢發(fā)展。未來的檔案管理工作不僅會涉及新的技術裝備，而且還會涉及新的管理思想與管理方法，會將檔案管理作為聯(lián)系密切的整體系統(tǒng)，使檔案管理工作更加規(guī)范化與制度化。另外，統(tǒng)計與計量的方法同樣會運用到檔案管理中，使定性與定量管理有機結合，提升檔案的信息化管理水平。

4.4? 信息化運維工作專業(yè)化

專業(yè)化已經成為社會發(fā)展的主要規(guī)律，隨著科技事業(yè)的不斷發(fā)展，社會各個行業(yè)的操作都會逐漸向專業(yè)化發(fā)展。高校檔案管理工作必須采取科學的管理理論與方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，將檔案管理視為專門的管理部門，強化對檔案管理的組織、領導與監(jiān)督，統(tǒng)一協(xié)調、統(tǒng)一規(guī)劃，實現(xiàn)檔案管理的標準化[5]。

4.5? 檔案管理人本化

以往的人事管理模式往往采用“物本”的管理模式，更加重視檔案自身，而忽視了人的需求。在社會現(xiàn)代化進程發(fā)展下，檔案管理的社會職能日益增加，所服務的內容與范圍也在逐漸擴展，“人本”理論會成為現(xiàn)代檔案管理的重要借鑒。對檔案的信息化管理要從人的需求出發(fā)，滿足人的需求，將“以人為中心”貫穿于整個管理活動，將人作為檔案工作服務的主體。

5? ? 結語

高校的檔案資源集教育、科研及學校管理于一體，是高校各項管理、決策工作的重要參考，是高校宣傳工作的重要資源與素材。加強高等院校檔案管理的信息化建設，需要在領導層高度重視的基礎上，明確檔案資源傳遞對高校改革發(fā)展起到的作用，全面宣傳與普及檔案知識，樹立檔案保存意識。檔案管理人員要及時督促和催繳存檔資料，通過信息化的手段確保檔案信息資源處于受控狀態(tài)。高校檔案管理的信息化建設是一項系統(tǒng)工程，要求各個工作環(huán)節(jié)必須相互配合，確保高校檔案管理信息化建設的有效開展。

[參考文獻]

[1]賀國理.高校檔案管理信息化建設的思考和探討[J].信息記錄材料，2018（14）：131-132.

[2]李 平.高校檔案信息化管理的趨勢、困境與對策分析[J].智庫時代，2019（21）：62-63.

[3]祖盼云.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理體系建設的思考[J].教育教學論壇，2019（5）：22.

[4]黃 昆.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].科技視界，2015（35）：222.

[5]黃曉云.“互聯(lián)網+”思維下高校檔案信息化建設[J].檔案時空，2019（4）：60-61.